SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO Y CONTROL DE PECD-SGC-001

DOCUMENTOS

MADERAS AVELLANEDA S.A.S

Fecha:09/07/2019
PROCEDIMIENTO Y CONTROL DE
DOCUMENTOS Versión: 001
Página :

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales aplicables a la elaboración y modificación de

los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa MADERAS
AVELLANEDA S.A.S.

2. ALCANCE

Las orientaciones establecidas aplican a todos los documentos del Sistema de

Gestión de la Calidad: procesos, procedimientos, manuales, guías, instructivos,
reglamentos y formatos, de la Empresa MADERAS AVELLANEDA S.A.S; respecto
a su la elaboración, actualización y eliminación.

3. RESPONSABLE

Grupo HSEQ y coordinador de SGC

4. DEFINICIONES

4.1 Actividad: Conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con

otras actividades conforman el procedimiento. Se numeran con un dígito y están
redactadas en forma de sujeto. La redacción debe ser general pero suficiente
para que quien desarrolla el procedimiento entienda qué debe hacer.
4.2 Alcanse: Define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica
un documento.
4.3 Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo
para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye
los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.
4.4 Aprobación de un documento: Acción mediante la cual una persona cuyo
cargo está autorizado, evalúa que el contenido de un documento cumple, para
alcanzar los objetivos propuestos
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4.5 Cambio de forma: Modificaciones realizadas al documento que permiten ajustar

su presentación o corregir errores de puntuación u ortografía.
4.6 Cambio de fondo: Modificaciones realizadas al documento que afectan las
condiciones y lineamientos establecidos en la versión vigente.
4.7 Ciclo PHVA: Describe el curso de la mejora continua (Planear, Hacer, Verificar,
Actuar).
4.8 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un
documento en forma particular; para su identificación según tipo de documento,
proceso que pertenece y el consecutivo correspondiente.
4.9 Definiciones: Glosario de términos. Debe incluir los conceptos utilizados en el
documento que requieran una mayor claridad y el significado de las siglas para
garantizar que cualquier lector esté en capacidad de entender.
4.10 Documento: Información y su medio de soporte.
4.11 Documento externo: Documentos que son suministrados por entes o
personas externas a la Empresa MADERAS AVELLANEDA S.A.S, entre ellos
se encuentran: Normas, leyes, decretos, entre otros.
4.12 Documento interno: Documento generado por la Empresa MADERAS
AVELLANEDA S.A.S el cual no se puede clasificar como un Manual,
Procedimiento, Guía, Instructivo, reglamento o Formato, dadas las
características particulares que contiene.
4.13 Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o
contenido.
4.14 Enfoque basado en procesos: Gestión sistemática de la interacción e
interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un
resultado deseado.

4.15 Fecha: Parte del encabezado de los documentos que corresponde a su fecha
de aprobación.

4.16 Formato: Documento que permite el intercambio de información de manera

estandarizada y que una vez diligenciado se convierte en un registro.

4.17 Guía: Documento en el que se establecen las recomendaciones o

sugerencias o que da preceptos para dirigir en asuntos específicos.
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4.18 Instructivo: Documento a través del cual se realiza la descripción detallada

sobre la manera como se ejecuta una actividad.

4.19 Lista de Versiones: Tabla que relaciona la descripción de los cambios

incorporados al documento, entre una versión y otra.

4.20 Listado maestro de documentos: Formato que relaciona toda la

documentación existente del Sistema de Gestión de la Calidad, utilizando una
codificación y estructura específica para su identificación.
4.21 Manual: Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática
información sobre objetivos, políticas, atribuciones u organización, así como
acuerdos necesarios para la ejecución del trabajo, teniendo un marco de
referencia específico (por ejemplo: Funciones, contratación, tecnología,
comunicaciones, etc.)

4.22 Manual de Calidad: Documento que describe y específica el Sistema de

Gestión de la Calidad de la entidad.

