CONTABILIDAD FINANCIERA

Segunda edición

Alexander Guzmán Vásquez

Luis Francisco Cubillos Guzmán
María Andrea Trujillo Dávila
David Guzmán Vásquez
Tatiana Romero Cifuentes

Facultad de Administración
Universidad Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario
Bogotá D.C.
2006
 T
COLECCIÓN LECCIONES DE ADMINISTRACIÓN

© 2006 Editorial Universidad del Rosario

© 2006 Universidad Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario
© 2006 Alexander Guzmán Vásquez, Luis Francisco Cubillos Guzmán,
María Andrea Trujillo Dávila, David Guzmán Vásquez,
Tatiana Romero Cifuentes
© 2006 Facultad de Administración

ISBN: 958-8225-XX-X

Primera edición: Bogotá D.C., mayo de 2005

Segunda edición: Bogotá D.C., julio de 2006
Coordinación editorial: Editorial Universidad del Rosario
Corrección de estilo: Natalia Herrera Eslava
Diseño de cubierta: Beconcept Ltda.
Diagramación: Beconcept Ltda.
Impresión: Servigraphic Ltda.
Editorial Universidad del Rosario
Calle 13 Nº 5-83 • Tels.: 336 6582/83-243 2380
Correo electrónico: cedir@claustro.urosario.edu.co

Todos los derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida

sin el permiso previo por escrito del
Centro Editorial Universidad del Rosario

RESTREPO PUERTA, Luis Fernando

Análisis estructural de sectores estratégicos / Luis Fernando Restrepo Puerta,
HugoAlberto Rivera Rodríguez. Facultad de Administración.
Bogotá: Centro Editorial Rosarista, 2006.
206 p.: cuadros, tablas.—(Colección Textos de Administración)
Incluye glosario

ISBN: 958-8225-85-X

Administración de empresas / Planificación estratégica / Mercadeo / Análisis de mercadeo

/ Economía – Investigaciones / Ingeniería de la producción / Planificación económica /
I. Hugo Alberto Rivera Rodríguez / II. Título / III. Serie

658.8 20

Impreso y hecho en Colombia

Printed and made in Colombia
 CONTENIDO

Prefacio............................................................................................. 15

Prólogo ............................................................................................. 18

PRIMERO. CONCEPTOS GENERALES

1. Una breve reseña histórica .......................................................... 20
2. La contabilidad ........................................................................... 23
2.1. Principios y normas básicas de la contabilidad ........................ 25
2.2. Ramas de la contabilidad ........................................................ 29
2.3. Empresa................................................................................. 31
3. Cuestionario: capítulo primero ..................................................... 36

SEGUNDO. ECUACIÓN FUNDAMENTAL

4. Usos naturales de recursos .......................................................... 38
4.1. Activos .................................................................................... 39
4.2. Costos y gastos......................................................................... 39
5. Fuentes naturales de recursos...................................................... 41
5.1. Pasivos .................................................................................. 41
5.2. Capital o patrimonio ............................................................... 41
5.3. Ingresos ................................................................................. 42
6. Equilibrio entre las fuentes y los usos de recursos de la empresa ... 42
7. Ejercicios de ecuación fundamental.............................................. 49
7.1. Clasificación de cuentas ......................................................... 49
7.2. Vídeo tienda “Betatoño”.......................................................... 50
7.3. Fritanguería “Los cochinitos” .................................................. 52
7.4. Camándulas “Doña Pueñeños”................................................ 54
 7.5. Pastas “Dora”......................................................................... 57
7.6. Jardín Infantil “Gotita de gente”.............................................. 58
7.7. Panadería “Pan pa’ luego” ...................................................... 59
7.8. Almacén “El Paisa” ................................................................ 61
7.9. Blusas “Doña pancha”............................................................ 62
7.10. Miscelánea “La abuelita Nina” ................................................ 64
7.11. Almacén “Ángel de mi guarda” ............................................... 67
7.12. Comidas rápidas “La pega” ..................................................... 69
7.13. Comercial de panderitos “Lero lero pandelero” ......................... 71
7.14. Comercial de arepas “Pequitos” ............................................... 74
7.15. Chocolates “El Duende” .......................................................... 76
7.16. IPS “Patarroyo” ...................................................................... 78

