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EA 03 2019 Reuniones de Asamblea PDF
EA 03 2019 Reuniones de Asamblea PDF
Actualícese
COMERCIAL
ASAMBLEA
GENERAL DE
ACCIONISTAS Y
COPROPIETARIOS
ISBN: 978-958-5546-14-1
MARZO DE 2019
Especiales Actualícese - comercial
Tabla de contenido
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ASAMBLEA GENERAL
DE SOCIOS O ACCIONISTAS
L Reuniones universales
a asamblea general de socios o accionistas es la reunión
del máximo órgano social para examinar la situación
de la sociedad, designar los administradores y demás Este tipo de reuniones tienen la particularidad, respecto a
funcionarios de su elección, determinar las directrices otro tipo de reuniones, de llevar a cabo sus sesiones sin previa
económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances convocatoria para reunir al máximo órgano social, es decir, el
del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades 100 % de las acciones suscritas en circulación en las cuales se
y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el encuentre dividido el capital social, independiente del lugar y
cumplimiento del objeto social. de la fecha en que se produzca la reunión.
Es obligatorio que se realice mínimo una vez al año en la fecha De acuerdo al artículo 186 del Código de Comercio y los estatutos
establecida en los estatutos de cada sociedad. A su turno, los sociales en cuanto a convocatoria o quorum, las reuniones de la
administradores cuentan con el primer trimestre del año para asamblea de accionistas deben realizarse en el domicilio social.
realizar la convocatoria; iniciativa que no podrá hacerse con Sin embargo, el código también contempla en su artículo 182
una antelación inferior a 15 días hábiles a la fecha fijada para la posibilidad de que la asamblea pueda declararse legalmente
la reunión. instalada, procediendo así a deliberar y decidir válidamente
en cualquier fecha y lugar, siempre y cuando se encuentren
Ahora bien, si en los estatutos sociales no existe referencia presentes todos los asociados. Para ello, es clara la necesidad de
sobre la fecha para la asamblea, esta debe hacerse máximo en voluntad de constituirse en asamblea general de accionistas, pues
el mes de marzo, de acuerdo con el artículo 422 del Código de de otra manera se trataría de una reunión informal.
Comercio, el cual establece que “(…) en silencio de estos –los
estatutos– debe hacerse dentro de los tres meses siguientes al
vencimiento de cada ejercicio”. Reuniones no presenciales
Las reuniones no presenciales permiten a los asociados o
Reuniones ordinarias miembros de la junta directiva deliberar y decidir sin necesidad
de estar físicamente en el lugar de la reunión, para lo cual
Si la sociedad tiene establecidos estatutariamente varios pueden utilizar cualquier medio técnico idóneo para el efecto. La
ejercicios contables en un mismo año calendario, deberá hacer, regulación de las reuniones no presenciales está prevista en el
por cada uno de dichos cortes, una asamblea ordinaria. Cabe artículo 19 de la Ley 222 de 1995, donde se indica que para que
resaltar que estas se caracterizan por su obligatoriedad, la las reuniones no presenciales orales sean válidas, es necesario el
época en que se realizan, la antelación de sus convocatorias a cumplimiento de los siguientes requisitos:
los accionistas y por los temas específicos que en ellas se tratan.
1. Que todos los socios o miembros que componen el respectivo
¿Qué pasa si no se reúnen en el plazo órgano puedan deliberar y decidir. Tales reuniones se
encuentran exoneradas de los requisitos de convocatoria y
ordinario? celebración dentro del domicilio social, partiendo precisamente
Si la asamblea no es convocada de acuerdo con los plazos de la base de que en ella participarán todos los asociados.
mencionados anteriormente, los socios deberán reunirse el primer
2. Que la comunicación que se establezca entre ellos sea
día hábil del mes de abril de 2019 (lunes 1), en las oficinas del
simultánea o sucesiva.
domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
3. Que el medio técnico empleado para llevar a cabo la
Reuniones extraordinarias comunicación a distancia permita probar las deliberaciones
realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos
Estas sesiones están sujetas a la existencia de necesidades tales como grabaciones o filmaciones.
urgentes o imprevistas de la sociedad que deban ser objeto
de deliberación y adopción de determinaciones por parte del Si bien en las reuniones no presenciales deben existir
máximo órgano social; su convocatoria debe especificar los mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, tal
asuntos sobre los que se va a deliberar y decidir, no obstante, situación no exonera a la sociedad de elaborar, aprobar y
en la reunión podrán abordarse temas no indicados en la firmar las actas correspondientes, así como de efectuar la
convocatoria, cuando lo propongan los directores o socios. trascripción en el libro de actas respectivo.
