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Marco Teorico de Control Interno PDF
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CAPITULO II
A. MODELO
1. GENERALIDADES
La constitución de los modelos, no es una idea nueva, se utiliza todos los días con
frecuencia en forma inconsciente, en situaciones de problemas básicos, en el uso de
la información y el manejo de incertidumbres. Es un elemento clave para la dirección
efectiva en una organización, de igual forma, los ejecutivos que se enfrentan a la
situación, es difícil en las que deben tomar decisiones para resolver problemas
presentes pero con repercusiones en el futuro; deben elegir entre diversas
estrategias y cursos de acción, esto supone la elaboración y uso de un modelo.
modelo puede ser tan sencillo como una simple explicación con palabras de lo
fundamental de una realidad.
2. DEFINICIÓN
Modelo: es la abstracción de los sucesos que rodean un proceso, una actividad o un
problema. Aíslan una entidad de su entorno de tal manera que pueda examinarse sin
el ruido o perturbaciones de otras influencias del medio circulante1.
Es una teoría que comprenden varios elementos que están relacionados entre sí,
para dar forma o estructurar un plan, técnica o norma que se da para el logro de un
objetivo.
3. IMPORTANCIA
Los modelos son importantes porque sirven para pensar, comunicar, predecir y
controlar es decir como herramienta de dirección; debido a que son un todo que
comprenden varios elementos estructurales que dan una idea o seguimiento en un
campo de acción.
4. CARACTERÍSTICAS
Las características de un modelo son:
• Estudian un problema del mundo real.
• Aplicación de conocimientos matemáticos y científicos que se poseen para
llegar a conclusiones finales.
• Compara los datos obtenidos como predicciones con datos reales.
• Son completamente exactos con problemas de la vida real de hecho se trata
de una idealización.
• El modelo debe ser bastante aproximado al sistema real e incorporar la
mayoría de sus aspectos importantes.
• El modelo no debe ser tan complejo es decir que sea imposible entenderlo y
manipularlo.
5. TIPOS
Los tres tipos de modelos que se conocen son:
a) Modelos Físicos: Son los que permiten mostrar la estructura de un cuerpo o una
cosa, tanto de carácter externo como interno.
b) Modelos Simbólicos: Generalmente son más específicos que los verbales ya que
representan un puente útil en el proceso de simbolizar un modelo verbal.
B. CONTROL INTERNO
1. GENERALIDADES
El control interno comprende el plan de organización, el conjunto de métodos y
procedimientos que asegure que los activos están debidamente protegidos, que
proporciona a la administración la seguridad de que los informes contables en los
que se basa sus decisiones son dignos de confianza.
En ese sentido, toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo
menos implementar los siguientes aspectos que tienen que ser orientados a la
aplicación de control interno:
a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así
como la formulación de planes operativos que sean necesarios.
3. DEFINICIONES
- Control Interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por
una organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente
protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad
se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en
atención a las metas y los objetivos previstos3.
3
Gustavo Cepeda, Auditoria y Control Interno, McGraw Hill, 1997
44
4
Rodrigo Estupiña Gaitan-Orlando Estupiña Gaitan, Análisis Financiero y de Gestión, Pág. 9
5
Javier Cajero Ortega, Contabilidad. Control y Reglas Particulares, pág. 12
45
3. OBJETIVOS6
Los objetivos de control interno son diseñados para ayudar a organizar, controlar y
mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso, se clasifican en:
4. CARACTERISTICAS7
a) Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los
procesos de implementación, unifique los criterios de control y garantice
un control corporativo a la gestión de las entidades que les permita el
cumplimiento de sus objetivos.
6
Martínez, Fabian, La Auditoria Administrativa y el contador público, pág.45
7
Favián Martinez, La Auditoria Administrativa y el Contador Publico, pág.45
46
5. ELEMENTOS8
Son elementos constituidos de control interno, los siguientes:
- Organización adecuada.
- Delimitación de autoridad y niveles de responsabilidad.
- Definición de políticas.
- Definición de procedimientos para la ejecución de procesos.
- Formulación de planes.
-.Establecimientos de objetivos y metas.
- Normas adecuadas que guíen la protección y utilización racional de recursos.
- Dirección y administración de personal conforme a un sistema de méritos y
sanciones.
- Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de
control interno.
8
http://www.aerocivil.gov.co/Scontrol/SCI-ementos/elementos%20para%20un%20s%20de%20c%20i.ppt consulta 26 octubre
año 2007
47
6. PRINCIPIOS9
a) Igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las
actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés
general sin otorgar privilegios a grupos especiales.
