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G u ía Téc n i c a d e P reservación en Biblio t e c a s

ISSN 2322-7532

LA GESTIÓN DE RIESGOS EN BIBLIOTECAS

Vol.8
8
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texto legal (de la licencia completa)
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Gu í a Té c n i c a d e P reservación en Bibliotec as

4 A manera de introducción:
la gestión de riesgos en bibliotecas

5 El primer paso: conocimiento del riesgo

9 Conceptos básicos para recordar

11 El segundo paso: la reducción del riesgo

16 El tercer paso: manejar el riesgo

36 Bibliografía

Artículos Sandra M. Angulo Méndez y Maria

Helena Vargas Mejía
Biblioteca Nacional de Colombia
Diseño gráfico/Diagramación/Ilustración
LABN
Sebastian Rojas Acero
Guía Técnica para la Preservación en Bibliotecas
©Biblioteca Nacional de Colombia – 2013
Ministerio de Cultura
Biblioteca Nacional de Colombia
Calle 24 No. 5-60
(57+1) 3 816464
Bogotá, Colombia.
www.bibliotecanacional.gov.co
conservamos 4

A manera de introducción:
la gestión de riesgos en bibliotecas
L a mayor parte de la bibliografía sobre el tema de riesgos en instituciones culturales como bibliotecas,
archivos o museos, se refiere a los riesgos que afectan al patrimonio en términos catastróficos –incendios,
terremotos, robo, explosión o atentados terroristas-; sin embargo, desde la perspectiva de la conservación
preventiva, el riesgo es inherente a cualquiera de los momentos de la gestión de un documento en la biblioteca.

La base teórica de la planificación de riesgos es la vida diaria. En conservación, las decisiones se desarrollan en
un ámbito técnico especializado, por lo que “teóricamente”, sólo después de una larga formación estaríamos
capacitados para resolver problemas; sin embargo, el día a día, la noción de cuidado y supervivencia, propia
de los seres humanos, y las metodologías de manejo de riesgos, cada vez más sencillas y repetitivas, nos
permiten avanzar en este aspecto, uno de los de mayor importancia en el tema de la conservación preventiva
-recordemos que la conservación preventiva en instituciones culturales es del resorte de todos: usuarios,
funcionarios, directivos, administrativos. En este sentido también cabe recordar las palabras de Robert Waller
(1994, pág.12): Idealmente, la conservación preventiva debería ser capaz de identificar y cuantificar todos
los riesgos de una colección (…). Generalmente, carecemos del conocimiento requerido para hacerlo de
forma precisa. Sin embargo, mediante la cuantificación de los riesgos en las colecciones, se pueden obtener
estimaciones útiles (…).

El primer paso: conocimiento del riesgo
1. Conceptos generales sobre regulación de riesgos
en Colombia
En Colombia la gestión de riesgos se ha asociado
con los modelos de gestión empresarial. Se destaca
la legislación sobre salud ocupacional que desde
1979 viene regulando los diferentes aspectos que
motivan riesgos sobre la salud de trabajadores, en
consecuencia se regulan los riesgos industriales y
se dan los parámetros para la definición de riesgos,
desastres, emergencias y su gestión. Las normas de
gestión de calidad así como las de gestión ambiental
son otro de los antecedentes importantes en materia
de evaluación y gestión de riesgos.
En 2004 surge la Norma técnica colombiana 5254
que destaca la metodología para la gestión del
riesgo, y recientemente la Ley 1523 de 2012 “por
la cual se adopta la política nacional de gestión del
riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional
de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras
disposiciones” . Esta ley dicta obligatoriedad a las
instituciones tanto del orden público como privado
a elaborar sus planes de gestión del riesgo, y las
bibliotecas no son la excepción.
Artículo 32. Planes de Gestión del Riesgo. Los tres niveles
de gobierno formularán e implementarán planes de
gestión del riesgo para priorizar, programar y ejecutar
acciones por parte de las entidades del sistema nacional,
en el marco de los procesos de conocimiento del riesgo,
reducción del riesgo y de manejo del desastre, como parte
del ordenamiento territorial y del desarrollo, así como para
realizar su seguimiento y evaluación. (Ley 1523/2012)
2. Valoración global de riesgos
Stefan Michalsky uno de los principales teóricos de
la conservación del patrimonio cultural, establece
nueve agentes del deterioro: 1)Fuerzas físicas
directas (choques, vibraciones, abrasión y gravedad),
2)robo, vandalismo, pérdida involuntaria, 3)fuego;
conservamos 5
4)agua, 5) plagas, 6)contaminantes, 7)radiaciones,
8) temperaturas contraindicadas, 9) índices de
humedad relativa contraindicadas. Posteriormente
en el Manual de gestión de riesgos de colecciones
del ICCROM, se agrega uno más, la disociación.
La disociación, de acuerdo con lo expresado por
R. Robert Waller y Paisley S. Cato en el Manual
de gestión de riesgos del ICCROM, “surge de la
tendencia natural de los sistemas ordenados a
deshacerse a lo largo del tiempo. Para prevenirla, es
necesario modificar los procesos de mantenimiento
y otras barreras. La disociación provoca la pérdida
de objetos, de su información relacionada o de
la capacidad para recuperar o asociar objetos e
información. Este agente puede manifestarse como:
• Eventos únicos, poco comunes y catastróficos;
que provocan importantes pérdidas de informa-
ción, de objetos o del valor de éstos.
• Eventos esporádicos y graves que ocurren cada
ciertos años o décadas, provocando la pérdida
de información, de objetos o del valor de éstos.
• Eventos o procesos continuos que provocan la
pérdida de información, de objetos o del valor
de éstos.
A diferencia de los otros nueve agentes de deterioro
que afectan principalmente el estado físico de los
objetos, la disociación incide tanto en los aspectos
legales como intelectuales y/o culturales de un
objeto, pudiéndose considerar como un agente
metafísico. Otra característica única de este agente,
consiste en que la pérdida de valor de uno o unos
cuantos objetos dentro de una colección, puede
afectar el valor de todo el conjunto. Es por esto
que debe considerarse el efecto de la presencia de
objetos mezclados en los grupos de muestra. La
mayoría de las grandes colecciones son desarrolladas
para sustentar la investigación y para servir como
referencia autorizada. Si un investigador, biólogo,
conservamos 6
arqueólogo o historiador observa una cantidad
pequeña, pero significativa de objetos provenientes
de diferentes grupos que están mezclados entre sí,
la colección completa se considera comprometida;
por consiguiente, unas pocas muestras cruzadas,
pueden lograr que una colección pierda buena parte
de su valor como referencia y para la investigación”.

De acuerdo con la ocurrencia del riesgo podemos

clasificarlos en eventos: 1) raros, es decir los de fre-
cuencia menor, por ejemplo, inundaciones, terre-
motos, incendios grandes, robos, 2) esporádicos, es
decir que pueden ocurrir muchas veces en un siglo,
por ejemplo, fugas de agua, terremotos que ocasio-
nan daños, colapso de mobiliario sobrecargado, ro-
bos menores, y 3) continuos, es decir aquellos que
ocurren de forma continua e intermitente a través
de los años, como por ejemplo el envejecimiento de
los materiales, el amarillamiento del papel periódi-
co, desvanecimiento de colores, corrosión de meta-
les.

De acuerdo con el contexto en el que se presentan los

riesgos sobre los objetos, éstos se analizan de forma
integral, desde la región en el que se encuentran, por
ejemplo, una zona de alta sismicidad tiene mayor
impacto en términos de riesgo sobre los objetos
que otra zona que no lo presente, el sito, es decir el
espacio externo al edificio en donde se encuentran
los objetos, el edificio como principal y mayor
contenedor, la sala y/o reserva técnica en el que se
encuentren, el mobiliario en el que se ubiquen y el
embalaje como elemento más cercano al objeto.
2.1. Aproximación a una metodología propia para
clasificación de riesgos en bibliotecas
Como hemos visto en los dos ítems anteriores
los especialistas de Estados Unidos y Canadá han
desarrollado la metodología de mayor aplicación
hoy en museos, archivos y bibliotecas y en Colombia
existe regulación y legislación para la gestión de
riesgos.
Quienes nos enfrentamos a diario con la
conservación documental, sabemos con claridad
que si bien los estándares ayudan a regular y
conducir las actividades, en este caso preventivas,
éstos no pueden ser camisa de fuerza, ya que la
dinámica de la conservación es cíclica y cambiante.
En este orden de idea, formulamos a continuación
una alianza de las dos vertientes, con el fin de llegar
a una metodología propia para la gestión y manejo
de riesgos en bibliotecas con enfoque tanto en lo
empresarial como en la conservación de los objetos,
dada su entrañable relación, de una parte, y de otra,
porque en nuestra cultura organizacional el manejo
del riesgo desde la perspectiva dela conservación
aún es incipiente y los panoramas de riesgo
empresarial son realizados teniendo en cuenta solo
el aspecto de impacto sobre la empresa, dejándose
de lado el impacto sobre las colecciones que en
esencia son un capital vital de la organización.
El siguiente cuadro resume la clasificación de riesgos
de acuerdo con las normas legales sobre salud
ocupacional, y hace la relación con los principales
agentes de deterioro resaltados en la conservación
con su correspondiente objeto de impacto.
 conservamos 7
CORRESPONDENCIA
CON LOS 10 AGENTES DE
CLASES DE RIESGOS INVOLUCRADOS EN EL EJERCICIO LABORAL, DE
DETERIORO DE ACUERDO OBJETO DE IMPACTO
ACUERDO CON LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA
CON EL MANUAL DE
GESTIÓN DE RIESGOS

Seres humanos / objetos o

CATEGORIA AGENTE colecciones documentales
AGENTE
Seres humanos
Gases, humos, neblinas, rocíos, vapores, fi-
QUIMICOS bras, polvos (material particulado), sólidos,
CONTAMINANTES Objetos o colecciones
líquidos
documentales
RIESGOS HIGIENICOS

Temperatura, humedad, calefacción, ruidos Seres humanos

y vibraciones, iluminación inadecuada, ra-
diaciones ionizantes (emitidas por tubos Ra- TEMPERATURA Objetos o colecciones
FISICOS yos x, aceleradores de partículas y sustan- documentales
cias radioactivas), radiaciones no ionizantes HUMEDAD
(Ultravioleta, infrarroja y radiofrecuencia),
presiones anormales. LUZ y U.V.

