GUIA PROMOVER EVENTOS

ACTIVIDAD PRINCIPAL

1.1 Nombre de la Institution y logo.

1.2 Describa brevemente razón social, ubicación geográfica de la empresa.

1.3 Describa brevemente la planeación estratégica de la organización o empresa

en donde esta estableciendo el desarrollo de la actividad.

- Visión
- Misión
- Políticas
- Principios, valores
- Objetivos
 1.4. Luego de la visita a la institución, establezca la actividad económica y/o el
objeto social y el tipo de necesidad teniendo en cuenta la oportunidad de
apoyo desde la competencia “Promover eventos”

Recordemos la definición de eventos:

*Es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado
número de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que desarrollarán y
compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estímulo
del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general entre otros.

Por consiguiente:

concientizar

Defina claramente la necesidad encontrada.

“………………………………………………………………………………..”

1.5. Plantee claramente el Objetivo general del evento.

1.5. Platee claramente tres objetivos específicos. “Estos deben contemplar e incluir
la propuesta de valor que usted desea trasladar a la institución”, por otro lado de
aquí deben surgir las metas.

-
-
-
1.5. Identificar las Oportunidades y Amenazas que se pueden presentar para el
establecimiento y desarrollo del evento.

Oportunidades Amenazas

-
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--

1.6. Teniendo en cuenta la necesidad encontrada, la cual será referida como “Motivo
del evento”. Plantee:

a. Nombre de la campaña “xxxxxx” y

b. Slogan - https://www.canva.com/
 Sonia Jasmín Soacha Sánchez
Instructor SENA CBA

1.7. Teniendo en cuenta el número de actividades propuestas (mínimo 4) se deben

identificar los recursos humanos, físicos, económicos y logísticos que son
necesarios teniendo como base lo establecido con el líder de la organización elegida
para el desarrollo del evento. Identifique y despliegue los ítems:

Imprevistos
Recursos sobre las
Humanos Físicos Logísticos Económicos
actividades

Actividad 1 Actividad 1 Actividad 1 Actividad 1 Actividad 1

Actividad 2 Actividad 2 Actividad 2 Actividad 2 Actividad 2

Actividad 3 Actividad 3 Actividad 3 Actividad 3 Actividad 3

Actividad 4 Actividad 4 Actividad 4 Actividad 4 Actividad 4

Nota: busque generar en la propuesta el valor diferencial teniendo en cuenta las

necesidades de la población. Para ello tenga en cuenta el contenido, el formato,
la ubicación y el servicio diferencial.

1.8. Cada actividad debe especificar y establecer de la manera más simple la

información, con el fin de trasmitirla de forma clara a todos los que apoyan e
intervienen.

Objetivo Explicación de la Tiempos y Responsables

principal de actividad, paso a movimientos Recursos en cada uno de
Actividad la actividad paso: establecidos en la necesarios. los tiempos y
1 actividad. movimientos.
“incluya
motivadores” r+

Objetivo Explicación de la Tiempos y Responsables

principal de actividad, paso a movimientos Recursos en cada uno de
Actividad la actividad paso: establecidos en la necesarios. los tiempos y
2 actividad. movimientos.
“incluya
motivadores” r+
 Sonia Jasmín Soacha Sánchez
Instructor SENA CBA

Objetivo Explicación de la Tiempos y Responsables

Actividad principal de actividad, paso a movimientos Recursos en cada uno de
3 la actividad paso: establecidos en la necesarios. los tiempos y
“incluya actividad. movimientos.
motivadores” r+

Tiempos y
Objetivo Explicación de la movimientos Responsables
Actividad principal de actividad, paso a establecidos en la Recursos en cada uno de
4 la actividad paso: actividad. necesarios. los tiempos y
“incluya movimientos.
motivadores” r+

1.9. Estructure el presupuesto., Identifique los costos fijos y los costos variables así
como los posibles ingresos. Podrá desarrollarlo en cualquier formato en la
herramienta excel. “Adjunto modelo”

2.0. Especifique las estrategias de promoción, teniendo en cuenta la comunicación

interna y externa y los canales que estén a su alcance. “sensibilización y
recordación” Este debe ser diseñado y publicado desde la aprobación del evento
continuamente hasta la fecha de ejecución. *Se deben entregar las evidencias de la
misma en el informe final.