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Si alguno de los socios o miembros no participa en la ¿Cómo se cuentan los días de antelación?
comunicación simultánea o sucesiva, las decisiones
adoptadas serán ineficaces de conformidad con lo indicado El conteo de los días de antelación de la convocatoria se inicia el día
en el parágrafo del artículo 21 de la Ley 222 de 1995. No siguiente a la fecha en que esta se efectúe y va hasta la medianoche
obstante, aunque se exige que todos los socios o miembros del día anterior a la reunión. Así, para establecer la antelación no se
participen en la comunicación simultánea o sucesiva, las incluye en el conteo el día de emisión de la convocatoria, ni el de la
decisiones podrán tomarse con la mayoría decisoria exigida sesión. En caso de solicitar una reunión extraordinaria, la convocatoria
por los estatutos o la ley. deberá realizarse con una antelación mínima de 5 días calendario.
CONVOCATORIA
L Contenido de la convocatoria
a convocatoria corresponde a la En caso de una reunión extraordinaria,
citación a los asociados para que se en el aviso debe insertarse el orden
reúnan en una fecha, hora y lugar del día y los socios o accionistas serán • Nombre de la sociedad
determinados para integrar la asamblea convocados por: • Nombre y clase del órgano que
o junta de socios. convoca
• Quienes tienen la calidad de
administradores, como el • Fecha de la reunión
Debe hacerse utilizando el mecanismo
representante legal, el liquidador,
de comunicación previsto en los • Hora de la reunión
los miembros de juntas o consejos
estatutos (correo, fax, e-mail, etc.).
directivos y quienes señalen los • Ciudad
En caso de que no esté estipulado, se
estatutos.
realizará mediante aviso publicado en • Dirección completa. Es importante
un diario de circulación en el domicilio • El revisor fiscal. tener en cuenta que la reunión
principal de la sociedad. del máximo órgano social debe
• La entidad que ejerza el control realizarse en el domicilio principal
En caso de una reunión ordinaria, la permanente sobre la sociedad. de la sociedad (salvo los casos de
reuniones universales).
convocatoria se sujeta a lo establecido
• La Superintendencia de Sociedades
en los estatutos, en los cuales por regla • En la SAS, la asamblea de accionistas
general, le corresponde convocar al podrá reunirse en el domicilio
representante legal. principal o fuera de él, aunque
Modelos y formatos no esté presente un quórum
universal, siempre y cuando se
Modelos y formatos cumplan los requisitos de quórum y
[Acta] Convocatoria a reunión convocatoria previstos en la ley
extraordinaria
• Orden del día, cuando se trate de
[Guía] Convocatoria a Asamblea Aunque por política interna de la reuniones extraordinarias.
General Ordinaria de Socios/Accionistas entidad se pueden convocar desde
el inicio el año tantas reuniones • Si es el caso, lo referente a la
Para efectos legales, el período contable fusión, escisión, transformación o
ordinarias como se consideren
es de un año. Por ello, las empresas
pertinentes, habrá casos en los que cancelación de la inscripción en el
colombianas programan entre marzo
una situación imprevista obligue a registro nacional de valores o en
y abril de cada año una reunión
la convocatoria de una reunión no bolsa de valores, con la expresa
ordinaria de socios o accionistas, para la
planeada inicialmente (extraordinaria), mención de la posibilidad que
aprobación de los informes financieros
a fin de informar tal situación y tienen los socios de ejercer el
que se remitirán a las entidades de
tomar decisiones al respecto. Estas derecho de retiro.
control y vigilancia.
pueden convocarse mediante una
comunicación como la que aquí • Cuando se trate de aprobar balances
En el siguiente enlace encontrará se sugiere indicar a los asociados
compartimos y debe ser enviada
una guía para la realización de la que tienen a su disposición todos
con una antelación mínima de 5 días
convocatoria. los documentos para el ejercicio
hábiles.
http://actualice.se/8sud del derecho de inspección, que se
http://actualice.se/8szl
mencionan más adelante.
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QUORUM
A l comienzo de toda reunión
de una sociedad comercial,
independientemente de su
naturaleza, se debe verificar la existencia
del quorum necesario para deliberar de
Requisitos para los
accionistas
• La regla general es que aquellos
Sanción para accionista en
mora
El accionista que se encuentre en
acuerdo con lo establecido en los estatutos inscritos en el libro de registro de mora de pagar cuotas de acciones
sociales. Cuando no concurra el número de accionistas puedan asistir a la reunión suscritas, no puede ejercer el derecho
socios que integre dicho quorum, no podrá y ejercer su derecho de voz y voto, de voz ni voto. En consecuencia,
llevarse a cabo la reunión. En caso de no cuando esta se lleve a cabo. dichas acciones no se tomarán en
respetarse dicha disposición, la sociedad • En las sociedades de responsabilidad cuenta para determinar el quorum
se enfrenta a que las decisiones resulten limitada, la inscripción en el libro de deliberatorio ni decisorio, es decir,
ineficaces en virtud de lo establecido en el registro de socios no determina su que en la reunión de asamblea de
artículo 190 del Código de Comercio. condición como tal y, por tanto, pueden accionistas podrán participar aquellos
asistir a la reunión solamente quienes asociados titulares de acciones que
figuren como socios en el registro
hayan sido pagadas en su totalidad
mercantil. El artículo 359 del Código de
o que estén dentro del plazo para
Comercio establece que las decisiones
de la junta de socios se tomarán cancelar un porcentaje de ellas.
