FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COMPRAS
Y
APROVISIONAMIENTO

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO

GRANCOLOMBIANO

2019

TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCION CASO ENCUADERNADORA ............................................................. 2

2 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................ 4
2.1 OBJETIVO ESPECIFICO ............................................................................................ 5
3 JUSTIFICACIÓN.................................................................................................................. 5
4 METODOLOGIA ................................................................................................................. 6
5 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMÁTICA ................................................ 7

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1 INTRODUCCION CASO ENCUADERNADORA

La “ENCUADERNADORA S.A” es una empresa diseñadora, productora y distribuidora

de elementos escolares, que cuenta con tres plantas productoras en México, Colombia y

Brasil además de tener presencia en 12 países como lo son (México, Guatemala, El

Salvador, Costa Rica, Colombia, Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Brasil, Puerto Rico

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y República Dominicana). Sus principales materias primas son el Cartón y el Papel, los

cuales representan un 10% y 80% respectivamente sobre el costo final de sus productos.

Ofrece una gama completa de productos, que ayudan a hacer más fácil y productiva la

labor de registro, archivo, escritura, manejo de información y comunicación.

En este momento “LA ENCUADERNADORA S.A” se encuentra afectada por el paro

nacional que los corteros de caña iniciaron, por malas prestaciones de salud, extensas

jornadas de trabajo, bajo salario y negación de derechos laborales. Lo cual afecta

directamente al principal fabricante de papel, imposibilitando el cumplimiento de

demanda de sus clientes, ya que su proveedor se ha unido al paro. Motivo por el cual esta

empresa, busca soluciones para la optimización de la materia prima, pues depende

totalmente de ella para poder cumplir con la demanda y de este modo facturar en

temporada alta. Dado lo anterior la empresa Encuadernadora S.A. teme que por esta

situación se detenga la producción y no pueda comercializar el producto, así que los

funcionarios de la empresa decidieron realizar una reunión con el fin de aportar

soluciones, sin embargo, ninguna adoptada. Se presenta un análisis en donde se trata el

proceso de compras, aprovisionamiento y si no se tiene un estudio, análisis, orden y

clasificación de los posibles problemas de estructura y procedimientos muy claro; no se

puede llevar a cabo una buena gestión. De modo que en el desarrollo de este proyecto se

busca plantear estrategias que permitan afrontar el desabastecimiento y cumplir con la

demanda de la temporada, suministrando el mercado escolar. Finalmente se estima que la

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empresa Encuadernadora S.A. opte por alguna solución aportada y así pueda continuar

con su producción y comercialización de manera normal.

2 OBJETIVO GENERAL

Plantear ideas para el mejoramiento del proceso de compras y abastecimiento e

identificar los factores de riesgo en el aprovisionamiento de la materia prima para

contar en la empresa Encuadernadora SAS con un plan de acción para la reducción

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de impacto en el desabastecimiento de esta, que permita la adquisición de insumos y

servicios necesarios en el funcionamiento de la empresa y atención a la demanda.

2.1 OBJETIVO ESPECIFICO

 Sugerir la búsqueda de proveedores competitivos, que permitan tener opciones a

la hora de momentos críticos.

 Desarrollar un programa o proceso de búsqueda de proveedores con materia prima

de calidad enfocado en la mejor relación calidad-precio.

o Plantear de la mano del área de planeación, producción, compras y

comercial un plan de presupuesto que permita visualizar las ventas o

pronósticos de la empresa para conseguir suministros a tiempo y en el

momento preciso de la producción, para garantizar entregar a tiempo los

pedidos y optimizar el inventario de suministro.

 Determinar la problemática y su plan de contingencia en caso de presentarse el

desabastecimiento.

3 JUSTIFICACIÓN

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y

almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas,

etc., desde los proveedores hasta el cliente. Dada su importancia existe la necesidad que

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su diseño sea flexible, sincronizado con los sistemas de producción, control y reducción

de costos.