PESTES Seres humanos

Bacterias, virus, Rickettsias, hongos e insec-
BIOLÓGICOS
tos. Objetos o colecciones
documentales
Rotaciones y/o movimientos bruscos de Seres humanos
columna, planos de trabajo inadecuados,
mobiliario no ergonómico, máquinas y he- FUERZAS FÍSICAS Objetos o colecciones
rramienta mal diseñadas, sistema hombre- documentales
RIESGOS máquina que no armonizan con el operario,
ERGONÓMICOS diseño inadecuado del puesto de trabajo,
esfuerzo visual, falta de accesibilidad a lí-
neas de alimentación de materia prima,
falta de accesibilidad a líneas de evacuación
de productos.
Cargas excesivas de trabajo, planeación y Seres humanos
organización deficiente del trabajo, fallas en
inducción y/o capacitación, horarios noc- FUERZAS FÍSICAS Objetos o colecciones
turnos, ansiedad, supervisión inadecuada, documentales
grupos de trabajo en contra, oficios o tareas
repetitivas, no reconocimiento del estatus
profesional, presión de tiempos, exceso
de responsabilidades, estabilidad laboral,
imposibilidad de utilizar en el oficio expe-
riencias propias, posibilidades limitadas
RIESGOS de realizar un trabajo satisfactorio y enri-
PSICOSOCIALES quecedor por el bajo nivel de cualificación
exigido por el puesto, bajo nivel de respon-
sabilidad y sujeción del individuo a normas
y métodos, imposibilidad o bajo poder de
decisión sobre los trabajos que se realizan,
desadaptación de trabajadores por cambios
tecnológicos, comunicaciones ambiguas,
desarmónicas y competitivas, relaciones
interpersonales no asertivas, problemas de
tipo familiar, emocional o económicos, en-
torno o vecindario peligroso.
PESTES Seres humanos
Evacuación de residuos o desechos, servi-
cios de higiene, orden, limpieza e higiene en
RIESGOS DE Objetos o colecciones
los lugares de trabajo, aislamiento de servi- documentales
SANEAMIENTO BASICO
cios permanentes como cafeterías o casinos
de las zonas de trabajo.
conservamos 8
Construcción de edificios y locales, ropa, FUEGO Seres humanos
elementos y equipo de protección, preven-
ción y extinción de incendios, electricidad AGUA Objetos o colecciones
alterna, continua y estática, manejo, trans- documentales
porte y almacenamiento de explosivos, uso
de señales con los colores de seguridad,
RIESGOS DE máquinas y herramientas de mano, máqui-
SEGURIDAD nas industriales, herramientas de fuerza mo-
INDUSTRIAL triz, andamios y escaleras, equipos, tanques
y recipientes de almacenamiento, manejo y
transporte manual de materiales, generado-
res de vapor, recipientes y tuberías someti-
das a presión, cilindros para gases compri-
midos, hornos secadores, soldadura eléctri-
ca y autógena, trabajos de pintura a presión.
CONTAMINANTES Seres humanos
Contaminación de agua, contaminación de
AMBIENTALES
aire, contaminación de suelo Objetos o colecciones
documentales
Daño al patrimonio educativo y cultural. DISOCIACIÓN Seres humanos
Edificios o espacios patrimoniales, monu-
mentos, esculturas, cuadros, libros y demás FUERZA FÍSICA Objetos o colecciones
CULTURALES objetos muebles e inmuebles. Patrimonio documentales
inmaterial. ROBO, VANDALISMO

Robo, vandalismo,

En la generalidad de los agentes encontramos coherencia natural; sin embargo podemos entrar a preguntarnos
¿por qué un riesgo sicosocial o ergonómico afecta a los objetos o colecciones documentales?

Mencionábamos ya sobre la relación hombre/colección. En este sentido, por ejemplo, un mobiliario inadecuado
de los talleres de conservación o de las mesas de lectura, afectará al ser humano en su postura física, y a su vez
esta postura puede hacer que el ser humano genere daños sobre los documentos.
 conservamos 9

Conceptos básicos para recordar:

De acuerdo con la metodología de mayor recono- 3.La identificación de riesgos de acuerdo con el
contexto
cimiento durante los últimos veinte años en la ges-
tión de riesgos sobre objetos culturales: Recordemos que el análisis de riesgos sobre los
objetos se realiza en varios contextos:
• Desde la perspectiva de la conservación preventiva,
consideraremos riesgo cualquier tipo de deterioro.

• La gestión integrada de riesgos en bibliotecas se

fundamenta en sistemas de predicción del deterio-
ro basados en modelos empresariales de gestión de
riesgos.

• Desde 2006, el ICCROM, en colaboración con el Insti-

tuto Canadiense de Conservación, el Instituto Holan-
dés de Patrimonio Histórico y el Museo de Ciencias
Naturales de Canadá ha desarrollado una intensa
actividad de formación en la gestión de riesgos en
todo el mundo. Como resultado, publicó en 2009 el
Manual de Gestión de Riesgo en Colecciones.

• Son diez los agentes de deterioro desde la perspecti-

va del riesgo sobre los objetos en bibliotecas.

• Son tres los niveles de ocurrencia de los eventos:

eventos raros, esporádicos y continuos.
• El contexto de ocurrencia de un riesgo es en: región,
sitio, edificio, sala y/o reserva técnica, mobiliario y
embalaje (unidades de almacenamiento).
Iniciemos por los objetos los cuales deben ser
definidos en términos de su importancia, valor,
composición física y estado de conservación. Estos
factores definirán el manejo desde la prevención
que se debe realizar con los objetos.

Importancia, valor
Todos los objetos de una colección deben estar inventariados, catalogados y organizados de
forma tal que tengamos control de todos y cada uno como unidades.
La catalogación debe registrar la información que corresponda con la importancia de algunos
objetos sobre otros de la colección, y de esta forma establecer cuáles son los objetos más
importantes, valiosos o representativos de la colección para darles un amparo y cuidado especial.
Esta información es principal en el proceso de gestión del riesgo, pues facilitará su manejo y
protección.

Composición física
Estado de conservación
Identificar objetos vulnerables a diversos riesgos, por ejemplo: las libros con papeles estucados
son altamente vulnerables cuando se mojan, pues sus hojas se pegan, los papeles con menor
cantidad de agua interna como el papel periódico, son más vulnerables a la combustión, las tintas
o pigmentos en obras gráficas pueden disolverse, correrse o fugarse si se mojan.
Las obras delicadas, friables o frágiles deben ser reconocidas en un panorama de riesgos para así
tener mejor control sobre ellas.
conservamos 10

En relación con los contextos podemos generalizar así:

En el embalaje Se asocian riesgos cuando los embalajes no son apropiados y tienen materiales
inestables como por ejemplo cartones ácidos que por el contrario de proteger,
generarán mayor deterioro.
En el mobiliario Se asocian riesgos cuando el mobiliario no es metálico, está en mal estado como
por ejemplo con corrosión, tiene partes defectuosas como puntas, tornillos
salientes y similares.
Cuando los objetos están mal ubicados en la estantería, por ejemplo, libros de
gran formato ubicados sobre su corte de lomo o frontal.
En la sala y/o reserva técnica Cuando ésta no tiene los elementos de seguridad industrial necesarios (extintores,
detectores de humo, alarmas). Cuando el espacio presenta daños estructurales,
daños en equipos de aire acondicionado, cuando tiene tapetes, fuentes de
iluminación no protegidas, corrientes de aire, fuentes de contaminación y
polución, instalaciones eléctricas viejas, obsoletas o a la vista.
En el edificio Cuando está ubicado en zonas de alto riesgo, laderas, cercano a sitios que
propicien contaminación química, física, biológica o de saneamiento, cuando no
tiene salidas de emergencias adecuadas, señalización adecuada, pisos, techos
o paredes debilitados o amenazantes, daños estructurales, no posee planta
eléctrica, pararrayos, cableados antiguos, redes de agua antiguas, fugas o daños
hidráulicos.
En el entorno al edificio Cuando es una zona vegetal, con animales, con fábricas, vías de alto tráfico, con
ríos o mar cercano.
En la región Cuando la zona tiene fallas geográficas, es costera o fluvial. Cuando tiene
volcanes.
 conservamos 11

El segundo paso: la reducción del riesgo

La reducción del riesgo es el segundo componente de manejo integral de riesgos en bibliotecas de acuerdo con la
normatividad vigente. En el entorno de la conservación se destaca dentro la literatura alusiva al tema el uso de
la disciplina 5´S1 , y la traemos a nuestro curso, pues es un buen principio de organización que nos puede guiar
la tarea.

SEIRI (separar –seleccionar, clasificar)
Eliminar del área de trabajo todo aquello que no sea
necesario, organizando y despejando los espacios.
Por ejemplo: desechando objetos, muebles, estantes
y máquinas obsoletas o deterioradas, expurgando
documentos duplicados o cantidades de ejemplares
de un mismo título, encuadernando documentos en
mal estado, seleccionando documentos más antiguos,
exclusivos o costosos, elaborar inventario de objetos.

SEITON (ordenar) “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” En este
sentido esta actividad invita a estandarizar o normalizar
cuál es el sitio que le corresponde a cada documento y la
forma de hallarlo. De igual forma los materiales, accesorios
y sistemas de seguridad, control y de conservación los
cuales deben ser de conocimiento general del personal.
SEISO (limpiar) Limpieza y revisiones diarias. La limpieza ayuda a
mantener los espacios en condiciones de buen aspecto
y comodidad, y las revisiones diarias, permiten conocer
los problemas, daños o necesidades que se ocultan con
el desorden y la suciedad. De esta forma se conocen
los riesgos, lo que permite hacer su correcta y oportuna
gestión.
SEIKETSU (Sistematizar-estandarizar-pulcritud) Más que una actividad, este principio invita a generar
conductas repetitivas de las tres acciones anteriores, en
ese sentido se trata de generar protocolos y prácticas
secuenciales.
SHITSUKE (Disciplina – hábito-seguir mejorando) Más que una actividad, en esta fase se espera tener
hábitos y rutinas consolidadas en la biblioteca, de forma
tal que las personas, usuarios y funcionarios, adquieran
una fuerte conciencia en relación con los estándares
de efectividad organizativa: Productividad, calidad,
rentabilidad, entrega de información, seguridad y medio
ambiente y moral o satisfacción en el trabajo.

En términos generales, reducir el riesgo depende de la gestión, acción y control efectivo que hagan los
encargados de la colección en primera instancia, el personal de conservación y la administración de la
biblioteca.

1Corresponde a la práctica de cinco principios propuestos por el ingeniero japonés Kaoru Ishikawa: Siri, Seiton, Seiso, Seiketsu y
Shitsuke.
 conservamos 12
La gestión de riesgos valorada a través de medidas, parámetros y cantidades, permite establecer una escala
que facilita la toma de decisiones, puesto que las necesidades y expectativas surgirán de forma lógica y
siempre pueden ser compartidas con otros responsables de la institución, adoptando medidas consensuadas
basadas en mediciones, cálculos representaciones gráficas, siempre será más ilustrativas que las abstracciones
habituales de los restauradores conservadores.

De acuerdo con la metodología que desarrolla la Biblioteca Nacional, todas las amenazas pueden ser
encasilladas en alguno de los 10 agentes del ICC, lo que es fundamental en la metodología de la planificación
de riesgos. Si bien se trata de riesgos genéricos, éstos pueden revestir diferentes formas y gravedades, de
manera que durante el proceso de evaluación pueden aparecer otros que pueden ir añadiéndose en armonía
con los agentes de correlación establecidos en la tabla del numeral 2.1.

