Departamento de crédito y cobranza dentro de una organización.

El área de crédito y cobranza de una empresa es una pieza clave dentro de una
organización. Antes de una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta
que monto y a qué plazo venderle, y después de la venta el área de cobranza ve que los
plazos de pago se cumplan y cuando no toma medidas para procurar el pago lo antes
posible. Esto viene a estar directamente relacionado con los ingresos de la compañía y con
su capital de trabajo, y se refleja en su salud financiera.

En un mundo ideal todas la ventas serian de contado, pero en la realidad las ventas a
crédito son una necesidad para atraer más clientes, crecer, y darle movilidad al
mercado. Es por esto que toda compañía necesita evaluar el riesgo de financiar
temporalmente a sus clientes y por otra parte procurar el pago oportuno de este
crédito. Cada empresa tiene diferentes políticas y procedimientos, pero todas se enfrentan,
en cierta medida, a los mismos problemas: que tus clientes te paguen tarde, que tus clientes
no te paguen, que un cliente quiebre, el venderle a un cliente que está a punto de alcanzar
su límite de crédito, la resolución internas de las reclamaciones o disputas de los clientes, a
que clientes contactar y como dentro del universo de clientes con pagos retrasados, etc.

Al organizar una empresa o parte de ella es necesario que se observen ciertos factores
que contribuyen a una organización eficaz. En el departamento de Crédito y Cobranza se
deben observar algunas funciones básicas:

Otorgamientos de los créditos: Otorgar créditos a los clientes que desean comprar
mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa.
Estudio de los estados financieros e información anexa: Para tener información
financiera en la decisión de otorgar crédito.
Gestión efectiva de la cobranza: Las gestiones de cobranza deben enfocarse a los clientes
difíciles en sus pagos, considerando el motivo de dicho atraso.
Informes a la gerencia: Deberá presentar informes referentes a los créditos solicitados, los
montos, si fueron aprobados o no.
Control de personal a su cargo: Como jefe del departamento de crédito y cobranza existe
la obligación de supervisar al personal a su cargo.
Determinación de malas deudas: El riesgo de otorgar créditos ha ocasionado malas
deudas que escapan a cualquier control interno. Es responsabilidad del jefe de crédito y
cobranza identificar a los clientes con los que es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas
por considerarlos malos deudores.
Verificación de documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del
departamento de cobranzas es verificar los documentos, para disminuir el riesgo de cartera
vencida.
La verificación se puede hacer sobre los documentos en los siguientes puntos:

- Facturas
- Letras en cartera
- Notas de cargo
- Letras protestadas
- Cheques sin fondos
- Documentos en poder del gestor judicial

Diseño de la acción estructural del dpto. de créditos y cobranzas

Independientemente al tamaño de la estructura orgánica de la empresa sea esta

mayorista, minorista, distribuidora representante; las primeras acciones que tendrá que
realizar el responsable o encargado, será la de implementar un plan de trabajo determinando
las siguientes acciones generales:

Establecer políticas generales sobre la coordinación del manejo operativo del crédito y
la cobranza.

Diseñar un sistema que sea apropiado a las necesidades de la empresa aun cuando esta
no tenga la estructura necesaria.

Confeccionar e imprimir formularios, apropiados a las actividades que piensa desarrollar

la empresa para la supervisión y el Control.

Solicitar el personal que se considere necesario para operativizar y poner en marcha el

sistema.

Establecer la interconexión con las demás áreas principales y secundarias con que
cuenta la empresa, tales como Ventas, Almacenes, Contabilidad, Registros, Caja, Finanzas
etc.

Dentro del criterio administrativo, el crédito y la cobranza deben producir ganancias o

beneficios porque permite la interrelación de dos funciones complementarias como son
incrementar las ventas y garantizar las utilidades futuras mediante la recuperación de la
inversión.

Pero toda función que se complemente en una organización tendrá que tener objetivos
que provengan de la finalidad o naturaleza por los cuales puedan materializarse los
objetivos.
Ubicación en la estructura empresarial:
Esto dependerá del interés que ponga el empresario o ejecutivo de la empresa, para
ejecutar dicha función.

