TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
Reunión de Apertura Proceso de Auditoria Interna
Empresa: Confemar S.A
Para: Coordinador RRH
Aura Gómez
De: Equipo auditor Área Gerencia de Calidad
Román Núñez
Fecha: Septiembre 12 de 2019
Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado actual
y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión Humana”,
y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión
Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que
apliquen.
Criterios de Auditoría:
- Sistema de Gestión de Calidad
- Política de Calidad
- Norma NTC ISO 19011:2011
- Política Anticorrupción de la Compañía
- Política de Contratación de la Compañía
- Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos “Gestión Humana”
- Formatos e Instructivos “Gestión Humana”
Oficialización de Auditoria

Reunión de Apertura:
20 de Septiembre de 2019
Hora de inicio: 7:45 am
De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del proceso
de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de
auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la Alta Gerencia
de la Compañía se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el siguiente
mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en el presente memorando,
las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoría, así mismo y por
tal motivo requerimos de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a
tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de
apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.
En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la
documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
información adicional.
Es de acordar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados
bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra
diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la Compañía
de la cual todos hacen parte.
Cordialmente,
Control Interno de la Compañía.
Indicadores
- Indicador de Rotación Personal
- Indicadores de Gestión
Procedimientos a Auditar
- Contratación de Funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formación de Personal
- Liquidación y Finalización de Contratos
- Afiliación de Personal

Responsable de Auditar:
Asistencia
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
No. Nombre Cargo Firma
1 Román Núñez Experto Técnico SGC
2 María Fuentes Ingeniero de procesos
3 Adela Núñez Representante de Gerencia
AUDITADOS:
4 Lili Muñoz Procesos Administrativos
5 Clara Gómez Analista de Nomina
6 Aura Gómez Coordinadora RRHH
7 Nohra Pérez Analista de gestión
 b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.

No. Documento revisado Observaciones del documento

1 Política de Contratación Revisión Estándares ISO,
Actualización y
posibles oportunidades de mejora.
2 Evaluación Conocimientos Comprensión y conocimiento de la
Política de Calidad y Objetivos política de calidad y objetivos.
3 Procedimiento de Contratación Revisión de hojas de vida al azar y
(evidencias: hojas de vida de su
funcionarios) debida estandarización de calidad
4 Procedimiento de bienestar y Estandarización los de los
salud ocupacional (evidencias: documentos y
Plan de bienestar, soportes de referenciados en los
reuniones de brigadistas) procedimientos.
5 Procedimiento Formación de Estandarización los de los
Personal (evidencias: formatos documentos y
de asistencia de referenciados en los
capacitaciones, plan de procedimientos.
formación)
6 Liquidación y Finalización de Revisión de formatos de retiro y
Contratos hojas de
vida al azar y su debida
estandarización
de calidad.

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no
se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado
que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los
hallazgos evidenciados.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en cuenta
los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se
cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de
auditoría.
Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita.

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Gestion Humana Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Procedimiento Política de Se evidencia que X
de contratación la contratación de
Contratación los funcionarios
se está
realizando
acorde.
2 Evaluación Conocimiento y Se evidencia que X
Conocimientos comprensión de un
Política de la política y 40% de los
Calidad objetivos de funcionarios que
y Objetivos calidad interactúan en el
proceso no
cuenta con el
conocimiento
requerido.
3 Procedimiento Estandarización Se evidencia la X
de los de los empleación de
bienestar y documentos y formatos que no
salud referenciados se encuentran
ocupacional en los estandarizados y
procedimientos. adicional no son
referenciados en
el
procedimiento
matriz
4 Procedimiento Estandarización El procedimiento X
Formación de los de los se
Personal documentos y ejecuta de
referenciados acuerdo
en los con lo
procedimientos. documentado, y
sus
documentos se
encuentran
debidamente
estandarizados
 5 Liquidación y Revisión de Se evidencia que X
Finalización de formatos de no
Contratos retiro existe formatos ni
y hojas de vida entrevistas de
al retiros de
azar y su funcionarios de
debida acuerdo con .el
estandarización procedimiento
de calidad.
6 Procedimiento Revisión de La afiliación de X
de planillas de los
afiliación de afiliación de los funcionarios se
personal últimos tres hace a tiempo y
meses en
los términos
requeridos.
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCM: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoría:
 Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de
actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del
mismo.
 Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda
la política de calidad y los objetivos.
 Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de
acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.
 Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la
Compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de
bienestar y salud ocupacional.
 Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y
finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de
acuerdo con lo documentado.
 Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a
fin de subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la
auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el que
se muestren los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con sus
respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check list con
cada criterio ISO y su respectiva observación) así mismo cada hallazgo debe ser
debidamente soportado.
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y
sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a
revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las
herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean
efectivos.
Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar,
se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los más disponible posible
a entregar toda la información y que la auditoría sea llevada por el auditor y no por
donde pretenda llevar el dueño del proceso para su propio beneficio.
La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún
detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente establecidos.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.