MANUAL DE INDICADORES UNIAGRARIA

PROLOGO

En la actualidad los sistemas de control han evolucionado de manera tal que se ha comenzado a
implementar el uso de indicadores de gestión para controlar cualquier tipo de actividad que tenga
en su hacer una competencia que pueda ser medible y establezca una opción para medir el
rendimiento de dicha actividad, meta o proyecto.

“Es claro que debe existir dentro de ese modelo una etapa de seguimiento; este seguimiento es el
que va a permitir a la empresa no solo conocer cómo se está comportando dentro del mercado,
sino que también le va a permitir tomar decisiones acertadas y en tiempo real. El objetivo de los
indicadores es coadyuvar a la que la gestión de las organizaciones sea eficaz y eficiente ya que
facilita a sus integrantes su desempeño, permitiéndoles evaluar la gestión y mejorar los niveles de
aprendizaje en la organización.” (Reinoso, 2014)

Desde la unidad de planeación y desarrollo como parte de apoyo en la elaboración de una

herramienta que permita la creación y el control de indicadores en UNIAGRARIA de manera eficaz
y eficiente con el fin de obtener información que puede ser valiosa para el control de todo tipo de
actividades. Este manual presenta un procedimiento practico y teórico completo sobre la
elaboración e interpretación de un indicador a partir del cual se medirá el avance de cumplimiento
en los diferentes objetivos propuestos en cada eje.

Dentro de este documento encontrarán las bases y la información detallada pertinente a aquellos
requerimientos necesarios para crear un indicador, del mismo modo se hará un repaso por los
tipos de indicadores, sus ventajas, su formulación y análisis. Todo esto con la finalidad de abrir un
camino hacia la mejora continua a través de la medición del cumplimiento de objetivos misionales
y visiónales propuestos por UNIAGRARIA.
¿QUÉ ES UN INDICADOR?

Un indicador es una herramienta que a través de una posible recapitulación de variables o una
serie estadística seleccionada, cuyo principal objetivo es medir el avance de las metas financieras,
administrativas o productivas, se determinan por un proceso que conviene a un interés particular
o general. Este interés puede sustentarse bajo la premisa de querer obtener información basada
en intereses, expectativas o en valores específicos. En este caso, los indicadores se constituyen de
acuerdo a una clasificación para evaluar sistemáticamente los programas, proyectos y actividades
de cada proceso y dependencia en UNIAGRARIA.

“Los sistemas de indicadores son solo una de las herramientas disponibles para evaluar el
funcionamiento de las universidades ya que evaluar los sistemas educativos en general, y el
superior en particular, es un proceso complejo cuya esencia es analizar el grado en el que son
alcanzados los objetivos marcados”. (Davinia Palomares Montero, 2008)

Según Galvis la definición de indicador hacia el sector de las IES “Es una manifestación observable
de un rasgo o característica de una o más variables de interés, susceptible de evaluación, la cual
proporciona información cuantitativa y/o cualitativa acerca de dicha característica. Un indicador,
así concebido, permite estimarla magnitud o intensidad de una variación y en consecuencia actuar
de manera presuntiva o correctiva” (Galvis, 1998)
VENTAJAS DEL USO DE INDICADORES

El uso de un sistema de indicadores permite a UNIAGRARIA llevar un seguimiento detallado de la

situación actual de las metas inscritas en el plan estratégico y en los respectivos planes de acción
que trimestralmente son evaluados, además a partir de estas evaluaciones trimestrales a los
indicadores se puede hacer un análisis de causa y efecto para cada una de las metas y asegurar un
trabajo en función del cumplimiento óptimo de las mismas A través de los indicadores
UNIAGRARIA podrá no solo medir más específicamente cada uno de sus recursos sino que también
proyectarlos de manera precisa para apoyar.
Dentro de las ventajas principales del uso de indicadores se encuentran:
 Permiten reducir la Incertidumbre y la subjetividad en la interpretación de los logros de los
objetivos misionales, los objetivos de los programas, los objetivos de los proyectos y los
objetivos de los procesos de UNIAGRARIA.
 Un buen sistema de medición les permite a las personas conocer su aporte en las metas
organizacionales y cuáles son los resultados que soportan la afirmación de que lo está
realizando bien.
 Son generadores de una cultura de eficacia y eficiencia en ejecución y aprovechamiento
de los recursos de UNIAGRARIA.
 Generan una mayor transparencia en la ejecución de los recursos del presupuesto de la
Institución.
 Permiten evaluar de manera más precisa el seguimiento al cumplimiento de las metas del
Plan estratégico de UNIAGRARIA.
 Permiten realizar seguimiento, evaluar el logro de los objetivos de los procesos, identificar
no conformidades y los compromisos necesarios para mejorar los procedimientos de los
procesos.
 Genera en los miembros de las diferentes dependencias una motivación para alcanzar las
metas propuestas y generan un proceso de mejora continúa impulsando el liderazgo
dentro de cada proceso en UNIAGRARIA.
 Permiten identificar las fortalezas y las debilidades de los procesos y con esta información
la facilidad para crear planes de mejora temprana y planes de prevención.
 Promueven y fortalecen el trabajo en equipo.
DISEÑO

