AUSTIN S.A.

S
POLÍTICA DE CARTERA Y CRÉDITO
Aplicación: Preparado por: Aprobado por:
Fecha de Divulgación: Revisado por: Versión:
Medio de Divulgación :

Propósito

Establecer las directrices bajo las cuales el Área Comercial y el Departamento de Crédito desarrollarán los procedimientos
para solicitud, aprobación, monitoreo y gestión de cobro de los créditos otorgados a los clientes de Austin S.A.S, manteniendo
la viabilidad de la cartera otorgada.

Alcance

Aplica a casa Matriz y cada una de las filiales. Su aplicación será inmediata y obligatoria a partir de la fecha de publicación de
la misma, razón por la cual los procedimientos existentes deberán ser revisados y ajustados a los lineamientos dados por la
presente política.

Definiciones

Crédito: Es una forma de pago acordada entre el cliente y la compañía Austin S.A.S, y la cual se deberá realizar en un período
de tiempo, previamente establecido.

Estudio Crédito: Etapa en la cual se analiza la viabilidad financiera de la compañía que solicita el crédito, por parte del
Departamento de Crédito.

Software SCI – Módulo de cartera: Sistema en el cual se registran los créditos otorgados

Responsabilidades:

1 Es responsabilidad del área de crédito realizar el correspondiente análisis de los créditos solicitados, de acuerdo a los
lineamientos dados en la presente política y registrar las conclusiones de su análisis en el expediente del cliente.

2 El Comité de Crédito será el ente encargado de aprobar los créditos, formalizando dicha aprobación por medio de
acta.

3 Cuando los créditos sean superiores a $ 10.000.000, deberá participar en el Comité de Crédito un miembro de la Alta
Dirección, el cual haya sido previamente delegado para dichas funciones.

4 El Área Comercial será el responsable de consolidar toda la documentación soporte que adjuntan los clientes para el
crédito y de hacerla llegar al área de Crédito.

5 Las aclaraciones con relación al alcance e interpretación de la presente política estarán a cargo del Comité de
Administrativo.

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Directrices Generales

1. A continuación, se relaciona la información que deberán presentar los clientes, al momento de la solicitud de crédito
a. Formato Único de Afiliación a Clientes
b. Documento de autorización Data crédito- habeas data.
c. Copia del documento de identidad del Representante Legal
d. Informe de la situación financiera de la empresa
e. Referencias comerciales
f. Referencias Bancarias
g. Formato programación consumos.
h. Aceptación formal de las condiciones establecidas por la compañía para el pago de los créditos otorgados
según formato establecido.
2. Todo cliente deberá presentar el monto del crédito que requiere en la solicitud de crédito.
3. Todos los clientes vinculados con la compañía deberán autorizar ser consultados en DATACREDITO, así como en las
correspondientes centrales de riesgo del país, siendo lo anterior un factor determinante e independiente en la
aprobación del crédito. Los resultados de dichas consultas deberán anexarse a la documentación de cada cliente.
4. Los créditos serán aprobados únicamente con la totalidad de la documentación soporte solicitado.
5. La documentación de los clientes deberá ser actualizada cada 6 meses, validando así periódicamente la situación
económica y operativa del cliente.
6. Mensualmente en el comité se revisarán los niveles de autorización otorgados al Comité de Crédito, ajustándolos
tanto a las necesidades del mercado, como a las condiciones financieras de la compañía y dichas condiciones serán
divulgadas formalmente y se realizará un análisis con relación a la tendencia, riesgo de crédito e indicadores de
monitoreo (rotación de cartera, antigüedad), los cuales serán presentados en el Comité de Crédito, de tal forma que
se tomen planes de acción que mantengan la viabilidad de los créditos otorgados de forma oportuna.
7. La entrega de la documentación entre el área Comercial y de Crédito, deberá realizarse por medio de una Check List.
8. Todos los expedientes de los clientes deberán estar bajo custodia del Área de Crédito y su acceso será restringido.
(RUTA: AUSTIN (Servidor C) Clientes).ANA
9. Los límites de crédito aprobados, se deben basar en la capacidad de pago del cliente y no en el valor de los pedidos.
Asimismo, cada cliente, deberá ser registrado dentro de la parametrización del Software SCI, de tal forma que se
cuenten con herramientas de bloqueo automático, cuando el cliente no cumpla con sus compromisos de pago o
desee adquirir un mayor nivel de crédito no autorizado.
10. El tiempo límite para la aprobación del crédito luego de registrada la solicitud es de un día, en caso de no ser posible
el estudio y aprobación en dicho tiempo, se deberá informar al Área Comercial.
11. Para aquellos créditos rechazados por reportes en listas restrictivas, se deberá realizar una comunicación formal
emitida directamente por el Director de Cartera y autorizada por el área jurídica, de tal forma que no se viole ninguna
de las normas establecidas en el país, por el contenido del comunicado.
12. Las condiciones del crédito aprobado deben ser comunicadas por escrito al cliente y mediante un comunicado al
asesor comercial.