La siguiente tabla intenta ser un instrumento de ayuda para realizar el análisis y valoración de los riesgos.
Se trata de una herramienta que integra varias metodologías de evaluación de riesgos, entre ellas la del ICC.
Con ésta podemos hacer la predicción del riesgo siendo éste un factor de gran importancia al momento de
levantar informes que motiven y justifiquen las acciones a realizar.
Número de expuestos /afectados

Descripción Factor de
de efectos ponderación:
(FP) Corresponde
o posibles
al número de
consecuencias obras expuestas
Fuente del
Fecha Agentes de a cada riesgo, ACCIONES
riesgo Riesgo Consecuencias Exposición Probabilidad
riesgo del agente del Riesgo al riesgo de ocurrencia
dividido por el A
o factor total de obras REALIZAR
de la colección.
generador del Constituye la
riesgo valoración de
la extensión del
daño.

Constante: La
1)Fuerzas situación ocurre
físicas directas continuamente o Muy alta:
Catastrófica: Pérdida muchas veces Inminente.
(choques, total o casi total de al día).
vibraciones, valor de cada objeto
abrasión y afectado.
1) Región gravedad) Frecuente:
Cantidad de documentos expuestos de

2)robo, Frecuentemente Alta: ocurre con

2) Entorno frecuencia.
3) Edificio vandalismo, o algunas veces
pérdida al día.
4) Sala Grave: Pérdida
Ocasional: Factor de
5) involuntaria Relación considerable de
Ocasionalmente o Media: Cuando es ponderación:
Mobiliario 3)fuego de hechos valor de cada objeto
(FP) Corresponde
la colección

algunas veces a la muy posible, nada

 Fecha que 4)agua que ayude a afectado.
6) Embalaje semana). extraño de que al número de
se realiza la 7) obra 5)plagas dimensionar la ocurra. obras expuestas  
evaluación 6) potencialidad a cada riesgo,
contaminantes o realidad del dividido por el
Remota:
Media: Pérdida total de obras de
7)radiaciones daño. Remotamente Baja: Cuando es
pequeña de valor de la colección.
8)temperaturas Es la posible, el muy remota, pero
cada objeto afectado.
contraindicadas amenaza, patrimonio está posible.
expuesto una vez
9)índices de daño o Bajo: Pérdida mínima al mes o pocas
humedad deterioro. de valor de cada veces al año.
relativa objeto afectado. Muy baja: Nunca
ha sucedido en
contraindicadas.
muchos años
10)Disociación de exposición al
Leve: Pérdida
insignificante de Lejana: la factor de riesgo,
11)Tecnológicos valor de cada objeto exposición es 1 casi imposible que
afectado. vez al año. ocurra, pero es
concebible.
 conservamos 13
A manera de ejercicio, realicemos la evaluación de riesgos en el siguiente escenario:

Agente Riesgo Escenario

Fuerza física Rotura de la Desgarro de la cofia: La colección infantil conformada por 1.000 libros
encuadernación está colocada en filas muy apretadas y cuando los usuarios toman los
libros, los tiran de la cofia. Se han registrado mensualmente 20 casos en
los últimos dos años.

Humedad Microorganismos en el Puntos rojizos en el papel y encuadernación: 1 caja con 50 revistas se

excesiva papel humedeció por una gotera del techo. Este caso se ha reportado 5 veces
en el año.

mobiliario Distancia entre suelo y Desde la instalación de la estantería, la totalidad tienen el último
balda inferior < 150 mm. entrepaño a 5 cms retirado del suelo.

Vandalismo Pérdida de soporte e Grabado de Sergio Trujillo: El libro fue dado en préstamo en la sala de
información lectura a un usuario que cortó y sustrajo un grabado del mismo. Es un
Disociación caso reportado en los últimos 20 años.

Fuego Quemaduras Cintas de video: Por choque eléctrico producido en la sala patrimonial,
hubo fuego y se destruyeron totalmente 70 videos (copia máster) de
1.000 objetos de la colección.
 conservamos 14

En tal caso, diligenciando la tabla sugerida, el ejercicio tiene el siguiente resultado:

Número de expuestos /afectados

Factor de
ponderación:
Descripción de (FP) Corresponde
efectos o posibles al número de
consecuencias obras expuestas
Fecha Fuente del riesgo a cada riesgo,
Agentes de riesgo Consecuencias Exposición Probabilidad ACCIONES A
del agente o factor dividido por el
del Riesgo al riesgo de ocurrencia REALIZAR
Riesgo generador del total de obras
riesgo de la colección.
Constituye la
valoración de
la extensión del
daño.

Constante: La
situación ocurre
continuamente
Catastrófica: Muy alta:
o muchas veces
Pérdida total o Inminente.
al día).
casi total de valor
de cada objeto
afectado.
1)Fuerzas físicas Frecuente:
directas (choques, Cantidad de documentos expuestos de Frecuentemente Alta: ocurre con
vibraciones, o algunas veces frecuencia.
abrasión y al día.
1) Región gravedad) Grave: Pérdida Ocasional:
2) Entorno Factor de
2)robo, vandalismo, considerable de Ocasionalmente
3) Edificio Media: Cuando es ponderación:
pérdida involuntaria valor de cada objeto o algunas veces
4) Sala Relación de muy posible, nada (FP) Corresponde
la colección

3)fuego afectado. a la semana).

5) Mobiliario hechos que ayude extraño de que al número de
4)agua
  6) Embalaje a dimensionar la ocurra. obras expuestas  Propuesta a realizar
5)plagas
potencialidad o a cada riesgo,
6)contaminantes
realidad del daño. Remota: dividido por el
7)radiaciones
Media: Pérdida Remotamente total de obras de
8)temperaturas Baja: Cuando es
pequeña de valor posible, el la colección.
contraindicadas muy remota, pero
de cada objeto patrimonio
9)índices de posible.
afectado. está expuesto
humedad relativa
una vez al mes
contraindicadas.
Bajo: Pérdida o pocas veces
10)Disociación
Es la amenaza, mínima de valor al año. Muy baja: Nunca
daño o de cada objeto ha sucedido en
deterioro. afectado. muchos años
de exposición al
factor de riesgo,
Leve: Pérdida Lejana: la
insignificante de casi imposible que
exposición es 1 ocurra, pero es
valor de cada objeto
afectado. vez al año. concebible.

Rotura de la Solicitar la compra

encuadernación de 1 estante más
Desgarro de la cofia: para la colección.
La colección infantil
conformada por Reorganizar la
1.000 libros está colección dejando
colocada en filas movimiento en cada
480/1.000

muy apretadas y estante.

Embalaje/
1-1-12
almacenamiento as
Fuerzas físic cuando los usuarios
toman los libros,
MEDIA FRECUENTE ALTA 66%

los tiran de la cofia. Mientras se

Se han registrado adquiere el nuevo
mensualmente 20 estante, reubicar
casos en los últimos en doble fila los
dos años. documentos.

Humedad Solicitar a la
excesiva administración
la corrección del
Puntos rojizos techo, advirtiendo
en el papel y que la situación es
encuadernación: 1 grave, frecuente con
Embalaje
probabilidad muy
50/2.000

caja con 50 revistas

1-1-12 Humedad relativa se humedeció por GRAVE FRECUENTE MUY ALTA 2,5% alta lo que significa
Reserva técnica de una gotera del que cada vez
revistas techo. Este caso más documentos
se ha reportado 5 pueden afectarse.
veces en el año.
Enviar a
saneamiento la
documentación.
 conservamos 15
Distancia entre Desde la instalación
suelo y balda de la estantería, la Levantar el último
inferior < 150 totalidad tiene el entrepaño a la
mm. último entrepaño altura adecuada.
a 5 cms retirado
del suelo. Esta Instalar

2000
1-1-12 Mobiliario Humedad relativa LEVE CONSTANTE MUY ALTA 100%
colección está en deshumidificadores
el sótano donde el
nivel de humedad Controlar el
es inestable por el ambiente de forma
alto nivel freático del permanente.
suelo.

Pérdida de Revisar el protocolo

soporte e de seguridad de
información Grabado de Sergio la sala.
Trujillo: El libro fue
dado en préstamo Revisar cámaras
Vandalismo en la sala de lectura de monitoreo (si
a un usuario que las hay), revisar
1-1-12 Sala GRAVE LEJANA BAJA 100%
cortó y sustrajo préstamos del día y
disociación un grabado del monitorear para dar
mismo. Es un caso con el ladrón.
reportado en los
últimos 20 años. Adelantar lo
necesario en el tema
jurídico.

Quemaduras Cintas de video: Por Solicitar la revisión

choque eléctrico general de las
producido en la instalaciones
sala patrimonial, eléctricas, revisar
hubo fuego y los protocolos
1-1-12 Sala Fuego se destruyeron CATASTRÓFICA LEJANA BAJA 7% de manejo de
totalmente 70 emergencias.
videos (copia Revisar extintores
máster) de 1.000 y hacer las
objetos de la correcciones
colección. necesarias.
conservamos 16

El tercer paso: manejar el riesgo

Ya hemos mencionado que la gestión integral de
riesgos en una biblioteca no puede estar desligada
del plan de emergencias de la entidad, es decir del
plan organizacional de atención para emergencias
y desastres, el cual constituye una herramienta
de trabajo que plantea un conjunto de acciones
a ejecutar por parte de una organización, para
prevenir y/o atender en forma oportuna y eficaz,
cualquier amenaza, evento o accidente que ponga
en riesgo la vida e integridad de personas, bienes,
servicios, o el entorno ambiental.
En una emergencia tenemos situaciones ocasio-
nadas por eventos de origen natural, social o tec-
nológico, que implican el estado de perturbación
parcial o total de un espacio físico, mientras que un
desastre, constituye las consecuencias de carácter
grave sobre las personas, los bienes, los servicios y
el medio ambiente, producidas como resultado de
una emergencia en donde se excede la capacidad
de respuesta de la comunidad afectada.
Antes de entrar en el detalle del manejo de
una emergencia o desastre que afecta nuestras
colecciones, hagamos un repaso de la estructura
de un plan de emergencias en bibliotecas y los
protocolos de actuación para diferentes casos de
emergencia.
3.1. Elementos del manual de emergencias y
desastres en una biblioteca.
Las bibliotecas como cualquier otra entidad de ser-
vicio público, deberán tener desarrollados, aproba-
dos y publicados sus manuales de emergencias. Un
manual inicia con la conformación de un comité de
emergencias en quien recae la función de analizar
la situación de la biblioteca, las posibilidades técni-
cas y de personal, y elaborar un programa ajustado
a la realidad. El documento que deberá seguir el si-
guiente proceso:
• Estar escrito y redactado de forma clara, precisa y
corta
• Publicar una copia en una zona visible de la biblio-
teca.
• Entregar una copia al personal de vigilancia.
• Ser de conocimiento de cada funcionario, por ello es
importante publicarlo en la intranet y página web de
la biblioteca.

La estructura del Manual es la siguiente:

Sección Contenido
1. Introducción Declaración de intenciones sobre el contenido del manual. Mención del comité orga-
nizador, historia del proyecto, etc.

2. Localización de copias Listado completo y detallado de los departamentos donde se ha dejado una copia en
papel. También se incluirán las direcciones electrónicas donde se puede consultar, así
como un listado de personas que pueden aclarar conceptos o dudas.