por un número plural de socios que
represente la mayoría absoluta de las Conservar el quorum
cuotas en que se encuentre dividido el
capital de la compañía. Una vez inicien las deliberaciones, la
• En las sociedades anónimas, la asamblea sociedad debe establecer medidas
de accionistas puede deliberar con un de control tanto para el ingreso
número plural de socios que represente, como para la salida de los asociados
por lo menos, la mitad más una de las del lugar donde se esté realizando
acciones suscritas, salvo que en los la sesión, en aras de garantizar que
estatutos se pacte un quorum inferior, durante el transcurso de la reunión
tal como lo prevé el artículo 68 de la Ley se mantenga el quorum mínimo
222 de 1995. requerido. De llegar a desintegrarse
el quorum mínimo requerido durante
el transcurso de la reunión, esta no
podrá continuar.
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PODER DE REPRESENTACIÓN
EN LA ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS
A
ntes de iniciar la reunión para la cual el máximo órgano 6. Los poderes no pueden presentar enmendaduras.
social ha sido convocado y, previo a que los asociados
7. Si el asociado que va a hacerse representar en la sesión
comiencen a deliberar, es necesario que se produzca la
es una persona jurídica, debe presentarse anexo al poder,
verificación de la calidad de quienes asisten a la reunión, es copia de un certificado de existencia y representación
decir, si los mismos lo hacen en nombre propio o en calidad de legal expedido por la cámara de comercio del domicilio
representantes o apoderados de los accionistas. social.
8. Los poderes otorgados en el exterior deben cumplir con
Requisitos formales de los poderes los mismos requisitos previstos en el artículo 184 del
Código de Comercio.
De conformidad con lo establecido en el artículo 184 del Código
de Comercio modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de Es deber de los administradores verificar que los poderes
1995, todo socio puede hacerse representar en las reuniones cumplan con los requisitos señalados en el artículo 184 del
de la junta de socios o asamblea mediante un poder que deberá Código de Comercio, así como los previstos en el contrato
reunir los siguientes requisitos: social. La administración de la sociedad no puede admitir
como válidos aquellos poderes conferidos por los accionistas
1. Que conste por escrito mediante el uso cualquier sin el total de los requisitos antes mencionados.
mecanismo, bien sea una carta, fax, etc.
2. Que indique expresamente el nombre del apoderado. Dicho
esto, no se pueden recibir poderes en los cuales no aparezca
claramente definido el nombre del respectivo representante, Se debe dejar constancia en el
ni resulta posible dejar el espacio en blanco para que los
administradores o un tercero lo determinen. acta de los poderes pues estos
3. La fecha de la reunión o reuniones para las que se confiere el
poder, excepto cuando se trate de un poder general otorgado
son objeto de verificación por
por escritura pública. parte de la Superintendencia
4. Los demás requisitos adicionales a los poderes que se
establezcan en los estatutos sociales. de Sociedades en el control de
5. No se requiere que el poder sea elevado a escritura pública legalidad de la reunión.
o reconocido ante juez o notario, a menos que se trate de un
poder general.
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T Estados financieros
erminado cada ejercicio contable, Lo anterior incluye que se muestre
los administradores deben presentar claramente la evolución de los ingresos,
a la asamblea o junta de socios los costos, gastos, activos y pasivos, entre completos del ejercicio
siguientes documentos a fin de solicitar su otros, indicando no solamente el valor
aprobación, como lo ordena el artículo 46 absoluto y el porcentaje de variación en A la asamblea de accionistas deben
de la Ley 222 de 1995: cada ítem, sino también las causas de presentarse los estados financieros bajo
dicho comportamiento. los nuevos marcos técnicos normativos de
El informe de gestión Un complemento importante para este
acuerdo con los lineamientos establecidos
en la Ley 1314 de 2009, reglamentada
análisis es la inclusión de los indicadores o a través del Decreto 2420 de 2015 y sus
Este documento debe contener una
razones financieras, en el que se muestren respectivas modificaciones (Decreto 2496
exposición fiel de la evolución de los
los índices que, de acuerdo con el sector de 2015 y decretos 2101, 2131 y 2132 de
negocios y la situación general de la
de actividad económica específico, midan 2016 y 2170 de 2017).
compañía en sus áreas económica,
jurídica y administrativa. adecuadamente la eficiencia de la empresa
en cuanto a aspectos como liquidez, De igual modo, se debe presentar, por
Para que este informe cumpla su endeudamiento, solvencia, eficiencia regla general, el estado de situación
cometido legal y dé conformidad con el financiera, estado de resultado integral,
operacional y rentabilidad, mostrando
principio de revelación plena establecido estado de cambios en el patrimonio,
no solamente los resultados aritméticos
en el artículo 15 del Decreto 2649 de estado de flujo de efectivo y adjuntar las
de dichos índices, sino también su
1993, en él deberá presentarse a los respectivas revelaciones. Esto aplica para
interpretación. Así lo ordena el numeral 20
asociados una explicación completa, los grupos 1 y 2. En el caso del marco
del artículo 115 del Decreto 2649 de 1993. normativo para las microempresas, se
concisa, fiel y suficiente sobre el
desempeño de la empresa en sus debe presentar, como mínimo, el estado
diferentes áreas y líneas de negocios, con de situación financiera, el estado de
especial énfasis en: resultados integral y las respectivas notas.
