Informe “Administración Documental” En el entorno laboral
INTRODUCCION
En las empresas, aparte de usar técnicas de comunicación, se tiene personas
o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello como lo señala la Ley General de Archivo y demás Normas. Para mostrar paso a paso la radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que eso permite mayor rapidez en su localización; ya que los documentos pueden extraviarse en el envío de una oficina a otra, por esto es necesario constituir un control interno de las comunicaciones recibidas y envidas.
Existen tres tipos de registros
1 Registro de entrada 2 Registro de salida 3 Correspondencia interna
Informe administración documental.
El desarrollo del proceso de recepción de documentos es el conjunto de
operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como Remitente o destinatario, nombre o código de la dependencia competente, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta. ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS Definición de medios de recepción, Recibo de documentos oficiales verificación y confrontación de folio, copias, anexos, firmas constancia de recibido, asignación de datos (Acuerdo 060 de 2001) Actividades de la Radicación de documentos Asignación de consecutivo, fecha y hora de impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados, Registro impreso de planillas de radicación y control de elaboración de Estadísticas 1. Registro de entrada oficios Al recibir las cartas, se registraran y archivaran aquellas que guarden relación con las actividades de la empresa: proveedores, organismos públicos, entidades bancarias; es decir aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se les asigna un registro, el que será anotado en el formato de radicación documental 2. Registro de Salida de oficios Debe tener por lo menos un original y una copia. Se deben registrar y sellar con el mismo número donde aparece el número de registro, la fecha y el destinatario. El original se envía por correo o mensajería y la copia con firma de recibido se archiva como comprobación de su envío 3. Correspondencia Interna. En muchas empresas aparte de la correspondencia recibida y enviada; se lleva registro de la correspondencia que se entrega internamente, la cual se registra en un formato creado para ello; con el fin de hacer seguimiento al trámite o respuesta dada dentro de los términos legales. 4. Recepción y Envío de Correspondencia. Este proceso consiste en la recepción/envío de documentos y el registro posterior en el sistema de correspondencia en ambiente web creado para tal efecto. Correspondencia Recibida: La Recepción de cualquier tipo de documento para la empresa se lo hará contando con los siguientes pasos: Se verificara que la correspondencia esté dirigida al la empresa Que el sello de recepción esté con fecha y hora de recibido Se sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. Se Registrara en la Planilla correspondiente 5. Correspondencia Enviada: Cada departamento u oficina, elabora su correspondencia, informes, y demás. Se enviaran al centro de recepción de las mismas o se esperara que pase el rutero (si la empresa lo tiene). Estos documentos deben ir en papel membreteado el original y en doble ejemplar. Una vez se entrega la documentación esta debe ser registrada en el sistema 6. Entrega Para la entrega el currier o el mensajero, entregaran el registro de entrega con la respectiva firma de recibido por el destinatario, quedando así registrada en el formato correspondiente o en el sistema si para el caso la empresa cuenta con ello. Una vez entregada la documentación a su destinatario, será entregada para su correspondiente archivo en la carpeta a la cual pertenece.
CONCLUISONES
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones
oficiales internas, que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los centros de recepción y distribución de comunicaciones es el objetivo primordial de este informe. Una organización basada en registro web o mediante planilla, aparte de ser parte de la imagen institucional y de su transparencia; nos permite ubicar y demostrar la entrega del mismo en el momento que sea necesario.
Bronislaw Malinowski (Traducción de Antonio J. Desmonts)-Los argonautas del Pacífico Occidental_ Un estudio sobre comercio y aventura entre los indígenas de los archipiélagos de la Nueva Guinea melané.pdf