3. Árbol telefónico interno Listado de las personas integrantes del plan con sus correspondientes números de
teléfono, en una jerarquía de responsabilidades. El listado ha de ser revisado periódica-
mente y cualquier cambio en alguno de los integrantes, deberá ser comunicado para su
corrección. Los integrantes del plan deberán tener una copia en su domicilio particular.
Las listas deben estar bien organizadas y ocuparán, como máximo una sola página para
facilitar su localización.
 conservamos 17
4. Árbol telefónico exter- Listado telefónico con los principales teléfonos externos: Bomberos, policía, ambulan-
no cias, cámara de congelación, etc. El listado ha de ser revisado periódicamente.

5. Protocolos de emergen- Las acciones que se deben realizar en caso de emergencia han de ser claras, breves
cia y sumamente esquemáticas. Atendiendo a los resultados de la evaluación, el comité
creará las hojas oportunas, prescindiendo de las que, por su baja o nula probabilidad, es
poco factible que se produzcan en el centro. Es importante que estas hojas se personali-
cen y, junto a líneas del estilo avise al coordinador de emergencias o avise al encargado
de mantenimiento, se incluya la extensión telefónica o número de contacto. De modo
general, se incluirán protocolos para Incendio, Inundación, Accidentes, Amenazas de
bomba y Cortes de luz.

6. Recursos internos Listado de materiales, ubicación y cantidades disponibles.

7. Recursos externos Listado de instituciones análogas con especialistas, centros que ofrecen servicios o in-
formación sobre catástrofes en la zona y direcciones de las empresas dedicadas a la
fabricación de los suministros necesarios, como cajas de plástico, ventiladores, bombas
de agua, plantas eléctricas.

8. Prioridades de salva- Corresponde a la selección documental previamente realizada y ubicada en planos.

mento

9. Planos de salvamento Planos del edificio, vías de evacuación y localización de colecciones prioritarias, locales
destinados a las labores de recuperación, puntos de encuentro, zonas prioritarias en
el rescate, etc. Las colecciones prioritarias deben estar claramente identificadas en el
manual con el fin de que los responsables de la recuperación puedan localizarlas rápi-
damente y atender a su rescate en primer lugar siguiendo los códigos de color fijados
por el comité.

10. Recomendaciones Conjunto de documentos elaborados por el comité o por otras instituciones en las que
para el salvamento se describe pormenorizadamente las actuaciones para la manipulación de los docu-
mentos.

11. Recursos electrónicos Directorio de páginas Web con la información organizada temáticamente: Instituciones,
modelos de planes de desastres, bibliotecas virtuales, etc.

12. Agradecimientos A modo de reconocimiento, el manual deberá incluir una lista con los participantes en
la redacción del plan.

13. Anexos Listado con hojas de recursos y otras informaciones adicionales.

conservamos 18
3.2. Pasos para la preparación general de un plan
de emergencias para documentos.
Realice o mantenga al día el inventario de su co-
lección. Tenga listo el mapa, plano o plan que le
permita identificar, seleccionar y trasladar rápida y
efectivamente los materiales de trascendental im-
portancia (por su valor patrimonial, por vulnerabili-
dad del material, por ser irremplazables, ejemplares
únicos, etc.) que fueron identificados con anteriori-
dad para que sean atendidos prioritariamente. Así
como los materiales que puedan ser remplazados
fácilmente o descartados para dejarlos de última
atención si fuere necesario.
Adelante las medidas de seguridad preventivas
que se han establecido para áreas de depósito y
consulta para bibliotecas.
Prepare y diseñe según sus necesidades y
posibilidades el plan de emergencias para rescate
de documentos teniendo en cuenta los siguientes
temas:
a. Comunicaciones internas y externas de coordinación
del plan de emergencias, para pedir apoyo, para informar
a la ciudadanía, etc.
b. Provisiones requeridas para el rescate de documentos.
c. Provisiones requeridas para el bienestar de los
rescatistas.
d. Seguridad del área, de las obras y los rescatistas.
e. Documentación de los daños, las obras, los traslados,
los primeros auxilios.
f. Traslados de rescate de las obras y para primeros
auxilios.
g. Estrategias de primeros auxilios de documentos según
tipologías y características de materiales y soportes.
h. Readecuación del área para evitar daños mayores,
detener el evento o recuperar las condiciones perdidas
por el evento.
Diseñe, establezca, prepare y disponga lo requerido
por los protocolos que el personal rescatista deberá
tener y conocer para adelantar las tareas del plan de
emergencias.
Conozca, adelante o promueva los planes de
emergencia de la localidad, de la entidad, municipio,
etc. y coordine con ellos su plan de emergencias para
documentos. Realice simulacros coordinados con
ellos para que las acciones en caso de ser necesario
sean complementarias.
3.3. Consideraciones para la efectividad del plan
de emergencias.
Procure gestionar y mejorar su plan de emergencia
para documentos permanentemente apoyándose
en alianzas, asesorías, donaciones, padrinazgos, etc.
para su colección.
Prevea, prepare y disponga con tiempo los
materiales que sirvan para proteger las obras o
estanterías que aún estuvieran amenazadas y que no
fueran afectadas. Véase 3.5.1. Elementos necesarios
para el salvamento de colecciones. Tabla PLAN DE
PREPARACIÓN.
La respuesta al daño producido por agua debe
ser rápida y eso se logra si se han tomado las
medidas necesarias como el diseño, aplicación, y
simulacros de protocolos construidos para atender
emergencias tipo accidente, siniestro o desastre en
pequeña, mediana o gran escala (desastre).
Atienda con prontitud la emergencia ya que permite
un rescate y atención efectiva. Las primeras 48 horas
son críticas porque es la oportunidad para detener o
minimizar los daños en la documentación.
Las acciones de rescate de la documentación se
inician una vez se haya garantizado que la situación
es estable y que no se pone en riesgo los rescatistas.
La coordinación con las instancias administrativas,
policiales, de bomberos y defensa civil, brigadas
de emergencia para personas, etc. permite cumplir
eficientemente este objetivo.
La revisión general de los daños y la “activación” de
los protocolos y controles de traslados de obras y
personas que se hayan establecido con anterioridad
según el tipo y nivel de accidente, siniestro o desastre
se debe hacer cuando el equipo de rescatistas esté
preparado.
 conservamos 19
El personal rescatista de las colecciones u obras debe 3.4. Protocolos de actuación del Manual de emer-
contar con personal suplente de apoyo, tener en- gencias y desastres
trenamiento previo y recursos para desempeñarse.
Véase 3.5.1. Elementos necesarios para el salvamen- Los protocolos a continuación relacionados preten-
to de colecciones. Tabla PLAN DE PREPARACIÓN. den ser un referente para el plan de emergencias, y
han sido tomados de la literatura referenciada en la
bibliografía, así como de casos de experiencia abor-
A. Rescatista coordinador de comunicaciones. Responsa- dados en la Biblioteca Nacional de Colombia.
ble de coordinar con área administrativa de la entidad y
con entidades de apoyo los planes ya establecidos para
la recepción de apoyo de personal entrenado de otras • EVACUACIÓN DEL EDIFICIO ANTE UNA EMERGENCIA:
entidades, de insumos donados, de equipos para adelan-
tar procesos, y de estrategias para atender emergencia a 1. Mantenga la calma
inmediato, mediano y largo plazo. Se apoya en el suplen-
te que se hace cargo a su vez de coordinar y atender la 2. Avise a la dirección.
información que se deba suministrar al público y prensa.
3. Apague todos los equipos y máquinas.
B. Rescatista coordinador de provisiones. Responsable
del control de elementos para las actividades del rescate
de las obras.
4. Coja sus llaves, cartera o bolso, si es posible.
Olvídese de objetos pesados o voluminosos.
C. Rescatista coordinador de seguridad. Responsable
de coordinar los temas relacionados con la seguridad 5. Diríjase hacia las puertas de salida con tranquili-
y estabilidad del área y de los rescatistas. Impedir el dad, ayudando al resto del personal a salir.
ingreso no autorizado de personal ajeno a las tareas del
plan de emergencia y evitar la pérdida de bienes u obras 6. A su paso, cierre todas las puertas una vez com-
o personas verificando lo que establezca el rescatista probado que nadie queda en el interior.
coordinador de documentación y de traslados de
material. 7. Revise los aseos u otras zonas donde puede
quedar personal.
D. Rescatista coordinador de documentación y de
traslados de material. Responsable para autorizar y
supervisar el traslado de obras implementando de forma 8. Utilice únicamente las vías de emergencia.
sistemática el proceso de control establecido (evitando
perder la identificación original del documento o el 9. No utilice nunca los ascensores.
alternativo en caso que fuere necesario aplicarlo).
10. Reúnase en una zona segura con el resto del
E. Rescatista coordinador de primeros auxilios de docu- personal.
mentos. Responsable de diagnosticar, definir, coordinar
y controlar la ejecución de los primeros auxilios según 11. Espere órdenes y colabore sólo cuando se solici-
las categorías asignadas. La metodología para clasificar te su ayuda.
el estado físico de conservación de los objetos, se reali-
za de acuerdo con tres categorías las cuales se asimilan
con la semiótica del semáforo, es decir, identificadas con
los colores verde, amarillo y rojo, para indicar niveles de •RESPUESTA GENÉRICA ANTE CUALQUIER EMER-
daño entre bajo, medio y alto, así: BAJA-VERDE, MEDIA- GENCIA NO PREVISTA:
AMARILLO, ALTA-ROJO.
1. Mantenga la calma.
F. Rescatista coordinador de readecuación del área.
Responsable de diagnosticar, diseñar, asesorar y si 2. Avise a seguridad, o, en su defecto, a la dirección.
fuere el caso ejecutar las medidas establecidas para la
readecuación inmediata, a mediano y largo plazo de área 3. Evacuar si cree necesario, ayudando al resto de
afectada. las personas por las vías previstas.
conservamos 20
4. Reúnase en una zona segura con el resto del 4. Evite en lo posible la entrada descarga cerrando
personal. puertas y taponando entradas.

5. Espere órdenes y colabore sólo cuando se solici- 5. Si está en riesgo la seguridad personal, desaloje
te su ayuda. la zona ayudando a las personas que lo precisen.

•EMERGENCIA POR INCENDIO: 6. Si no es posible la salida, suba a los pisos altos

del edificio y haga notar su presencia.
1. Mantenga la calma.
7. Abandone la zona cuando se le ordene.
2. Active las alarmas de incendios y avise al cuerpo
de bomberos.
•EMERGENCIA POR DERRAME SEVERO DE AGUA:
3. En focos incipientes y si posee formación en el
manejo de sistemas de extinción, actúe sobre el 1. Mantenga la calma.
foco con extintores portátiles.
2. Avise a la dirección.
4. Si es posible, corte la electricidad.
3. Corte la corriente eléctrica.
5. Desaloje la zona ayudando a las personas que lo
precisen. 4. Cierre las llaves de paso de agua.

6. Cierre las puertas una vez desalojada la zona. 5. No recoja el agua.

7. No rompa las ventanas. 6. Una vez acotado el espacio siniestrado, tome

fotografías del siniestro y proceda a secar el
8. Evite quedarse entre el fuego y la salida. suelo.

