Acta de constitución del proyecto

Rev. 2.2, 03/06/2014

LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO NO ESTAN

DURANDO SU VIDA ÚTIL

Acta de Constitución del Proyecto

(Project Chárter)
Versión [1.0]

Historia de revisiones
Fecha Versión Descripción Autor
[27/08/2019] 1.0 Identificación del proyecto Katherine Urbano Gil

KATHERINE URBANO GIL

Santiago de Cali, 02 de Septiembre de 2019

1
 Acta de constitución del proyecto
Rev. 2.2, 03/06/2014

1.- Información del proyecto.

Autoridad del Proyecto
La máxima autoridad del proyecto para llevar a cabo la mejora en el manejo de las herramientas de
mano del personal técnico de la empresa Deltec S.A., ubicada en el municipio de Santiago de Cali,
Departamento del Valle del Cauca-Colombia, proyecto denominado “LAS HERRAMIENTAS DE
TRABAJO NO ESTAN DURANDO SU VIDA ÚTIL”, es el ingeniero Cesar Humberto García Barrera
quien es el gerente y propietario de la empresa mencionada.

 Autorización
Esta Acta de Constitución representa el inicio del proyecto, el ingeniero Cesar Humberto García
Barrera es la persona que autoriza el recurso económico, los tiempos y movimientos necesarios para
empezar con el proyecto durante todas sus fases hasta la terminación del mismo.

 Gerente del Proyecto

El gerente del proyecto es el señor Andrés Fernando Maldonado, Ingeniero Electricista, Director del
proyecto donde se va a solucionar el problema, cuenta con la suficiente experiencia del caso, tiene
la autoridad en el proceso y esto facilita realizar los movimientos necesarios con el recurso
disponible. Será el encargado de solicitar todo los recursos físicos, tecnológicos, humanos y
financieros necesarios.

 Comité Directivo

Los miembros del Comité Directivo son:

Sponsor y Patrocinador:
Ing. Cesar Humberto García Barrera
Gerente y propietario de Deltec S.A

Promotor:
Ing. Andrés Fernando Maldonado
Director de Proyecto

Emcali
Empresa Cliente

 Controles

Los controles que se llevaran a cabo están respaldados y soportados en las reuniones semanales
que se harán en el proceso con cada uno de los integrantes, en dicha reunión se hará el seguimiento
de las tareas establecidas y su ejecución para que el proyecto no tenga atrasos en cada una de sus
etapas.

Todos los cambios y tareas establecidas quedaran por escrito.

2
 Acta de constitución del proyecto
Rev. 2.2, 03/06/2014

Roles y Responsabilidades

SPONSOR O PATROCINADOR: Este proyecto está representado por el gerente general, el

ingeniero Cesar Humberto García Barrera, quien es el encargado de aprobar y facilitar los recursos
necesarios del proyecto y es a él a quien se le deben presentar los resultados finales del proyecto

Director de Proyecto: Está representado por el ingeniero Andrés Fernando Maldonado, es la

persona responsable del proyecto, su responsabilidad es hacer cumplir la fechas establecidas en el
cronograma de actividades, apoyo a las decisiones y movimiento que requiera el proyecto, hacer
análisis del antes y después del proyecto.

Cliente – Emcali: Servicio confiable

Equipo: Está representado por la coordinadora de almacén Katherine Urbano, quien es la encargada
de velar por el stock, almacenamiento y entrega oportuna de la herramienta de trabajo a los técnicos

INFORMACION EVALUACION CLASIFICACION

ROL EN EL REQUERIMIENTOS EXPECTATIVAS INFLUENCIA FASE DE MAYOR INTERNO/ APOYO/NEUTRAL

NOMBRE CARGO
PROYECTO PRIMORDIALES PRINCIPALES POTENCIAL INTERES EXTERNO /OPOSITOR
Organizar y coordinar las Lograr las metas
Cesar Humberto actividades necesarias para la propuestas, tanto
Gerente General sponsor Todo el proyecto Interno
Garcia consecución del objeto social de anuales como
la organización. mensuales.
Ayudar a que el equipo
Andres Dirigir, orientar y asesorar al
Director del del proyecto logre el
Fernando Promotor equipo del proyecto en el Todo el proyecto Interno
proyecto cumplimiento de las
Maldonado desarrollo del mismo.
metas.

Interesados en obtener un Servicio confiable, con

Emcali Cliente Promotor Todo el proyecto Externo
servicio de alta calidad. garantia y de calidad.

Ofrecer buenos
Satisfacer las necesidades del precios, calidad del
cliente, brindandole una producto y buenos Durante las
Varios Proveedores Interno
asesoria completa del producto tiempos de entrega, compras
con un muy buen costo. sin sacrificar la calidad
de los productos.
Velar por el stock,
entrega oportuna y el
Katherine Satisfacer las necesidades del
Almacenista Equipo almacenamiento Todo el proyecto Interno
Urbano cliente interno.
adecuado de los
materiales.
Tener una mejor
Tecnicos Realizar las funciones o aspiracion salarial,
Empleados Equipo Todo el proyecto Interno
Electricistas actividades encomendadas crecer
profesionalmente.

