SITUACIÓN – VARIEDADES UNIVERSAL

Yeny Liceth Hernandez Ramirez

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO INSTITUCION UNIVERSITARIA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

BOGOTA D.C.

2019
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SITUACIÓN – VARIEDADES UNIVERSAL

Yeny Liceth Hernandez Ramirez

PAOLA MEDINA

INTRUCTORA

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO INSTITUCION UNIVERSITARIA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

BOGOTA D.C.

2019
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TABLA DE CONTENIDO

Marco conceptual ............................................................................................................................ 4

Elementos ........................................................................................................................................ 5

Descripción de Cargos .................................................................................................................... 8

Marco teórico .................................................................................................................................. 9

Mapa conceptual ........................................................................................................................... 11

Organización fuerza de ventas ....................................................................................................... 12

Bibliografía .................................................................................................................................... 16
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ACTIVIDAD

1. Leer y analizar muy bien y al detalle la situación descrita en la institución.

2. Identificar el marco conceptual y teórico de la función administrativa de “Organización”

que aplicaría para la situación descrita (elementos, principios, diseño cargos,

departamentalización, etc.).

MARCO CONCEPTUAL

La economía de nuestro país ha bajado poco a poco, uno de los factores determinantes para

lograr crecimiento y sostenibilidad económica son aquellas nuevas herramientas creadas, para

lograr un alto crecimiento de clientes y ventas , las cuales ustedes como empresa tienen como

objetivo, al verificar el campo de acción en el sector que trabajan, encontramos la falencia en la

estructura organizacional , con una nueva estructura lograran llegar a su objetivo principal, brindar

una gran variedad de productos y servicios en los mercados regionales y nacionales y sobre pasar

la competencia, al realizar la organización de los grupos de persona y estructuras en las cuales

empezaremos a trabajar para lograr las metas que los llevara al éxito.

 Empezaremos por señalar claramente el plazo u horizonte de tiempo para sus nuevos

objetivos.

 Queremos ser exigentes pero realistas, disciplina en cada uno de los cambios que afrontara

su empresa.

 Los cambios serán comunicados a todos los miembros de la organización.

Teniendo en cuenta lo anterior, en la compañía Variedades Universal se busca plantear dentro de

sus objetivos estratégicos, la creación de líneas de innovación de sus productos (pinturas y

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misceláneos), buscando estar a la vanguardia del mercado, en cuanto a tendencias vigentes. A su

vez se plantea generar mejoras en la fuerza comercial (ventas y pos-ventas), mejorando la imagen

y presentación de los productos, incursionando en el posicionamiento del mercado.

Elementos a tener en cuenta

Teniendo en cuenta la estructura en la que vamos a trabajar, es importante reconocer un

organigrama, para trabajar responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de la organización,

la cual representara la estructura interna y por lo tanto la interrelación de cargos.

Esta clasificación nos ayudara a facilitar el flujo de la información, la veracidad, la toma de

decisiones, las dependencias reguladoras, las responsabilidades y la autoridad que tendrá el que

ejerza el liderazgo de proyecto o el equipo de trabajo.

Los elementos fundamentales son:

 Reconocer la labor desempeñada por cada uno de sus colaboradores y verificar si están en

el cargo correcto.

 Crear un enfoque de gestión por procesos como un elemento efectivo para que la

organización alcance unos altos niveles de eficiencia y calidad en sus productos.

 Crear innovación en pinturas.

 Establecer un sistema más flexible que dé prioridad a la respuesta rápida y al cliente.

 Asignación correcta de cargos y responsabilidades.

El Rediseño de la Estructura Organizacional así como un Análisis y Descripción de cargos para la

compañía VARIEDADES UNIVERSAL logrará una óptima distribución de las funciones y

cumplirá a cabalidad su objetivo.

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Al realizar la departamentalización se cumplirá los objetivos de la empresa, al diseñar las

actividades y las funciones de cada uno y sus demarcaciones se podrán escoger por función,

producto, proyecto, o por procesos.