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ACTAS
L Contenido de las actas
as actas de las sociedades comerciales deben numerarse
cronológica y sucesivamente, de modo que el acta de la
primera reunión del año lleve el número siguiente al del En la elaboración de las actas deberá tenerse en cuenta lo
acta de la última reunión del año anterior. dispuesto en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio,
esto es, que las decisiones de la asamblea general de accionistas
Libro de actas de junta directiva y se plasmarán en actas aprobadas por ella, o por las personas
designadas para tal efecto, las cuales deberán identificarse con un
de asamblea número en su orden cronológico. Dichas actas deberán contener
por lo menos los siguientes puntos:
De acuerdo al artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, cuando se
lleven tanto las actas de junta directiva como las de asamblea en 1. Ciudad, fecha, hora y lugar de la sesión.
un mismo libro, este último debe llevar su numeración de forma 2. Fecha de la convocatoria, medio específico utilizado para
sucesiva y continua para cada órgano social. hacerla, mención de la persona que efectuó la convocatoria y
de la calidad en la que actuó.
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• Para las SAS existe una libertad de configuración estatutaria Para la elaboración de las actas de la asamblea se debe designar
que les permite asignarle las funciones que el socio o los socios un presidente y un secretario entre las personas que participaron
estimen necesarias. No obstante, cuando dichas funciones no se de la reunión, los cuales estarán a cargo de firmar dicha acta al
hayan discriminado en los estatutos sociales, valdrán todas las final de la reunión. No obstante, para las asambleas de las SAS
funciones previstas en el artículo 420 del Código de Comercio, con un único accionista, la Superintendencia de Sociedades, a
como lo ha ordenado el artículo 17 de la Ley 1258 de 2008. Así través de su Oficio 220-050053 de marzo 6 de 2017, indicó que
las cosas, estas funciones serán las siguientes: al no existir una verdadera reunión de varias personas tampoco
es posible ni necesario que se nombre a un presidente y a un
• Disponer las reservas que deben hacerse además de las
secretario y, por ende, no se aplican las estipulaciones del artículo
legales: es decir, las llamadas “reservas ocasionales” que
189 del Código de Comercio.
se vuelven obligatorias para el ejercicio en el que sean
decretadas. El objetivo de este tipo de reservas puede fijarse
por la misma asamblea, quienes podrán cambiarlo más
adelante o incluso repartir las reservas entre los socios cuando Estados Financieros
la conformación de estas haya sido innecesaria.
• Fijar el monto del dividendo: estas son las utilidades que Al final de cada ejercicio contable, las SAS, como cualquier
recibe en este caso el accionista único de la SAS, así como la otra sociedad, deben hacer la respectiva aprobación de
forma y plazos en que se pagará. estados financieros a través de la correspondiente asamblea
general de accionistas aunque sea un solo accionista; incluso
• Ordenar las responsabilidades que atañen a los administradores, si es el mismo administrador, deberá levantar un Acta de
funcionarios directivos o el revisor fiscal: el artículo 200 Asamblea en la cual pondrá a consideración sus propios
del Código de Comercio ordena que los administradores estados financieros y él mismo los aprobará, dejando
responderán solidaria e ilimitadamente por los perjuicios consignado todo lo anterior en dicha acta que irá en el
que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a correspondiente libro de actas de asambleas.
terceros. Por otra parte, se debe tener en cuenta que el artículo
41 de la Ley 43 de 1990 establece que el revisor fiscal no es
responsable de los actos administrativos de las empresas o Informes y dictamen
personas a las cuales presta sus servicios. Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad
• Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación prevista en la ley o en los estatutos, los administradores
le corresponda: de esto se entiende que, para el accionista único deben presentar a la asamblea para su aprobación o
de la SAS, se tendrá tal discrecionalidad para designar o remover rechazo los siguientes documentos:
a cualquier funcionario.
• Un informe de gestión que debe contener los
• Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea acontecimientos importantes acaecidos después
colocada sin sujeción al derecho de preferencia: frente a este del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad,
aspecto se requerirá el voto favorable de no menos del setenta las operaciones celebradas con los socios y con los
por ciento (70 %) de las acciones presentes en la reunión, administradores, el estado de cumplimiento de las
circunstancia última que no tendrá incidencia en las SAS con normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor
un solo accionista. y una indicación sobre si la empresa ha obstaculizado o
• Adoptar las medidas que exija el interés de la sociedad. no las operaciones de factoring de sus proveedores.
