GESTIÓN DE LA CALIDAD P-GCC – 001

Confecciones
P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA INFORMACIÓN Rev. 00
s.a. DOCUMENTADA F.R: 24/09/19

1. OBJETIVO

Establecer los controles a la información documentada del sistema de gestión de la calidad

de CONFECCIONES S.A. asegurando la disponibilidad, idoneidad y uso seguro de la
información.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento abarca desde la necesidad de la creación de documento

hasta su publicación y divulgación.

3. RESPONSABLE

Coordinador de calidad Gestión de calidad

4. DEFINICIONES

Información: Datos que poseen significado

Documento: Información y el medio en que está contenida. puede ser presentado en medio
físico o magnético o una combinación de ambos

Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene.

Elaboración: Fase del ciclo de vida e un documento a partir de la cual se genera o actualiza.

Revisión: Fase del ciclo de vida del documento, posterior a la elaboración o discusión,
mediante la cual el responsable del proceso se asegura de la conveniencia, la adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad de un documento y que, por lo tanto, está listo para la fase
de aprobación por el Director o Jefe de Oficina correspondiente.

Aprobación: Fase del ciclo de vida del documento mediante el cual el Director o Jefe de
Oficina responsable da validez y vigencia a los requisitos expresados en un documento para
su publicación en el repositorio oficial institucional.

Documentos Internos: aquellos que son generados, utilizados y actualizados por personal
de Confecciones S.A. y que apoyan la operación de los procesos.

Documentos Externos: aquellos que son generados y actualizados por personas o entidades
externas a Confecciones S.A. y que son utilizados como referente o apoyo en el desarrollo
de actividades.

Fecha elaboración Versión: 001

23/09/2019
Diego Garcia Diego Garcia Diego Garcia
Fecha Aprobación Fecha: 24/09/19
Elaboró Revisó Aprobó 24/09/2019
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Confecciones
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s.a. DOCUMENTADA F.R: 24/09/19

Documento Controlado: Documento en versión vigente que se mantiene en una única

fuente, con el propósito de garantizar al personal de Confecciones S.A. su disponibilidad en
los lugares de uso, incluso cuando han sido actualizados.

Documento No Controlado: Toda copia física o digital de un documento tomada desde el

repositorio oficial de la entidad, sobre la cual no se aplica el control a su vigencia y que por
lo tanto no se reemplaza cuando se actualice el original.

5. GENERALIDADES

La documentación es una de las partes mas importantes y de vigilancia que contiene el

sistema de gestión de la calidad ya que con ellos se desarrolla todo el ser de la organización,
por esta razón la gestión de calidad debe velar con el control optimo de la documentación su
expedición, diligenciamiento, archivo y su conservación.

La gestión de calidad de Confecciones S.A. crea este procedimiento para la excelente

creación, manejo y control de la documentación que conforma el sistema de gestión de
calidad y también el control de sus documentos externos.

5.1. Identificación y especificación de los documentos

Todo documento que sea emitido deberá tener en su encabezado el logo de la organización,
el nombre de la gestión a la cual pertenece, el nombre de procedimiento. Además de esta
información deberá llevar un código de identificación, el consecutivo de la revisión o
elaboración y la fecha en la cual se elaboró o se hizo la correspondiente revisión.

Los códigos que llevará la documentación serán alfa numéricos definiendo si es un formato,
procedimiento, instructivo, seguido de la gestión que lo emite y el consecutivo de creación
dependiendo de la numeración que se tenga (Para los procedimientos es un consecutivos,
para los instructivos es otro consecutivo, para los formatos es otro consecutivo)

A continuación ejemplos de la numeración según las gestiones

 Gestión gerencial

Procedimientos : P-GG- 001

Formatos: F-GG-001
Instrumentos: I-GG-001

 Gestión de calidad

Procedimientos : P-GC- 001

Formatos: F-GC-001
Instrumentos: I-GC-001

Fecha elaboración Versión: 001

23/09/2019
Diego Garcia Diego Garcia Diego Garcia
Fecha Aprobación Fecha: 24/09/19
Elaboró Revisó Aprobó 24/09/2019
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 Diseño y patronaje

Procedimientos : P-GDP- 001

Formatos: F-GDP-001
Instrumentos: I-GDP-001

 Compras

Procedimientos : P-GCO- 001

Formatos: F-GCO-001
Instrumentos: I-GCO-001

Adicionalmente los documentos deberán cumplir estas especificaciones de márgenes y

espacios

Margen superior: 3cm

Margen Inferior: 3cm
Margen izquierdo y derecho: 3cm

Tamaño del papel: Tamaño carta

Tipo de letra: Letra arial 12

El encabezado deberá ser de esta forma

GESTIÓN DE LA CALIDAD P-GCC – 001

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s.a. F.R: 24/09/19

El pie de pagina deberá llevar esta información

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Diego Garcia Diego Garcia Diego Garcia
Fecha Aprobación Fecha: 24/09/19
Elaboró Revisó Aprobó 24/09/2019

5.2.Disposición de los documentos, vigencia y control de copias.

Para el fácil acceso de los documentos que componen el sistema de gestión de calidad la
oficina de control de la calidad dispondrá de un espacio en su intranet disponiendo usuario y
contraseña para que los funcionarios puedan ingresar y acceder a la documentación.

Fecha elaboración Versión: 001

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Diego Garcia Diego Garcia Diego Garcia
Fecha Aprobación Fecha: 24/09/19
Elaboró Revisó Aprobó 24/09/2019
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5.3.Control documentos externos

Todos los documentos que sean necesarios de consulta y que estén debidamente registrados
como documentos externos deberán ser también consultados a través de la intranet.

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

No Tarea Descripción Tiempo Responsable

1 Identificación
necesidades
2 Radicar
3 Aprobación o La oficina de gestión de la
eliminación
4 Divulgar
ejecución
Definir si hay que crear, Permanente Cada Gestión y
modificar o eliminar documento dependencia
Deberá radicar en la oficina de la 1 día Gestiones y
gestión de calidad el documento dependencias
aclarando si es nuevo,
modificación o eliminación
Gestión de la
calidad revisara el documento y Calidad
procede a realizar la gestión
solicitada, en caso de ser nuevo
documento será remitido por 5 días
correo electrónico ya aprobado
para su utilización, en caso de
que sea eliminación se procede a
dar de baja de todos los medios
de difusión.
Se debe enviar el documento a la 3 Días Gestión de la
oficina de comunicaciones para calidad – Gestión
que sea divulgado el documento Comunicaciones

7. NORMATIVIDAD

Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2018, numeral 7.5.

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Fecha elaboración Versión: 001

23/09/2019
Diego Garcia Diego Garcia Diego Garcia
Fecha Aprobación Fecha: 24/09/19
Elaboró Revisó Aprobó 24/09/2019