El diseño óptimo de indicadores atiende a unos principios generales de factibilidad y relevancia

cuando se hace referencia al tiempo y los recursos. Por tanto, los indicadores tienen como
lineamiento basarse en un conjunto de medidas que sean relevantes (midan lo que se pretende
medir), que la información que proporcionen sea precisa y confiable, del mismo modo que se
puedan medir de manera periódica.

Ilustración 1. Diseño tablero de mando. Unidad de Planeación y Desarrollo.

Un buen indicador aparte de ofrecer una serie de beneficios cualitativos y cuantitativos a los
procesos de UNIAGRARIA debe ser completo, se le debe colocar un nombre o código que lo
identifica y que señala, además, su objetivo principal.
REQUISITOS

El diseño de indicadores requiere de ciertas pautas para generar un producto de calidad y que
perdure en el tiempo. Es por ello por lo que a la hora de crear un indicador se tienen en cuenta
criterios específicos que permitan a los diferentes procesos de UNIAGRARIA diseñar, ejecutar y
analizar con mayor objetividad sus propios indicadores.

 Utilidad: Este criterio es primordial para la formulación de un buen indicador porque nos
permite ver si el resultado y los análisis permitirán una adecuada toma de decisiones.
 Disponibilidad: Los indicadores deben ser construidos a partir de variables sobre las cuales
exista información estadística de tal manera que puedan ser consultados cuando sea
necesario. Además, esta información debe ser confiable y reportada periódicamente con
fines de seguimiento.
 Confiabilidad: Los datos utilizados para la formulación deben ser sometidos a diferentes
estándares de calidad que permitan el trabajo confiable de los mismos.
 Funcionalidad: Verificar que el indicador cumpla con las necesidades de cada proceso
siendo medible, operable y tenga una adaptación a los cambios que requiera cuando sea
necesario.
 Pertinencia: El indicador diseñado debe responder a la situación que requiere se medida,
pro tanto este necesita ser coherente con su razón de ser.
DIMENSIONES

El uso de indicadores se ha implementado en UNIAGRARIA de manera exitosa gracias a su

flexibilidad para evaluar competencias y su precisión al detalle. Actualmente existen muchos tipos
y clasificaciones de Indicadores que van a variar según su enfoque o el marco donde se vayan a
aplicar por ejemplo Planes, programas, proyectos, procesos, evaluaciones o revisiones de avances
sobre la gestión.

Para UNIAGRARIA se han establecido 12 dimensiones tales como:

 Programas Académicos
 Estudiantes
 Docentes
 Investigación
 Egresados
 Proyectos misionales
 Convenios
 Matriculas
 Extensión
 Personal administrativo
 Indicadores financieros
 Plan estratégico.
Ilustración 2. Dimensiones Indicadores Uniagraria. Unidad de planeación y Desarrollo.
 DIMENSIÓN 1: Programas académicos

Estar en busca del mejoramiento continuo y de la excelencia institucional representa para

UNIAGRARIA retos que deben ser atendidos con precisión, para el caso de los programas
académicos la creación de nuevos programas, los procesos de acreditación y reacreditación son
algunos de los indicadores que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un monitoreo a cada
una de las áreas.

 Crecimiento oferta de programas académicos.

 Modalidades programas académicos.
 Presencia programas sedes Uniagraria.
 Programas en proceso de renovación de registro calificado.
 Programas en proceso de acreditación.
 Programas en proceso de reacreditación.

Ilustración 3. Ficha Indicador "Crecimiento oferta programas académicos". Unidad de Planeación y Desarrollo.
DIMENSIÓN 2: Estudiantes

Medir un indicador como lo son los estudiantes permite a Uniagraria generar estrategias de
impacto para atraer cada día a nuevos jóvenes que deseen cursar sus estudios. Por otro lado, es
importante llevar una medida que permita evaluar las tendencias del mercado frente a las
necesidades actuales de los estudiantes según programas académicos. Además, contar un
indicador cuya variable principal sean los estudiantes permite hacer una proyección al
presupuesto anual de Uniagraria.

