Informe

“Administración Documental”
En el entorno laboral

SAN JUAN DE PASTO, SEPTIEMBRE 9 DE 2019

 Informe
“Administración Documental”
En el entorno laboral

INTRODUCCION

En las empresas, aparte de usar técnicas de comunicación, se tiene personas

o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Esa persona
o departamento se dedicará exclusivamente a ello como lo señala la Ley
General de Archivo y demás Normas.
Para mostrar paso a paso la radicación, registro, distribución o embalaje de
documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen
de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que eso
permite mayor rapidez en su localización; ya que los documentos pueden
extraviarse en el envío de una oficina a otra, por esto es necesario constituir
un control interno de las comunicaciones recibidas y envidas.

Existen tres tipos de registros

1 Registro de entrada
2 Registro de salida
3 Correspondencia interna

Informe administración documental.

El desarrollo del proceso de recepción de documentos es el conjunto de

operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como Remitente
o destinatario, nombre o código de la dependencia competente, nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS
Definición de medios de recepción, Recibo de documentos oficiales
verificación y confrontación de folio, copias, anexos, firmas constancia de
recibido, asignación de datos (Acuerdo 060 de 2001)
Actividades de la Radicación de documentos
Asignación de consecutivo, fecha y hora de impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados, Registro impreso de
planillas de radicación y control de elaboración de Estadísticas
1. Registro de entrada oficios
Al recibir las cartas, se registraran y archivaran aquellas que guarden
relación con las actividades de la empresa: proveedores, organismos
públicos, entidades bancarias; es decir aquellas que ofrecen
información a la empresa. A estas comunicaciones se les asigna un
registro, el que será anotado en el formato de radicación documental
2. Registro de Salida de oficios
Debe tener por lo menos un original y una copia. Se deben registrar y
sellar con el mismo número donde aparece el número de registro, la
fecha y el destinatario. El original se envía por correo o mensajería y la
copia con firma de recibido se archiva como comprobación de su envío
3. Correspondencia Interna.
En muchas empresas aparte de la correspondencia recibida y enviada;
se lleva registro de la correspondencia que se entrega internamente, la
cual se registra en un formato creado para ello; con el fin de hacer
seguimiento al trámite o respuesta dada dentro de los términos legales.
4. Recepción y Envío de Correspondencia.
Este proceso consiste en la recepción/envío de documentos y el registro
posterior en el sistema de correspondencia en ambiente web creado
para tal efecto.
Correspondencia Recibida: La Recepción de cualquier tipo de
documento para la empresa se lo hará contando con los siguientes
pasos:
 Se verificara que la correspondencia esté dirigida al la empresa
Que el sello de recepción esté con fecha y hora de recibido
Se sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
Se Registrara en la Planilla correspondiente
5. Correspondencia Enviada:
Cada departamento u oficina, elabora su correspondencia, informes, y
demás.
Se enviaran al centro de recepción de las mismas o se esperara que
pase el rutero (si la empresa lo tiene).
Estos documentos deben ir en papel membreteado el original y en doble
ejemplar. Una vez se entrega la documentación esta debe ser
registrada en el sistema
6. Entrega
Para la entrega el currier o el mensajero, entregaran el registro de
entrega con la respectiva firma de recibido por el destinatario, quedando
así registrada en el formato correspondiente o en el sistema si para el
caso la empresa cuenta con ello.
Una vez entregada la documentación a su destinatario, será entregada
para su correspondiente archivo en la carpeta a la cual pertenece.

CONCLUISONES

 Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones

oficiales internas, que se reciban o envíen entre cualquiera de
sus dependencias del nivel central y local, a través de los centros
 de recepción y distribución de comunicaciones es el objetivo
primordial de este informe.
 Una organización basada en registro web o mediante planilla,
aparte de ser parte de la imagen institucional y de su
transparencia; nos permite ubicar y demostrar la entrega del
mismo en el momento que sea necesario.