TRABAJO FINAL

PRESENTADO POR:

ERIKA PANTOJA & JIMENA MEDINA.

MAYO 2019.

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR CUN.

ADMINISTRACION DE EMPRESAS.

PROCESOS ADMINISTRATIVO
Tabla de contenido

1. Introducción

2. Marco De Referencia

2.1. Marco Teórico

2.2. Marco Conceptual
2.3. Marco Especial

3. Objetivo General
3.1. Objetivos Específicos

4. Reseña Histórica
4.1. Historia de los eventos y conciertos

5. Filosofía Corporativa
5.1. Misión
5.2. Visión
5.3. Valores

6. Datos De Empresa

7. Población Beneficiada

7.1. Encuesta

8. Análisis DOFA
9. Proceso Administrativo
9.1. Planeación
9.2. Organización
9.3. Dirección
9.4. Control

10. Conclusiones
11. Bibliógrafa
 1. Introducción

Somos EL DIAMANTE una empresa dedicada a la realización de eventos la cual se encuentra

organizado un concierto con ánimo de lucro para el día de madres. pues nos llama la atención
todo lo relacionado con la publicidad del concierto y en las finanzas esta todo lo de hacer
presupuestos, flujos, y ganancias y por supuesto la producción y la logística es todo lo que se
hace en un concierto, desde el detalle más pequeño hasta el más grande.
Y lo más importante este concierto será para una fecha muy especial DÍA DE LAS MADRES.
Es por eso que queremos traer un artista que tiene una gran acogida en las madres como los
es ANA GABRIEL pero además en el público en general así que será un gran concierto para
disfrutar en familia.

2. MARCOS REFERENCIALES

2.1. MARCO TEORICO

Según DONALD GETZ es uno de los mayores expertos en turismo internacional y en estudios de
acontecimientos. Para él un evento es:

“Los eventos son fenómenos temporales confinados a lugares específicos, con un programa y
una agenda previamente planeada.”

Un evento no surge espontáneamente, este ha de ser creado y planeado tomando en cuenta el

tema o temas a tratar, el lugar en el que se realizará, y los servicios y productos tangibles con
los que se debe contar, todo esto encaminado a alcanzar una metas específicas a través de la
experiencia de los participantes, que surge de la interacción de estos con todos los aspectos
que configuran el evento.

“Cada evento es único, tiene una creación y producción específica.”

Para Getz el mundo de los eventos planeados posee una gran diversidad y múltiples alcances
tanto en forma, función y las experiencias que conllevan. El autor considera la importancia de
los eventos tanto a nivel colectivo como personal, ya que son componentes fundamentales de
la cultura, los negocios y la vida diaria.
Su clasificación toma en cuenta dos criterios. El primero se refiere a su forma y objetivos. El
segundo, se refiere a la función que desempeñan, es decir, la razón por la que son realizados y
los resultados que se esperan al ejecutarlos.

2.2. MARCO CONCEPTUAL

EVENTO: suceso de importancia que se encuentra programado. Dicho acontecimiento puede

ser social, artístico o deportivo.

CONCIERTO: es la organización y acondicionamiento de un sitio en que se pondrá en escena un

artista o grupo musical para ofrecer un espectáculo a un determinado grupo de espectadores.
Pero la palabra Concierto va más a allá de dicha relación musical, ya que la palabra proviene
del verbo concertar, que significa: componer, ordenar, ajustar. Un concierto puede ser una
planificación, la puesta en ejecución de una ordenanza a fin de concretar una tarea.
BRIEF: material con información sobre el evento. Se distribuye entre participantes y medios de
comunicación

SEDE: lugar donde se realiza el evento. Debe contar con comodidades para los asistentes:
estacionamiento, buena ubicación, buena acústica, etc.

PUBLICIDAD: Es un conjunto de técnicas de comunicación social con que se anuncia o se da a

conocer un producto o un servicio para que se consuma o utilice.

ACREDITACIÓN: Documento que acredita a una persona o empresa para asistir al evento.
AFORO: Capacidad de un espacio en número de personas.

ASISTENTES: Todas las personas que asistirán y participarán en un evento. Incluye a la prensa,
expositores, ponentes e invitados.

AZAFATO O AZAFATO DE EVENTOS: Personal profesional para atención y apoyo en diversas

áreas de responsabilidad durante un evento como registro, acreditaciones, atención a los VIPs

BREAK: Término en inglés que se usa para indicar un receso que divide el evento en dos o más
partes. El más común de todos los eventos es el coffee-break.

BRIEFING: Documento escrito donde se recopilan los datos necesarios para la comprensión y
desarrollo de lo que pide el cliente.

CARTEL: Tipo de publicidad que consiste en una impresión ya sea en cartón, plástico, lámina u
otro material, con el objetivo de informar sobre el evento.
CATERING: Servicio de suministro de comidas y bebidas en un evento

CHECK-LIST: Lista para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o recursos con el

objetivo de que no se olvide nada.

