ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE AA2

ESTUDIO DE CASO
POR Luisa Reyes

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de

la Información Documentada y justifique su respuesta.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

DESARROLLO

1. Los pasos que me parecen pertinentes para seguir en este caso son:

Poner códigos a cada documento del SGC aplicado a la

norma ISO 9001
Mantener actualizada la documentación del SGC
Mantener disponible cada información para que el personal
pueda hacer uso de ella, brindando siempre información
vigente.
Haría responsable al coordinador de cada área para que
conozcan los procedimientos y sean aplicados
adecuadamente
en caso de que se generen cambios de menor proporción no
afectaran al SGC ni su funcionamiento, pero si se debe tener
un registro de dichos cambios

2. Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y

documentada cómo realizar los diferentes procesos y procedimientos de la
 organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada
una de las actividades señaladas. La norma ISO 9001 estable la obligatoriedad
de documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de
calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo, registros.

Información general del procedimiento

Objetivo: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y
utilización.

Alcance: Diseño, documentación e implementación de un sistema de gestión de calidad para todos

los procesos relacionados con el diseño y la confección de ropa, basado en los requisitos de la norma
NTC – ISO 9001
Definiciones:
Aprobación: actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del
documento revisado previamente.
Acceso: Facilidad que se tiene para poder consultar la información documentada.
Actividad: Conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas.
Actualización: Mantener la información documentada con los datos que le permitan a las gestiones y
a la organización estar al día con los cambios continuos.
Almacenamiento: hace referencia a la forma como se van a salvaguardar la información
documentada.
Conservación: es el mantenimiento o el cuidado que se le da a algo con la Clara misión de
mantener, de modo satisfactorio, e intacto sus cualidades entre otros aspectos.
Contexto de la organización: combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un
efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos.
Control de cambios: tiene como objetivo el ciclo de vida de un cambio.
Creación: elabora algún documento.
Documento: información y su medio de soporte.
Divulgación: Procesar y difundir el procedimiento de SGC de un modo que resulte accesible para el
personal.
Evidencia objetiva: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Información documentada: información que una organización tiene que controlar mantener y el
medio que la contiene.
Información: datos que poseen significado.
Legibilidad: cualidad que tiene el procedimiento para ser leído para que se pueda percibir con
claridad.
Modificación: cambios que se realiza a la información documentada.
Preservación: designar un lugar que garantice la conservación y cuidado de la información
documentada.
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo la actividad o un proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Revisión: Permite determinar la conformidad de la documentación.
Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por
ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema.
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.

Documentos de referencia: NTC ISO 9001: 2015 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

NTC ISO 14001: 2015 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
OSHAS 18001: 2007 SISTEMA DE GESTION EN SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL
NTC ISO 9000: 2015 SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD FUNDAMENTOS Y VOVCABULARIO
Condiciones generales: a continuación se describen los parámetros de aprobación y adecuación a
cumplir para la elaboración de la información documentada de los procesos en la empresa
confecciones s.a. el control de información documentada se realizará de acuerdo con lo establecido
en este procedimiento y sus documentos asociados

Estructura de los documentos:

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión,

está compuesta por un encabezado, el contenido específico y un pie de
página, como se muestra a continuación:

Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su

identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la
siguiente figura:
 PROCESO Código:
CONFECCIONES S.A Versión:
NOMBRE DEL DOCUMENTO Página 1 de x
NOTA; El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
Manual de Calidad
Caracterización de Proceso
Otros manuales
Procedimiento
Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental
Formato.

Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de
identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de

control (Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía,
Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y el título del
documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la

Calidad se realizará de manera alfanumérica:

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A

SIGLA SIGLA TIPO CONSECUT

EMPRE PROCE DOCUME IVO
SA SO NTO
CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o S&SO PL
Programa en Gestión Ambiental o PG
S&SO