4.23 Medio de Soporte: Medio en el cual se contiene la información, éste puede

ser físico y digital.

4.24 Modificación: Acción mediante la cual se realizan cambios a los

documentos que se encuentran vigentes.

4.25 Objetivo: Finalidad para la cual se elabora el documento.

4.26 Pirámide documental: Representación gráfica de los documentos definidos

en el Sistema Integrado de Gestión.

4.27 Procedimiento: Documento que describe la forma especificada para llevar

a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos
definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
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4.28 Proceso: Documento en el que se establecen el conjunto de actividades

mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

4.29 Procesos estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de

políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación,
aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la
dirección.

4.30 Procesos misionales: (o de realización del producto o de la prestación del

servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por
la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

4.31 Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de

los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de
medición, análisis y mejora.

4.32 Punto de Control: Son actividades que teniendo en cuenta los riesgos,
señalan acciones clave del proceso, como son: revisión, verificación, supervisión
o aprobación, entre otras; las cuales buscan garantizar el cumplimiento de los
objetivos.

4.33 Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas.
4.34 Referencias: Relación de los documentos que sirven de guía para mayor
comprensión del asunto que trata el procedimiento por ejemplo: normas
técnicas, libros, páginas web o resoluciones internas.

4.35 Reglamento: Documento en que se establecen un conjunto de reglas y

preceptos dictados por las autoridades competentes para la ejecución de una
ley, el funcionamiento de la entidad, de un servicio o de cualquier actividad.

4.36 Responsable: Persona que tiene a su cargo la ejecución de una actividad.

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4.37 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,

eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar
unos objetivos establecidos.

4.38 Sistema de gestión de calidad - SGC: Herramienta de gestión sistemática

y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en
términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo
de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y el desarrollo de
tales entidades.

4.39 Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al

documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la
segunda versión correspondería al número dos (2.0).

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 Todos los cambios de fondo requieren una solicitud por parte del responsable.

5.2 Los cambios de forma no requieren una nueva versión del documento.

5.3 Los cambios de fondo siempre deben generar una nueva versión del documento.

5.4 Un procedimiento no puede tener un único responsable de todas las tareas. Si

este fuera el caso, se concluye que se trata de una descripción de funciones.

6. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

LA CALIDAD

Los tipos de documentos utilizados en el Sistema de Gestión de la Calidad son:

Manual de calidad, manuales, caracterizaciones de procesos, procedimientos,
instructivos, guías, reglamentos, formatos, documentos internos y documentos
externos.

En el siguiente diagrama se muestra la jerarquía que tienen los documentos según

el ámbito en que son aplicables, entidad, proceso, procedimiento, actividad, etc.
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MANUALES

PROCEDIMIENTOS
GUIAS
INSTRUCTIVOS
REGLAMENTOS Y FORMATOS
INTERNOS

FORMATO DE REGISTROS
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

6.1 Estructura de presentación de los documentos del Sistema de Gestión de

la Calidad

6.1.1 Encabezado
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1. Los documentos se elaboran teniendo en cuenta el logo de la Empresa

MADERAS AVELLANEDA S.A.S al lado izquierdo de la página.
2. Título del Sistema de gestión al que hace parte el documento.
3. Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
4. Código del documento al lado superior derecho de la página.
5. Versión actual del documento a lado derecho central de la página.
6. Fecha de la creación o versión al lado derecho inferior con formato
DD/MM/AA

Tipo de letra: Arial

Nombre del sistema de
gestión (en mayúscula
Logo tipo de la
sostenida). Arial 12 y en
empresa
Negrilla
Título del documento
centrado (en mayúscula Tamaño: 12 y en
sostenida). Arial 12 y en Negrilla
Negrilla
sostenida). Arial 12 y en
Negrilla

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6.1.2 Contenido

Los documentos deberán estar en letra Arial, en tamaño 12.

El tamaño de letra en documentos de mayor extensión se podrá disminuir, con la

finalidad de contribuir al aprovechamiento del papel.

