RESPONSABILIDAD INTEGRAL

NOMBRE FECHA FIRMA

RI Coordinator LATAM
Eduardo Montealegre

APROBADO Julio 2017

Líder SIG/Reporting
Carlos Mejía
Julio 2017
REVISADO

El documento original, que está revisado, aprobado y firmado por las personas y en las
fechas arriba indicadas, se encuentra bajo custodia de la Coordinación del SIG, de
acuerdo con la normativa vigente.

INSTRUCTIVO DE ESCENARIOS
PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO ...................................................................................................................................................... 3
ALCANCE ....................................................................................................................................................... 3
DEFINICIONES .............................................................................................................................................. 3
ESPECIFICACIONES ...................................................................................................................................... 4
1. ENTRADAS PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ............................................................................ 4
2. FUENTES DE INFORMACIÓN ................................................................................................................. 5
3. ESCENARIOS PARA EL SEGUIMIENTO A ENTRADAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. .............. 5
4. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ............................................................................................................. 7
GESTIÓN DEL INSTRUCTIVO ........................................................................................................................ 7
DISTRIBUCIÓN .............................................................................................................................................. 8
RELACIÓN CON OTROS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL ................................................ 8
REGISTROS ................................................................................................................................................... 8
DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................................................... 8
RESUMEN DE REVISIONES ........................................................................................................................... 8

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INSTRUCTIVO DE ESCENARIOS PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

OBJETIVO

Establecer los escenarios a través de los cuales la Alta Dirección de CEPSA, revisa el Sistema
Integrado de Gestión, las políticas y los objetivos, asegurando su conveniencia, adecuación,
eficacia y alineación a la estrategia corporativa.

ALCANCE

Aplica para todos los procesos de la organización. Específicamente para las actividades de
informar en particular a la Alta Dirección de los temas asociados a las entradas para la
revisión por la dirección.

DEFINICIONES

Tomadas de la Normas ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y

vocabulario

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más
alto nivel.

Autoridad de Decisión: Persona o grupo de personas a quienes se ha asignado la

responsabilidad y la autoridad para tomar decisiones sobre la configuración.

Contexto de la organización: Combinación de cuestiones internas y externas que pueden

tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos.

Sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que

interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.

Política: <organización> intenciones y dirección de una organización, como las expresa

formalmente su alta dirección.

Requisito legal: Requisito obligatorio especificado por un organismo legislativo

Objetivo: Resultado a lograr.

Desempeño: Resultado medible

Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido las
expectativas de los clientes.

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No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva
a ocurrir.

ESPECIFICACIONES

1. ENTRADAS PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

En Cepsa a cada una de las entradas de la revisión por la dirección, se les realiza seguimiento
por la Alta Dirección dentro de las actividades de la gerencia del día a día, con el ánimo de
reducir la cantidad de información a analizar en la reunión de revisión por la dirección,
brindándole a ésta un enfoque estratégico, sistemático y eficaz.

Las entradas de la Revisión por la Dirección son:

Estado de Acciones de las Revisiones previas

Cambios en el Contexto de la Organización que sean pertinentes al SIG.

Información sobre el Desempeño y la eficacia del SIG

•Satisfacción del Cliente

•Retroalimentación de los grupos de Interés
•Grado en que se han logrado los Objetivos del SIG
•Desempeño de los procesos
•Conformidad de los productos y servicios
•No conformidades y acciones correctivas
•Resultados de Seguimiento y medición
•Resultados de Auditoría
•Desempeño de Proveedores externos

Adecuación de recursos

Eficacia de las acciones para abordar riesgos y oportunidades

Oportunidades de Mejora

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2. FUENTES DE INFORMACIÓN

La Integración de información de entrada para la reunión de revisión por la dirección,

dependerá de que cada uno de los líderes de procesos, comuniquen en particular a la alta
dirección sobre las entradas a su cargo.

Para esto se han dispuesto diferentes escenarios donde el proceso de gerencia realiza
seguimiento y análisis periódico, por lo cual cuando se realiza la reunión de revisión por la
dirección, el personal que conforma la Alta Dirección está previamente informado de los
resultados y desempeño del Sistema Integrado de Gestión SIG.

La veracidad de la información es responsabilidad del líder del proceso.

3. ESCENARIOS PARA EL SEGUIMIENTO A ENTRADAS DE LA REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN.

Los escenarios en los que la gerencia realiza seguimiento a las entradas de la revisión por la
dirección se describen a continuación:

ENTRADA DE REVISIÓN ESCENARIOS DE SEGUIMIENTO

Estado de Acciones de las Revisiones
previas
Cambios en el Contexto de la Organización
que sean pertinentes al SIG.
 Reunión de revisión por la dirección
 Reuniones y teleconferencias con Casa
Matriz
 Preparatorios para el desarrollo y
socialización de proyectos

Información sobre el Desempeño y la eficacia del SIG

 Reuniones de Socios
 Reuniones de retroalimentación con
Satisfacción del Cliente los clientes
 Visitas, auditorías o recorridos de los
clientes a las Estaciones
 Reuniones preparatorias de RSE
 Retroalimentación y seguimiento de
Retroalimentación de los grupos de Interés
PQS de Grupos de Interés por Activo.

