IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU EVOLUCIÓN HISTÓRICA.

Por: Thairí Rodríguez Rojas

Para poder hablar en primera instancia de un archivo o un proceso de manejo de

documentación, debemos remontarnos al origen y construcción de las primeras
civilización quienes son las encargadas de marcar un precedente en una necesidad
que se torna fundamental para el crecimiento social y económico de las sociedades.
Pero no podemos desconocer que es con el paso de generaciones y etapas
históricas que se ha encontrado la importancia y se ha estructurado un proceso
claro el cual permitió que sean legisladas leyes que apoyen este proceso de calidad.

Por lo cual, se ha determinado una figura con un papel muy importante en este
proceso, el cual es el archivista pues es el quien esta encargado de primera mano
de manejar y organizar de manera asertiva todos los archivos correspondientes a
cualquier entidad.

Siendo los egipcios los primeros que realizan en templos representaciones graficas
y verbales de ciertas creencias propias de sus culturas, pasando por los romanos
con sus testamentos y los babilonios con sus escrituras en pieles, ya se empieza a
encontrar la necesidad de poder dejar evidencias de sucesos ocurridos, pero es
hasta el sigo xii y xiii donde se empiezan a encontrar archivos que tenían carácter
estrictamente financiero aun sin una estructura definida. Ya para el siglo xiv se crean
algunos parámetros de como deben ser el manejo y la estructura de ellos, y es en
el siglo xix con aporte de la fuerza de la revolución francesa que se logra dar
funcionalidad a estos archivos y se ponen a disposición nacional.

Dentro de este proceso es de vital importancia conocer como se deben manejar y

organizar toda esta información de que será de vital importancia la toma de
decisiones de la empresa o como soporte si en algún momento lo requiere para la
tramitación de cualquier proceso. Gracias a todo esto aparece la figura de la
persona encargada de gran parte de este proceso, quien debe tener ciertas
cualidades que le permitirán realizar un trabajo efectivo y eficaz. Un ejemplo claro
es tener los archivos según su uso previamente clasificados ya que en la gran
mayoría de los casos son esos archivos activos de los cuales debe hacer uso para
poder atender a problemas y dar soluciones inmediatas. Por otro lado, es el quien
es encargado de manejar información muy importante de una persona natural o de
alguna entidad jurídica por lo cual deberá conocer la naturaleza y la clasificación de
ella según su susceptibilidad e importancia del mismo, pues es muy peligroso que
en algún proceso un archivo privado sea expuesto al servicio publico ya que esto
podría acarrear problemas legales.

En conclusión reconocer la naturaleza y la evolución de como hemos tenido que

trasmitir información para poder generar progreso en nuestra sociedad, es dar
importancia y utilidad a una herramienta tan eficiente como lo son los archivos, y de
esta manera dejar evidencia que permitan plasmar orden en cada uno de los
procesos de una empresa y aun mas importante no volver a cometer los mismo
errores, puesto que bien sabemos “aquel que no conoce su historia, está destinado
a repetirla”.