TERCERO. EL BALANCE GENERAL

8. Estados financieros ..................................................................... 81
9. El balance general....................................................................... 82
9.1. Clasificación de los activos ...................................................... 85
9.1.1. Los activos corrientes .................................................. 86
9.1.1.1. Disponible o efectivo........................................ 86
9.1.1.2. Inversiones temporales .................................... 87
9.1.1.3. Deudores......................................................... 88
9.1.1.4. Inventarios ...................................................... 90
9.1.1.5. Pagos por anticipado........................................ 91
9.1.1.6. Bienes para la venta ........................................ 92
9.1.2. Los activos fijos........................................................... 92
9.1.2.1. Activos fijos tangibles de planta no depreciables 92
9.1.2.2. Activos fijos tangibles de planta depreciables .... 93
9.1.2.3. Activos fijos tangibles: recursos naturales y
del ambiente ................................................... 94
9.1.2.4. Activos fijos intangibles no amortizables .......... 95
9.1.2.5. Activos fijos intangibles amortizables ............... 95
9.1.3. Las inversiones permanentes ....................................... 96
9.1.4. Los otros activos ......................................................... 96
9.2. Clasificación de los pasivos ..................................................... 97
 9.1.1. Los pasivos corrientes................................................... 97
9.2.2. Los pasivos de largo plazo ............................................ 98
9.2.3. Los otros pasivos.......................................................... 99
9.3. El patrimonio o capital contable .............................................. 99
9.4. Cuentas de orden.................................................................... 101
9.5. Resumen de la estructura del balance general .......................... 102
10. Ejercicios de balance general ....................................................... 107
10.1. Petrolera Coquito .................................................................... 107
10.2. onstructora Karogopa ............................................................. 109
10.3. Fábrica de juguetes de madera “La Estructura” ........................ 112
10.4. Bertica’s Secret ....................................................................... 113
10.5. Telefónica Internacional ......................................................... 116
10.7. Constructora “El reto” ............................................................. 121
10.8. Compañía de Telefonía “Lola” ................................................. 124
10.9. Empresa de Acueducto y Aseo Veredal “EAAV” ....................... 126
10.10. Aerolínea “Riesgo en el aire”................................................. 130
10.11. Escuela de Instrucción Naval “Capitán Colmillo”..................... 133

CUARTO. VALORACIÓN DE INVENTARIOS

11. Sistema de inventario periódico ................................................... 138
12. Sistema de inventario permanente ............................................... 138
13. Metodologías adoptadas para la determinación del costo de
los inventarios ............................................................................ 139
13.1. Determinación del costo del inventario por UEPS ..................... 139
13.2. Determinación del costo del inventario por PEPS ...................... 145
13.3. Determinación del costo del inventario por promedio ponderado 150
13.4. Determinación del costo del inventario por identificación
específica ............................................................................... 153
14. Ejercicios de valoración de inventarios ......................................... 154
14.1. Bodega Eloizaga ..................................................................... 154
14.2. Brownies Magolita.................................................................. 155
14.3. Arequipes de café “Pedro Valdez” ............................................ 156
14.4. Fondo de empleados “Fe” ....................................................... 157
14.5. Panetones “Del abuelo” .......................................................... 158
 14.6. Accesorios de la Sierra ............................................................ 160
14.7. Empresa Comercial “El Trapo” ................................................. 161
14.8. Bufandas “El Nevado” ............................................................ 162