La SAS no está obligada a tener junta directiva y menos cuando • Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles.
solo existe un único accionista; cuando no exista dicha junta
• Dictamen sobre los estados financieros.
directiva, la totalidad de las funciones de administración y
representación legal le corresponderán al representante legal • Informes emitidos por el revisor fiscal o por contador
designado por la asamblea general de accionistas. No habrá independiente.
miembros suplentes en SAS de accionistas únicos.
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A
continuación, mencionaremos aspectos a tener en cuenta
en el momento de la elección del revisor fiscal.
Elección de revisor fiscal en
sector privado y público
Obligados a tener revisor fiscal
Para el sector privado, independiente de si son empresas
en 2019 o entidades con o sin ánimo de lucro, en caso de estar
obligados a tener revisor fiscal, no será necesario realizar
El Código de Comercio en su artículo 203 plantea de forma
una convocatoria para su elección.
general la obligación de tener revisor fiscal en las sociedades
por acciones, las sucursales de compañías extranjeras y las
sociedades que voluntariamente lo dispongan, siempre que la La norma dice que el máximo órgano social, llámese
decisión sea tomada por socios asamblea de accionistas, junta de socios, asamblea de
que representen como mínimo el 20 % asociados, o su equivalente, son los que deciden a quién
del capital y no hagan parte de la administración de la entidad. nombran como revisor fiscal
Ahora bien, en concordancia con las disposiciones del parágrafo ¿En el sector privado se pueden llevar dos o tres hojas
2 del artículo 13 de la Ley 43 de 1990, en caso de que una de vida? Esto ya es otro asunto. No existe dicha exigencia
sociedad comercial, sin importar su naturaleza, tenga activos salvo que estatutariamente se haya acordado que antes
brutos al 31 de diciembre de 2018 que sean iguales o superiores de elegir un revisor fiscal, se deberá publicar un aviso
a $3.906.210.000 (5.000 smmlv) y/o tenga ingresos brutos en un periódico o en la radio. Corresponde a un asunto
al 31 de diciembre de 2018 que sean iguales o superiores a que se quiere imponer, bien sea por estatutos o un pacto
$2.343.726.000 (3.000 smmlv); deberá tener revisor fiscal para interno que han hecho los asociados o accionistas antes
el año 2019, el cual debe ser elegido por la junta de socios o de elegir al revisor fiscal.
asamblea de accionistas.
A continuación, mencionaremos algunas entidades que, por No es obligatorio revisar varias hojas de vida para
disposiciones legales, deben tener revisor fiscal: escoger un revisor fiscal. Cualquier accionista puede
realizar una recomendación de aquella persona a quien
pone a consideración del máximo órgano social.
• Las instituciones financieras sometidas al control y vigilancia
de la Superintendencia Financiera (de acuerdo con las
disposiciones del artículo 20 de la Ley 45 de 1990). En el sector público las cosas son diferentes pues a
diferencia del privado, estamos hablando de un dinero
• Las empresas de servicios públicos domiciliarios que deben que no le corresponde a la entidad. De acuerdo con la
sujetarse a las disposiciones del Código de Comercio en lo
naturaleza del monto del contrato puede ser obligatorio
que se refiere a sociedades anónimas (Ley 142 de 1994).
realizar licitaciones públicas para que lleguen varias hojas
• Las entidades sometidas a la vigilancia de la de vida. Aquí, el máximo órgano social de la entidad
Superintendencia Nacional de Salud (Circular Conjunta 122 pública escogerá el revisor fiscal.
SNS – 036 de la Superintendencia Nacional de Salud y la
Junta Central de Contadores).
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En las sucursales de sociedades extranjeras el revisor En concordancia con lo anterior y con lo expuesto en el artículo
fiscal es designado por el órgano competente de acuerdo 10 de la Ley 43 de 1990, al dictaminar estados financieros,
con los estatutos. el revisor fiscal da fe, salvo prueba de lo contrario, que la
No podrán ser revisores fiscales quienes cuenten con las información relacionada en los estados financieros se ajusta a
condiciones mencionadas en el artículo 205 del Código de las normas legales; asimismo, que las cifras contenidas en estos
Comercio. reflejan fielmente la situación de la empresa (ver artículos 38 y
Luego de llamar a licitación pública para recolección de hojas 39 de la Ley 222 de 1995). A continuación, relacionamos algunas
de vida, en el sector público el máximo órgano social de la normas que mencionan las medidas sancionatorias, disciplinarias
entidad pública será quien escoja al revisor fiscal. y penales a las que se ve expuesto un contador que incumple los
requerimientos mencionados en las líneas anteriores:
Indicaciones del Estatuto a su negligencia. Asimismo, el revisor correrá desde el momento en que se
fiscal que intencionalmente autorice tuvo conocimiento de dichos actos). Por
tributario balances con inexactitudes graves tanto, el secreto profesional y el principio
o rinda informes con inexactitudes de confidencialidad no serán aplicables
Si bien es cierto que el revisor fiscal no
a la junta de socios o asambleas de para efectos de este lineamiento.