9. Si el humo es denso, camine de rodillas. 7. Proceda a evacuar la documentación de forma

ordenada.
10. Antes de abrir una puerta, tóquela y, si está
caliente o sale humo por las rendijas, no la abra. 8. Ponga los documentos en pilas de unos 40 cm.
Busque otra salida. como máximo en una zona seca y aireada.

11. No pierda tiempo salvando posesiones. 9. Informe a la dirección para proceder a la estabili-
zación y secado de la documentación.
12. Reúnase en una zona segura con el resto del
personal. 10. Abandone la zona cuando se le ordene.

13. Espere órdenes y colabore sólo cuando se

solicite su ayuda. •EMERGENCIA POR FILTRACIONES DE AGUA O POR
PLAGA DE HONGOS:

•EMERGENCIA POR INUNDACIÓN DE AGUA: 1. Mantenga la calma.

1. Mantenga la calma. 2. Avise a la dirección.

2. Avise a la dirección. 3. Cierre las llaves de paso de agua.

3. Corte la corriente eléctrica. 4. Retire los documentos de la pared.


5. Tome fotografías del siniestro y proceda a retirar
la documentación.
6. Proceda a evacuar la documentación de forma
ordenada.
7. Ponga los documentos en pilas de unos 40 cm.
como máximo en una zona seca y aireada.
8. Informe a la dirección para proceder a la estabili-
zación y secado de la documentación.
9. Abandone la zona cuando se le ordene.
•EMERGENCIA POR ATRACO:
1. Mantenga la calma.
2. No intente desarmar a los atracadores o actuar
por cuenta propia.
3. Si puede hacerse sin conocimiento de los
asaltantes ni riesgo para los ocupantes, póngase
en contacto con alguien del exterior para que
avise a la Policía.
4. Siga las instrucciones de los asaltantes, evite
contrariarles.
5. Memorice las características físicas de los asal-
tantes, su modo de hablar o algún rasgo impor-
tante –cicatrices, tatuajes, adornos corporales-.
•EMERGENCIA ANTE UN OBJETO EXTRAÑO, POSI-
BLEMENTE UNA BOMBA:
1. No olvide que su vida puede estar en grave
peligro.
2. Mantenga la calma.
3. Desaloje con discreción la zona ayudando a las
personas que lo precisen.
4. Avise a la dirección del centro.
5. No manipule, mueva ni golpee el objeto sospe-
choso. Memorice los detalles del paquete.
conservamos 21
6. No propague rumores.
7. Desaloje completamente el edificio sin alarmar
al personal para evitar el pánico.
8. Reúnase con el resto del personal en una zona
segura.
9. Espere instrucciones de la Policía y informe de
las características del paquete.
• EMERGENCIA POR AMENAZA DE BOMBA:
1. No olvide que su vida puede estar en grave
peligro.
2. Mantenga la calma.
3. Escuche con atención y conteste con tranquili-
dad. Intente alargar la conversación.
4. 4.Haga las siguientes preguntas:
• ¿Dónde está colocada la bomba?
• ¿Cuando va a explotar la bomba?
5. Mientras habla, escriba una nota para alertar
a un compañero. En caso contrario, avise a la
dirección en cuanto cuelgue.
6. Intente retener en la memoria la conversación y
aquellos elementos que pudieran identificar al
autor o el lugar donde se encuentra: Sexo, edad,
tipo de voz, sonido de fondo y lenguaje emplea-
do en la amenaza.
7. Desaloje completamente el edificio sin alarmar
al personal para evitar el pánico.
8. No propague rumores.
9. Reúnase con el resto del personal en una zona
segura.
10. Espere instrucciones de la Policía.
conservamos 22
•EMERGENCIA POR UN TEMBLOR DE TIERRA:
1. Mantenga la calma.
2. Desaloje el edificio ayudando a las personas que
lo precisen.
3. Manténgase alejado de ventanas, estanterías o
muebles que podrían romperse o desplomarse.
4. Si no es posible evacuar el edificio, protegerse
bajo las estructuras más sólidas como dinteles
de puertas, vigas y pilares maestros.
5. No encienda velas, cerillas o corriente eléctrica.
6. Una vez pasados los temblores, salga al exterior
del edificio por las vías previstas.
7. Reúnase con el resto del personal en una zona
segura.
8. Espere instrucciones.
•EMERGENCIA POR TERREMOTO:
1. Mantenga la calma.
2. Si el edificio es seguro, no intente salir.
3. Colóquese bajo las estructuras más sólidas
del edificio (dinteles de puertas, vigas y pilares
maestros) o mobiliario resistente.
4. No corra hacia las salidas o hacia las escaleras.
5. Manténgase alejado de ventanas, estanterías o
muebles que podrían romperse o desplomarse.
6. No encienda velas, cerillas o la corriente eléctrica.
7. Apague los focos de fuego con el extintor
apropiado.
8. Una vez pasados los temblores, salga al exterior
del edificio por las vías previstas.
9. Reúnase con el resto del personal en una zona
segura.
10. Espere instrucciones.
•EMERGENCIA DE HURACÁN, TORNADO O TORMEN-
TA TORRENCIAL:
1. Mantenga la calma.
2. Mantenga encendida la radio local en espera de
noticias e instrucciones.
3. Planifique las necesidades antes de que se
produzca la tormenta.
4. Refuerce o fije los elementos del exterior del
edificio.
5. Abra ligeramente las ventanas situadas en el
extremo contrario a la dirección de la tormenta.
6. Refuerce las ventanas con tableros de madera o
cinta de precinto en forma de aspa.
7. Desconecte los equipos que no sean de
emergencia, la electricidad, el gas y el agua.
8. Proteja la documentación de valor en
contenedores resistentes al agua y colóquela en
una zona segura del edificio.
9. Asegúrese de que los equipos de emergencia
–generadores, planta, linternas, botiquín, etc.-
están en perfecto uso y con el abastecimiento
necesario.
10. Salvo el servicio de vigilancia y miembros del
equipo de emergencia, desaloje el edificio,
asegurándose de que cuentan con alimentos
y medios de telecomunicación de uso en
emergencias.
11. Para la protección del personal, evite lugares
espaciosos de resistencia dudosa.
12. Mantenga la comunicación constante con el
personal que queda en el interior del edificio.
 conservamos 23
3.5.Manejo del salvamento de documentos

Una vez que se ha producido un desastre, es necesario actuar con calma y seguridad para procurar reducir los
efectos destructivos del siniestro. La visión de un depósito incendiado o de un edificio totalmente arruinado
puede llenar de desánimo y consternación a los trabajadores, pero hay que mantener la cabeza fría y motivar
a las brigadas para que actúen según lo que ya se ha ensayado durante los cursos de formación y en los
simulacros.

Las primeras operaciones que se realizarán son comunes a todo tipo de catástrofe y son la primera toma
de contacto con el suceso. Es en estos momentos cuando se hace más necesaria la capacidad de gestión y
resolución de problemas del coordinador de desastres y, en gran medida, condicionarán la tasa de recuperación.

Etapa Objetivo Acciones Personas implica-

das
• Valorar el tamaño del desastre.

• Evaluar el daño en términos culturales.

• Calcular del número de brigadas de trabajo.

1. Valoración del sini- Establecimiento del plan • Planificación del salvamento.

estro de acción
• Valoración de si las operaciones se pueden realizar en el propio
recinto.
• Coordinador de
• Decidir la suspensión de actividades. desastres.
• Informar a la dirección. • Asistentes téc-
• Toma de fotografías y grabación en vídeo. nicos
Registro fotográfico del
2. Documentación
desastre y detalles • Recolección de datos general.

• Estado de los pasillos y vías de paso.

• Estado de las estanterías.

3. Valoración del es- Establecer las primeras
pacio siniestrado acciones • Estado de la documentación.

• Cuestiones relativas al rescate.

• Responsables de
4. Estabilización física Crear un espacio seguro • Liberación de pasillos y corredores de documentos caídos, mo- las brigadas.
del espacio de trabajo biliario u otros elementos que impidan la libre circulación.
• Personal auxiliar

• Acotación de las principales bolsas de agua,

• Eliminación de bolsas de agua.

• Retirada de los focos de humedad como alfombras y moquetas,

cortinas, secantes, trapos empapados, cajas inutilizables, etc.

• Abertura de puertas y ventanas para crear una corriente de aire

continua.
5. Estabilización del Reducir la posibilidad de • Rescatistas de
medio ambiente biodeterioro • Colocación de ventiladores estratégicamente repartidos por la patrimonio
sala.

• En salas con sistema de climatización, enfriamiento y secado del

aire.

• Instalación de deshumidificadores.

• Control de los materiales que pudieran sufrir alteraciones por el

secado rápido.
conservamos 24
• Identificación de cada uno de los objetos.
6. Extracción de ma- Salvamento de los mate- • Rescatistas de
• Colocación en cajas de plástico.
teriales riales dañados patrimonio
• Extracción del local.
• Empaquetado con papel kraft u otro papel resistente.
Estabilización de ma-
• Etiquetado exterior.
teriales dañados. (Solo • Rescatistas de
7. Empaquetado
cuando se va a proceder • Colocación en cajas de plástico. patrimonio
a la congelación)
• Envío a cámara de congelación.
• Secado por ventilación.

• Secado por capilaridad.

Estabilización de mate-
8. Secado • Técnicos externos
riales dañados • Secado por evaporación al vacío.

• Secado por congelación al vacío.

• Sustitución de ejemplares destruidos.
• Todo el personal.
Reorganización de la
9. Recuperación • Restauración de materiales de valor.
colección • Agentes externos
• Rehabilitación de los espacios.

Las emergencias pueden clasificarse en tres tipos: Accidente, conato y desastre. Veamos a manera de ejemplo
su clasificación.

Tipo de Escala de la Nivel de emergencia Posibilidad de recuperación

emergencia emergencia
Daño por agua Pequeña Bajo (goteras, filtraciones menores, etc.) Pérdida de menos del 1% con plan de
CONATO emergencias aplicado.
Mediana Medio (rotura de tuberías de agua, etc.) Depende de la celeridad de la respuesta.
ACCIDENTE.
Grave Alto (desastres naturales) DESASTRE Depende de la magnitud del desastre.
Daño por Pequeña Bajo (robo, mutilación, contacto ligero con Pérdida de menos del 10% con atención
fuego, cigarrillos, velas, etc.) ACCIDENTE. inmediata.
atentados, Mediana Medio (intento de conato de incendio) Pérdida de menos del 20% con atención
explosiones. CONATO. inmediata y plan de emergencias aplicado.
Grave Alto (incendio o explosión de gran magnitud Pérdida del 90%.
generalizado, desastres naturales) DESASTRE.
Daño por Pequeña Bajo (desprendimiento o caída de partes Pérdida de menos del 1% con plan de
afectación a la pequeñas del techo, paredes, piso o emergencias aplicado.
edificación o estantería) CONATO.
mobiliario. Mediana Medio (desplome en escala baja o menor de Pérdida de menos del 20% con atención
partes de la edificación) ACCIDENTE. inmediata y plan de emergencias aplicado.
Grave Alto (desplome de la edificación) DESASTRE. Pérdida de menos del 50% con atención
inmediata y plan de emergencias aplicado.
 conservamos 25
Revisemos los diferentes tipos de detectores de humo y los métodos de extinción en incendios de Tipo A
-Combustibles sólidos: Material celulósico y proteínico: Papel, cartón pergamino, cuero, textiles, positivos
y negativos fotográficos, microformas, cintas de audio y vídeo, etc.- materiales que conforman en buena
medida la documentación de las colecciones en una biblioteca.