2.- Información del equipo.

Propósito del Proyecto

Cada uno de los técnicos operativos del proyecto utiliza a diario la herramienta de mano para su
labor rutinaria, el no tenerla o tenerla deteriora ocasiona una mala ejecución de su trabajo y esto a
su vez genera inconformidad no solo del usuario sino también del cliente.

El proyecto busca maximizar la vida útil de esta herramienta para así disminuir tiempos en cada una
de las acciones realizadas y costos por la compra de herramienta nueva.

3
 Acta de constitución del proyecto
Rev. 2.2, 03/06/2014

Necesidad de Negocio/Problema/Business Need/Problem:

Solución Propuesta:

Alternativa considerada Por qué se escoge/No se escoge

Entregar herramienta nueva
Capacitar al personal
Inspecciones
Para poder realizar un análisis verdadero ya que a muchas
cuadrillas se les entrego herramienta ya usada.
Para que conozcan cómo se debe utilizar la herramienta
Para garantizar que se esté cumpliendo con lo establecido

Objetivos del Proyecto:

Objetivos del Proyecto

 Aumentar la vida útil de la herramienta de mano
 Disminuir las no conformidades interpuestas por el cliente debido a las demoras en la
ejecución de las actividades
 Evitar accidentes de trabajo por utilizar herramienta en mal estado
 Aumentar la productividad

Consistencia/Alineamiento con el Plan Estratégico de la Organización

Este proyecto va alineado a las políticas de la empresa, la cual busca día a día la mejora continua
bajo la herramienta del kaizen.

4
 Acta de constitución del proyecto
Rev. 2.2, 03/06/2014

El proyecto apoyará las siguientes metas estratégicas de la organización. Para cada meta, los
objetivos del proyecto son identificados

Metas de la Organización Objetivos del Proyecto

Optimización de recursos
Disminuir no conformidades
Reducción en el riesgo de accidente de trabajo
Realizar cada actividad en el tiempo
establecido.
Ejecutar cada actividad de forma efectiva
Contar con la herramienta óptima para el
desempeño de cada labor

3.- Información del alcance.

Alcance del Proyecto

El alcance del proyecto va desde la investigación y análisis del uso que se le da a la herramienta de
mano de trabajo, la capacitación del correcto uso de la misma hasta lograr un rendimiento óptimo de
esta.

Cronograma de Hitos

Fecha meta (MM/DD/YYYY)

Fase 1 - Inicio del proyecto 09/04/2019

análisis del problema 09/06/2019

cotizar herramientas 09/09/2019

ejecución de las contramedidas 09/14/2019

compra e instalación de las herramientas tecnológicas 09/18/2019

Fase 2 – capacitación al personal 09/24/2019
inspecciones 10/04/2019

Cierre del proyecto 10/05/2019

Supuestos de la Organización y Ambientales

Se cuenta con el total compromiso del consultor asignado al proyecto.

Se presentará un informe mensual sobre los avances del programa de capacitación, el cual estará
sujeto a revisión y aprobación por el Sponsor.

AMBIENTALES:

En el tema ambiental pueden afectar las lluvias ya que si la herramienta se moja, tiende a
deteriorarse más rápido.

5
 Acta de constitución del proyecto
Rev. 2.2, 03/06/2014

Restricciones de la Organización y Ambientales

DE LA ORGANIZACIÓN:

Si el Sponsor no aprueba el recurso necesario nos tocaría que volver a realizar el análisis, para evitar
eso nos toca que mostrar el costo-beneficio del proyecto y en cuanto tiempo seria el retorno de la
inversión que él apruebe

Factores Críticos de Éxito

1. Disciplina del equipo (asistir a las reuniones puntuales, cumplir con las tareas asignadas).
2. Documentación del proceso para que prevalezca en el tiempo.
3. Tener una buena comunicación, para que todos entendamos y sigamos la misma meta.
4. Estricto control de la persona encargada del proyecto.
5. Saber vender el proyecto donde se muestre por qué y que beneficios le va a aportar al SPONSOR.

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO.

NOMBRE EMPRESA CARGO
DELTEC S.A

Firmas

Nombre del proyecto LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO NO ESTAN DURANDO SU VIDA ÚTIL

Gerente del proyecto KATHERINE URBANO GIL

Yo he revisado la información contenida en esta Acta de constitución y estoy de acuerdo.

Nombre Rol Firma Fecha

6
 Acta de constitución del proyecto
Rev. 2.2, 03/06/2014

Firmas