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Recaudos
13. Los pagos podrán ser realizados en las siguientes formas:
a. Efectivo por montos máximos de $ 500.000.
b. Cheques.
c. Transferencia electrónica
14. Los créditos se otorgarán para pago a 1 a 30 días. Sólo bajo excepciones autorizadas por el Comité de Crédito, dicho
tiempo podrá ampliarse, siempre que su aplicación no sea mayor a un período de 60 días.
15. Para los créditos entre filiales, dichos pagos se realizarán de acuerdo a las condiciones pactadas, así como deberán
realizarse y documentarse conciliaciones mensuales entre las compañías, garantizando la transparencia de los saldos
registrados.

Cobranza
16. Se deberán realizar confirmaciones periódicas de los saldos que adeudan los clientes, dejando un registro formal de
dichas confirmaciones.
17. En caso de generasen diferencias entre los saldos del cliente y el valor a cancelar, deberá validarse por medio de la
orden de compra o similar, emitida por el cliente.
18. Para aquellos casos en que el saldo a cobrar al cliente no sea aceptado por él, por falta de la orden de compra o una
autorización formal de su empresa, dicho caso se entrara a evaluar y se serán cobrados al personal que corresponda
que presento la falla.
19. Todos los clientes con saldos vencidos, serán contactados 4 días después de vencida su obligación, vía telefónica, así
como se dejará un registro de dichas llamadas, como evidencia de la gestión de cobro realizada por el Departamento
de Crédito.
20. Los contactos de cobro al cliente (telefónico, personal o escrito), se caracterizarán por ser dentro de niveles de
respeto, cordialidad y profesionalismo por parte de las personas que realizan dicha gestión.
21. Los inconvenientes que registren los clientes para el pago oportuno de sus obligaciones, así como las fechas en las
que se proyecta normalizar dicha situación, deberán ser registrados dentro del software SCI, llevando un registro
adecuado y efectivo sobre la recaudación de pagos.
22. Cada 2 meses, se le enviará al cliente un estado de los saldos de su cuenta, especificando el valor de la deuda, la
relación de facturas y la fecha de vencimiento de cada una.
23. Si pasados 10 días después del vencimiento de la deuda del cliente, no realiza el pago, el sistema bloqueara los
despachos de ventas a crédito.
24. Después de realizada la gestión de cobro normal, y pasados más de 90 días, se considera cartera de difícil
recuperabilidad, razón por la cual tanto el saldo de cartera como la evidencia de gestión de cobro realizada por el
Área de Crédito, será entregada al área Jurídica de la compañía, para iniciar las labores jurídicas de cobro.
25. La cartera que se considera no será posible recuperar deberá ser provisionada en los estados financieros por el valor
igual al monto de la cartera.

Otras disposiciones
26. Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por el Comité Administrativo de la organización.

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27. En los casos que el cliente se encuentre bloqueado por mora en las facturas y desee cancelar de contado los próximos
pedidos se les autorizará el despacho siempre y cuando se elabore un compromiso de ponerse al día en los próximos
10 días. De lo contrario no se podrá seguir despachando con pagos de contado.
28. Se continuará envían correos a los clientes con la relación de las facturas próximas a vencer .

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