Acción Extintor Efectividad Ventajas Inconvenientes

• Recuperación costosa en grandes canti-
dades

• Deformación de los materiales

• Inocuidad
• Daños en las tintas manuscritas y algunas
Enfriamiento Agua • Muy Alta • Costo mínimo
impresas
• Estabilidad química
• Formación de bloques de papel en libros
estucados

• Posibilidad de daños biológicos

• Altamente dañino para el medio ambiente.
• Mínima reactividad
• Hidrocarbu- • Toxicidad moderada
ros halogena- • Mínimo residuo
dos • Costos de instalación, y mantenimiento
• Baja • Mínimo esfuerzo elevados
FE-13; HFC-227; para la recuperación
NAF S-125. de materiales • Menor efectividad que el agua
dañados
Inhibición • Reactivación del fuego al abrir puertas

• Gases inertes • Mínima reactividad.

• Poco estudiad- • Poco estudiados en extinción de incendios
IG-01 (Argón); • Mínimo residuo. en archivos y bibliotecas. Alta potencia de
os en extinción
IG-55 (50% de incendios descarga, podría dañar los documentos
• Mínimo esfuerzo
Argón-50% en archivos y para la recuperación • Baja temperatura de descarga, podría dañar
Nitrógeno); IG- bibliotecas de materiales a los trabajadores
100 (Nitrógeno)
dañados
• Mínima reactividad • Altamente tóxico

• Mínimo residuo • Costos de instalación, y mantenimiento

elevados
CO2 • Baja • Mínimo esfuerzo
para la recuperación • Menor efectividad que el agua
de materiales
dañados • Reactivación del fuego al abrir puertas
• Daños estéticos

• Dificultad de eliminar los residuos.

Sofocación Polvo ABC. • Media • Ninguna • Apaga las llamas y baja temperatura super-
ficial

• Dificultad de visión del área siniestrada

• Daños estéticos

• Dificultad de recuperación de los materiales

Espuma física • Media • Efectividad • Apaga las llamas y baja temperatura super-
ficial

• Dificultad de visión del área siniestrada

conservamos 26
Detector Ventajas Precauciones
• Bajo costo • Falta de respuesta en espacios amplios.

Térmico • Fiabilidad en espacios cerrados y reducidos • Detectan fuego a partir de una elevación de
temperatura por encima de 14º de la máxima
• Bajo índice de falsas alarmas. esperada en condiciones normales.
• Bajo costo • En techos irregulares, deben colocarse en las partes
más altas por la tendencia del humo a desplazarse
• Fiabilidad en espacios amplios. hacia arriba.
De humo
iónico
• Apto para todo tipo de humos detectables. • Fallos en la detección en salas ventiladas o con
sistema de climatización
• Fuegos latentes
• Fallos de detección en incendios de humo negro

• Incendios por brasa con producción de • No deben instalarse en zonas proclives a falsas
humo blanco alarmas

• Salas grandes de techo elevado • No deben instalarse en espacios con una altura
Fotoeléctrico
superior a 12 metros
• Espacios cerrados
• En archivos con estanterías elevadas, deberán
• Salas de depósito instalarse a varias alturas

• Limpieza y mantenimiento periódico

• Tardanza en la detección en incendios de brasa
Detector de
• Incendios con producción de llama
llama
• Elevado índice de falsas alarmas
• Espacios de alto valor técnico, económico o
patrimonial

• Espacios con niveles altos de ventilación • Costo elevado de las instalaciones

Aspiración
• Precocidad en la detección • Coto elevado de mantenimiento
• Análisis multinivel

• Instalaciones discretas
 conservamos 27
Específicamente para el caso de salvamento de colecciones, se sugieren las siguientes acciones.

Actividad Objetivo Acciones

• Valore el tamaño del desastre

• Verifique si existen elementos prioritarios afectados

• Calcule el volumen de trabajo en relación al personal disponible

• Valoración del Establecer el plan de
• Asigne los trabajos
siniestro trabajo
• Decida qué operaciones se realizarán en el propio recinto

• Decida la suspensión de actividades

• Informe a la dirección

• Document- Registro del desastre y • Fotografíe y grabe en vídeo el siniestro

ación detalles relevantes • Registre por escrito datos relevantes
• Libere los pasillos y corredores de documentos caídos
• Estabilización
Crear un entorno de • Refuerce o apuntale el mobiliario afectado
del espacio
trabajo seguro
afectado • Elimine elementos auxiliares, cajas y otros objetos que impidan la circulación
segura
• Seque las bolsas de agua.

• Retire focos adicionales de humedad como alfombras y moquetas, cortinas,

• Estabilización cajas inutilizables, etc.
Reducir la posibilidad
del medio am-
de biodeterioro • Abra puertas y ventanas para crear corrientes de aire
biente
• En salas con sistema de climatización, rebaje las consignas de humedad y
temperatura para enfriar la sala

• Realice una primera clasificación (basándose en las prioridades de atención,

privilegiando la posibilidad de “supervivencia” del objeto, de acuerdo con las
necesidades de tratamiento y los recursos disponibles): extraiga los docu-
mentos prioritarios en primer lugar para proceder a su estabilización inmedi-
ata
• Extracción de Salvamento de los ma- • Extraiga los documentos que pudieran sufrir alteraciones por el secado rá-
materiales teriales dañados pido (papel estucado)

• Identifique los objetos con tarjetas intercaladas

• Ponga en cajas de plástico para su transporte. No fuerce la abertura o cierre

• Retire del local siniestrado la documentación afectada

• Ponga los documentos en carpetas. Si se trata de legajos o libros gruesos,

proteja el exterior con dos cartones y ate con cintas de tela o envuelva con
• Protección (en papel resistente. No utilice cajas sin atar previamente la documentación
siniestros sin Protección de los docu-
agua o docu- mentos dañados • Identifique en el exterior el contenido
mentos secos)
• Ponga en cajas de cartón o en estanterías hasta el momento de su recolo-
cación en el depósito
conservamos 28
• Proteja los documentos en el exterior con tacos de papel y envuelva el con-
junto con papel fuerte o con plástico de paletizar
• Empaquetado
Preparación para la
(sólo en sinies- • Identifique en el exterior el contenido
congelación
tros con agua)
• Ponga en cajas de plástico los paquetes y traslade inmediatamente a la cá-
mara de congelación
• Identifique claramente el contenido de cada caja antes de proceder a la con-
gelación

• Utilice preferiblemente temperaturas por debajo de -20º C.

• Descongele siguiendo el siguiente orden de prioridades:

• Congelación 1. Documentación estratégica

Estabilización de mate-
(sólo en sinies-
riales dañados 2. Documentación de uso frecuente
tros con agua)
3. Documentación de importancia cultural

4. Documentación sin daños graves

5. Documentos muy deteriorados

• Proceda al secado según el método elegido

• Secado (sólo
Recuperación de mate- • Hay tres alternativas de secado: por ventilación, por capilaridad o por empa-
en siniestros
riales dañados quetado al vacío2 dependerá de los medios disponibles
por agua)
• Realice las reformas necesarias en el local

• Sustituya el mobiliario en mal estado (oxidado o con deformaciones y abol-

laduras). Refuerce la estructura si es necesario

Reorganización de la • Expurgue los documentos totalmente destruidos

• Normalización
colección
• Reinstale la documentación en cajas nuevas o limpias y en buen estado

• Restaure únicamente los documentos valiososReproduzca los documentos

prioritarios y los que se encuentren en mal estado pero que no serán restau-
rados

2 No se considera una opción viable la liofilización. Aunque se trata de uno de los sistemas más eficaces para el secado de la
documentación, la tecnología no es accesible en nuestro medio y su uso requeriría importantes desembolsos e investigación. El
secado por empaquetado al vacío se ha convertido en la alternativa más viable, con resultados muy similares en la mayor parte de
los casos y a un costo muy reducido.
 conservamos 29
3.5.1. Elementos necesarios para el salvamento de colecciones.

PLAN DE PREPARACIÓN - RECURSOS PARA EL PLAN DE EMERGENCIAS

Básico 1 Básico 2 Básico 3 Básico 4 Aceptable 1 Aceptable 2 Aceptable 3 Óptimo 1 Óptimo 2 Óptimo 3 Óptimo 4
Guantes (de tela, Tapabocas (tela, Mascarillas filtro Gorro, bata, botas Botas y guantes de Monogafas, gafas Silbato Linterna Megáfono Guarniciones de
BIOSEGURIDAD para aseo, látex, laboratorio) HEPA95 (desechables) caucho aislantes protectoras de luz contingencias
nitrilo) ultravioleta

Básico 1 Básico 2 Básico 3 Básico 4 Aceptable 1 Aceptable 2 Aceptable 3 Óptimo 1 Óptimo 2 Óptimo 3 Óptimo 4
Lápices grafito negro, Marquillas (retales de Retales de papel Inventario, planos o Cinta de enmascarar Cámara fotográfica y Planillas, formatos para Cinta NO PASAR, Cámara fotográfica y Planos del sector,
borradores, papel (o papel ph neutro o tela blanco, cinta de mapas del lugar, para cerrar sobres, videocámara con cada obra, decámetro banderillas de videocámara digital municipio, etc.
formatos), papel kraft en crudo sin apresto, enmascarar, rollos de directorio de colocar bandas de lámpara semáforo para marcar con lámpara a prueba
o papel periódico hilo de algodón papel registradora contactos (interno y papel o tela etc. áreas de material de agua
blanco (no impreso), blanco), tijeras para hacer bandas a de entidades de (nunca para unión de seleccionado
DOCUMENTACIÓN
metro costura o los libros. apoyo) partes desprendidas)
flexómetro

Básico 1 Básico 2 Básico 3 Básico 4 Aceptable 1 Aceptable 2 Aceptable 3 Óptimo 1 Óptimo 2 Óptimo 3 Óptimo 4
Agua limpia, Bayetillas, toallas de Red o malla de Aspiradoras de Hisopos, turundas, Agua destilada Aspiradoras de succión Deshumidificadores, Papel para Cartón colmena Agua destilada,
algodón, papel algodón, trapos liencillo o nylon tanque de agua, rollos y láminas de de agua, mangueras aire acondicionado, congelación, paños desionizada y
Espátulas periódico blanco (no blancos, cobijas o (cedazo o traperos, escobas de algodón, papel y con aspersor fino. cámaras de secado absorbentes, toallas desmineralizada
pinceles y brochas impreso), rollos de sábanas de algodón mosquitero) felpa, recogedores cartulina secante de microfibra
LIMPIEZA hisopos papel higiénico o blancos
borradores rollos de toallas de
aspersores cocina blancos.