EQUIPO DE PRODUCCIÓN: Grupo de personas que trabajan en conjunto para producir un

evento como técnicos, ayudantes y cualquier otra persona adicional al staff base que esté
involucrada en el evento

PATROCINADOR O SPONSOR: Empresa o persona que apoya o financia el evento.

PLANO DEL EVENTO: Documento que muestra el espacio del salón de eventos designado para
la exposición. También muestra en detalle el espacio que puede ocupar cada stand, el área de
registro, las entradas y salidas, etc.

2.3. MARCO ESPECIAL

CONCIERTO DIA DE LAS MADRES

En el mes de las madres, que mejor que regalar una increíble noche llena de música ranchera
con una artista de talla internacional este concierto va dirigido a todas las madres y a todo
público mayor de 18 años amante de la ranchera.
 3. OBJETIVO GENERAL.

El principal objetivo de la organización diamante es la realización de un concierto con ánimo de

lucro en la ciudad de Bogotá para celebrar el mes de las madres. Ser líderes en innovación en
la organización de conciertos con los mejores recursos físicos, tecnológicos y logísticos de la
mejor calidad para el excelente desarrollo de eventos.

3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICO

- Garantizar espacios únicos de dispersión social.

- Cumplir satisfactoriamente con la necesidad del cliente.
- Lograr el reconocimiento en el medio por excelencia y calidad.
- Capacitación continúa a nuestro personal para prestar un servicio al cliente
excelente.
- Una de nuestras principales preocupaciones es el cuidado del medio ambiente por
ello Buscamos apoyar las iniciativas de conservación ambiental
- logrará una ganancia económica significativa para la organización y sus
realizadores y artista
- Establecer una red de contactos ya alianzas con las distintas empresas
involucradas en el desarrollo del evento.
-
4. RESEÑA HISTORICA

4.1 HISTORIA DE LOS EVENTOS Y CONCIERTOS

El comienzo de los eventos no existe año exacto ni donde comienzo pero los primeros eventos
aparecen con los romanos y los griegos.
Los griegos se inventaron las olimpiadas es el primer evento registrado para el bienestar social
de la gente y los romanos cuando les conquistaron salieron las ideas para otros eventos como
los circos romanos.

Remontémonos a la Grecia clásica, por partir de una sociedad medianamente organizada,

donde la vida social se regía por el ocio, el tiempo libre para disfrutar de la cultura, la religión
para complacer al Olimpo y el deporte como canal donde se incluye todo lo antes mencionado.
Más o menos como nosotros ahora, donde el ocio aliviana nuestras estresadas vidas, la cultura
las nutre, la religión las festeja y el deporte… qué decir del deporte, o el Dios fútbol.

El origen real del concepto evento nos lleva a Tiro, ciudad fenicia del Mediterráneo en la que
Britania, ya en la época de los romanos, decidió que la usaría de trampolín para que el mundo
la conociera poniendo por bandera su potencial comercial y su conquista de nuevos mercados
.
Según la RAE, la palabra “evento” procede del latín: eventus y significa: acaecimiento o cosa
que sucede. Algo tiene que suceder, ya sea una gala o una reunión, para que nos encontremos
y compartamos un momento para que disfrutemos de compañías que de otra manera no
disfrutaríamos, conozcamos otros sectores profesionales que nos pueden complementar, o
para que nos vendan cualquier aparato novedoso… tal es su importancia en el día a día como
factor de supervivencia de la sociedad, que podría ser la columna vertebral del verdadero
significado de ser social.

Los orígenes de los conciertos musicales se remontan a los años 1600, cuando la organización
de una orquesta sinfónica arreglaba compases y partituras a fin de conjugar los sonidos y crear
melodías que se convertirían en canciones. Algunos venían acompañados de un
solista tenor que impartía su voz y los instrumentos servían de acompañantes. A medida que
el tiempo transcurrió, los conciertos se expandieron a todos los géneros musicales, cualquier
interpretación en un escenario con música se le considera concierto. Pueden llevarse en
cualquier sitio que presente condiciones aptas para recibir publico espectador y el artista se
sienta cómodo para actuar, en la antigüedad estos conciertos se llevaban a cabo en anfiteatros
exclusivamente, dado el tipo de música que necesitaba un habitáculo cómodo para
desplazarse por medio de ondas sonoras que crean diferentes experiencias, Estas sensaciones
aún se pueden ver.

5. FILOSOFIA CORPORTIVA
Nuestra trayectoria profesional de producción de eventos en la organización de conciertos
para satisfacción de nuestros clientes pone a su disposición un equipo capacitado con personal
capacitado con amplia experiencia en la organización de presentación de cantantes de talla
nacional e internacional.

5.1. Misión
Ofrecer a nuestros clientes un servicio que cumpla con sus necesidades en la gestión de
espacios para su dispersión social brindando una experiencia única con artistas de talla
nacional e internacional.