Determinar la estructura organizacional y realizar un análisis completo de los cargos de la empresa

VARIEDADES UNIVERSAL y enfocar la fuerza de ventas hacia la innovación.

Se realizará una evaluación de todas las alternativas de estructura, escogeremos la que sea más

adecuada para implementar en su compañía. Dicha organización tendrá en cuenta las diferencias

que identifican los procesos de la empresa. Esta estructura dará un recurso a los distintos

inconvenientes que se han ido desplegado con la estructura organizacional que se maneja

actualmente, se identificará de una manera mucho más eficiente las distintas líneas de mando

dentro de la empresa.
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ORGANIGRAMA DE GERENCIAS

Esta será la cabeza de todas sus áreas y representa legalmente a la

empresa, la oficina de la gerencia general se encuentra en la ciudad donde
Gerencia se encuentre la planta
General

Contará con secretaria, un mensajero, Asesores comerciales por cada línea de

Gerencia productos, igualmente con un departamento técnico que se encarga de brindar
asesoría a los clientes al momento de adecuar los proyectos
Comercial

Gerencia Se Subdivida en tres departamentos, de producción, logística y mantenimiento

de apoyado por un equipo de control de calidad. Particularmente, el departamento
de logística
Operacion
es
Gerencia La cual contara con cuatro divisiones principales: contabilidad, recursos
Administr humanos, sistemas y seguridad.
ativa y
Financiera

Fuente: Autores propios

En la departamentalización, tomaremos como un piloto de la Estructura Horizontal,

compuesta principalmente por equipos autónomos, conformados por funcionarios pre-

seleccionados. Estos equipos son capaces de crear sus decisiones y se organizan en torno a los

procesos de organización, además, fijaran sus propias metas y donde cada uno de sus miembros es

responsable del éxito o fracaso del mismo proyecto.

Se crearan equipos de desarrollo de mercados, asistencia técnica, servicio al cliente, gestión de

inventarios, equipo de fabricación, equipo de control y calidad, gestión de almacenamiento,

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operación de distribución, equipo de creación de nuevos productos, y asesores de mercadeo externo

y publicidad.

DESCRIPCION DE CARGO

Se describen los cargos que pertenecen a cada una de las áreas: Gerencia General, Gerencia

de Relaciones Externas, Gerencia de Operaciones, Gerencia Administrativa y Financiera.

Descripción de los cargos que corresponden a los procesos clave: Gestión Comercial, Producción

y Distribución.

Cargos que se crearan:

 Gerente general

 Gerente de área

 Líderes de proceso

 Coordinadores

 Asesores

 Asistentes

 Vigilantes

 Secretaria

 Mensajeros

 Servicios generales

 Técnico experimentado
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MARCO TEORICO

DISEÑO ORGANIZACIONAL

Teniendo en cuenta la estructura en la que vamos a trabajar, es importante reconocer un

organigrama, para trabajar responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de la organización,

la cual representara la estructura interna y por lo tanto la interrelación de cargos.

Esta clasificación nos ayudará a facilitar el flujo de la información, la veracidad, la toma de

decisiones, las dependencias reguladoras, las responsabilidades y la autoridad que tendrá el que

ejerza el liderazgo de proyecto o el equipo de trabajo.

También es indispensable conocer los factores; cuatro factores que razonamos los cuales son los

más importantes que son: proveedores, distribuidores, competidores y consumidores, las

estructuras necesitan diferenciar y situar una posición diferente de sus competidores con el fin de

fundar y soportar una ventaja competitiva, como el bajo costo de la mercancía, la creación de

diseños innovadores y la competitividad en el mercado que se va a trabajar.

DISEÑO DE CARGOS Y DEPARTAMENTALIZACIÓN

Al crear una descripción y la observación de los cargo creados vemos que es importante saber del

proceso de reclutamiento, la selección de personal, la capacitación, compensación salarial y

evaluación de desempeño para cada uno de los funcionarios de la compañía.

Como se demuestra en la imagen 01.