Básico 1 Básico 2 Básico 3 Básico 4 Aceptable 1 Aceptable 2 Aceptable 3 Óptimo 1 Óptimo 2 Óptimo 3 Óptimo 4
Algodón, papel y Bayetillas, toallas de Bastidores, red o Ventiladores de pie, Cartones secantes, Agua destilada, Cajas de cartón Papel y bolsas para Deshumidificadores, Cámara de
cartulina secante, algodón, trapos mallas de liencillo o lámparas tela acolchada de desionizada y colmena ph neutro, congelación, paños aire acondicionado, congelación al vacío
papel periódico blancos, cobijas o nylon (cedazo o algodón (como para desmineralizada aspiradoras de agua absorbentes, toallas cámaras de secado
blanco (no impreso), sábanas de algodón mosquitero), espuma forros de colchones), para succión de microfibra,
Espátulas
rollos de papel blancos de cojines en forma sobres y rollos de Ageless en láminas,
pinceles y brochas
higiénico o rollos de de tacos papel secante silica gel
SECANTES hisopos toallas de cocina
borradores blancos rodillos de
aspersores pintar de espuma.

Básico 1 Básico 2 Básico 3 Básico 4 Aceptable 1 Aceptable 2 Aceptable 3 Óptimo 1 Óptimo 2 Óptimo 3 Óptimo 4
Retales de plástico Bolsas de plástico Bolsillos de mylar Papel glassine Papel filtro, retales de Entretelas blancas Red o malla de liencillo Rollos de papel y Rollos de telas Bolsas para
herméticos mylar gruesa, delgada o nylon (cedazo o cartulina ph neutro, sintéticas, cobijas o congelación o
AISLANTES Tijeras, cortadores mosquitero) mylar. sábanas de nylon o empacado al vacío
dacrón blancos

Básico 1 Básico 2 Básico 3 Básico 4 Aceptable 1 Aceptable 2 Aceptable 3 Óptimo 1 Óptimo 2 Óptimo 3 Óptimo 4
Alcohol 75%; Cepillo Trapos, papel Bolsas de basura, Paños desinfectantes Sábanas Bolsas de basura de Campana extractora Cámaras de
DESINFECTA Algodón, espátulas Hipoclorito, Amoniaco periódico blanco (no cinta embalaje desechables desechables colores descontaminación
NTES impreso), estopa
aspersores

Básico 1 Básico 2 Básico 3 Básico 4 Aceptable 1 Aceptable 2 Aceptable 3 Óptimo 1 Óptimo 2 Óptimo 3 Óptimo 4
Cajas de cartón, de Cajas de plástico Bandejas de plástico Carros trasportadores Zapatos, revisteros, Sobres de manila, Bolsas plásticas (todos Carros trasportadores Estantería para
polipropileno para almacenamiento o inoxidables, cartón de cajas de plástico cajas con tapa, blancos, cartulina, los formatos) liso, de cajas contenedores
vertical colmena o resistente para almacenamiento bandejas de cartón papel secante, cartón grueso, burbuja
CONTENEDORES al doblez vertical ph neutro ph neutro, mylar

Básico 1 Básico 2 Básico 3 Básico 4 Aceptable 1 Aceptable 2 Aceptable 3 Óptimo 1 Óptimo 2 Óptimo 3 Óptimo 4
Aspiradoras de Compresor de aire, Tinas, valdes, Lámparas portátiles, Tinas y bastidores Carros para trasporte y Campana extractora Cámaras de Cámara congelación Liofilización
tanque de agua y ventiladores canecas, lámpara de luz para lavado de papel almacenamiento en descontaminación
succión de agua ultravioleta cámaras de
EQUIPOS / OTROS congelación,
descontaminación, etc.
conservamos 30
3.5.2. Protocolos de actuación en emergencias por agua que afecten documentos

El siguiente cuadro pretende dar una guía para actuar en términos de tiempo si la emergencia se ha producido
por agua, teniendo en cuenta las variables del soporte y los elementos sustentados de una obra en soporte
de papel. En tal caso, las actuaciones inmediatas, resaltadas en rojo, requieren como su nombre lo indica,
tomar las más prontas medidas de respuesta para que los documentos no sufran deterioro. De igual forma
las actuaciones pueden disponerse en uno o máximo dos días sin que con ello se vea comprometida la
conservación del documento.

ELEMENTOS SUSTENTADOS (Características tomadas de publicación del AGN - Edificios de archivos, www.wikipedia.com). OTROS

Pan de oro /
SOPORTES Mecanográfica / Tinta de carbón Grafito, Pan de oro Gofrados / Estampados
Tinta impresora de Impresoras de Impresora láser / Tintas Colorantes Colorantes Tinta para carboncillo, Tinta Tinta sellos miniado
o caligráficas Tinta sepia falso (con intaglios o en caliente
impresión punto / papel inyección Fotocopias metaloácidas sintéticos vegetales plumas fuentes pastel, bolígrafos modernos genuino /
carbón (tinta china) sanguinas, etc. cobre) relieves moderno
iluminado

Papel satinado Máx. 2 días Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Máx. 2 días Inmediato Inmediato Máx. 2 días Máx. 2 días Inmediato Máx. 2 días Máx. 2 días

Papel estucado Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato

Papel bond Máx. 1 día Máx. 1 día Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Máx. 1 día Inmediato Inmediato Máx. 1 día Máx. 1 día Inmediato

Papel periódico Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato
CUERPO DE TEXTO

Papel a color Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato

Papel cebolla /
glassine / Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato
mantequilla

Papel japonés Máx. 2 días Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Máx. 2 días Inmediato Inmediato Máx. 2 días Máx. 2 días Inmediato

Papel de arroz Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato

Papel artesanal
Máx. 1 día Máx. 1 día Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Máx. 1 día Inmediato Inmediato Máx. 1 día Máx. 1 día Inmediato Máx. 2 días Máx. 2 días
moderno

Papel artesanal
Máx. 1 día Inmediato Inmediato Máx. 1 día Máx. 1 día Inmediato Máx. 2 días Máx. 2 días
antiguo
Papel marmolado o
Máx. 1 día Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Máx. 1 día Máx. 1 día Inmediato Máx. 2 días Máx. 2 días
tragacanto

Cartulina Máx. 2 días Máx. 2 días Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato

Dibujos, grabados
coloreados o
Se aplican los mismos principios del soporte y el elemento sustentado (según el tipo tinta) Inmediato Inmediato
pinturas en húmedo
sobre papel
OBRA GRÁFICA O PLANA

Dibujos, grabados
coloreados o
Se aplican los mismos principios del soporte y el elemento sustentado (pigmentos de aplicación en seco) Inmediato Inmediato
pinturas en seco
sobre papel

Dibujos, grabados y
Máx. 1 día Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Máx. 1 día Máx. 1 día Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato
mapas antiguos
 conservamos 31
Cartulina plastificada Máx. 2 días Inmediato Máx. 2 días Máx. 2 días Inmediato

Papel de
Máx. 2 días Máx. 2 días Máx. 2 días Máx. 2 días
encuadernación

Cartulina
Máx. 2 días Máx. 2 días Máx. 2 días
desacidificada

Cartulina de
Máx. 2 días Máx. 2 días Máx. 2 días Máx. 2 días
conservación

Cartón kraft cajas

Máx. 2 días Máx. 2 días Máx. 2 días Máx. 2 días
archivo
CUBIERTAS / SOBRECUBIERTAS / CONTENEDORES

Cartón gris moderno

Cartón gris laminado

Cartón antiguo
ámbar

Tapas de capas de
Inmediato Inmediato Máx. 2 días
papel antiguo

Cuero Inmediato Máx. 2 días Máx. 1 día Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato

Pergamino Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato

Cuero y papel
Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato Inmediato
marmolado

Cuero y Papel de
Máx. 1 día Máx. 1 día Inmediato Inmediato Máx. 1 día
encuadernación

Cuero y tela Máx. 1 día Inmediato Inmediato Máx. 1 día Inmediato Inmediato Máx. 1 día

Tela Máx. 2 días Inmediato Máx. 1 día Máx. 2 días Máx. 1 día Inmediato Máx. 2 días

Percalina Máx. 1 día Máx. 2 días

Percalina y Papel de
Máx. 1 día Máx. 2 días
encuadernación

Mylar o caja plástica

3.6. Consideraciones para el diagnóstico de obras

vulnerables hayan sido empapadas o sumergidas y presenten
saturación plena. De la misma forma depende el
Las obras que presentan humedad en ciertas zonas tratamiento y los tiempos de respuesta.
como aquellas con los bordes humedecidos tienen
mayor riesgo de presentar deterioros como manchas c)Los libros u obras en papel con materiales con
por halos de suciedad del papel y deformaciones recubrimientos, con elementos sustentados solubles,
del plano que aquellas que fueron completamente con soportes de diferentes características (como
saturados pues el secado puede ser más parejo y álbumes de recortes de prensa, copias fotográficas
si se presenta saturación ésta saca la suciedad del o los álbumes fotográficos anotados o montados,
papel. herbarios, con anotaciones, etc. son también de alto
riesgo así como las obras que se hayan categorizado
a)Durante el proceso de revisión, identificación, como únicas, de valor patrimonial, etc..
documentación, selección o separación de las
piezas mojadas de las que aún están secas podrá d)Los materiales fotográficos con emulsiones de
presentar variaciones y grados de ambigüedad. En colodión son altamente vulnerables al contacto con
este caso lo mejor es tener en cuenta que ante la el agua -los ferrotipos, ambrotipos, negativos de
duda lo mejor es actuar como si fuera vulnerable o vidrios, etc.- por lo que depende de su preservación
planificar que haya especialistas que puedan apoyar la aplicación preventiva de medidas como la
la tarea. protección de éstos en estuches o embalajes que
impidan que se afecten por humedad directa o del
microclima.
b)Se debe contemplar una tabla paralela a la de
tipo de escala de la emergencia y nivel de la misma
que contenga claramente la gama del grado de
humedad tiene la obra. Se diseñará desde aquella
que presente leve humedad al tacto pasando por
aquellas que tengan bordes húmedos hasta las que
conservamos 32
3.7. Consideraciones para la documentación e
identificación
Identificadas las obras que deben ser atendidas,
se documenta su estado y se lista (escribiendo
su ubicación original y grado de atención que
requiere). Una vez que se hayan determinado cuáles
son las obras a ser trasladas para tratamientos de
primeros auxilios el material debe estar identificado
plenamente pero si lo requiere se puede optar por
colocar señalizadores para ayudar a la clasificación,
tratamiento o identificación mediante la colocación
de rótulos, bandas, etc. Allí se puede registrar el
estante, bandeja, etc. de su ubicación original y a
dónde se traslada o en responsabilidad de quien
queda. Copia de estos identificadores o rótulos
serían recogidos a la salida del área del evento por
el rescatista coordinador de documentación y de
traslados de material y señalados en las cajas de
trasporte identificadas con color según la semiótica
del semáforo.
3.8. Consideraciones para el traslado de materiales
- reubicación
Los libros pueden separarse dentro de las cajas
plásticas (guacales de plástico perforado para
transporte de alimentos como frutas, leche, etc.)
con el material disponible como láminas de cartón
o papel periódico blanco o se pueden envolver
interponiendo papel secante o filtro o el mismo
periódico. Es de tener en consideración que las
cajas (así sea de cartón si no se dispone de mejores)
estén limpias, no sean muy grandes y tengan el
refuerzo necesario para que no se desbaraten por
el peso o la humedad que está descargando la
documentación que se está trasladando. También
se pueden presentar accidentes por peso excesivo si
las cajas son de gran volumen y se llena demasiado.
De ahí la pertinencia de contar con las plásticas que
sean para apilar verticalmente formando columnas
estables rígidas.
Los libros deben colocarse con el lomo hacia abajo.
En los depósitos con hileras de estanterías estrechas,
sería necesario reubicar la documentación (de
cualquier tipo) en un espacio al final del pasillo o
en algún taller u oficina contigua. Para ello es muy
útil haber hecho un plan de reubicación temporal
detectando las áreas que podrían se utilizadas
provisionalmente teniendo en cuenta iluminación,
ventilación, etc.
Las bandejas o hamacas de polietileno, láminas de
mylar o acrílico con sujetadores resistentes son las
deseables para movilizar obras como planos, mapas,
dibujos, de mediano y gran formato. Si ha vinculado
personas ajenas a la institución como voluntarios,
practique la estrategia de la cadena humana para
agilizar y favorecer el proceso retiro de los libros.
3.9. Consideraciones para los primeros auxilios
por tipo de soporte o material
a) Limpieza de obras mojadas con suciedad
Enjuague de materiales mojados si hay certeza que
no presentarán corrimientos; Es de tener en cuenta el
criterio de un conservador o restaurador para llevar a
cabo esta tarea, pues la remoción de suciedad como
el lodo y de la arcilla mediante el enjuague de los
libros puede hacerse bajo un suave chorro de agua
o con una aspersión suave o en una serie de tinas.
En ocasiones el lodo y la arcilla se remueven en seco.
De cualquier forma si los libros se mantienen muy
bien cerrados absorberán poca agua adicional a la
ya recibida. Los residuos aceitosos no pueden ser
enjuagados.
Aproveche el proceso de limpieza de una obra
húmeda para reajustar las partes del libro que se
encuentren deformadas como el lomo, tapas, etc.
Después de realizar la limpieza es de tener
precaución para que la obra no se deteriore en el
empacado de éstos en las cajas de trasporte.
Las operaciones serán omitidas o abreviadas si
toman más del tiempo crítico de atención.
b) Secado de obras
Intercalar en las hojas de un libro mojado, papeles
secantes o porosos es muy útil para agilizar los
procesos de secado ya que absorbe parte de la
humedad, se debe realizar cuidadosamente pues el
papel mojado se puede rasgar con mayor facilidad.
El papel que se añade provisionalmente al libro no
debe ser muy grueso porque la estructura del libro

