La importancia del control visual: todo lo necesario

en un único lugar
«Una imagen vale más que mil palabras». Frase trillada, si las hay. Pero totalmente válida
bajo la filosofía oriental de contar con el mínimo indispensable de información útil y
eliminar todo tipo de despilfarro. No hay comunicación más efectiva que la que puede
brindarnos un sistema que evita el exceso de información, las ambigüedades y el uso de
datos difíciles de interpretar.

El control visual es una metodología que puede ser aplicada de numerosas maneras. Es
cualquier dispositivo o sistema que permita representar, en un único lugar, información de
utilidad sobre nuestro proceso. Con tan solo una mirada podemos saber cómo está
funcionando nuestro proceso y si se está desviando con respecto a un patrón
preestablecido. También nos muestra información sobre el estado del flujo de trabajo, el
estado de los inventarios o el desempeño de un trabajador o un equipo de trabajo. Por
esto, es una poderosa herramienta para agregar valor a nuestros procesos productivos.
Teniendo una imagen clara y sintética del estado actual del proceso podemos detectar con
mayor facilidad los problemas, y atacarlos a tiempo.

Una herramienta de control visual debe permitir que cualquier persona que
observe la información volcada en ella sea capaz de interpretarla. Esto permite,
por ejemplo, a un gerente recorrer la planta y saber cómo están funcionando
los procesos, los trabajadores y las máquinas involucradas «de un solo
vistazo».

Andon (izquierda), Reporte A3 (centro arriba), Cuadro de Mando Integral

(centro abajo) y kanban (derecha) son algunos ejemplos de técnicas de
control visual

La técnica de las 5S discutidas en una publicación anterior es un claro ejemplo de un

sistema de control visual. Mantener todo limpio y ordenado facilita la detección de
cualquier desvío. Una pieza en un sitio incorrecto o un exceso de inventario pueden ser
visualizados fácilmente con esta herramienta. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar. Ni más, ni menos. Los problemas saltan a la luz con facilidad ya que quedan
expuestos por alejarse del orden predefinido. Muchas son las maneras de utilizar control
visual en 5S: sombrear la ubicación de las herramientas, marcar la posición en que debe
encontrarse el operario para realizar una tarea, o tener a mano una fotografía o esquema
de cómo debería ser idealmente el espacio de trabajo, son ejemplos de ello.

El control visual es uno de los 14 Principios de la filosofía Toyota, base de los Sistemas
de Producción Toyota (TPS), propuestos por Jeffrey Liker en su libro 'The Toyota
Way' (2004). Este punto establece:
«Principio Nº 7: Usar el control visual para que los problemas no se escondan.»
Existen muchos ejemplos de sistemas de control visual que se utilizan a diario,
especialmente en la industria manufacturera. Ya mencionamos a las 5S. Veamos algunos
otros:
 Andon: como ya indicamos en una publicación anterior, los andon llevan su
nombre a modo de homenaje a las tradicionales 'lámparas japonesas'. Un andon es un
tablero en el que aparecen los estados de todas las máquinas en un único lugar, facilitando
la comunicación y la identificación de los problemas. Son tableros de tipo luminoso, en
donde pueden aparecer luces de diferentes colores o símbolos, o directamente letras y
números. Todos deben ser capaces de comprender la información contenida en ellos, la
cual debe ser actualizada permanentemente.
 Kanban: es el famoso sistema de tarjetas que se utiliza para indicar necesidades
de producción entre procesos, permitiendo el funcionamiento armónico y fluido que
requiere un sistema Just In Time (JIT). Este tema será tratado en detalle en otra
publicación.
 Reporte A3: utilizado y difundido por Toyota, consiste en una única hoja de tamaño
A3 (2 veces el tamaño de una A4) en donde se grafican y exponen todos los datos de
mayor criticidad, como por ejemplo indicadores, gráficas de control o análisis de
problemas. Este puede ser utilizado en una presentación ante superiores, para mostrar los
datos más relevantes y detectar de manera rápida y sencilla errores, desvíos o tendencias.
Veremos este tema en la próxima publicación.
 Cuadro de Mando Integral (BSC, por Balanced Scorecard): como el Reporte
A3, pero sin limitaciones en cuanto a tamaño, esquema de presentación ni formato,
un BSC permite representar todos los indicadores de importancia para conocer el estado
del proceso o la organización. La información que nos brinda es sumamente útil para
determinar si las acciones concretas llevadas a cabo y la tendencia están alineadas con la
estrategia de la organización. Este tema es de suma importancia, y también será tratado
en una publicación dedicada.
 Obeya: una de las técnicas de control visual más innovadoras, también utilizada
por Toyota. Obeyapuede traducirse del japonés como «gran habitación». Es precisamente
eso, una gran habitación en donde se exponen numerosas herramientas de control visual,
las cuales son necesarias para comprender el estado actual y real de los procesos en
función de los estándares definidos: indicadores de desempeño, comparación con la
competencia, indicadores financieros, agenda de actividades y cualquier otra información
que pueda ser necesaria para la toma de decisiones trascendentales. Esta información es
expuesta y actualizada por responsables designados, quienes serán los únicos que
tendrán la posibilidad de ingresar a este recinto libremente. Como si fuese una gran sala
de control «visual».

¿Conoces alguna otra herramienta de control visual? ¡Cuéntanos!