5.2 Visión

Ser en el 2022 una empresa líder, innovadora de eventos logrando reconocimiento nacional e
internacional por nuestra calidad de servicio y originalidad en cumplimiento de nuestros
servicios.

5.3. VALORES
 Compromiso: valor agregado en nuestro servicio para cumplimiento de nuestros
eventos.
 Trabajo en equipo: apoyo mutuo de todas las áreas de trabajo para el éxito del evento.
 Responsabilidad: disciplina y rigurosidad en el cumplimiento a nuestros clientes.
 Innovación: aportes de ideas para la satisfacción de necesidades de nuestros clientes.

6. DATOS DE LA EMPRESA

Nombre: EL DIAMANTE

Direccion : cra 13 # 66- 80 Barrio Chapinero - Localidad de chapinero

Tipo de sociedad: Limitada (Ltda)

7. POBLACIÓN BENEFICIADA
Un gran concierto en honor madres para celebra su mes especial, dirigido a todo público
joven y adultos mayor de 18 años amantes de la ranchera femenina.

7.1. ENCUESTA
Datos generales

Masculino___ Femenino___

Edad ____

1. Genero de música a los que asistiría a una concierto?

a). popular b) reggeton c) ranchera d) vallenato e) rock f) clásica.

2. Cuanto está dispuesto a pagar por asistir a un concierto de su artista favorito?

a). $80.000 b). $120.000 c). 180.000 d). 240.000 e). $300.000

3. En que momentos decide ir a un concierto?

a). cumpleaños b). Aniversarios c). eventos empresariales

4. Instalaciones donde le gustaría asistir a un concierto de su artista favorito?

a). movistar arena b. corferias c). royal center d).

8. ANÁLISIS DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

 No contar con la infraestructura  Crear alianzas con otras empresas.

correcta para realizar el evento.
 No tener buena publicidad de
evento.
 Falta de conocimiento de
personal nuevo en el momento
del evento.
 Desventaja con otras empresas
que están hace más tiempo en el
mercado.

FORTALEZAS
 Innovación mediante gustos y
preferencias de clientes.
 Crecimiento en el mercado.
 Bajos costos.
 Cambios culturales.

AMENAZAS

 Exclusividad en los eventos  Incumplimiento del artista

 Personal calificado y capacitado.
 Personal con experiencia en la
organización de eventos.
 Conciertos de artistas nacionales
e internacionales
 Creatividad en el momento de
montaje de evento.
 Competencia
 Suspensión de eventos
 Reacción de la competencia
 Cambios de las necesidades de
clientes.
 9. PROCESO ADMINISTRATIVO
9.1. PLANEACION

EL DIAMANTE cumplirá con los siguientes objetivos el día del concierto:

1. Ofrecer el mejor evento social el día de las madres, satisfaciendo las

necesidades de nuestros clientes.
2. Aumentar utilidades el cual nos ayudara a inversiones en próximas eventos
con contratación de cantantes de talla internacional.
3. Posicionarnos a nivel internacional como una de las mejores empresas en
organización de conciertos.
4. Ejecutar y supervisar el buen servicio a nuestros clientes.

9.2. ORGANIZACIÓN

Para llevar a cabo el evento el día 18 de mayo, fomentamos el interés del trabajador creando
áreas de trabajo especializadas para llegar al cumplimiento y realización del evento con éxito:

1. Gerente general
- Asesor legal
2. Administrador
- Secretaria
- Recursos humanos.
3. Coordinador de eventos
- Diseño de publicidad.
- Logística
- Montaje
- Sonidos y luces.
4. Contablidad
- Contador.
5. Director de compras

9.3. DIRECCION

Delegación de funciones de cada área para cumplir con el éxito de concierto.

 Trabajaremos de la mano cada colaborador motivando al personal
capacitándolo en el área de servicio al cliente.
Analizamos la cantidad de personas estimadas que asistirán al concierto así
mismo se contrató al personal de logística el cual estará en todo momento
alerta si algún cliente necesitara de nuestra colaboración.
Se dio conocer el concierto por medio de radio, televisión. Medios de
comunicación por diferentes canales de comunicación como facebook e
instragram
Los primero días del mes de marzo se realizó la preventa de boletería.
9.4. CONTROL
Todas las actividades se han realizado de acuerdo a las fechas previstas y con
mucho tiempo de anticipación.
Se ha presentado problemas ya previstos en la competencia ya que por ser
una fecha de alta demanda de eventos se han tenido que cambiar algunas
decisiones.
10. CONCLUSION:

COMO ORGANIZAR EVENTOS.

Es muy importante el saber cómo organizar un evento ya que es necesario dejar una buena
impresión de lo realizado. y generar un ambiente para que los invitados se sientan feliz y a
gustos con el evento y dejar una imagen positiva de los organizadores y beneficiario del
evento

11. BIBLIOGRAFIA:

https://www.protocoloimep.com/articulos/tipos-de-eventos-segun-donald-getz/

Libro de producción y logística de un concierto