PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Entrega de Proyecto 3

David Valencia Álvarez

Estefania Garcia Garcia
Juan Camilo Zapata Colorado

Politécnico Grancolombiano

Profesor: Sebastián Franco

Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Contables

Programa: Administración de Empresas

Medellín- Antioquia

2018
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1) Cuadro con los principales manuales, diagramas y procedimientos utilizados por esta

AREA MANUALES, PRIORIDAD SISTEMATISACION HERRAMIENTAS

DIAGRAMAS Y /O DE LOS DE CONTROL
PROCEDIMIENTOS PROCESOS
GERENCIA Establecer Priridad alta ya que se
correctamente las deben implementar
metas y objetivo del todos los
servicio prestado conocimientos y
experiencias de los
lavadores

Establecer estrategias Prioridad baja ya que

de colaboración la empresa cuenta
mutua entre la con una buena
empresa y los relacion y contancia
proveedores de pago con sus
provedores ademas
de contar con
diversos por materia
prima requerida
implementar medios de Prioridad medio Alta ya
publicidad eficientes que la empresa ya
para un mejor inicio el proceso de
reconocimiento de implementacion de
la imagen adicional medios de
brindando el mejor publicidad pero aun
servicio al cliente no se encuentran
bien establecidas y
falta
implementacion en
otros
Contadora Mantener claro los Prioridad alta ya
informes de gastos determina el
generados por el margen de ingresos
lavadero adicional y egresos La empresa no
de los ingresos emplea los
elementos de
No se sistematiza gestión
Determinar los valores Prioriad media alta ya los procesos del pertinentes ya
convenientes a que apartir de esto lavadero . Solo la que no hay
invertir en ayudamos a cuidar parte contable clara un área
maquinaria e el bolsillo de la por medio del de gestión
insumos entidad sistema contable humana que
manejado por la ayude a
entidad implementarlo
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implementación de Prioridad Media baja s

estrategias para ya que el lavadero
economizar los los gastos son
gastos relativos pero es
muy necesario tener
claro todo esto a la
hora de invertir
Encargado de hacer Prioridad alta ya que
cumplir la esta persona hace
normatividad cumplir los
gubernamental y estándares
las políticas impuestos por la
impuestas por el gerencia
propietario de la
marca
Director Asignar el enfoque al Prioridad alta ya que
jurídico cumplimiento de las pende de hay que
reglas se hagan
perfectamente bien
los procesos
internamente

Persona encargada del PRIORIDAD media

cumplimiento de las alta ya que ayuda
Consultor en normas en el a dar cumplimiento
calidad lavadero ISO de dichas normas y
evitar sanciones en
caso de alguna
auditoria externa
impuesta por el
gobierno
Realizar informes
referentes avances
de la producción

Auxiliar Realiza procesos Prioridad alta ya que

administra delegados es la persona apta
tiva directamente por la para desempeño de
gerencia o el jefe a funciones del jefe
cargo en los cuales en caso de
esta persona estará sustitución del
a total disposición a puesto
realizarlo

Lavadores Desempeñan función Prioridad alta ya que

de limpieza de los son los
vehículos y acatan encargados de
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las ordenes generar los

impuestas por los ingresos directos
altos mandos en para el sitio
el lavadero

2) Prácticas de liderazgo
Dentro de la organización el gerente es una persona con gran capacidad de liderazgo,
conocimiento y actitudes necesarias para dirigir, además se tiene prácticas de liderazgo como:

 El trabajo en equipo, el gerente siempre está dispuesto a que su equipo de trabajo busque
un beneficio grupal, para un mejor rendimiento y rentabilidad.

 La planificación gerencial, dentro la organización se tiene organizado las funciones que le

corresponden a cada persona, esto se tiene por escrito y hacen parte de una inducción.

 La asignación de tareas, el gerente tiene organizado las funciones que le corresponden a

cada uno y sus funciones y cumplimientos.

 La evaluación del desempeño, esto se está implementando de poca poco, con el fin de
mejorar resultados.

 La decisión sobre remuneraciones, el gerente cumple con los requisitos de la ley y con lo
pactado con sus empleados para una justa remuneración.

 La mejora continua, siempre el gerente mediante estudio, capacitaciones entre otras,

busca mejoras personales, grupales y laborales.