Incluyan
-Fechas: Inicio – Final
-Programación
-Entre otros

2.0. Establezca el cronograma de actividades teniendo en cuenta la estructura

consolidada anteriormente. El cronograma debe estar estructurado por etapas o
fases y debe incluir inicio, cierre y responsables.
2.1. Establezca indicadores: A través de los indicadores se deberán evaluar los
objetivos planteados en su evento. Por ejemplo: Indicador de cobertura.
 Sonia Jasmín Soacha Sánchez
Instructor SENA CBA

- Busca medir el alcance del programa con relación al total de personal expuesto,
según la siguiente fórmula:

(Total de personal asistente / Total de personal en riesgo)*100

 Sonia Jasmín Soacha Sánchez
Instructor SENA CBA

Modelo presupuesto
Gastos

EstimadoRealDesglose de gastosEstimadoReal
Lugar$100.00$100.00LUGAR
Alquiler del lugar $100.00$100.00
Comida$100.00$100.00
Alquiler de equipos (pantalla, micrófono, etc)
Publicidad$100.00$100.00
Alquiles de sillas y mesas
Programa$100.00$100.00
Decoración
Materiales$100.00$100.00
Señalización
Otros $100.00$100.00
Total$100.00$100.00
Total$600.00$ 600.00

COMIDA
Comida$100.00$100.00
Bebida$ 120
Otros
$ 100
Total$100.00$100.00
$ 80

$ 60
PUBLICIDAD
$ 40
Diseño$100.00$100.00
Redación$ 20
Publicidad en la prensa
$0
Publicidad online LugarComidaPublicidadProgramaMaterialesOtros
Desarrollo web EstimadoReal
Ofertas especiales
Total$100.00$100.00

PROGRAMA
Exponentes / invitados especiales$100.00$100.00
Asistentes
Presentadores
Viaje / exponenetes
Hotel / exponentes
Otros
Total$100.00$100.00

MATERIALES
Wifi / Internet$100.00$100.00
Programa del evento
Premio / Distinción especial
merchandaising (bolsos, lapiceras, credenciales, etc)
Total$100.00$100.00

OTROS
Transporte$100.00$100.00
Seguridad
DJ
Total$100.00$100.00
 Sonia Jasmín Soacha Sánchez
Instructor SENA CBA

Ingresos
EstimadoRealDesglose de INGRESOSEstimadoReal
/ ENTRADASInscripciones/Entradas$200.00$200.00INSCRIPCIONES
$200.00$200.00PATROCINADOR$200.00$200.00
Productos Adicionales$200.00$200.00
Total$200.00$200.00Total$600.00$600.00

PATROCINADOR
$200.00$200.00
$ 250
Total$200.00$200.00
$ 200
PRODUCTOS ADICIONALES
$200.00$200.00$ 150

$ 100
Total$200.00$200.00

$ 50

$0
Inscripciones/EntradasSponsorsProductos Adicionales

GastosIngresos
EstimadosRealesEstimadosReales
Totales$600.00$ 600.00Totales$600.00$ 600.00

$ 700$ 700

$ 600$ 600

$ 500$ 500

$ 400$ 400

$ 300$ 300

$ 200$ 200

$ 100$ 100

$ 0$ 0
EstimadosRealesEstimadosReales
 Sonia Jasmín Soacha Sánchez
Instructor SENA CBA

Finalmente deberá plasmar la información dentro de modelo CANVAS con el fin de

analizar el evento planeado.

1. Pasos para el análisis

 Sonia Jasmín Soacha Sánchez
Instructor SENA CBA

INFRAESTRUCTURA Y ESTRUCTURA
(Guía para tener en cuenta en el armado del evento)
Sonia Jasmín Soacha Sánchez
Instructor SENA CBA
 Recuperado:file:///C:/Users/Sonia/Desktop/Como-organizar-eventos-con-exito.-Rosario-
Jijena-Sanchez.pdf