Indistintamente a ello, se puede decir que su ubicación dentro de la estructura orgánica

podrá ser lineal o de apoyo. También puede entenderse que esta decisión dependerá del
tamaño de la organización (pequeña o mediana empresa).

Si fuera lineal, entonces su ubicación estará dentro del área financiera, ventas o de
control, su dependencia a estas funciones conseguirá la homogenización de las funciones
complementarias.

Si fuese de apoyo entonces su ubicación dependerá de la Gerencia, el mismo que

ejercerá un control directo y supervisará a las actividades señaladas.

En cualquiera de los casos, siempre se considera una asesoría staff dependiente o

independiente por parte de un asesor legal y/o un especialista en la materia.

Seguidamente propondremos algunos modelos de estructura organizacional, jerárquica y

ubicación del departamento de Créditos y Cobros dentro de la organización de una
empresa de mediana capacidad.

Instrumentos Del Crédito

Son instrumentos de crédito, los documentos que emplean acreedores y deudores para
justificar los préstamos y garantizar sus derechos.
Estos documentos o escritos, en que constan las promesas, se llaman también títulos
fiduciarios.
Los instrumentos de crédito pueden ser públicos o privados.
Son instrumentos o documentos de crédito público, los títulos, acciones, bonos y demás
obligaciones emitidas por los gobiernos en nombre del Estado, los cuales circulan como
dinero y se cotizan en Bolsa, a un tipo más o menos alto, según sea mayor o menor el
crédito nacional.

Son instrumentos o documentos de crédito privado, las letras, libranzas, pagarés y billetes
emitidos por los particulares como consecuencia de sus operaciones, los cuales circulan
como un signo de moneda y se aceptan en el mercado por un valor mis o menos grande,
según sea mayor o menor la confianza que inspiren.

Los instrumentos de crédito son, por lo tanto, de varias clases. El primero y más simple de
todos es la escritura privada, en que el deudor confiesa haber recibido cierta cantidad que se
obliga a devolver. Este instrumento se conoce también con el nombre de vale; mientras que
el documento privado en que el acreedor se da por saldado, afirmando que el deudor le
entregó lo que le debía, suele llamarse recibo. De aquí se infiere, que la obligación empieza
con el vale y acaba con el recibo.
Para asegurar el cumplimiento de las promesas, evitando engaños, negación de firmas y
otras desconfianzas, a la escritura particular o privada sucedió la escritura pública o
notarial, y a ésta se agregó después la inscripción hipotecaria o mercantil.
Esta clase de documentos dificultan la celebración de contratos, porque no siendo
negociables requieren en cada transferencia una novación embarazosa, más a pesar de eso
subsistirán siempre, por no poderse en algunos casos dar a las obligaciones contraídas otra
expresión fehaciente.

Se inventaron después los documentos a la orden, tales como las letras de cambio, las
libranzas, los pagarés, los warrants y otros títulos endosables, en que la transferencia de los
créditos se hace por un simple endoso, que evita la renovación de los contratos con sus
complicadas formalidades.

Entre los más utilizados por los bancos:

El crédito comercial utiliza en forma general los títulos-valores como son la Letra de
Cambio por su versatilidad y conocimiento en el ámbito comercial, la Tarjeta de Crédito, el
Pagare o el Warrant son utilizados en el sistema financiero como instrumentos de garantía
en la concesión del crédito bancario, para operaciones de crédito a clientes y comerciantes
frecuentemente para aumentar su capital de trabajo, adquirir mercaderías o incrementar sus
activos. Es conocimiento nuestro que la versatilidad y uso de los títulos valores, asumen la
virtud de facilitar la comercialización de bienes y servicios ya que el titular del crédito, no
tiene que notificar la transferencia del mismo al deudor. Merece una atención especial el
Cheque como título valor, para garantizar operaciones de crédito en circunstancias
especiales y que su uso es frecuente en el comercio local.