QUINTO. EL ESTADO DE RESULTADOS

15. Concepto general ........................................................................ 164
15.1. Compañías de prestación de servicios ...................................... 166
15.2. Compañías comerciales y manufactureras ................................ 170
15.2.1. Costo de ventas de una empresa comercial .................. 174
15.2.2. Costo de ventas de una empresa manufacturera........... 178
15.3. Resumen de las matrices de presentación ................................ 184
16. Ejercicios de estado de resultados................................................. 186
16.1. Asesoría jurídica “UR” (Clasificación) ...................................... 186
16.2. Clínica “Kyo” (clasificación) .................................................... 188
16.3. Empresa comercializadora “Yo sé quién sabe” (clasificación) .... 191
16.4. “Pague uno y lleve dos” (clasificación) .................................... 192
16.5. Cinturones “Puro cuero” (clasificación) .................................... 195
16.6. Bar “El Paisa” (construcción del estado de resultados).............. 197
16.7. Calzado “Summer Step” (conocimiento de la matriz) ................ 200
16.8. Relojería “El tiempo es oro” (conocimiento de la matriz)........... 202
16.9. Artesanías “Sí se puede” (conocimiento de la matriz) ............... 202
16.10. The Christmas Tree (conocimiento de la matriz) ..................... 204
16.11. Lámparas “La claridad” (conocimiento de la matriz)............... 207
16.12. Fábrica de zapatos para dama “Adas” (Clasificación).............. 209
16.13. Fábrica de tapetes “Aladino” (Clasificación) ........................... 212
16.14. Comercializadora “El dilema” (cambios en la situación
financiera) ............................................................................. 214
16.15. Supermercados “Barato, barato” (cambios en la situación
financiera) ............................................................................. 218
16.16. Fábrica de chocolates “Para ti” (cambios en la situación
financiera) ............................................................................. 219
16.17. Industrias El Paraguas (cambios en la situación financiera) .... 223
SEXTO. FLUJO DE EFECTIVO
17. Concepto general ........................................................................ 226
18. El flujo de efectivo en la valoración de empresas .......................... 230
18.1. Funciones adicionales del flujo de efectivo ............................... 230
18. 2. Esquemas de presentación ..................................................... 231
18.2.1. Esquema de presentación simple ................................. 232
18.2.2. Esquema de presentación por actividades .................... 233
18.2.3. Esquema de presentación para determinar el flujo
de caja libre................................................................. 234
19. Ejercicios de flujo de efectivo ....................................................... 237
19.1. Comercializadora de cheese cakes “Las delicias”
(método directo)..................................................................... 237
19.2. Tipografía “Munar & Cia.” (Método indirecto) .......................... 238
19.3. Comercializadora “La tanga amarilla” (método directo) ............ 240
19.4. Comercializadora “La tanga amarilla” con visión de futuro
(método directo)..................................................................... 242
19.5. Comercializadora “La tanga amarilla”, con visión positiva
de futuro (método directo) ...................................................... 244
19.6. Librería “Partner & Cia. Ltda.” (método indirecto) .................... 245

SÉPTIMO. TENEDURÍA DE LIBROS

20. Concepto general ......................................................................... 247
20.1. Libro diario............................................................................. 248
20.2. Libro mayor .......................................................................... 256
20.3. Balance de comprobación........................................................ 262
21. Ejercicios de teneduría de libros .................................................... 263
21.1. Frutería “La gran manzana”.................................................... 263
21.2. Supermercado “Donde Heliodoro” ........................................... 265
21.3. Practicando ............................................................................ 268
21.4. Tienda de café “El Che”........................................................... 269

OCTAVO. AJUSTES
22. Concepto general ......................................................................... 272
22.1. Características de los ajustes.................................................... 273
 22.2. Clasificación de los asientos de ajustes..................................... 273
22.3. Métodos para el cálculo de los gastos de depreciación .............. 275
22.4. Métodos para el cálculo de la provisión de las cuentas
incobrables............................................................................. 284
23. Ejercicios de ajustes ..................................................................... 286
23.1. Depreciación de activos........................................................... 286
23.2. Quesería “La ubre” ................................................................. 287
23.3. Parqueadero “Camacho & Cia. Ltda.”....................................... 288
23.4. Almacén “La Antártida”.......................................................... 290
23.5. Equipo investigador “Conciencias” .......................................... 292
23.6. Asesorías financieras “Avarito” ............................................... 293

NOVENO. EL CICLO CONTABLE

24. El cierre de cuentas transitorias .................................................... 299
25. Ejercicios de ciclo contable ........................................................... 304
25. 1. Cierre del almacén “La Antártida”........................................... 304
25.2. Ciclo contable de la perfumería “Dicelis & Co.” ......................... 305
25.3. Fábrica de imágenes religiosas “La salvación”.......................... 308