 Crecimiento en cobertura de estudiantes matriculados en pregrado

 Crecimiento en cobertura de estudiantes matriculados de posgrado
 Crecimiento en cobertura de estudiantes matriculados en programas virtuales
DIMENSIÓN 3: Docentes

Los docentes para Uniagraria son un eje prioritario que permite a través de su trabajo con los
estudiantes el avance en función de la misión y la visión institucional brindando educación integral
y de calidad para la región. El aporte de contar con un sistema de indicadores da un orden desde
la parte presupuestal hasta la dependencia de investigación donde se asignan horas a cada uno de
los docentes que haga parte de Uniagraria. Los indicadores principales dentro de la división
docentes son:

 Numero de docentes de hora cátedra por programa

 Crecimiento de docentes contratados tiempo completo
 Horas contratadas docente medio tiempo
 Horas contratadas docente tiempo completo
DIMENSIÓN 4: Investigación

Para Uniagraria como institución educativa el eje de investigación representa la responsabilidad de

generar conocimiento a partir de diferentes proyectos desarrollados de manera individual,
cooperativa, con financiación propia o una cofinanciación que permita el alcance de objetivos
fundamentales para la generación de artículos de impacto que pondrán el nombre de Uniagraria
en lo alto frente a entidades como COLCIENCIAS y en los rankings académicos. Por otro lado es de
resaltar la importancia de la creación de semilleros de investigación donde los estudiantes hacen
parte de la creación de conocimiento y se fomenta el interés por generar soluciones a diferentes
problemáticas de la región.
DIMENSIÓN 5: Egresados

Uniagraria representa compromiso con la región, con la calidad y con cada uno de sus estudiantes
por tanto al convertirse estos últimos en egresados de la institución tienen un compromiso con su
región y con la institución de dejar el nombre en alto desde sus campos de acción, es por esto que
la institución maneja indicadores para sus egresados que permitan medir el impacto dentro del
mercado laboral, la tasa de culminación de estudios por programas para analizar las diferentes
tendencias dentro del proceso y también para poder dar una retroalimentación respecto al valor
agregado que adquieren los estudiantes en su proceso desde que ingresan a Uniagraria y salen de
ella.

 Graduados de programas de pregrado

 Graduados de programas de posgrado
DIMENSIÓN 6: Proyectos Misionales

A la hora de realizar las proyecciones desde la unidad de planeación el indicador es importante

tener cifras precisas sobre la ejecución de cada uno de los proyectos para realizar el presupuesto
del año siguiente según la participación de cada una de las bolsas y también de cada uno de los
gerentes lo cual puede generar un mayor impacto en la investigación y la generación de
productos.

 Ejecución presupuestal proyectos misionales anual

DIMENSIÓN 7: Convenios

La participación en redes académicas, la creación de alianzas estratégicas con otras instituciones

que permitan el ingreso de nuevos estudiantes a Uniagraria a través de convenios establecidos
permitiendo la movilidad nacional e internacional con estudiantes y docentes.

 Clasificación de convenios suscritos vigentes y cerrados / Liquidados por periodo

 Participación de Uniagraria en licitaciones / contratación publica y privada
DIMENSIÓN 8: Matriculas

Contar con información precisa sobre el ingreso de matriculas semestralmente permite a

Uniagraria diseñar estrategias adecuadas de mercadeo y permanencia para aumentar los ingresos
a través de matriculas y la retención académica a lo largo de los procesos de cada uno de los
estudiantes.

 Crecimiento de ingresos generados por matriculas de estudiantes de pregrado

 Porcentaje de ingresos por matriculas de estudiantes de posgrados
DIMENSIÓN 9: Extensión

Extensión es uno de los ejes principales dentro del plan estratégico para Uniagraria debido a su
compromiso con la región puesto que este eje permite a Uniagraria establecer un vinculo más
estrecho con cada una de las poblaciones que hay en la región generando un impacto positivo
para la comunidad y para la institución.

 Tasa de beneficiados
 Consecución de recursos por cofinanciación
 Municipios impactados
 Generación de productos de extensión
DIMENSIÓN 10: Personal Administrativo

El personal administrativo hace parte importante de la institución gracias a su gestión la

estructura interna de Uniagraria se consolida como un equipo que trabaja en función de la
excelencia día a día.

 Indicador de estudiantes por personal administrativo

DIMENSIÓN 11: Indicadores Financieros

Para Uniagraria es de suma importancia tener indicadores financieros precisos y con una
trazabilidad clara para realizar proyecciones de años siguientes, rendición de cuentas y la
planeación de planes de acción de cada una de las dependencias.

 Endeudamiento total
 Endeudamiento a corto plazo
DIMENSIÓN 12: Plan estratégico

El plan estratégico 2017-2021 para Uniagraria representa la planeación estratégica que tiene
Uniagraria para alcanzar su meta máxima que es la acreditación institucional y para este
cumplimiento es necesario el trabajo en equipo de cada uno de los cinco ejes principales de la
institución por lo cual es importante realizar un monitoreo constante y sobretodo detallado para
implementar acciones que permitan a los gerentes reaccionar frente a los cambios e imprevistos y
alcanzar cada una de las metas propuestas.

 Avance Plan Estratégico 2017-2021