es responsable de los actos cometidos
socios, incurrirá en las sanciones
por la dirección o los responsables de
previstas en el Código Penal para la
gobierno de la entidad (ver artículos 41
falsedad en documentos privados (ver
y 42 de la Ley 43 de 1990), el artículo
artículos 286 a 296 del Código Penal y
659 del ET menciona que los contadores
artículos 42, 43 y 44 de la Ley 222 de
públicos, auditores o revisores fiscales
1995), más las medidas disciplinarias
que incumplan las normas técnicas
incluidas en los artículos 35 a 40 de la
y de aseguramiento que rigen la
Ley 43 de 1990.
profesión, ya sea sugiriendo a los
usuarios llevar contabilidad de forma
indebida, elaborar estados financieros Medidas administrativas
que no reflejen la realidad económica para la lucha contra la
de la empresa o dictaminando estados
financieros que no coincidan con
corrupción
los importes en libros, incurrirán en El artículo 32 de la Ley 1778 de 2016
sanciones de multa, suspensión o modificó el artículo 7 de la Ley 1474
cancelación de su tarjeta profesional. de 2011, el cual anexó el numeral 5
al artículo 26 de la Ley 43 de 1990,
Indicaciones del Código de en la que se menciona que los
Comercio revisores fiscales tendrán la obligación
de denunciar ante las autoridades
El revisor fiscal debe responder por los penales, disciplinarias y administrativas
perjuicios ocasionados a la empresa, a los actos de corrupción en un término
los asociados a esta o a terceros debido de máximo 6 meses (término que
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DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES
EN SOCIEDAD COMERCIAL
L Medidas para el restablecimiento del
as sociedades comerciales deben presentar el proyecto
de distribución de utilidades ateniéndose a las
normas fijadas en los artículos 451 a 456 del Código
patrimonio social
de Comercio. Al ordenar la distribución de dividendos
De acuerdo con lo establecido en el artículo 459 del Código
debe tenerse presente que el pago de dividendos debe de Comercio, la asamblea puede tomar u ordenar las medidas
realizarse a quienes tengan la calidad de accionistas al conducentes al restablecimiento del patrimonio por encima del
tiempo de hacerse exigible cada pago. 50 % del capital suscrito, como:
• La venta de bienes sociales valorizados.
¿Qué pasa en caso de pérdidas?
• La reducción de capital suscrito.
En caso de registrarse pérdidas en el ejercicio respectivo o • La emisión de nuevas acciones.
en ejercicios anteriores, resulta importante recordar que
el Código de Comercio contempla una serie de normas Estas medidas operan como una forma de restablecer el
sobre reparto de utilidades en las sociedades anónimas, patrimonio por encima del cincuenta por ciento (50 %) del
aplicables en lo pertinente a todas las demás formas capital suscrito, es decir, a manera de aliviar las pérdidas que
societarias; entre estas normas se encuentra el artículo 456 ubican a la sociedad en la causal de disolución prevista en el
del Código de Comercio, el cual establece que las pérdidas artículo 457, numeral 2 del citado código.
se deben resolver con las reservas que hayan sido destinadas
Es por eso que la liquidación prevista en el aludido artículo
especialmente para tal propósito o, en su defecto, con la
459, no forma parte del capítulo IV del título VI del libro
reserva legal; las reservas cuyo fin sea absorber determinadas
segundo del Código de Comercio denominado “Balances y
pérdidas no pueden emplearse para cubrir otras distintas, Dividendos”, sino del capítulo V de dicho título VI, denominado
salvo que la asamblea así lo decida. Asimismo, se advierte “Disolución y Liquidación de la sociedad anónima”.
que, si la reserva legal no es suficiente para recuperar
al capital caído en déficit, se deben aplicar entonces los
beneficios sociales de los ejercicios siguientes.
Modelos y formatos
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ASAMBLEAS DE COPROPIETARIOS
L
a asamblea general de copropietarios tiene como fin Cabe anotar que no todas las situaciones que se pretenden
examinar la situación general de la propiedad horizontal, divulgar están para ser atendidas justo en el momento de
efectuar los nombramientos necesarios, aprobar las cuentas la asamblea ordinaria, sino que por el contrario, durante
del período anterior y el presupuesto para el siguiente año, todo el año se pueden presentar asuntos que requieren
así como tomar las decisiones sobre el patrimonio de los ser divulgados y atendidos de forma inmediata, por tanto,
copropietarios. la norma mencionada, permite que se celebren asambleas
extraordinarias las cuales pueden ser convocadas por el revisor
fiscal, consejo de administración, propietarios (que representen
Asamblea de copropietarios: al menos la quinta parte de los coeficientes de la copropiedad)
quorum decisorio respecto de los o administrador; para las que no se exige que la convocatoria
se realice con antelación de 15 días calendario, como en la
coeficientes de propiedad asamblea ordinaria.