DÉCIMO. PLAN ÚNICO DE CUENTAS

UNDÉCIMO. AJUSTES POR INFLACIÓN

26. Concepto general ......................................................................... 326
27. Efectos de la inflación en los estados financieros ........................... 329
27.1. Aspectos técnicos de los ajustes por inflación ........................... 330
27.2. Ejemplo de ajustes por inflación a las cuentas del balance
general................................................................................... 332
28. Ejercicios de ajustes por inflación.................................................. 337
28.1. Empresa de juguetes “Unicornio´s”.......................................... 337
28.2. Empresa comercial “San Antonio” ........................................... 338

DUODÉCIMO. IMPUESTOS
29. Contexto general ......................................................................... 340
29.1. Objetivos de la hacienda pública.............................................. 340
 29.2. La función redistributiva ......................................................... 341
29.3. El gasto público ...................................................................... 342
29.4. El ingreso público ................................................................... 342
29.4.1. Los ingresos extraordinarios ....................................... 343
29.4.2. Los ingresos ordinarios ............................................... 343
29.4.1. Rentas de dominio público .......................................... 343
29.4.2. Tasas ......................................................................... 344
29.4.3. Contribuciones parafiscales ......................................... 344
29.4.4. Impuestos .................................................................. 345
30. Concepto general ......................................................................... 345
30.1. Principios básicos de la tributación .......................................... 346
30.1.1. Principio de representación ......................................... 346
30.1.2. Principio de legalidad.................................................. 346
30.1.3. Principio de equidad ................................................... 347
30.1.4. Principio de generalidad .............................................. 347
30.1.5. Principio de no confiscatoriedad .................................. 347
30.1.6. Principio de neutralidad .............................................. 348
30.1.7. Principio de claridad ................................................... 348
30.2. Tipos de impuestos ................................................................. 348
30.2.1. Impuesto a la renta..................................................... 349
30.2.2. Retención en la fuente a título de renta........................ 349
30.2.3. Gravamen a los movimientos financieros..................... 350
30.2.4. Impuesto al valor agregado o impuesto a las ventas
–IVA–.......................................................................... 351
30.2.4.1. Régimen simplificado..................................... 351
30.2.4.2. Régimen común ............................................ 352
30.2.5. Impuesto de timbre ........................................... 352
30.2.6. Impuesto de registro ......................................... 352
30.2.7. Impuesto de industria y comercio ...................... 353
30.2.8. Impuesto predial ............................................... 353
30.2.9. Impuesto de vehículos ...................................... 353
30.2.10. Impuesto de delineación urbana ..................... 353
30.2.11. Sobretasa a la gasolina y al ACPM................... 353
31. Aspectos contables de los impuestos............................................. 354
 31.1. Impuesto a la renta................................................................. 355
31.2. Impuesto al valor agregado ..................................................... 357
31.3. Impuesto de Industria y Comercio............................................ 358
31.3. Impuesto predial ..................................................................... 359
31.4. Impuesto de vehículos ............................................................ 359
32. Tasa real de impuestos ................................................................. 360

DECIMOTERCERO. ÉTICA Y FINANZAS

33. Concepto general ......................................................................... 365
33.1. Pertinencia ............................................................................. 365
33.2. El código de ética profesional para los administradores ............ 367
34. Experiencias................................................................................ 372
34.1. La experiencia de Enron ......................................................... 373
34.2. La experiencia de Parmalat ..................................................... 376

BIBLIOGRAFÍA.................................................................................. 379
 Segundo
Ecuación fundamental

En el capítulo anterior se resaltó la importancia de la contabilidad como sistema

de información. Un sistema que permite hacerle seguimiento a la transforma-
ción de los recursos económicos de una organización.
Es importante recordar que la organización se debe observar como un ente
absolutamente independiente de sus socios o gestores. Los recursos económi-
cos de los socios no deben mezclarse ni confundirse con los recursos econó-
micos de la organización. Esta claridad toma validez siempre que hablamos
de las finanzas de una empresa, sobre todo en la empresa familiar, donde re-
gularmente sucede que los recursos de la familia se mezclan con los recursos
de la organización.
Teniendo en cuenta esta aclaración, es bueno cuestionarse qué sucede
con los recursos financieros de la organización. Cómo se consiguen y cómo
se utilizan.

