Buenos días Instructor y compañeros, a continuación dejo mi participación en el Foro

temático 1: “Política Archivística”

a. De acuerdo con la experiencia de los participantes, ¿Son aplicadas las normas de

legislación documental al interior de las empresas en Colombia? Porqué?
En nuestro país, existe un marco normativo que busca regular el rastreo, almacenamiento y
organización de documentos en todas las empresas e instituciones es por ello que en el año
2000, entra en vigencia la Ley 594, por medio de la cual se decreta la Ley General de
Archivos, y se establecen las políticas que reglamentan la función archivística del Estado y
de las entidades de carácter privado que cumplen funciones públicas.

En mi opinión personal considero que hoy en día al fin se le está dando la importancia que
merecen los archivos ya que años atrás simplemente el archivo era un cuarto oscuro y sin
iluminación donde simplemente se apilaban en desorden cientos y cientos de documentos
que debido a las precarias condiciones de almacenamiento, estos simplemente se echaban a
perder. Cosa diferente hoy en día donde la mayoría de las empresas públicas y privadas
acatan y ponen en práctica la Ley 594 del 2000 donde podemos ver espacios totalmente
acondicionados e idóneos para el almacenamiento y conservación de los documentos.

b. Cuál es la importancia de la documentación en las empresas privadas?

Los archivos siempre han estado presente a lo largo de la existencia del ser humano, solo que
antes solo se daba importancia a los documentos que databan de cientos o miles de años, cosa
muy distinta hoy en día donde se reconoce a la archivística como una profesión de mucha
importancia en las empresas y/o instituciones estatales o privadas, donde se busca la
preservación del patrimonio documental de las mismas.

Los archivos son considerados como uno de los activos más importantes de una empresa, ya
que representan su memoria, guardan su historia de forma ordenada, sin ellos sería imposible
poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones que se hallan
realizado en el giro ordinario de sus actividades empresariales. Además permiten
uniformidad en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la
localización rápida de cualquier clase de documentos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida
que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de
cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los
costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente
administración.

Debido a la mala organización de los archivos se dañan los documentos, ocurren accidentes,
incendios y se pierde valiosa información de las empresas.