Documentos historia laboral

“Para el efecto dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada
expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la
forma de vinculación laboral en cada entidad:
¨ Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
¨ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
¨ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
¨ Documentos de identificación
¨ Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
REPÚBLICA DE COLOMBIA
¨ Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
¨ Acta de posesión
¨ Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
¨ Certificado de Antecedentes Fiscales
¨ Certificado de Antecedentes Disciplinarios
¨ Declaración de Bienes y Rentas
¨ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
¨ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
¨ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias,
comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera
administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

¨ Evaluación del Desempeño

¨ Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del
mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del
contrato, incorporación a otra entidad, etc. El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar
constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su
naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos
documentales, complementándola.

De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la administración
de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la
gestión del talento humano.”

FINES DEL ARCHIVO

DISPONER DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA

USO DE LA ADMINISTRACIÓN EN EL SERVICIO AL CIUDADANO
COMO FUENTE DE LA HISTORIA
REGISTRO DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL

Funciones

Impulsar sistemas de gestión de documentos, es decir, todas aquellas operaciones Dirigidas a contribuir a la
consecución de la economía, la celeridad y la eficacia en cualquier gestión efectuada por las diferentes
dependencias administrativas. Simplificando mucho, estas operaciones se traducen en disponer de cualquier
expediente administrativo, en el momento preciso, independientemente de su estado de tramitación,
elaborado de forma normalizada y con la calificación pertinente sobre si se ha de conservar o cuándo y cómo
se puede destruir.

Garantizar el acceso a la documentación, que implica, por un lado, organizar y describir la Documentación de
manera que la institución y los ciudadanos puedan consultarla de forma Fácil y rápida y, por el otro, tomar las
precauciones que correspondan en cada caso al objeto

De proteger aquellos datos que, de acuerdo con la legislación vigente, sean confidenciales o Puedan
afectar a la intimidad de las personas.

Promover la protección y difusión del patrimonio documental, es decir, adoptar las

Medidas adecuadas para la preservación y seguridad de la documentación generada por la
Institución y de aquella otra que le haya sido encomendada, conocer los fondos documentales De otros
organismos y de particulares que sean de interés para la ciudadanía y establecer las Medidas oportunas para
difundir y poner al alcance de los ciudadanos tanto la una como la Otra.

Responsabilidad

ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.
El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los
documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

Administrador de archivos

Es una aplicación informática que provee acceso a archivos y facilita el realizar operaciones con ellos, como
copiar, mover, eliminar archivos donde el usuario lo quiera ubicar y poder ingresar a ellos para realizar ciertas
tareas.

Acceso

 Acceso Secuencial. Exige el tratamiento de elemento, para esto es necesario una exploración
secuencial comenzando desde el primer momento (Pascal permite este acceso)
 Secuenciales: archivo de texto que debe ser leído del principio hasta el final.
 Acceso Directo. Permite procesar o acceder a un elemento determinado y referencia directamente
por su posición en el soporte de almacenamiento (Turbo Pascal permite este acceso.
 Aleatorios: es un archivo con registros de un mismo largo. Un programa puede accesar directamente
cualquier registro sin tener que leer los registros previos.
 Binarios: es un archivo que lee byte por byte sin asumir ninguna estructura.
Los archivos Binarios no son un nuevo tipo de archivo, pero si una nueva forma de manipular
cualquier tipo de archivo. Las técnicas de archivo binarios permiten leer o cambiar cualquier byte de
un archivo. Son herramientas extremadamente potentes, pero como toda herramienta potente debe
manejarse con cuidado Entre otras características, a las técnicas de archivo binario no les preocupa
los caracteres EOF intercalados que pueda tener un archivo.