está originalmente diseñada para cierto grosor de
lomo por la cantidad de hojas que lo conforman
y además de la humedad que ha “hinchado” cada
hoja del libro le estamos agregando mas volumen.
De igual forma es de tener en cuenta que se pueden
presentar migración de apresto, tintas, colorantes o
adhesivos al intercalar papel absorbente. Este efecto
se minimiza con el secado por congelación.
Las obras como planos o mapas pueden ser secadas
por capilaridad haciendo un “emparedado” con
cartones de secado. Asegúrese de fijar los laterales
de éste para evitar que la pieza se salga o se “escurra”
dentro del cartón secante generándole desgarros,
pliegues o dobleces.
El congelamiento y la liofilización siendo hoy en día
la manera más aceptable de salvar materiales de
bibliotecas humedecidos, no es tan accesible por lo
que sigue siendo el secado al aire o por capilaridad
el más usado. En el secado al aire los libros se abren
como un abanico en ambientes donde se favorezca
una corriente de aire regular y suave y en donde
la iluminación no sea excesiva, como es el caso de
procesos de secado al aire libre donde además se
debe garantizar la seguridad de los documentos
evitando el robo de éstos al quedar sin vigilancia.
Las hojas sueltas, planos, etc. se deben manipular
utilizando como soporte de traslado y secado
láminas de mylar, bandejas de acrílico o cartón
y sujetándolas cuidadosamente con ganchos
plásticos o inoxidables sobre piecitas o tiras de papel
o cartulina, colocándolos en posición horizontal
preferiblemente (bastidores de liencillo o malla
plástica o mosquiteros) o diagonal o verticalmente
agarrados de varias filas de cuerdas recubiertas.
conservamos 33
Desventajas del secado
•SECADO AL AIRE.
Si no se dispone de ninguna otra alternativa de
rescate el secado al aire infiere que se tendrá que
disponer de una mayor intensidad del trabajo y del
personal a cargo, se favorece la continuación del
proceso de distorsión y de generación de manchas
producidas por el agua y de no tener controlada la
temperatura ambiental se presentará proliferación
de microorganismos como el hongo, aún después
que los materiales parezcan secos.
•CONGELAMIENTO.
El proceso de congelamiento / descongelamiento
/ secado-al-vacío, aunque se trata del proceso mas
rápido, es inevitable presencia de humedad durante
parte del ciclo. El secado por congelamiento sin una
cámara al vacío se puede realizar en un congelador
libre de escarcha teniendo en cuenta que no se
deben usar aquellos que ya habían sido utilizados
para exhibir o almacenar alimentos, que no cumplan
con los parámetros de congelación requeridos o que
habían presentado indicadores de contaminación
sin tratar. Es necesario contar con un profesional den
microbiología o química para realizar este proceso.

c) Consideraciones para el secado

Las películas de microfilm, de cine, negativos y

diapositivas se deben mantener húmedos hasta
el momento en que puedan ser tratados por
un experto, favoreciendo que los procesos de
endurecido y secado se lleven a cabo con métodos y
equipos coherentes o iguales con el procesamiento
fotográfico original. Las obras fotográficas sin
montajes ni anotaciones se podrán llevar al proceso
de congelación en caso de que no se disponga
prontamente de personal o métodos adecuados
para el enjuague y el secado.
conservamos 34
Tipo de Metodología Medios nec- Disponibili- Coste Ventajas Inconvenientes
secado esarios dad
Los documentos
son colocados Ventiladores. Deformación en los
Muy sencillo, apli-
en posición ad- Mesas ampli- documentos. Daños
cable en casi todas
ecuada al peso, as. Cuerdas. en las encuaderna-
las situaciones. El
Ventilación formato y grado Papel se- Muy buena. Muy bajo ciones. Peligro de
secado se controla
de humedad para cante. Deshu- microorganismos.
directamente. Es
ser secados por midificadores. Espacios amplios
rápido.
corrientes de aire Personal. controlados.
frías y secas.
Muy sencillo,
Ventiladores.
Hojas de papel aplicable en casi
Mesas am-
absorbente son todas las situa-
plias. Papel Consume mucho
intercaladas en- ciones. Permite
absorbente material. Exige una
tre las hojas mo- Bajo- controlar el grado
Absorción en grandes Muy buena. gran dedicación por
jadas. Deberán Medio de deformación de
cantidades. persona. Peligro de
ser periódica- los documentos.
Deshumidifi- microorganismos.
mente sustituti- Excelente en docu-
cadores. Per-
tas. mentos especial-
sonal.
mente vulnerables
No se controla el
Control efectivo
Los documentos grado de secado de
Congelador de microorgan-
son empaqueta- forma efectiva. Ries-
de grandes Media. Es ismos. Factible
dos con bandas go de deformación
dimensiones necesario en grandes can-
de papel e intro- en los documentos
o camión contactar tidades de docu-
ducidos en un encuadernados. No
Congelación congelador. con em- Medio mentos dañados.
congelador indus- apto para materiales
Bandas de presas que Reduce el grado de
trial. A partir de de gran valor. In-
papel kraft o provean ser- compactación del
-12º C, el hielo cremento del coste
de papel de vicios. papel estucado o
se evapora lenta- a medida que au-
embalar. con encolado hi-
mente. menta el tamaño del
drófilo.
siniestro.
En volúmenes en-
Los documentos
Grandes cuadernados hay
son colocados en- El sistema es ex-
cantidades Maquina que controlar la
tre paquetes de celente. Reduce
de papel de vacío, deformación inter-
papel absorbente efectivamente el
absorbente. Medio. El calando hojas de
y envueltos en riesgo de microor-
Vacío Plástico de Buena. resto del papel absorbente
plástico de paleti- ganismos. Reduce
paletizar. Bol- proceso, para compensar el
zar. El conjunto el grado de defor-
sas de vacío. medio- grueso de la costura.
se coloca en una mación. Sistema
Selladora de bajo. Las bolsas mal sella-
bolsa de plástico rápido y fiable
vacío. das pierden el vacío
y se sella al vacío.
con rapidez.
 conservamos 35
La document-
ación debe ser
Reduce la defor-
congelada pre-
Congelación mación de los ma- Puede dañar docu-
viamente. Se
previa. Cá- teriales. Excelente mentos de gran
introduce en una
Liofilización mara de lio- Mala Alto con materiales valor, especialmente
cámara en la que
filización de estucados. Control pergamino, cuero y
se reduce la pre-
gran tamaño efectivo de micro- fotografías
sión atmosférica
organismos
para sublimar el
hielo.
La literatura es
Los daños son ir-
escasa y con-
reversibles. Se pro-
fusa, pero se ha
duce condensación
recomendado el
en el interior,. Por
tratamiento de
lo que es necesario
documentos mo-
abrir frecuent-
jados o con hon- Un horno mi-
Disponibilidad y emente el horno. El
Microondas gos. Se introduce croondas. Pa- Excelente Bajo
bajo coste secado es irregular.
en el microondas pel secante.
Daños irreversibles
el legajo y se ir-
a la celulosa. En
radia en tandas
documentos con
hasta su secado
partículas metálicas,
completo. No se
se produce una car-
especifica la po-
bonización
tencia.

d)Adecuación del área afectada MEDIDAS CORRRECTIVAS POR LA EMERGENCIA.

MEDIDAS PREVENTIVAS POR LA EMERGENCIA.
Una vez realizadas las tareas de identificación,
empaquetado y traslado de las obras destinadas
a primeros auxilios, inicie con su equipo las tareas
propias de devolver las condiciones ambientales
adecuadas, priorizando las obras o colecciones que
no fueron afectadas. La protección del material no
afectado se centra en disminuir el riesgo sobre ellas
y llevar de nuevo la humedad relativa adecuada al
área. Esto implica en muchos casos retirar del lugar de
almacenamiento de las obras todos aquellos objetos
que hayan absorbido agua y suciedad (estantería
de madera, muebles, cajas, carpetas) para impedir
la proliferación de cultivos de microorganismos.
De igual forma todos aquellos agente generadores
de calor también deben ser apagados o removidos
(computadores, calefacciones, etc.)
Devolver o mejorar las condiciones del área afectada
implicar tener que realizar:
a) Descarte.
b) Desinfección.
c) Reposición.
d) Readecuación.
Los costos o implicaciones que se generan en la
entidad deben estar previamente contemplados
dentro de la planificación y muchas veces son
argumentos para gestionar los recursos que
minimicen los riesgos. Debido a que se debe
actuar con la mayor celeridad, si se cuentan con
costos estimados, listas de proveedores eficientes
y presupuestos claros las tareas de readecuación
serán más rápidas y efectivas.
conservamos 36

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