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Img 01

Fuente: Chiavenato, Idalberto. Gestión del Talento Humano, 2002. Capítulo 5 página 139

En el diseño de cargos tendremos en cuenta:

 La descripción del cargo, responsabilidades

 La importancia del cargo

 Su nivel jerárquico

 Perspectiva horizontal y vertical

Al realizar la departamentalización se cumplirá los objetivos de la empresa, al diseñar las

actividades y las funciones de cada uno y sus demarcaciones se podrán escoger por función,

producto, proyecto, o procesos.

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3. REALICE UN MAPA CONCEPTUAL DENTRO DEL MARCO TEÓRICO

DESCRITO EN EL PUNTO 2, REQUERIDO PARA LA SITUACIÓN DESCRITA.

VARIEDADES UNIVERSAL

Es una comercializadora, pequeño negocio de

distribución para detallistas - Pinturas
Enfocado a surtir articulos entre
ciudades

ELEMENTOS PRINCIPIOS DISEÑO DE CARGOS DEPARTAMENTALIZACION

Crecer y fortalecer su Por su ambigüedad, la

OBJETIVOS precencia en el mercado Creación de líneas de innovación de sus productos estructura orgnizacional es Nivel Nacional (Pais)
nacional (pinturas y misceláneos), buscando estar a la funcional
vanguardia del mercado, en cuanto a tendencias GEOGRAFICA
vigentes DIVISION Se maneja por niveles
Infraestructura ESTRATEGIA Nivel Departamental
DEL jerarquicos o jefes de
RECURSOS Recurso Humano (Ciudad)
TRABAJO seccion
Reconocimiento del mercado Fortalecer su posicion en el mercado - Grandes
Superficies Al ser comercializadora, se
PINTURAS: Ventas
manejan cargos por ciudades
Director de ventas del 60%
DIRECCION o regiones
Estructura Organizacional Se dirige desde la Gerencia General PRODUCTO
GERENTE
UNIDAD DE Son propias de cada MISCELÁNEOS :
CADENA DE
Linea de Pinturas MANDO MANDO
departamento Ventas del 40%
FACTORES DE
PRODUCCION Linea de Miscelaneos DPTO. DPTO. DPTO. DPTO . RECURSO FUNCIONES
FINANCIERO PRODUCCION COMERCIALIZACION HUMANO

Gestión Comercial,
CONTABILI
TESORERIA
Producción y Distribución
DAD

Fuente: Autores propios

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4. PROPONGA LA MEJOR FORMA DE “ORGANIZAR” LA FUERZA DE VENTAS

Y DISEÑE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DENTRO DEL MARCO

DESARROLLADO EN LA UNIDAD.

Primero se debe analizar las cosas por mejorar y establecer a donde queremos llegar

con esta estrategia, ya que la empresa lleva mucho tiempo en el mercado puede resultar

difícil una adaptación al cambio, todo debe ser un proceso y sobre todo la totalidad de

colaboradores deben ser parte de este.

Se debe hacer un estudio de mercado donde se analiza la oferta y la demanda, así como los

precios y los canales de distribución, el objetivo de este es tener una visión clara de las

características del producto o servicio que queremos introducir en el mercado, junto con

todo el conocimiento necesario para poder fijar una política de precios y de

comercialización. Si analizamos el caso dice que el 60% de las ventas son de pinturas

entonces Variedades Universal debería especializarse en el tema sacando mejor provecho

a esta ventaja de mercado que tiene, ya que al ser una empresa bien posicionada podría

tener buenos resultados al especializarse en lo que mejor hace que es la fabricación y venta

de pinturas.

También es necesario innovar con la utilización de un Software que nos permita interactuar

más con nuestros clientes, por ejemplo, un CRM (Customer Relationship Management) con

el que se lograría gestionar tres áreas básicas como lo son la gestión comercial, el marketing

y el servicio postventa, sabemos que esto es muy importante dentro de la compañía y que

es una palanca para mejorar nuestra fuerza de ventas, es una inversión que la compañía

debe hacer para entrar a un mercado que ha venido cambiando y que no es el mismo que
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hace 90 años, es hora de que la compañía se actualice y busque herramientas que hagan que

sobresalga en el mercado y que se distinga por su especialidad en el campo de la fabricación

y distribución de las pinturas.