Otro instrumento utilizado por los bancos e entidades financieras es la Carta Fianza y el
Learsing o Arrendamiento Financiero, la Fianza Bancaria, como una modalidad de crédito
especial, pues la nueva ley de Bancos e entidades financieras la considera como
operaciones activas y como denominación asumen las características de títulos de créditos.
Igualmente la Factura Conformada y el Factoring como nuevas modalidades de
instrumentos financieros.

Además tenemos documentos muy conocidos en el ejercicio comercial como son las
facturas, recibos, y contratos privados que usualmente son considerados como instrumentos
de crédito entre comerciantes y clientes.
No se puede negar que la velocidad y volumen de transacciones comerciales que en los
tiempos actuales exige el comercio, hace que cada día se requieran instrumentos legales,
mecanismos y mercados apropiados para el movimiento de capitales, capaces de brindar
seguridad jurídica y expedición eficaz y eficiente en la atención de los negocios.

Ventajas y desventajas del crédito

El crédito puede ser recomendable si se lo usa con criterio. Sirve para mejorar el nivel de
vida familiar. Por ejemplo, la mayoría de las personas recurre al crédito para comprar sus
casas. La razón principal por la que las personas recurren al crédito es porque no cuentan
con el efectivo necesario para pagar el costo total de un artículo o servicio de una sola vez.
Otra razón es que, a veces, resulta más fácil pagar algo en cuotas iguales.

Cobranzas: Domiciliación de Pagos

Consiste en el cargo automático a las cuentas de clientes comunes a su empresa y a Banco

de Venezuela, siguiendo las instrucciones de cobro de la empresa recaudadora y previa
domiciliación del pago por parte del cliente pagador.

Ventajas:

- Permite la automatización del proceso de cobranza.

- Brinda información diaria para la conciliación.
- Mejora su flujo de caja al contar con información oportuna de cobranza.
- Ofrece identificación del pago efectuado, al cliente deudor, en su estado de cuenta.
Bibliografía

Carlos V. Funciones del departamento de Credito y Cobranza. 31/10/2013, de El blog de

crédito y cobranza en las PyMEs Sitio web:
https://creditoycobranza.wordpress.com/2013/10/31/funciones-del-departamento-de-
credito-y-cobranza/

Álvaro de la Helguera y García. MANUAL PRÁCTICO DE LA CIRCULACIÓN DE LA RIQUEZA. 2006, de

BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales Sitio web:
http://www.eumed.net/libros-gratis/2006a/ah-circ/1o.htm
 Introducción
Es importante que cada empresa tenga un departamento que se encargue de administrar
todos los Recursos Financieros de la empresa, para una cobranza efectiva es fundamental
tener conocimiento del propósito y empleo de cada instrumento que promueva y asegure el
crédito; ya que constituyen las herramientas básicas para sustentar el trabajo profesional;
cada transacción de esta índole los incluye y representa la seguridad y el derecho del
acreedor a recibir el pago ya que todo crédito concedido se convierte en deuda para el
cliente y la deuda genera interés, y costos por el financiamiento que se tiene se ofrece al
cliente por la que compra.
Y es oportuno además conocer las técnicas de la cobranza en sus pormenores, sólo como
única respuesta a asegurar la recuperación de su inversión que se haya hecho en una
organización, empresa o institución.
 Conclusión
No debemos olvidar que para que la cobranza pueda cumplir con su finalidad, la
comunicación deberá ser oportuna para que la información llegue a los medios de decisión
cuando esta sea requerida.

También es necesario tomar en cuenta que cuando se reestructure un departamento de

créditos y cobros es conveniente recalcar que esta estructura varia de una empresa a otra, de
un tipo de negocio a otro, aunque hay ciertas funciones básicas que son comunes a todas.

Por consiguiente no debe cometerse el error de diseñar textualmente la estructuración de

departamento de créditos y cobros de otra empresa similar, aun cuando esto pueda
significarnos menores costos y aparentemente un trabajo mínimo indispensable.
 República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Instituto Universitario de Tecnología Industrial
“Rodolfo Loero Arismendi”
Extensión Maturín

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Junio 2016