Trabajo final

Gestión de compras

Iván Darío Díaz Vallejos

Juan Esteban Ocampo Gonzales
William Yepes Rendón
Daniel Toro
Organización elegida:
Comfama
Docente:
Edwin Suarez correa
Asignatura:
Gestión de compras
Programa:
Gestión administrativa

Instituto Tecnológico Metropolitano

Año
2018
Introducción.

El siguiente trabajo, se hablará acerca de la importancia que recae sobre el

departamento de compras, la evolución de éste, así como los objetivos que los
directivos tienen y las actividades que se deben realizar para lograr una gestión
de compras óptima que permita a Comfama la obtención de múltiples beneficios
como económicos y de calidad.

Se define a la gestión de compras como una tarea del departamento que se

enfoca en el costo del inventario, transporte, disponibilidad de producto y la
calidad de los proveedores, por lo tanto contiene también planeación, dirección
y control.

A. Organización y administración.

La organización Comfama tiene su departamento logístico de abastecimiento el

cual está coordinado por Carolina Álvarez; este está dividido por dos áreas las
cuales son el área compras (contratación) y el área de proveedores. El área de
compras está constituido por un jefe, diez asesores los cuales son los encargados
de hacer cuantías altas, ocho auxiliares los cuales son encargados de realizar
cuantías más bajas y dos personas de trabajo operativo.

Actualmente la jefe encargada obtuvo sus conocimientos por medio de

diferentes estudios, es ingeniera administrativa de la Universidad Nacional y
tiene una especialización en logística la cual realizó en la universidad de
Antioquia además efectuó un diplomado en abastecimiento estratégico el cual
fue otorgado por la organización.

La jefe de esta área en tema de responsabilidad social percibe cómo el área de

compras brinda oportunidades tanto a grandes como a pequeñas empresas, y no
mantener la tendencia de comprarle solo a empresas multinacionales. En este
momento se está desarrollando un proyecto de compras inclusivas para mirar
qué porción de lo que se está comprando se podría entregar a emprendedores, a
empresas que estén en crecimiento o conformadas en temas de rendición o de
la paz, esto juega un papel muy importante en lo que es la gestión social, por
otro lado en los procesos de contratación tener en claro qué tipo de proveedores
se están contratando, es por ello que se hace un llamado para que estén
comprometidos a garantizar dentro de su cadena de suministro la aplicación de
prácticas o acciones responsables que permitan la creación de condiciones
laborales y sociales que generen impactos positivos.

B. Planeación.

Las principales metas y objetivos del área de compras son el tema de ahorros y
tiempos. Uno de los objetivos principales estaría en las contrataciones
realizadas ya que tienen unos porcentajes de ahorros que deben lograr cada año
y cuentan con unos retos de tiempos para que los procesos sean más ajustados
a las necesidades de la organización y en los costos tratar de tener las mejores
negociaciones con proveedores de excelente calidad.

Estos objetivos y metas se dan a conocer cada mes por medio de una reunión
con todos los miembros del departamento para realizar un seguimiento de lo
que se ha planteado.

Adicional a esto, los proveedores deben mantener sistemas efectivos de

administración basados en buenos principios de negocios, los cuales abarcan
metas, objetivos apropiados, evaluaciones regulares de desempeño,
mejoramiento continuo, incorporación de mejores prácticas dentro del proceso
de la cadena de suministro, construcción de relaciones duraderas y promoción
de prácticas de calidad.

El procedimiento para la toma de decisiones de lo que se va comprar viene del

área técnica, el departamento de compras maneja las contrataciones y compras
centralizadas; son un departamento que atiende las necesidades de la
organización. Ejemplo: En el momento en el que el área de mercadeo requiere
comprar o contratar lo que debe hacer es mandar un requerimiento que tiene
una aprobación del jefe del área específica que está solicitando y con esta
autorización compras recibe una solicitud que se procesa y determina el nivel
de aprobación según la cuantía del bien o servicio para determinar el proveedor
y el precio.
La distribución de las compras de Comfama se basa en el Just In Time
dependiendo de la necesidad de cada una de sus sedes se hace la entrega
inmediata del respectivo pedido ya que no manejan una bodega.

C. Análisis de la organización.

Comfama es una caja de compensación, un negocio bastante diverso porque

brindan diferentes servicios como eps de sura, de educación, de recreación y
turismo, servicios de vivienda y también poseen servicios financieros
(prestamos).

Los grupos de interés son sus proveedores y las áreas internas de la organización
porque son sus clientes a quienes tienen que cumplir y finalmente está el comité
de dirección al cual se le presentan los resultados de los ahorros o negociaciones
que se realizan.

La logística o distribución de esta empresa para las compras se basa en la

contratación de servicios porque poseen pocos bienes y no tienen instalaciones
de almacenamiento y en el tema de bienes de distribución se lo dejan a cargo a
los proveedores. Para ser proveedor de Comfama tiene que ser una empresa
legalmente constituida y cumplir ciertos criterios y dependiendo del bien o
servicio observan a sus proveedores que tienen en la base de datos y así
determinan con quien trabajarán.
D. Estructura organizacional.

La estructura organizacional de esta compañía está establecida como un

ecosistema.

Líder de abastecimiento

Líder de compras Líder de

proveedores

Asesores Auxiliares Asesores Auxiliares

E. Organigrama.

E. Recomendaciones.

Nuestra recomendación hacia el área de compras de Comfama es que mejoren

la agilidad en los procesos, es decir, que cuando área específica haga un
pedido no demoren dos meses en entregarlo.
Conclusiones.

La importancia que emplea Comfama en la selección de sus proveedores,

ayuda a mejorar el desempeño, enfocándose en su prestación de servicios,
mientras que trabajan en un enfoque que potencia sus relaciones
estrechamente beneficiosas para ambos.

Evidencias.