9
Cepeda Alonso, Gustavo, Auditoria y Control Interno, editorial McGraw Hill, año 1997, pág.13
48
7. FUNDAMENTOS10
Constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que garantizan la efectividad
del Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones, competencias
asignadas y a las características que le son propias, siendo los fundamentos
esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno los siguientes:
10
http://controlinterno.udea.edu.co/ciup/nuevo_sci.htm#FUNDAMENTOS_DEL_CONTROL_INTERNO_
49
8. CLASIFICACION11
El control interno se puede clasificar en:
C. GESTION ADMINISTRATIVA
1. DEFINICION
Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupo los
individuos cumplen eficientemente objetivos específicos12.
2. ANTECEDENTES
El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora es un
acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay
una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido
como la administración desde principios de siglo. La administración es el órgano
social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la
responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el espíritu esencial
de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y
logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la teoría de la
administración se suele considerar un fenómeno relativamente reciente que surge
con la industrialización de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI.
12
http://www.monografias.com/trabajos25/gestion-administrativa/gestion-administrativa.shtml consulta 20 octubre 2007
52
Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo administrativo se fue
debilitando considerablemente y la autoridad real pasó al terrateniente, alrededor del
cual se agrupaban muchas personas abriendo las puertas al surgimiento de la Edad
Media, hubo una descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las
formas administrativas que habían existido anteriormente. Hubo una notable
evolución de las ideas administrativas y se consideraron instituciones como la Iglesia
Católica. En ésta época la Administración recibe un gran impulso cuando surgen en
Italia los fundamentos de la contabilidad moderna y las transacciones comerciales.
La administración absorbe los aportes que en esa área del saber humano se
producen durante el siglo XX hasta aproximadamente la década de 1920 después de
la Primera Guerra Mundial. Cuando la ciencia del hombre como la psicología y la
sociología, entre otros, comenzaron a tener aceptación y a proveer instrumentos de
aplicación.
54
3. PRECURSORES
Para que la administración sea lo que es hoy día, hubo personajes destacados que
con sus aportes colaboraron para su desarrollo, entre ellos se encuentran:
- Confucio:
Filósofo, proporcionó una serie de reglas para la Administración pública
recomendando: que las personas que ocupan posiciones públicas deben conocer
bien el país para así estar en condiciones de resolver sus problemas; excluir de la
selección del personal el favoritismo y el partidarismo; que los funcionarios
seleccionados deberían ser personas honradas desinteresadas y capaces.
- Adam Smith:
Enunció el principio de la división del trabajo considerándolo necesario para la
especialización y para el aumento de la producción.
- Henry Metacalfe:
Se distinguió por implantar nuevas técnicas de control administrativo e ideó una
nueva manera de control considerada como muy eficiente.
- Woodrow Wilson:
Hizo una separación entre política y Administración y le dio el calificativo de ciencia a
la administración propugnando su enseñanza a nivel universitario.
- Frederick W. Taylor:
Se le considera Padre de la Administración Científica; trabajó entre los años 1880 y
1915 en una serie de empresas, realizando varios experimentos y aplicando sus
propias ideas en busca del mejoramiento de la administración descubriendo que
existen fallos o deficiencias que eran imputables del factor humano, además
promovió que las fuentes de empleo aumentarán la paga a los trabajadores más
productivos.
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4. IMPORTANCIA
La supervisión de las empresas está en función de una administración efectiva; en
gran medida la determinación y la satisfacción de muchos objetivos económicos,
sociales y políticos descansan en la competencia del administrador y de la gestión de
sus directores. En la esfera del esfuerzo colectivo donde la administración adquiere
su consideración más precisa y fundamental ya sea social, religiosa, política o
económica, toda organización depende de la administración para llevar a cabo sus
fines.
cuanto al tiempo destinado al control varía solo ligeramente entre los administradores
de los diversos niveles.
Las cuatro habilidades elementales para una buena gestión administrativa son:
1. Las habilidades técnicas: son las de mayor importancia para el nivel de
supervisión. Estas decrecen en el nivel administrativo intermedio
2. Las habilidades humanas: también son útiles en las frecuentes interacciones
con los subordinados, en el nivel intermedio son esenciales.
3. Las habilidades de conceptuación no suelen ser decisivas para los
supervisores de nivel inferior, en el nivel administrativo superior son
especialmente valiosas.
4. Las habilidades de diseño: son valiosas en el nivel administrativo superior.
57
7. PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a
cabo una actividad13.
7.1 FASES14
El proceso administrativo es cíclico, dinámico e interactivo ya que sus funciones se
encuentran interrelacionadas entre sí. Las fases del proceso administrativo son dos:
13
http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso, consulta 17 octubre 2007
14
http://www.monografias.com/trabajos14/fases-proceso/fases-proceso.shtml, consulta: 17 Octubre 2007
58
a) LA PLANIFICACIÓN
Es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas;
es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento,
estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para
adaptarse al cambio.
• IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
La planificación es importante porque:
- Permite que la empresa este orientada al futuro
- Facilita la coordinación de las decisiones.
- Resalta los objetivos organizacionales.
- Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para
que la empresa opere eficientemente.
- Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
- La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a
la organización, dirección y control, y es su fundamento.
15
http://www.monografias.com/cgi-bin/search.cgi?query=riesgo&?intersearch
59
• PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN
Los propósitos de la planificación de forma general son:
- Disminuir el riesgo del fracaso.
- Evitar los errores y asegurar el éxito en el futuro.
- Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
• VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN16
Al existir una planificación clara para los gerentes y/o las personas encargadas
de administrar una empresa, las ventajas que se obtienen y que se reflejan en los
resultados son:
- Reducir el impacto del cambio
- Minimiza el desperdicio y la redundancia
- Fija los estándares para facilitar el control
- Establece un esfuerzo coordinado
- Dar dirección tanto a los administradores como a los que no lo son
- Reducir la incertidumbre
- Aclara las consecuencias de las acciones que podrían tomar los
administradores en respuesta al cambio
• DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN
Algunas desventajas de la planificación:
- Un programa de planificación demasiado largo, demandara más tiempo
de los administradores
- Los administradores deben de tener un equilibrio entre el tiempo de
implementación y el tiempo que pasan en sus demás funciones.
16
http://html.rincondelvago.com/proceso-administrativo_4.html consulta 17 octubre 2007
60
• PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
- Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas,
sino con la mayor precisión posible porque van a regir acciones concretas.
- Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en
este y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión.
- Unidad de dirección: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda
decirse que existe uno sólo para cada función y todos los que se aplican en la
empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad
pueda decirse que existe un solo plan general.
• PASOS DE LA PLANIFICACIÓN
Los administradores siguen los siguientes pasos en cualquier tipo de
planificación:
61
• ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN:
- Los propósitos: son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un
grupo social.
• MÉTODOS DE LA PLANIFICACIÓN
Algunos métodos que ayudan a la planificación son:
17
http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-15.htm, consulta 18 Octubre 2007
64
- Los pronósticos: Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se
presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo que puede suceder y
tomando como base datos pasados.
b) LA ORGANIZACIÓN
Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización
racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición,
correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las
funciones del grupo social18.
• IMPORTANCIA
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
- Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos), lo que obviamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organización.
18
http://www.monografias.com/trabajos12/proce/proce.shtml#opr consulta 17 octubre 2007
65
• PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN
- Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más
eficientemente posible y con un mínimo esfuerzo.
- Eliminar la duplicidad de trabajo.
- Establecer canales de comunicación.
- Representar la estructura oficial de la empresa.
• PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
Estos principios son verdades de aplicación general, aunque su aplicabilidad no es
tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura, son
esenciales para la organización eficaz:
- Unidad de mando: Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe,
cuando no se respeta este principio se generan evasiones de responsabilidad, se
da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.
• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Es importante una estructura organizativa bien definida porque asigna autoridad y
responsabilidades de desempeño en forma sistemática de la organización formal.
• EL ORGANIGRAMA19
Una de las herramientas más importantes al definir una estructura organizativa es el
organigrama, en su forma simple es la representación gráfica de sus áreas o
unidades administrativas y muestra las relaciones que guardan entre sí cada una. La
utilidad de los organigramas son:
- Brindan una imagen formal de la organización.
- Son una fuente de consulta oficial.
- Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de
jerarquía.
- Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.
19
http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-18.htm consulta 17 octubre 2007
68
c) LA DIRECCIÓN20
La Dirección es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las
metas de la organización y del grupo. Esta función implica mandar, influir y motivar a
los empleados para que realicen tareas esenciales.
• IMPORTANCIA
La dirección es trascendental porque:
• PRINCIPIOS
- Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se
logre coordinar los intereses de la empresa con los individuales.
- Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como
producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo
de la voluntad del que manda.
20
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/default3.asp consulta 17 octubre 2007
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- Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente
establecidos y jamás omitirlos sin razón, ni en forma constante.
• ETAPAS DE LA DIRECCION
Toma de decisiones: Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias
alternativas y es la responsabilidad más importante del administrador por lo que es
necesario:
- Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que
hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
- Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas se debe elegir la más
idónea para las necesidades del sistema y la que rinda máximos beneficios; además,
seleccionar dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos.
d) EL CONTROL
• IMPORTANCIA21
La importancia del control es vital porque:
- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.
21
http://usuarios.lycos.es/astaroot/control.htm consulta 17 octubre 2007
72
- De la oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir,
debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas, con anticipación.
• TIPOS DE CONTROL
El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de
desempeño e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de
control como sigue:
- Control coincidente. Vigilar las actividades corrientes para asegurar que se cumplan
las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.
VENTAJAS22
22
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/diagfun.htm
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