Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

LOGO NIVEL 5: PROCEDIMIENTOS N°: PRC-SST-003

SG-SST
Fecha: Marzo 21/2016
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
Versión: 001
CONSULTA
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1. OBJETO

Establecer mecanismos de comunicación, participación y consulta en aspectos

de Seguridad y Salud en el Trabajo entre los diferentes niveles de la organización
y demás partes interesadas (proveedores, clientes, contratistas, entre otros).

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los empleados y demás partes interesadas
(proveedores, clientes, contratistas, entre otros) de la XXXXXXXXXXX.

3. RESPONSABLES

3.1. RESPONSABLE POR EL MANTENIMIENTO Y CONTROL DE ESTE

PROCEDIMIENTO:

Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3.2. RESPONSABLE POR LA EJECUCIÓN DE ESTE PROCEDIMIENTO:

Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. DEFINICIONES

4.1. Partes interesadas. Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo
involucrado o afectado por el desempeño en Seguridad y Salud en el Trabajo de
una organización.
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4.2. Información. Es el contenido de la comunicación; representa ideas, opiniones,

conceptos, descripciones de acontecimientos, etc.

4.3. Comunicación interna. Transmisión y/o recepción de mensajes entre

los colaboradores al interior de la empresa.

4.4. Comunicación externa. Son las provenientes de las partes interesadas como
proveedores, clientes, contratistas, entre otros.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

5.1. Legislación vigente.

5.2. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001
5.3. Manual del SG-SST
5.4. Procedimiento para elección y conformación del Comité de Seguridad y Salud
en el Trabajo (COPASST) PRC-SST-001.

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6. DESCRIPCIÓN

6.1 COMUNICACIÓN

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

Para la comunicación de los peligros
y de los requisitos del Sistema de
Gestión e n Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-.SST) a los empleados
y demás partes interesadas, la Formato de Control
Gerente
organización podrá hacer uso de de Asistencia.
medios como: boletines, afiches, FT-SST-016
correos electrónicos,
publicaciones en carteleras, folletos,
reuniones e informes de S y ST,
páginas web, charlas de inducción / Formato Acta de
Secretaria
orientación, contratos, órdenes de reunión FT-SST-017
compra, señalización y otros.
Las comunicaciones emitidas por las
partes interesadas externas sobre
los aspectos de SST de la
XXXXXXXXXX, será recibidas por la Comunicación de partes Coordinador de Seguridad y
interesadas Salud en el Trabajo.
secretaria, quien es la responsable
de dirigirlas a las personas
encargadas de dar solución según
sea el caso, conservando el registro Carta de respuestas a Coordinador de Seguridad y
partes interesadas Salud en el Trabajo.
de la respuesta que se le haya
generado.

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6.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

La investigación de incidentes:
Cuando se presente un accidente o
incidente de trabajo, reportarlo y Formato de reporte
Coordinador de Seguridad y
participar de la investigación que se de Incidentes y
Salud en el Trabajo.
realice de éste, brindando la Accidentes
información que tenga del evento. FT-SST-019
El desarrollo y revisión de las
políticas y objetivos de S y ST: El
gerente encargado de revisar la
política y objetivos de S y ST,
mediante reunión deberá informar y Manual del SG-SST Gerente - Coordinador de
hacer partícipe a los empleados que Seguridad y Salud en el
considere pertinente para que Trabajo.
aporten sus ideas en la revisión y
modificación de nuevas directrices, y
objetivos de SST.
La representación en asuntos de .
SST: Los empleados cuentan con el
Comité Paritario de Seguridad y Acta de conformación
Salud en el Trabajo (COPASST) del COPASST
establecido mediante el FT-SST-006 COPASST - Coordinador
Procedimiento para elección y de Seguridad y Salud
conformación del Comité de Acta de reunión del en el Trabajo
Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST
FT-SST-007

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6.2.2. Consulta en aspectos de

SST.
Empleados: Por medio de una
reunión, la gerencia pondrá en
consideración y discutirá con los
trabajadores, cuando lo considere
conveniente, aspectos de SST en la
búsqueda de soluciones aceptables a
los riesgos o problemas de SST
existentes.

Contratistas: Cuando es necesario, Formato Acta de Gerente Coordinador de

por medio de una reunión, de la reunión Seguridad y Salud en el
gerencia les consultará a los FT-SST-017 Trabajo.
contratistas sobre los cambios a
realizar en la organización, que
puedan afectar su SST. Ejemplo:

Cuando existan peligros nuevos,

reorganización d e la planta, obra,
etc., o proceso productivo, cambios
en los materiales o equipos, etc.

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Partes interesadas externas:

Cuando lo considere pertinente, por
medio de una reunión o una misiva, la
gerencia consultara a los organismos
reglamentarios, sobre ciertos
aspectos de S y ST (Por ejemplo,
aplicabilidad e interpretación de Carta de respuestas de
requisitos legales). Adicionalmente ente externo Secretaria
podrá consultar a las demás partes
interesadas externas sobre: Cambios
en las disposiciones ante
emergencias, peligros que puedan
tener impacto en el área
aledañas, entre otros.

7. REGISTROS

7.1. FT-SST-016 Formato de Control de Asistencia.

7.2. FT-SST-017 Formato Acta de reunión

7.3. FT-SST-018 Formato de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgo y

Determinación de Controles

7.4. FT-SST-006 Formato Acta de Conformación del COPASST

7.5. FT-SST-007 Formato Acta de Reunión del COPASST

7.6. FT-SST-019 Formato de reporte de Incidentes y Accidentes

8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

REV. Apartado Modificado Descripción Fecha

001 Todas las páginas Creación del Documento 01/10/2015

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