Medellín, 06 de Abril de 2019

A quien pueda interesar

Por medio de la presente se certifica que la IPS Mediclínico San Francisco S.A.S, presta sus servicios en
medicina preventiva y del trabajo, realizando los exámenes pre-ocupacionales, periódicos, post-
ocupacionales y post-incapacidad a la empresa Valsatex, con NIT: 890938749; realizando de igual manera
todos los exámenes complementarios que se requieran, tales como: audiometría, visiometría,
espirometría, laboratorio clínico y demás exámenes complementarios que la empresa llegara a requerir.
A continuación se plasman las disposiciones organizacionales que establecen el procedimiento para el
manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de las historias clínicas y anexos a
la misma.

Se expide este certificado por solicitud de la empresa usuaria.

MANEJO DE LA HISTORIA CLINICA OCUPACIONAL

MARCO LEGAL

1. Resolución 1995 de 1999 – Normas para el Manejo de la Historia Clínica

2. Resolución 3891 de 1982 – Como diligenciar la Historia Clínica
3. Ley 23 de 1981 – Código de ética
4. Resolución 2003 de 2014 – Manual de inscripción de prestadores de servicios de salud y
habilitación de servicios de salud.
5. Resolución 2346 de 2007 y 1918 de 2009– Reglamentan el manejo de la historia clínica
ocupacional y de los documentos anexos a la misma.
6. Circular 000543 de 2014 de la DSSA – Específica para las IPS especializadas en salud ocupacional
del departamento de Antioquia.
7. Ley 1562 del 2012. - Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de salud ocupacional.
8. Resolución 839 de 2017 - Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999 y se dictan otras
disposiciones.

En el marco legal descrito, se encuentran las especificaciones sobre la propiedad de la historia clínica, que
pertenece de manera exclusiva al paciente, y somos nosotros como IPS realizamos la custodia de la
misma en los términos que la ley lo exige (Resolución 839 de 2017). También se encuentran allí descritas
las situaciones específicas en las cuales el empleador pudiera tener acceso a los registros médicos
(Resolución 2346 de 2007 y 1918 de 2009, Ley 1562 del 2012).

A continuación se definen en detalle los tiempos y procesos de retención, custodia y eliminación de

historias clínicas:

• La historia clínica será retenida y conservada, por un periodo mínimo de quince (15) años,
contados a partir de la fecha de la última atención. Los cinco (5) primeros años dicha retención y
conservación se hará en el archivo de gestión y los diez (10) años siguientes pasará a un archivo

TU BIENESTAR ES NUESTRO MAYOR COMPROMISO

Carrera 45 N°49-45 Centro de Medellín- PBX: 4445885 Correo electrónico: info@mediclinico.com
www.mediclinico.com
 central. En caso de poseer las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o
infracciones graves al derecho Internacional Humanitario, los términos de retención y
conservación documental se duplicarán. Para los casos de valoraciones alteradas y que puedan
ser objeto de seguimiento biológico o que definan enfermedad laboral, la organización define
que el tiempo inicial de custodia es de veinte (20) años a partir de la fecha de realización del
examen o la última consulta que hubiera tenido. Toda la información contenida se encuentra en
archivos digitales, los cuales serán dispuestos de acuerdo con la recomendación técnica del
proveedor de seguridad informática con el que cuente la organización.
• Disposición final y eliminación de historias clínicas, paraclínicos y/o documentos anexos: al
cumplirse los términos anteriormente estipulados para la conservación de la historia clínica, se
procederá conforme con la ley a publicar dos (2) avisos en un diario de amplia circulación
nacional, (a definir en el momento de la publicación), con un intervalo de ocho (8) días entre el
primer aviso y el segundo, en los que se indicará el plazo y las condiciones para la entrega de
historias clínicas y documentos anexos a la misma al usuario, su representante legal o apoderado
responsable de su custodia. El plazo de publicación podrá extenderse hasta por dos (2) meses
más, contados a partir de la publicación del último aviso. Una vez transcurridos los términos de
tiempo descritos y que no se hubiera entregado la historia, se procederá a la eliminación de las
historias clínicas de la siguiente manera: se realiza un documento interno o acta de eliminación
por cada paciente, indicando la fecha y el número de expedientes a eliminar, la cual será firmada
por el representante legal, por el responsable del comité de historias clínicas y por el revisor fiscal
en caso que aplicara. Además se elaborará el inventario documental, el cual será expuesto en
nuestra página de internet. El acto de eliminación tendrá el respaldo de las tablas de valoración
documental.
• En caso de entrar en liquidación de la IPS o cierre definitivo, se procederá de acuerdo con los
requerimientos expuestos en el capítulo III de la Resolución 839 de 2017.

En Mediclínico San Francisco S.A.S, contamos con una historia clínica electrónica desde el año 2010, la
cual es suministrada por un proveedor externo (Rydent) que cumple con los requisitos de ley establecidos
para manejo de historias clínicas electrónicas. El mismo proveedor realizó el soporte técnico y
actualizaciones hasta el 2017. A partir del 01 de Junio del año 2017, iniciamos con la implementación de
un nuevo software de historias clínicas llamado Sifab, el cual es desarrollado por la empresa soluciones y
asesorías informáticas (S@I) y cuenta con las mismas características de seguridad que solicita la ley y nos
brinda mayor funcionalidad en términos de obtención de datos e interconectividad con la web. Adicional
a esto, contamos con el servicio que brinda la empresa people-soft, quienes realizan mantenimiento a
nuestras redes y sistemas de información, con back-up diarios en doble horario con el fin de brindar
aseguramiento en la información de nuestro servidor. Además contamos con un desarrollo propio de
historia clínica electrónica, la cual es la que habitualmente se usa para las atenciones extra-murales y
sirve como contingencia para los casos en los que no tengamos acceso al sistema operativo de historias
clínicas y no sea posible iniciarlo con los soportes previamente mencionados, como parte de nuestro plan
de acción para soportar el servicio y que no se vea afectada la continuidad en la atención del usuario
cuando fallen los sistemas de información que normalmente ejecutamos en nuestra empresa. El uso,
manejo, recolección, tratamiento de la información y disposición final de las historias clínicas, procede de

TU BIENESTAR ES NUESTRO MAYOR COMPROMISO

Carrera 45 N°49-45 Centro de Medellín- PBX: 4445885 Correo electrónico: info@mediclinico.com
www.mediclinico.com
acuerdo con la ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y las disposiciones que las modifiquen o
sustituyan.

Juan Camilo Echeverri Zapata

Médico especialista en S.O

Lic S.O: 053627

RM: 5371408

TU BIENESTAR ES NUESTRO MAYOR COMPROMISO

Carrera 45 N°49-45 Centro de Medellín- PBX: 4445885 Correo electrónico: info@mediclinico.com
www.mediclinico.com