Otra herramienta muy eficiente son las redes sociales que nos pueden ayudar a que toda la

gente conozca la compañía y a parte cada vez que alguien compre o llame a la compañía se

le puede indicar que nos evalúe a través de ellas, ya que muchas personas ingresan a sus

redes sociales buscando recomendaciones entonces este tipo de marketing es un equivalente

de la voz a voz que es de las campañas de marketing con mejores resultados.

Para mejorar nuestra de fuerza de ventas dentro de la compañía tenemos que estructurarnos

mejor, tener un Departamento Comercial que será el encargado de llevar el nombre de la

compañía y de concretar y buscar nuevos negocios, este a su vez se va a dividir en:

Regionales (Bogotá, Eje Cafetero y Valle), Oficina de Mercadeo y la Oficina de Negocios

Especiales.

Las oficinas regionales serán las encargadas de buscar negocios en cada una de sus regiones

y regiones aledañas, buscando así que Variedades Universal sea reconocida a nivel nacional

por su calidad, así lograremos subir las ventas nacionales, utilizando el CMR podremos

tener la base de datos de nuestros clientes actualizada y estar pendientes de las necesidades

de estos.

La oficina de mercadeo es la encargada de la segmentación de clientes, es la encargada de

todos los temas de promoción, canales de distribución, comunicación, precios y los

productos y/o servicios de la compañía.

La oficina de Negocios Especiales es una oficina encargada de buscar negocios fuera del

país, de contactar compradores extranjeros de precisar negocios con ellos, de hablar con
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intermediarios financieros para su apoyo en todo el tema de exportación, son los que deben

conocer los instrumentos de exportación tales como cartas de crédito, garantías,

documentos para exportación, etc., y así llevar a Variedades Universal al mundo.

Todo el Departamento Comercial debe estar unido para lograr la meta de que Variedades

Universal sea reconocida a nivel Nacional e Internacional, todo esto con el apoyo y esfuerzo

de cada uno de sus colaboradores no solo de los comerciales cada uno pone su granito de

arena, en este tema también se ve relacionados los reconocimientos que hagan a los

colaboradores ya que si tenemos personas que hagan con gusto su trabajo obtendremos

mejores resultados.
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VARIEDADES UNIVERSAL

GERENTE

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE TALENTO DE DE OPERACIONES
COMERCIAL DE RIESGO JURÍDICO ADMINISTRATIVO
HUMANO CONTABILIDAD Y TECNOLOGÍA

OFICINA DE
FINANZAS GESTIÓN REGIONAL REGIONAL EJE OFICINA DE
RIESGO CARTERA
CORPORATIVAS CONTABLE BOGOTÁ CAFETERO OPERACIONES
OPERATIVO

OFICINA DE
GESTIÓN OFICINA DE
TEDORERÍA NEGOCIOS TECNOLOGÍA
TRIBUTARIA MERCADEO
ESPECIALES

REGIONAL
REGIONAL VALLE
SANTANDER

Fuente: Autores propios

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BIBLIOGRAFÍA

5. Castañeda, M. (27 de 05 de 2019). prezi. Obtenido de prezi:

https://prezi.com/7yneelq264bo/evaluacion-y-clasificacion-de-cargos/

6. Daft, R. L. (1983). Teoría y diseño organizacional. learnig editores.

7. DON Hellriegel, j. w. (2015). comportamiento organizacional . Thomson.

8. Riquelme, M. (26 de 05 de 2019). webyempresas. Obtenido de webyempresas.com:

https://www.webyempresas.com/organigrama/

9. Zeledon, p. (2 de 2010). el prisma . Obtenido de el prima .com:

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion de empresas/analisisydescripcioncargos