4. Usos naturales de recursos

La organización posee unos recursos financieros que puede “usar” o utilizar en

diferentes conceptos. Por ejemplo, se pueden cancelar salarios, adquirir mue-
bles, equipos de cómputo, mercancías o inventarios, inversiones en acciones,
cancelar servicios públicos, etc. Por tanto, se sabe que la empresa tiene dos
posibilidades naturales de utilizar sus recursos:

38
 Ecuación fundamental

4.1. Activos

Los activos representan los bienes y derechos de propiedad de una organización.

Los activos de una empresa pueden estar representados por activos tangibles
(bienes) y activos intangibles (derechos). Los activos tangibles, como su nombre
lo indica, están materializados físicamente. Dentro de los activos tangibles se
encuentran el efectivo, sea éste disponible o constituido en un fondo con destina-
ción específica, y los inventarios. Es necesario tener en cuenta que, dependiendo
del tipo de actividad que desarrolle la empresa, los inventarios pueden ser sim-
plemente de mercancía, en el caso de las empresas comerciales, o de materia
prima, producto en proceso y producto terminado, en el caso de las empresas
manufactureras. Otros activos serán necesarios para la operación de una empre-
sa, como los muebles y enseres, las instalaciones, los edificios, los locales, los
vehículos, las maquinarias y los equipos de cómputo, entre otros.
Los activos intangibles son derechos sobre los cuales tiene propiedad la
organización, que se pueden representar en dinero, pero que no se pueden pal-
par o tocar. Son derechos de una empresa todos los pagos por anticipado, como
los derechos de publicidad cancelados por la organización para todo un año,
pero que no se hayan disfrutado. Las cuentas que tiene la empresa por cobrar
a terceros, representan derechos intangibles. Pueden ser deudores los clientes,
los socios y los empleados. Otros activos intangibles están representados por
las inversiones realizadas en títulos valores. Como tal, las inversiones se pue-
den cuantificar y representan recursos financieros de la empresa, pero no se
pueden palpar. El conocimiento (know how) es un activo intangible que, en la
medida que pueda cuantificarse en la unidad de medida, puede hacer parte de
los activos intangibles que se registran en la contabilidad de una empresa. Las
marcas comerciales también adquieren valor cuando son reconocidas por los
consumidores y pueden registrarse como derechos de la empresa.

4.2. Costos y gastos

Además de utilizar los recursos en activos, las empresas pueden utilizar sus
recursos en costos y gastos. Para entender lo anterior es necesario explicar la

39
Contabilidad financiera

diferencia entre un costo y un gasto. Un costo es una inversión de recursos eco-

nómicos que realiza la empresa para obtener a cambio un producto o generar
la prestación de un servicio. Un ejemplo de un costo en una empresa dedicada
a confeccionar ropa lo constituye el valor que se cancela a las señoras contra-
tadas para el manejo de las máquinas o el valor que se cancela por la tela utili-
zada en la confección. Un gasto es una inversión de recursos económicos que
realiza la empresa para el buen funcionamiento de la misma. Un ejemplo de
un gasto es el salario que se cancela al gerente general o el dinero cancelado
por los elementos de cafetería de los empleados. Sin el gerente no sería posible
obtener los mismos resultados en el desempeño de la organización, o si los em-
pleados no pueden tomar su café no trabajarían con el mismo ánimo.
Básicamente, el costo se va a ver reflejado en el producto que se vende,
mientras que el gasto no. La clasificación de los costos y los gastos es de vital
importancia para la toma de decisiones en las empresas. Para los administra-
dores de los entes económicos es importante comparar el costo de sus ventas,
con el costo de la mercancía vendida por la competencia, en aras de juzgar la
eficiencia en el desarrollo del objeto social. Por tanto, cada vez que se realiza
una venta de inventarios se registra contablemente el ingreso que se obtiene por
la venta, y el costo asociado con la misma. Lo anterior no implica que cuando
se venden otros activos, diferentes al inventario, estos activos no tengan un
costo asociado; simplemente la empresa no discrimina el ingreso y el costo, y
registra únicamente la utilidad o pérdida del producto de la venta de ese activo.
Por ejemplo, a una empresa que comercializa vehículos le interesa conocer el
costo de cada vehículo vendido a sus clientes, por tanto, cada vez que se regis-
tra una venta de un vehículo se discrimina el costo del vehículo vendido. Por
otro lado, si la misma empresa vende un escritorio para realizar la reposición
del mismo, simplemente registra la utilidad o pérdida en la venta, llevando a la
contabilidad el neto entre el ingreso y el costo asociado a la operación.
Existen formas adicionales de utilizar recursos por parte de una empresa,
las cuales serán revisadas en capítulos posteriores. Es importante entonces re-
saltar que se mencionan los activos y los costos y gastos, como posibilidades
naturales de utilizar los recursos de la organización.