6.1.3 Control de Cambios

Al finalizar en la última página del documento se encuentra una tabla para mantener
el control de documento que indica: la versión del documento, la fecha de
aprobación, quien reviso, quien aprobó el documento y la observación de los
cambios; como se indica a continuación:
Nombre de quien elaboro,
Nombre del control reviso y aprobó con fecha y
(en mayúscula observaciones
Logo tipo de sostenida). Arial 12 y
la empresa en Negrilla Tipo de letra: Arial

Tamaño: 12 y en Negrilla

CONTROL DE CAMBIOS

ELABORO: REVISO: APROBO:

OBSERVACION: OBSERVACION: OBSERVACION:

FECHA: FECHA: FECHA:
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6.2 CODIFICACION DE DOCUMENTOS

La codificación de los documentos será asignada únicamente al encargado del

“Listado maestro de documentos”, donde cada documento tiene un código de
identificación compuesto por tres partes:

a. Proceso: Indica el proceso al que pertenece el documento.

b.Tipo de documento: Indica el tipo de documento: manual de calidad, manual,
procedimiento, instructivo, guía, formatos o documento interno.

c. Consecutivo: Corresponde al consecutivo del tipo de documento (este

consecutivo se
asigna de acuerdo al Listado maestro de documentos).

Los códigos de los documentos que hayan sido eliminados, no podrán ser utilizados
nuevamente

Las siglas que permiten identificar los tipos de documentos son:

Documento Siglas
Procedimiento elaboración de PECD
documentos
Pirámide documental FPD
Política Sistema de Gestión de PLT
Calidad
Objetivos y Metas SGC OBJM
Matriz de Roles y Responsabilidades MTRR
Formatos de registros FR
Instructivos I
Listado maestro de documentos LMD
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Este formato una vez diligenciado, asume la codificación del proceso que lo
diligencia y del tipo documental respectivo, con el consecutivo que le corresponda.
Ejemplo: El formato DE-PCED-001, en el presente procedimiento asume la
codificación DE-FPSIG-021.

Los manuales y planes, incluyen en su contenido:

a. Hoja de portada: elaborar documentos institucionales en Word. Se diligencia

así:

*Centrado en la parte superior: Logo y nombre completo de la organización.

*Centrado en la hoja, nombre del proceso y/o procedimiento del cual forma parte
el documento y nombre del documento, el cual inicia con el tipo documental según
la estructura definida para el SGC, generalidad 1 del presente procedimiento.

a. Centrado en la parte inferior de la hoja, fecha en el formato DD/MM/AA y un

breve resumen del contenido del documento (opcional).

b. Tabla de contenido: (Cuando aplique).

c. Introducción

d. Objetivo: Indica el qué. El cómo y el para qué del contenido del documento, Se
redacta con verbos en infinitivo.

e. Alcance: Identifica a qué, a quiénes y en dónde aplica el documento y una breve

descripción de la actividad (es) con la cual inicia y con la cual termina.

f. Responsable: Corresponde al responsable del proceso en el Sistema de

Gestión al cual pertenece el documento.
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g. Definiciones: (Cuando aplique). Corresponden a aquellos términos, siglas y/o

abreviaturas que el usuario del documento necesita para la comprensión y
aplicabilidad del mismo. Estas se presentan en orden alfabético.

h. Marco Normativo: Se refieren únicamente las normas legales y técnicas

directamente relacionadas con el contenido del documento.

i. Generalidades: Lineamientos de carácter global relacionados con la aplicabilidad

del documento.

j. Contenido: Corresponde al cuerpo del documento.

k. Anexos: Si el documento los incluye.

l. Referencias Bibliográficas: (Cuando aplique). Documentos usados como base o

marco para la elaboración o modificación del documento. Todos aquellos
patrones, normas, estándares, especificaciones u otros documentos y
procedimientos que le soportan y/o complementan.