En el Concepto 1091 de 2018, el Consejo Técnico de la Adicionalmente, para el caso de la asamblea extraordinaria,
Contaduría Pública –CTCP– resuelve algunas inquietudes sobre en el aviso de la misma se debe incluir el orden del día y
la actuación de un revisor fiscal de una copropiedad con relación los puntos que se van a tratar, teniendo en cuenta que no
a la convocatoria de asambleas extraordinarias y la ejecución se pueden tomar decisiones de asuntos distintos a los allí
de las mismas. A continuación, con base en los lineamientos mencionados.
de la Ley 675 de 2001 mencionaremos algunos de los temas
abordados en dicho concepto. ¿Cuál sería un quorum válido y decisorio en
la asamblea de copropietarios?
Reunión de asamblea ordinaria y
extraordinaria De acuerdo con el artículo 45 de la mencionada ley, para
ejecutar la asamblea (siempre y cuando el reglamento de
De acuerdo con el artículo 39 de la Ley 675 de 2001, la asamblea propiedad horizontal no exija un quorum mayor) deberán
ordinaria de copropietarios se debe celebrar al menos 1 vez asistir más de la mitad de los coeficientes de la copropiedad
al año y si en el reglamento de propiedad horizontal no existe y para tomar decisiones se necesitará el voto favorable de la
estipulada una fecha precisa para esta, debe realizarse dentro de mitad más uno de los que asistieron a dicha reunión.
los 3 meses siguientes al vencimiento del período presupuestal
que generalmente coincide con el último día de cada año, es Por otra parte, la asamblea “tomará decisiones con el voto
decir, la asamblea se debe celebrar máximo el 31 de marzo del favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad
año en curso. Al respecto, el administrador deberá realizar la representados en la respectiva sesión”, es decir, si la mitad
convocatoria para la asamblea y comunicar sobre dicha reunión más uno de los coeficientes de propiedad vota a favor de una
con una antelación de 15 días calendario. decisión, esta se ejecutará.
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convocatoria y
No necesariamente se le debe
notificar a un propietario en el
Elección del consejo
sanciones
mismo inmueble de su propiedad,
pues es posible que lo tenga
de administración
desocupado o arrendado, de tal Cuando el conjunto residencial
Es importante que todos los manera que se le deberá notificar tenga más de 30 bienes privados,
copropietarios asistan a la asamblea, en la dirección que informe a la sin contar los parqueaderos o los
de no hacerlo, se puede presentar la administración.
depósitos, el límite de integrantes
imposibilidad de realizarla por falta de
• Se le permita al propietario que del consejo de administración es
quorum; es por esto que se opta por
será sancionado por no asistir, el que indique el reglamento de la
fijar multas a quienes no asistan a la
su derecho a la legítima defensa. propiedad horizontal.
reunión. El artículo 59 de la Ley 675
La asamblea o el consejo de
de 2001 indica las clases de sanciones
administración deben escucharlo Puede ocurrir que algún interesado
por incumplimiento de obligaciones no
en diligencia de descargos, para en conformar el consejo de
pecuniarias. Hay que tener en cuenta
que el propietario pueda presentar administración no se presente
que la imposición de multas debe estar
debidamente las excusas que en la asamblea general de
consignada en el reglamento de la
prueben la causal de inasistencia. copropietarios, sin embargo, dicho
propiedad, de lo contrario, si se desea
Luego, el ente sancionador podrá interés es conocido por las demás
fijar una, este se debe reformar. Para
determinar si acepta o no las personas, por lo que surge el
poder fijar una multa por inasistencia
pruebas de dicha inasistencia y siguiente interrogante: ¿se puede
a la asamblea de copropietarios se
multará o no. elegir un miembro del consejo de
deben cumplir dos requisitos. Por
ejemplo: la oportuna citación por parte administración sin que se encuentre
del administrador, con un término Valor de sanción a presente en la asamblea?
de antelación no inferior a 15 días
calendario, y que se le permita explicar el
fijar por no asistir Hay que aclarar que la asamblea
motivo de su ausencia al propietario injustificadamente general de copropietarios es el ente
encargado de elegir los miembros del
“El valor de la multa por no asistir consejo de administración, según los
Requisitos para que proceda a una asamblea de propietarios requisitos exigidos en el reglamento
la sanción no puede ser superior nunca al de la propiedad. Por lo tanto, si quien
valor de dos cuotas mensuales de se postuló para este cargo cumple
Tanto para crear la sanción, como para administración.” con los requisitos solicitados, no
poderla imponer a los ausentes, se existiría motivo para no ser elegido,
deben tener en cuenta los siguientes El valor máximo a fijar en los en otros términos, el estar o no
aspectos: estatutos por sanción por no asistir presente durante la asamblea no
injustificadamente es determinado
determina su elección.