3) Relación entre los actores de la organización

Es una empresa donde el ambiente laboral lo ponen los trabajadores con los buenos actos y
actitudes; los trabajadores tienen la opción de desempeñarse en varias funciones y adquirir
cada día más conocimientos.
El fin en común de todos los miembros de la organización es cumplir con el servicio que se le
brinda al cliente con calidad; para así tener buenos ingresos y fidelizar al cliente en este
mercado que es tan competitivo –
Al momento de tener buenos ingresos se verá reflejado estabilidad laboral y mayores
beneficios para los empleados.
NIVELES JERÁRQUICOS.
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4) Herramientas de control

 Presupuesto: Para periodos futuros

 Presupuesto mensual de gastos fijos: Controla que las ventas del servicio y las
ganancias aumenten
 Control financiero: Donde evidencian las inversiones realizadas, la posición
financiera del lavadero, capital de trabajo y capacidad de pago del mismo
 Estado de resultados: Muestra los resultados de las operaciones de la
empresa. Frente a la prestación del servicio, los costos fijos de operación, los
gastos fijos de administración y la carga financiera, también los impuestos
correspondientes a la renta líquida.

5) Oportunidades de mejora

 implementación de nuevas tecnologías: Debido a que se identifica a nivel

nacional (más exactamente Bogotá) los lavaderos lideran con tecnología de punta
(en maquinaria y proceso de lavado), se propone destinar una parte del capital
Para implementar mejores tecnologías que a futuro van a mejorar la rentabilidad
de la empresa y que ayude a agilizar los procesos y tener mayor efectividad
 Publicidad: Se identificó que no se tiene un presupuesto establecido para la
publicidad, ya que esta es esporádica, y no se tiene claro cuál es la publicidad más
efectiva para la empresa. Se propone tener un plan de publicidad establecido,
debido a que la competencia de esta compañía es bastante amplia, es necesario
darse a conocer por su excelente servicio al cliente y calidad en el trabajo. Por
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ende se les recomienda hacer uso de las páginas web ya que es un excelente medio
y que no requiere mucho gasto.
 Mejoramiento de procesos: Se identificó que no se tienen bien establecidas las
tareas de los colaboradores ya que algunos hacen de “Toderos”. Se propone
plantear un buen organigrama, con sus puestos y funciones bien establecidos, para
que así los colaboradores tengan sus actividades claras, les sea más ameno de esta
manera trabajar y la productividad sea más eficiente
 Distribución del espacio: Se identificó que no se aprovechan todos los espacios
para el servicio de lavado. Se propone estudiar de una mejor manera el espacio
con el que se cuenta, para aprovecharlo al máximo, ya que debo a la mala
utilización del mismo, se genera un mal ambiente laboral.
 Mejoramiento de la fachada: Se propuso dar una mejora a la fachada, ya que
estaba demasiado degastada la pintura, y era un establecimiento sin una
renovación de imagen desde su fundación y actualmente se dio inicio a esta
restauración, con pintura y baldosando, para hacer un lugar mucho más agradable
visualmente
 Capacitación de personal: Se identificó que para los colaboradores necesitan
capacitación en servicio al cliente y comunicación asertiva. Se propone
implementar capacitaciones comerciales una vez por semana, para desarrollar
habilidades comerciales en los colaboradores y de esta manera ser más asertivo
frente al servicio que se le presta al cliente
Actualmente los lavadores tiene acompañamiento por (adición a las drogas),
también se pueden tomar charlas de un psicólogo para su mejoramiento de actitud.
 Falta de incentivos: Actualmente no se tiene establecido algún tipo de
recompensa laboral que mejore la eficiencia organizacional, por lo cual se
idéntico, desmotivación, ausentismos y rotación de personal. se propone elaborar
una encuesta rápida a los clientes donde expresen como ha sido su experiencia con
el colaborador, por calidad de lavado y servicio al cliente; y de acuerdo al
resultado, reconocer como el empleado del mes y su respectivo incentivo ya sea
monetario o no.
 También se propone un sistema de documentación donde se estandaricen todos
los procesos, y se tenga medidas establecidas de los productos a consumir, es
decir, después de hacer una debida evaluación de cuanto shampoo, cuánta agua,
cuanta cera y demás productos que se usan en las lavadas se gasta con un uso muy
adecuado y meticuloso, proceder a dar esta información a los colaboradores
encargados de estos procesos; para que tengan claro en qué medidas deben
consumir quincenalmente los productos con los que trabajan, Ejemplo: 7 tarros de
shampoo, 3 cajas de cera, xxxx litros cúbicos de agua. Y de esta forma garantizar
una mejor rentabilidad para la compañía con un uso más adecuado de los
productos y herramientas de trabajo.
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 Se les sugiere re-diseñar el organigrama ya que se encontraron algunos errores en

el que tiene la organización, este es el que planteamos nosotros:

Vs el de ellos:

Referencia:
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La señora Zoraida Quintero declaró la información anterior por medio de una

entrevista en medio de varias visitas a la empresa (Z. Quintero, contadora, 04 y 18 de

Mayo de 2018).