Dentro de una empresa, las compras y el aprovisionamiento son las actividades que le

permiten adquirir y disponer de los materiales y servicios necesarios en el punto de

consumo (usualmente la línea de fabricación), en la cantidad correcta, en el instante de su

consumo, con el menor costo e inversión total posible, con total seguridad sobre la calidad

previamente especificada, y atendiendo a las expectativas de servicio.

Aprovisionar es una actividad que brinda productos, bienes o servicios para el pleno

desarrollo logístico de la empresa, para ello se requieren tener en cuenta algunas

necesidades como: Planificarlas, Expresarlas, Buscarlas, Adquirirlas y Pagarlas.

Conociendo la problemática que tiene la compañía “ENCUADERNADORA S.A.” es de

suma urgencia evaluar, identificar y crear las posibles soluciones para que la compañía

siga con su proceso de producción sin afectar sus ventas en la temporada más importante

de la empresa.

Las soluciones o medidas establecidas no solo serán de gran importancia para los dueños

de la compañía “ENCUADERNADORA S.A” sino para todo el personal que se,

producto del trabajo realizado en esta fábrica, de igual manera las decisiones tomadas

para dar solución a la problemática planteada serán significativas para las empresas

proveedoras de la materia prima y sus empleados.

4 METODOLOGIA

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Identificar problemas causados por incumplimiento en el cual se debe tomar las

decisiones más eficaces en los momentos de crisis como por ejemplo que no se cumplan

las fechas acordadas en la compra y el producto no llegue para la producción en este caso

se debe tener en cuenta la gestión de procesos y recordar que siempre se debe tener un

stock de almacenamiento para que esto no suceda.

Para identificar los problemas y las dificultades presentadas se debe revisar los

antecedentes en que la compañía a realizando análisis sobre desempeño en la

productividad y abastecimiento en los que se hallan visto comprometidos la falta de

materias primas para la operación, esto con el fin de identificar un punto de partida a

trabajar sobre los posibles escenarios que se pueden presentar y en el que la compañía

debe tener control bajo los debidos acuerdos de servicios en entregas con los clientes

finales .

La investigación de operaciones es supremamente importante para reconocer si la

proyección de compra es la adecuada y se analiza los costos, la calidad del producto, y el

tiempo de llegada de cada pedido para obtener un abastecimiento adecuado en la

compañía o empresa y poder seguir con el ciclo de pedidos esto se lleva acabo para

obtener un control en nuestros inventarios y no bajarnos del stock mínimo.

5 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMÁTICA

La compra de materiales o materia prima se rige por las proyecciones realizadas a un

largo plazo para poder abastecer la compañía o empresa de la manera más adecuada y

poder obtener un eficaz rendimiento en el proceso productivo.

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En este caso se evidencia una falencia cuando los materiales o materia prima necesarios

nos llegan a la compañía, debido a que el negocio ya se ha cerrado quedando con unas

fechas establecidas, por tal motivo la compañía realiza sus análisis contando con un

tiempo, cálida, espacios y horarios en los cuales la compañía planea y proyecta para

poder recibir estos pedidos, en este caso la solución sería de una forma inmediata en lo

cual se debe reestablecer sus estrategias de compra y empezar a buscar estos materiales

por otro lado mientras la empresa con la que se negoció responde por su incumplimiento,

de esta forma se debe realizar una compra con eficacia ganando tiempo revisando los

costos y que este materia o la materia prima cumpla con los requerimientos propuesto por

la compañía que comprara..

Además:

1. Hacer una buena investigación sobre la oportunidad para reducir los costos y

ayudar a incrementar los márgenes de la empresa.

2. Análisis de la competencia y sus proveedores con el fin de conocer un poco más

el mercado y ayudar a tener ideas más concretas que ayuden a crecer la empresa.

3. Se puede evaluar hacer una especialización de los productos, para enfocar el

servicio, comunicación y publicidad en los productos de mayor margen, pero no

descuidar el mercado de los otros para lograr estar en todos los segmentos.

4. Convertir sus proveedores en aliados estratégicos para estar alineados con los

objetivos del mercado y ventas de la empresa.

