ESTRATEGIA DE ENTREVISTAS.

PREPARACION.

Una entrevista no debe improvisarse, debe prepararse seriamente. Esta preparación requiere dar
los pasos siguientes:

5.1.1. Identificación del(los) interlocutor(es)

Si vienen impuestos debemos conocer:

su posición dentro del sistema.

su grado de conocimiento del tema o de aspectos particulares de éste.

su deseo de cooperación

Si podemos escogerlo, deberíamos:

Conocer los problemas bajo todos sus aspectos (prácticos y generales). Generalmente los cargos
intermedios son los que mejor conocen los problemas).

elegir una(s) persona(s) cooperante(s) antes que una eminencia poco cooperadora.

En cualquier caso, las normas generales son:

los superiores jerárquicos (si los hay) deben dar su conformidad para entrar en contacto con ellos.
En muchos casos son éstos mismos superiores los que nos ponen en manos del personal más
informado.

en empresas pequeñas, con las que hay un grado de contacto personal intenso, puede ser
conveniente perder algo de tiempo entrevistando a todo el mundo, previo consentimiento de la
jerarquía, por varios motivos:

favorecer la buena predisposición del personal de cara al producto que se elabora (hacer que se
sientan implicados).

conocer parcelas de actividad sórdidas o intrascendentes, pero que puedan ser fundamentales
para el sistema.

conocer las actitudes de todos los usuarios, sus problemas y cómo los puede aliviar el nuevo
sistema (o empeorar).
cuidado con los presuntos conocedores de la informática: respetar sus opiniones, jamás despreciar
su trabajo, ser siempre críticos.

Evidentemente conocer a las personas supone haber entrado en contacto con ellas, se pueden
aprovechar las primeras entrevistas para establecer estos contactos.

Contactos previos a la entrevista.

Existen diversos motivos para establecer los primeros contactos con el entrevistado:

Uno de éstos motivos es que se incluya la entrevista en su debido tiempo, ya que el realizarla "a
salto de mata" puede ser contraproducente si el interlocutor no se centra rápidamente en el
terna. Hay usuarios que se prestan bien a esto y otros a los que no hay otra forma de abordar.

Otro motivo es que un contacto con antelación da visos de formalidad.

El último es que el entrevistado conozca el motivo de la entrevista y pueda preparárselo.

Se suele recomendar que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado aunque
esto no es siempre lo mejor, depende del caso particular.

Si se considera oportuno puede mandarse un orden del día.

Preparación propiamente dicha.

Hay que establecer una estrategia para abordar los problemas. Generalmente se recomienda
descender de lo general a lo particular para entrar paulatinamente en los detalles que más nos
interesan.

Esto se podría realizar de dos formas:

1.- Llevando cada punto hasta el final, es decir, desarrollar un punto en concreto hasta el final
antes de pasar a otro.

2.- Descendiendo en paralelo con todos los puntos.

El entrevistador debe familiarizarse con el terna de la entrevista y preparar un conjunto adecuado

de cuestiones que deben abordarse en la entrevista. ( ver formato de preparación de entrevista)

ENTREVISTA.
Expondremos observaciones prácticas para una entrevista muy formal en la que se supone que
conocemos escasamente al interlocutor:

Procurar ser puntual y presentarse bien vestido.

Al principio de la entrevista tendremos que:

Presentarnos.

Preguntar con cortesía el tiempo que su interlocutor le puede dedicar.

Precisar que desearía tomar notas durante la entrevista, e indicar que la memoria, o el resumen,
que se va a redactar le será enviado a su interlocutor en primer lugar y que no será difundido si
éste no da su conformidad.

En la entrevista propiamente dicha tendremos que:

Recordar el objeto de esta entrevista y precisar su contexto. Enumerar las principales razones que
nos han movido a solicitarla.

Formular las preguntas generales con el fin de estimular el diálogo y establecer el marco de
desarrollo de la entrevista.

Durante la entrevista debemos:

No hacer nunca preguntas duras. Para obtener determinadas informaciones conflictivas se pueden
utilizar preferentemente preguntas indirectas, cuyas respuestas, una vez estudiadas, permitirán
deducir las informaciones deseadas.

Evitar que el interlocutor se salga del tema, pero sin interrumpiéndole jamás. Tampoco es malo
charlar unos instantes sobre temas diferentes a los que motivan la entrevista.

Incluso si el interlocutor se sale del tema, hay que ser, o al menos parecer, muy atento: su
interlocutor le quedará muy agradecido.

Demostrar interés en los trabajos que realiza su interlocutor. Preguntarle qué dificultades tiene:
esto le dará ocasión para informarse de sus tareas, sus responsabilidades, sus métodos de trabajo,
etc. (Es decir, debemos dejar que se queje).
Dirigir la entrevista, pero de forma muy flexible; por ejemplo, no contestar nunca por su
interlocutor haciendo auténticas preguntas-respuestas (en entrevistas libres).

Si se presenta la ocasión, no dudemos en aliviar la atmósfera concediendo algo de importancia a

acontecimientos anodinos: alguien que abre la puerta del despacho, un cuadro, etc.

Hacer, periódicamente, el balance mental de los problemas evocados.

No utilizar jamás términos técnicos, o explicarlos en términos sencillos y comprensibles.

No olvidar tomar notas discretamente para evitar distraer al entrevistado.

Procurar no superar el límite de tiempo que su interlocutor le ha concedido. En cualquier caso este
ha de ser menor de una hora.

Cuando se hayan discutido todos los temas, realizar preguntas que se crea que se deben discutir.

Al final de la entrevista:

hay que preparar las posibles continuaciones de ésta: nueva cita, reunión con la participación de
otras personas, etc. También habría que determinar, si es posible, los períodos, o mejor las fechas
de estas entrevistas.

Hay que recordar que se va a enviar una memoria o un informe de esta entrevista a su
interlocutor: precisar en qué plazos.

Seguidamente habría que fijar el plazo para que el interlocutor nos haga llegar sus observaciones y
sus sugerencias sobre dicha memoria.

Por último hay que dar las gracias a su interlocutor por haberle recibido, recordándole
discretamente que ha prometido mandarle determinados documentos.