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Sistemas de archivo y
clasificación de documentos
• INTRODUCCIÓN...............................................................................
1.1.1. Funcionamiento..............................................................................
1.1.2. Características..................................................................................
1.2.2. Datáfono..........................................................................................
RESUMEN.........................................................................................
AUTOEVALUACIÓN........................................................................
Con 2.1.3.
ampliaTarjeta
experiencia en ely débito.
de crédito campo............................................................
de la consultoría y de la asesoría
jurídica, en 2011 realizó el curso de Formador Ocupacional y desde entonces,
2.1.4. Pago
viene realizando contra reembolso.
la elaboración ..................................................................
de contenidos didácticos de certificados de
profesionalidad y otras materias, junto a su actividad como docente en empresas
tanto en 2.1.5. Pago mediante
la modalidad presencialteléfonos móviles,
como online, u otros..................................
impartiendo materias relacionadas
con los Recursos Humanos y de las áreas administrativas y jurídicas.
2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico.
2.4.1. Normativa........................................................................................
RESUMEN.........................................................................................
1ª Edición
Certia Editorial (Cenepo Consult, SLU), 2018
ISBN: 978-84-16019-51-9
Editor: Cenepo Consult, SLU
Depósito legal: PO 147-2018
Impreso en España - Printed in Spain
• INTRODUCCIÓN................................................................................ 13
1.2.1. Alfabético......................................................................................... 21
1.2.2. Numérico......................................................................................... 22
1.2.3. Alfanumérico................................................................................... 23
1.2.4. Temático........................................................................................... 24
1.2.5. Geográfico....................................................................................... 25
1.2.6. Cronológico..................................................................................... 25
1.2.7. Otros................................................................................................. 26
1.4.1. Métodos............................................................................................ 30
1.6.1. Concepto.......................................................................................... 43
RESUMEN...............................................................................................47
ACTIVIDADES........................................................................................49
• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Utilización y optimización de sistemas
informáticos de oficina..........................................................................53
2.7. Herramientas................................................................................................. 66
RESUMEN............................................................................................... 81
ACTIVIDADES........................................................................................83
• UNIDAD DIDÁCTICA 3. Implantación y transición de sistemas de
gestión electrónica de la documentación..............................................87
RESUMEN............................................................................................. 107
ACTIVIDADES...................................................................................... 109
• RESUMEN FINAL..............................................................................113
• AUTOEVALUACIÓN FINAL.............................................................115
• SOLUCIONES.....................................................................................119
• BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA........................................................ 125
• GLOSARIO.......................................................................................... 127
Introducción
Esta acción formativa está dirigida a todos aquellos alumnos con interés
en adquirir conocimientos de sistemas de gestión de documentos en cualquier
formato. Los objetivos de este curso según el Real Decreto 645/2011, de 9
de mayo, por el que se establecen cinco certificados de profesionalidad de la
familia profesional Administración y gestión que se incluyen en el Repertorio
Nacional de certificados de profesionalidad y se actualizan los certificados de
profesionalidad establecidos en el Real Decreto 1210/2009, de 17 de julio, son
los siguientes:
También tienen gran trascendencialas distintas normas que hay que cumplir
en todo el tratamiento de datos, bien sea para evitar sanciones o bienpara ayudar
a la organización a implementar un sistema de gestión de archivos de manera
eficiente adaptándose a sus necesidades concretas.
• Resumen
• Actividades
Definición
Un archivo es unconjunto ordenado de documentos que una persona
física o jurídica genera durante sus funciones o actividades.
• Conjunto de documentos.
• Ordenados.
Aunque existen unos criterios de clasificación del concepto archivo en los que
profundizaremos en los apartados posteriores, el archivo en papel y el archivo
digital son las dos grandes categorías de archivos que podemos encontrar.
Los archivos pueden ser de distintas clases, según el criterio elegido por el
responsable. En el siguiente apartado, se analizan algunos de ellos.
Para poder realizar búsquedas de forma eficaz, las bases de datos ofrecen
herramientas de búsqueda que pueden ser por palabras, fecha de creación etc.
1.2.1. Alfabético
Es un criterio de clasificación sencillo. Consiste en ordenar la documentación
por orden alfabético de la palabra ordenatriz, es decir, aquella que sirve para
denominar al documento. Existen algunas normas básicas respecto a este criterio:
Ejemplos:
Avellaneda Rico, Paula.
Cabrera Sánchez, José.
Gómez Millán, Julián.
López Luján, María.
Martínez Pastor, Darío.
Olmedo Vargas, Jesús.
Ramírez Reja, Valeria.
Sánchez Sánchez, Manuel.
Ejemplos:
Banco Santander.
Junta de Extremadura.
Mar Bravo (hostal).
Molinos (restaurante).
Santa Lucía.
Zapatitos (zapatería).
