Caso SEMANA 5 – video presentación

Estimados y estimadas estudiantes:

Esta semana buscamos la forma de facilitar la incorporación del
conocimiento vinculado a la detección de actores clave ante un proyecto
de cambio.
Entendemos que, con una viñeta de caso, un caso inventado para la
semana puede comprenderse con mayor celeridad la importancia de
utilizar esta herramienta.
Este documento refuerza (o reafirma) el video. Disponer del material en
más de un formato posibilita que si algún detalle se pasa por alto al
acceder a un medio, pueda ser registrado en el otro. Por esta razón los
invitamos a iniciar el trabajo con el video y disponer del documento como
archivo anexo. Vale aclarar que el video no reemplaza la bibliografía, pero
facilita la comprensión en un sentido práctico.

¿Qué implica un mapa de actores?:

Implica poder:
a) Identificar a los distintos actores de la organización (o incluso fuera
de esta si es que los hubiera) que se vean impactados -en mayor o
menor medida- por el proyecto de cambio.
b) Poder ubicarlos en un mapa para visualizarlos y, de este modo,
analizar las distintas alternativas de abordaje hacia el cambio.
c) Analizar la situación de cada uno de ellos y la situación ideal.
d) Diseñar una estrategia de cambio.

Caso UE 15
Este caso es hipotético. Para su diseño pensamos en una alternativa
posible dentro de las organizaciones públicas.

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Viñeta
La Unidad Ejecutora 15 del Inciso 40 proyecta implantar un sistema de
Expediente Electrónico, al igual que lleva adelante en otros organismos.
El Inciso 40 viene implantando el sistema de EE desde hace más de un
año en otras UE, siendo la UE 15 la última a implantar este sistema.
La UE 15 tiene 80 funcionarios, distribuidos en dos áreas sustantivas
(llamémosle 1 y 2) quienes trabajan interactuando con otras UE del Inciso
así como con otros organismos, cuatro áreas de apoyo (financiero
contable, gestión humana, mesa de entrada y jurídica) y una dirección
general de secretaría.
El sistema será utilizado por todos los funcionarios de la UE 15 y debe
estar implantado para fin de año (faltando 3 meses).
Como anécdota se releva que en los anteriores proyectos de cambio que
hubo en la UE 15 la gestión no fue sencilla dado que no se involucró a los
funcionarios y éstos lo vivieron como mandato de la jerarquía. Muchos de
estos proyectos históricos fracasaron, por lo que es posible que el trabajo
pueda ser un tanto más complejo que en lugares donde los cambios que
se hayan dado fueron exitosos.
En esta oportunidad se ha contratado a especialistas, y dada la
experiencia que estos disponen, comienzan a diseñar la estrategia.
En este sentido se daría comienzo con el primer punto: la identificación
de los stakeholders.

Identificación de actores claveo o Stakeholders

Dado que toda la organización estará involucrada, debemos de pensar en
quiénes serán aquellos trabajadores más afectados en este tipo de
proceso de cambio.
Por tratarse de un sistema de EE hay actores que se verán más afectados
que otros. Esto puede ser particular en cada organismo, pero pensemos
en ciertos supuestos sencillos para poder trabajar ahora.

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A la hora de identificar debemos pensar en:
• Administración documental – Su foco son los expedientes, por lo
que al ser un cambio de modalidad (de físico a electrónico) serán
de los más afectados en su labor. Aquí no nos olvidemos
especialmente de Clara, quien tiene un rol muy activo hoy en día,
pero no domina ningún tipo de herramienta informática.
• Secretaria/o de DGS – Permanentemente están llegando
expedientes a la DGS para notificarse, firmar, archivar, por lo que la
o las personas que ejerzan un rol de asesoría o secretaría deberán
de formarse muy especialmente.
• Jurídica – Especialmente la Directora de la División, la Dra.
Moreno, dado que es quien habitualmente actúa ante todo
expediente que pasa por Jurídica.
• Unidad sustantiva 1 – Quienes inician el 50% de los expedientes
que se generan en la UE. Aquí no nos podemos olvidar de Ramiro,
quien hace unos 20 años que trabaja allí y habiendo participado en
todos los procesos de cambio anteriores ya ha manifestado cierto
rechazo o desconfianza a que este proyecto tenga éxito. Incluso
dispone de un nivel de influencia en la unidad donde gran parte de
los integrantes de esta ya están comentando que se trata de otra
iniciativa dispuesta al fracaso.
• Gestión Humana – Si bien manejan pocos expedientes, cuando les
llegan deben actuar rápidamente dado que impactan en beneficios
o situaciones relacionadas con las personas. Además, aquí se
encuentra Miguel que si bien tiene pocos años en la UE tiene
experiencia en proyectos de cambio y es una influencia muy positiva
tanto para sus pares así como para los demás integrantes de la UE.

Matriz
Una vez que tenemos a la organización y sus particularidades, pasamos
a ubicar en la matriz a los distintos actores que hemos identificado.

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Una vez que tenemos ubicado a cada uno de los actores en la matriz,
comenzamos a analizar qué gana y qué pierde cada uno con el proyecto
de cambio.
En este caso nos basaremos con supuestos, infiriendo con la viñeta de
caso planteada. En los proyectos de cambio que se lleven adelante en
nuestras organizaciones, la ventaja que tendremos es que conocemos
mucho más a la organización. De todos modos, siempre es útil realizar un
diagnóstico situacional de las unidades en donde se va a implantar, a
veces solo con algunas entrevistas podremos tener un mayor
conocimiento.
Luego de esta breve introducción comencemos con el análisis, ¿qué gana
y qué pierde cada uno de los actores?
• Pensemos en Clara
• Secretaria de DGS
• Dra. Moreno
• Ramiro
• Miguel

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Estrategias para el cambio Cierre
Una vez que disponemos de esta matriz con su respectivo análisis,
podremos más adelante lograr identificar qué podemos hacer para que
cada uno de los actores facilite mayormente el resultado esperado del
proyecto de cambio, o se neutralice. En este sentido, por ejemplo y
retomando la viñeta, podríamos trabajar con Clara en capacitación de
herramientas informáticas, por un lado, así como de tenerla más cerca en
el proyecto (seguramente como facilitadora) dada su gran experiencia
vinculada con la gestión de expedientes.
O en el caso de Ramiro, buscando también la forma de mantenerlo
informado como para anticiparnos un poco a ciertos reclamos o
situaciones que traiga que le hagan ruido, e ir mostrando con hechos los
resultados. De este modo podremos ir intentando quitarle fuerza a las
resistencias o quejas que pueda plantear, o incluso procurar ir logrando
que quienes tiene alrededor comiencen a escuchar la voz oficial del
proyecto.

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Idea y redacción de la autoría de las docentes/contenidistas de la

Tecnicatura en Gestión Pública de la ENAP (Escuela Nacional de
Administración Pública), de la materia Gestión del Cambio Organizacional
(Lic. Andrea Mezzetta – Lic. Carolina Krivianki). Año 2019.

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