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5. Encontrar más proveedores o por lo menos 1 más para el suministro de su

principal insumo, es importante tener otras opciones que ya cumplan los

lineamientos de calidad que la empresa necesita para poder comprar en el

momento que se requiera, sin necesidad de esperar tiempos de análisis o

negociación.

6. Alineamiento de las áreas de la empresa internas para lograr todos trabajar en un

mismo objetivo.

6 ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE

EVALUACIÓN
6.1 ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

Las alternativas construidas para el desarrollo y planteamiento del área de compras de la

empresa ENCUADERNADORA S.A, esta enfocado en un proceso que pretende definir

las funciones, procedimientos y tiempos del área de compras para ayudar a mitigar los

inconvenientes de los proveedores y social que afectan la productividad de la empresa.

El abastecimiento de materias primas e insumos de la ENCUADERNADORA S. deberá

estar apalancado por varios proveedores que ayuden al desarrollo de actividades y

atención oportuna a las necesidades, además una variedad de modalidades de gestión que

cumplan las políticas de calidad y tiempo de la empresa para no parar producción y poder

atender a los clientes en los tiempos ofrecidos.

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Los tiempos establecidos deberán ser evaluados y cotizados para minimizar costos y

aumentar los insumos de la ENCUADERNADORA S,A esto para garantizar una

producción fija según la proyección de ventas por semana.

En algunos casos las proyecciones pueden variar puede ser por un incumplimiento de

parte del proveedor con el cual ya se tenía una negociación confirmada, pero por algún

motivo no se cumplió en este caso se evalúa otro proveedor para reabastecer a la

ENCUADERNADORA S.A y poder cumplir con la producción requerida por día,

mientras se analiza porque el proveedor incumplió y si el insumo sigue teniendo las

mismas condiciones de calidad para poder recibirlo.

Las alternativas estarán enfocadas en:

 Comprar los insumos y productos de acuerdo a las especificaciones técnicas que

cumplan precio, calidad, fechas de entrega y condiciones necesarias para sacar

productos de excelente calidad.

 Las cantidades deben estar dadas de acuerdo a los pronósticos de ventas y los

niveles de demanda.

 El proceso de compras es responsable de asegurar los productos o insumos, el

material, las unidades de medida solicitadas y que el proveedor entrega, el lugar

de entrega o recepción del mismo, el costo unitario y descuento por volumen,

además las unidades requeridas y negociadas para entrega.

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 Las compras también deben tener unas condiciones de descuentos por volumen

que ayuden a mitigar gastos y mejorar margen de los productos.

 El área de compras deberá tener un manual de tiempos de respuesta y entrega de

los proveedores conociendo niveles de existencia, sistemas de inventarios y

tiempos de respuesta enfocados a los niveles de servicio.

 El flujo de la demanda y pronósticos de ventas determinaran los tiempos de

entrega y cuando se deben hacer las compras para el abastecimiento.

 La búsqueda constante de mejores proveedores y mejor calidad para un registro y

evaluación coherente.

6.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN

 Negociación de precios

 Calidad

 Fechas de entrega

 Modalidades de entrega

 Servicio Pos-venta

 Fechas de pago

 Formas de pago

 Tiempos de pago

 Descuentos por pronto pago

 Tiempo de entrega en cotizaciones para comparación con otros proveedores

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 Proceso y tramite de creación como cliente para la venta del producto o insumo,

tiempo de contrato y órdenes de compra

 Opciones de pruebas de campo o muestras del producto o insumo para comparar

productividad y calidad.

 Calidad de entrega y administración de normas de embalaje para la mejor

recepción y utilización del insumo.

 Posibilidades de entrega con administración de transporte, entrega en otras

plantas o centros de distribución de acuerdo a la necesidad.

 Centros de distribuciones cercanos a la ENCUADERNADORA S. para tener un

abastecimiento rápido y constante.

 Manejar citas de recepción para garantizar el descargue de insumos según el

almacenamiento.

 Tener sellos de seguridad propios enumerados para evitar posibles desfalcos o

perdidas de insumos.

 Entregas a interplantas para minimizar costos viales y obtener un mayor

rendimiento.

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