1.2.2. Numérico
Este criterio ordena la documentación según una numeración que se asigna a
cada documento, independientemente de la fecha o materia, según el criterio de
la persona encargada de diseñar el archivo
Ejemplos:
En un archivo se encuentra el documento 007-03-2017, que se refiere a:
007- Es su número de orden
03- La nomenclatura que se le ha asignado a las facturas
2017- El año en que se emite.
En el mismo fichero se encuentra el documento 007-05-2017, que se
refiere a:
007- Es su número de orden
05- La nomenclatura que se le ha asignado a los recibos.
2017- El año en que se emite.
1.2.3. Alfanumérico
Es una mezcla de criterios de los dos anteriores. Basándonos en los ejemplos
anteriores supongamos que a cada documento se le nombra de la siguiente
forma:
Ejemplos:
Documento 007-FA-2017 que se refiere a:
007- Es su número de orden.
FA- La nomenclatura que se le ha asignado a las facturas.
2017- El año en que se emite.
En el mismo fichero se encuentra el documento 007-RE-2017 se refiere a:
007- Es su número de orden.
RE- La nomenclatura que se le ha asignado a los recibos.
2017- El año en que se emite.
En el mismo fichero también se encuentra el documento 001-CO-17
001- Es el número de orden.
CO- Se refiere a los contratos.
2017- El año en el que se firma el contrato.
• Carpeta CO.
• Carpeta FA.
1.2.4. Temático
Según este criterio, la documentación se agrupa por las materias, dentro de
estas materias, se sigue un orden cronológico, numérico o alfabético.
Ejemplo:
Dentro de la carpeta Laboral encontraremos documentos como:
CO- 007-2015
CO-014-2016
CO-020-2016
NO-001-2016 (nómina).
Ejemplo:
Carpeta Laboral, subcarpeta Bolaños González, Germán. Dentro de ésta en-
contramos sus documentos:
CO-001-2007
NO-01/07
NO-02/07
NO-03/07
Ejemplo:
En un archivo que contiene los clientes de una empresa por toda España, en-
contramos ordenada las siguientes fichas con el siguiente orden:
Andalucía; Málaga. López García, José Manuel.
Andalucía; Sevilla. Polo García, Leonardo.
Aragón; Zaragoza. Ruiz Lorente, María.
Castilla la Mancha; Ciudad Real. Pastor Lumbreras, Benito.
Galicia; Lugo. Silva Castro, Antonia.
Madrid; Getafe. Carrasquilla Díaz, Patricia.
Madrid; Madrid. Carvajal Fernández, Ignacio.
Murcia; Murcia. Martínez López, Ana.
1.2.6. Cronológico
La documentación también puede tener como criterio para ser ordenada
dentro de un archivo su fecha de entrada o emisión. Para este caso, se podrá
utilizar una nomenclatura como la siguiente:
Ejemplo:
17.01.10 – 10 de enero de 2017.
17.02.09– 9 de febrero de 2017.
Este criterio, por ser numérico y por tanto permitir búsquedas muy exactas,
es muy utilizado en bases de datos con numerosa documentación que ha entrado
o salido a lo largo de mucho tiempo.
Por ejemplo, una empresa con pocos clientes puede utilizar un sistema de
archivo diferenciado por cada cliente. De esta forma, las personas que trabajan
directamente con esos clientes únicamente accederán al archivo del cliente
concreto. Dentro de estos archivos puede clasificarse la documentación según
los criterios expuestos anteriormente.
Así, la documentación relativa a clientes con menos actividad será un archivo
semiactivo diferenciado del que tiene un uso habitual.
En otras ocasiones, una empresa con documentación con varios formatos
puede establecer cada uno de los formatos como criterio de búsqueda.
• Estanterías: pueden ser fijas o móviles que se desplazan por raíles, lo que
supone un ahorro considerable de espacio.
Por otro lado, hay que contar con material de archivo, que permita la
clasificación de la documentación como son:
• Carpetas clasificadoras.
• Carpetas AZ.
• Subcarpetas.
• Capetas colgantes.
• Cajas.
Por ejemplo, los armarios tienen que tener las condiciones de luz y humedad
adecuados para no deteriorar el papel que contienen. Además del papel, los
Hay que tener especial cuidado con la posibilidad de pérdida del pen drive
dado su escaso tamaño. Para ello, además de su adecuada clasificación en el
archivo es recomendable añadirle un llavero o lanyard.
Con estas consideraciones, hay que elegir de forma adecuada el lugar donde
se encontrará el archivo físico en una organización.
Definición
El archivo informático está compuesto por el conjunto de documentos
generados por un medio electrónico a los que se puede acceder a través
de un ordenador.
1.4.1. Métodos
La documentación de un archivo queda guardada en una unidad de
almacenamiento en un equipo, por lo general en un disco duro interno, aunque
también proliferan las unidades de almacenamiento externas. En el siguiente
apartado se analizarán las distintas unidades en las que puede almacenarse la
documentación.