• La imposición de multas por por la asamblea de propietarios. Este
inasistencia a las asambleas debe será incorporado en los estatutos y
estar plasmada en los estatutos o en debe respetar un límite que impone
una adición o reforma a los mismos, la ley. El valor de la multa por no
debidamente notificada, al igual que asistir a una asamblea de propietarios
el monto a cobrar, pues la Ley 675 de no puede ser superior nunca al Modelos y formatos
2001 no la establece expresamente, valor de dos cuotas mensuales de
pero sí permite la creación de administración. Modelo de convocatoria de asamblea
sanciones pecuniarias y no pecuniarias general ordinaria de copropietarios
en los estatutos. La sanción por inasistencia injustificada
debe ser una decisión autónoma de En los primeros meses del año las
• Que la convocatoria se haya propiedades horizontales suelen
efectuado con la debida antelación la asamblea de propietarios, quienes
podrán establecer por estatutos, o bien llevar a cabo la asamblea general de
que establece el artículo 39 de la copropietarios; sin embargo, algunas de
Ley 675 del 2001, es decir 15 días el cobro de dinero o una sanción no
estas proyectan la realización de este tipo
calendario. económica. Por ejemplo, la restricción de reuniones con mayor periodicidad.
de usar determinados bienes comunes Este modelo será de utilidad para
• Que se haya notificado debidamente por un determinado tiempo –piscinas, convocar a dicha reunión ordinaria.
a los propietarios de cada inmueble juegos, salones sociales, zonas de
mediante comunicación enviada a http://actualice.se/9bi6
recreación–; eso sí, nunca los bienes
estos a la última dirección registrada comunes esenciales.
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Actas de la asamblea
Luego de realizar una reunión ordinaria o extraordinaria, y la ¿Y si el administrador no entrega copia de
toma decisiones en la copropiedad, se debe dejar constancia de las actas?
estas, y por tal motivo es que se debe redactar un acta.
Los propietarios, moradores y revisores fiscales pueden
Contenido del acta y firma solicitar copia de las actas de las asambleas de copropietarios,
pero si el administrador se niega a entregar copia de estas,
Por lo anterior, el acta debe cumplir con una serie de requisitos. el solicitante podrá acudir ante la alcaldía (dependencia
Al hablar del contenido general del acta ésta debe expresar si la encargada del registro de las propiedades horizontales) e
reunión es ordinaria o extraordinaria; la forma en que se interponer la queja y será el ente público el que exigirá al
administrador su entrega, so pena de sanción de carácter
hizo la convocatoria; los nombres de los asistentes (expresando policivo (sanciones administrativas).
si estos son propietarios o delegados, revisor fiscal, invitados,
asesores, etc.); el porcentaje de coeficiente que representan lo
propietarios o sus delegados asistentes; el orden del día; un breve
relato de los asuntos, sus discusiones y propuestas planteadas y Modelos y formatos
sometidas a votación, y finalmente la votación emitida.
Una vez iniciada la reunión, los propietarios o sus delegados [Acta] Reunión de junta de socios o asamblea general por
asistentes, designarán para que actúen en dicha reunión, a un derecho propio
presidente y un secretario, los cuales por regla general, son los De acuerdo con las indicaciones del artículo 422 del Código de
que firman las actas. Comercio, los máximos órganos decisorios de las sociedades
deberán reunirse como mínimo una vez al año, a más tardar
En algunas ocasiones, especialmente cuando hay gran cantidad dentro de los tres primeros meses del año; y, a falta de
de conflictos internos, la asamblea de copropietarios podrá convocatoria, por derecho propio, máximo el 1er día hábil
encargar una comisión de verificación del acta, quienes tendrán de abril. Dado que en dicho encuentro se toman decisiones
como función verificar la redacción. sobre la designación de cargos administrativos, la evaluación
de las cifras contables y la determinación de distribución de
utilidades, es necesario llevar un acta de lo discutido. En este
Libro de actas formato presentamos una guía al respecto.
Una vez finalizada la asamblea de copropietarios, el http://actualice.se/93q1
administrador tendrá 20 días hábiles para poner a disposición
de los propietarios y de los moradores que lo soliciten, copia del
acta debidamente suscrita por los mencionados anteriormente.
Esa disposición podrá ser de dos formas: dejando copia en la Modelos y formatos
sede del administrador (oficina o zona común – cartelera–)
o en su defecto, entregando una copia directamente en cada Te invitamos a ver esta conferencia donde se abordan diferentes
apartamento o casa. apreciaciones alrededor de las asambleas en la propiedad
horizontal.
Por otra parte, el administrador está en la obligación de llevar un http://actualice.se/9dr8
libro de actas en el cual se incorporará el documento pertinente,
así como también la fecha y el lugar en que se publicó.
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