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ENTRADA DE REVISIÓN ESCENARIOS DE SEGUIMIENTO

 Comité Gerencial Semanal - Bogotá.
 Reuniones mensuales de objetivos e
indicadores de campo por Activo.
 Reunión Trimestral de Responsabilidad
Grado en que se han logrado los
Integral
Objetivos del HSEQ
 Divulgación de estado de los Objetivos
HSE corporativos.
 Reunión semanal de Responsabilidad
Integral
 Comité Gerencial Semana l -Bogotá.
 Reuniones mensuales de objetivos e
Desempeño de los procesos indicadores de campo por Activo.
 Reunión Semanal de operaciones
 Reunión Semanal de Gerencia
 Reuniones mensuales de objetivos e
Conformidad de los productos y
indicadores de campo por activo.
servicios
 Reunión Semanal de operaciones
 Comité SIG (Acciones de auditorías
Internas)
No conformidades y acciones
 Reuniones de seguimiento a Acciones
correctivas
correctivas derivadas de escenarios de
evaluación de aliados estratégicos.
 Reuniones mensuales de objetivos e
indicadores de campo por activo.
Resultados de Seguimiento y medición
 Reuniones semanales o quincenales de
Operaciones de cada activo.
 Reunión de Cierre de auditoría
 Reuniones SIG con cada proceso para
Resultados de Auditoría análisis de las Oportunidades de mejora y
sus planes de acción.
 Auditoría Interna posterior
 Reuniones de estructuración de
Documento Puente con aliados
estratégicos
 Reuniones de retroalimentación de
Desempeño de Proveedores externos resultados de auditorías y/o evaluaciones
de Contratistas
 Auditorías de 2ª. Parte
 Reunión semanal de Responsabilidad
Integral
 Reuniones de Presupuesto y control de
Adecuación de recursos costos
 Informes con Proyecciones presupuestales
 Reuniones de seguimiento a proyectos.
Eficacia de las acciones para abordar
 Reuniones de seguimiento a compromisos
riesgos y oportunidades
de RSE
Oportunidades de Mejora  Reunión Semanal de operaciones

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 Reunión Semanal de Gerencia

 Reunión semanal de Responsabilidad
Integral

4. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La Revisión por la Dirección se lleva a cabo en las etapas descritas a continuación y con una
periodicidad semestral; el equipo de revisión por la dirección estará conformado por el líder
SIG/Reporting, el líder HSE, el Representante de la Dirección y el Manager LATAM.

No. Etapa Responsable Observaciones

1 Aviso para reunión Coordinador SIG Agenda
Integración de información La información será proporcionada por los
2 de entrada para la Revisión Coordinador SIG responsables de procesos.
por la dirección.
Análisis de datos por Equipo de Revisión Definir: Causas de incumplimiento,
3
proceso por la dirección Formulación de Planes de acción
Presentación de análisis incluyendo
Reunión de Revisión por la Equipo de Revisión
4 características, tendencias y propuestas de
Dirección por la dirección
solución
Resultados de la revisión
5 Gerencia Decisiones y planes de acción a ejecutar.
por la dirección
Definir lineamientos, mecanismos y políticas
de seguimiento y evaluación de los
6 Conclusiones Gerencia
resultados obtenidos. Formulación y firma
de listado de Asistencia.
Elaboración de informe
7 Coordinador SIG
ejecutivo
Gerencia
Seguimiento de acuerdos y Coordinador SIG
8
compromisos Responsables de
procesos

El líder SIG divulgará los resultados de la Revisión por la Dirección, mediante correo
electrónico u otro medio, dirigido a cada uno de los líderes del proceso, con el fin que éstos
lo socialicen al interior de la organización.

GESTIÓN DEL INSTRUCTIVO

La gestión de este procedimiento corresponde al líder SIG/Reporting, que deberá, por lo

tanto, interpretar las dudas que puedan surgir en su aplicación, así como proceder a su
revisión cuando sea necesario para actualizar su contenido o por el cumplimiento de las
frecuencias establecidas para ello.

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DISTRIBUCIÓN

Su distribución será la definida por el Listado Maestro de Documentos, correspondiendo al

proceso RI la realización de la distribución y el control final de la misma.

RELACIÓN CON OTROS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL

El presente procedimiento se relaciona con:

SO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad.

ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental.
ISO 18001:2007 Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

REGISTROS

Presentación en diapositivas resumen - Informe de Revisión por la Dirección.

DIAGRAMA DE FLUJO

(No aplica)

RESUMEN DE REVISIONES

00: Julio de 2017. Emisión Original.

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