De esta forma, una vez que el usuario acceda a la unidad que contenga el
archivo, podrá visionar todos los documentos o carpetas contenidas estructuradas
de forma ordenada en estructura árbol, que siempre guardará el orden según la
nomenclatura con la que se haya nombrado a las distintas carpetas. Cualquier
carpeta o documento que se cree y almacene en el archivo, se situará en el lugar
que corresponda según su nomenclatura.
Según la potencia y las prestaciones del escáner, esta tarea se realizará con
una mayor velocidad y calidad en las imágenes llevadas a formato digital.
Sin duda, la informática ofrece cada vez recursos de gran capacidad y reducido
tamaño. En la elección del almacenamiento del archivo intervendrán otros
factores como pueden ser los equipos informáticos disponibles, la economía y
los lugares de acceso al archivo digital.
Sabías que…
La gestión de archivo permite obtener información de la documentación
contenida en un archivo a través de unos protocolos establecidos que
deben ser conocidos por las personas que manejen el archivo.
Ejemplo:
Si la organización recibe una publicidad que no interesa, eliminará el docu-
mento. En cambio, si recibe un parte médico de baja de uno de sus empleados,
lógicamente este documento requiere de un almacenamiento adecuado para
su posterior consulta o tratamiento, ya que tiene relevancia en varios aspectos
como nóminas o cuantificación del trabajo realizado.
Fondo
Subforo Serie Subserie
documental
Departamento Documentación Tarjetas
Clientes
comercial de cliente actualizadas
Departamento Clientes Datos de con-
Ficha
comercial potenciales tacto
Departamento de Gestión de Altas, contratos y Carpetas por
RRHH personal bajas trabajador
Departamento Carpetas por
Contabilidad Facturas emitidas
financiero proveedor
Departamento Documentación
Tesorería Ingresos
financiero bancaria
Ejemplo:
Un trabajador aporta un parte médico que acredita que ha estado durante unos
días de baja. Existe en la carpeta de recursos humanos una subcarpeta con los
apellidos y nombres de cada trabajador. A su vez, dentro de ella, se encuen-
tran por orden cronológico las nóminas y por otro lado también por orden
cronológico, otra documentación que siempre comienza por el currículum y
su primer contrato con la empresa. Será en esta última carpeta se archivará el
parte médico aportado por el trabajador.
Por otro lado, existe el imperativo legal de guardar ciertos documentos. A este
respecto hay que señalar lo que establece el artículo 30 del Código de Comercio:
«Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis
años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca
por disposiciones generales o especiales». Profundizaremos sobre este aspecto
más adelante.
Si esta hoja se realiza en una base de datos o en una hoja de cálculo, se podrá
filtrar por tipo de movimiento, fecha o persona que realiza el movimiento de
documentación. Por ejemplo, en el siguiente caso se ha establecido el código «E»
para la entrada en el archivo y «S» para salida.
Por tanto, cuando un archivo tenga datos de este tipo se establecerán unas
restricciones mayores.
Ejemplo:
En una clínica únicamente el personal sanitario tendrá el acceso a los datos
concretos relativos a los historiales clínicos. El resto del personal administrati-
vo manejará la documentación sin acceso a los datos clínicos específicos.
A este respecto, hay que tener en cuenta que la Ley Orgánica 15/1999, de
13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal establece que los
datos se conservarán el tiempo estrictamente necesario para el cumplimiento de
la finalidad para la que fueron creados.
Con estas premisas legales, la empresa debe establecer unos plazos razonables
para la periódica eliminación de cualquier tipo de documentación.
La existencia de este documento asegura el trato único del archivo por parte
de todas las personas que han de acceder al mismo, puesto que establece y
difunde los procedimientos, normas y directivas.
1. Parte general.
4. Niveles de archivo.
5. Criterios de documentos.
9. Periodo de caducidad.
Según a las personas a las que estén destinadas, el documento puede ser:
• General: se dirige a todos los empleados y abarca todos los aspectos del
archivo.
1.6.1. Concepto
Se puede definir el flujograma como la representación gráfica de una secuencia
de actividades de un proceso.
Los flujogramas son un conjunto de símbolos que representan las fases
dentro de un proceso, simplificando la interpretación del proceso identificando
las entradas, salidas y los puntos críticos de un proceso. Asimismo, recogen los
movimientos que se producen y la forma de actuar ante cualquier hecho que se
produzca.
Fuente: manualdeprocedimientoscolgesan.wordpress.com
La existencia de este documento asegura el trato único del archivo por parte
de todas las personas que han de acceder al mismo, puesto que establece y
difundo los procedimientos, normas y directivas.
Test
a) Centralizado o descentralizado.
b) Definitivo o activo.
c) En papel o digital.
2) Un disco duro:
a) Es extraíble y manejable.
b) Mediante su digitalización.
a) Flujograma.
b) Manual legal.
c) Manual de tareas
Verdadero o falso
Rellenar huecos
Caso práctico