40
 Ecuación fundamental

5. Fuentes naturales de recursos

Teniendo claridad respecto de la utilización natural que puede hacer la organiza-

ción de sus recursos, es bueno preguntarse cómo logra conseguirlos. Se sabe
que pueden proporcionarle recursos a la empresa los gestores de la misma, el
endeudamiento con terceros o la generación de ingresos por su operación de
manera natural. Existen otras fuentes de recursos que serán revisadas en capítu-
los posteriores. Es importante entonces resaltar que se mencionan los pasivos,
el capital y los ingresos, como posibilidades naturales de conseguir los recursos
para la organización.

5.1. Pasivos

Las organizaciones afrontan la necesidad de conseguir los recursos financieros

para utilizarlos en su operación. Una fuente común la constituye el endeuda-
miento con terceros. Los pasivos representan entonces el endeudamiento de
la empresa con terceros, que son personas naturales o jurídicas con las que se
establecen relaciones comerciales. Ejemplos de pasivos son los préstamos ban-
carios, los documentos por pagar o las cuentas por pagar a los proveedores. Al-
gunas empresas incurren en sobregiros bancarios, que representan los pasivos
más apremiantes en cualquier organización. Otros pasivos están representados
por los anticipos (pagos por anticipado) que la empresa recibe de sus clientes,
también conocidos como ingresos diferidos. Las cuentas vencidas y que no han
sido canceladas por la empresa representan pasivos para la organización, co-
mo el arrendamiento por pagar, los intereses vencidos o por pagar, gastos por
pagar, impuestos por pagar, son ejemplos de estos pasivos.

5.2. Capital o patrimonio

Otra fuente común, y sin la que no sería posible la constitución de un ente econó-
mico, la constituyen los aportes o las obligaciones con los accionistas o propieta-
rios de una empresa. Toda iniciativa de empresa es apoyada por la inversión
de recursos económicos que realizan los gestores o empresarios. Este dinero,

41
Contabilidad financiera

para la empresa, representa una fuente y a la vez una obligación. Hacen parte
de este grupo de fuentes las utilidades obtenidas por la empresa, las reservas,
los diferentes tipos de superávit y la revalorización del patrimonio, las cuales
serán abordadas de manera detallada en el capítulo de balance general.

5.3. Ingresos

Los ingresos representan, en términos generales, la capacidad de generación

interna de recursos, y son una fuente natural para la compañía. Según el obje-
to social del ente económico, los ingresos pueden ser generados por activida-
des operacionales y actividades no relacionadas con la operación. Las ventas
de productos o servicios son operacionales, mientras que los ingresos por in-
tereses de dineros prestados a terceros, por la venta de activos y por cualquier
otra actividad que no esté relacionada con el objeto social de la empresa, son
ingresos no operacionales.

6. Equilibrio entre las fuentes y los usos de recursos

de la empresa

Se ha dicho en repetidas ocasiones que la contabilidad es un sistema de informa-

ción. Sistema de información que, entre otras funciones, permite a los dueños
de la empresa determinar cómo se han transformado los recursos financieros
conseguidos por la organización, y si dicha transformación ha resultado en
mayor consecución interna o en mayor utilización de recursos.
Si el sistema es utilizado correctamente debe mantener en equilibrio las
fuentes y los usos de recursos de la empresa. Si se llega a presentar un desequi-
librio entre dichos rubros, implica que el registro realizado en la contabilidad
es incorrecto y no refleja la realidad económica de la organización. Vale la pe-
na recordar que los recursos económicos de una organización no se pierden ni
crecen de la nada, simplemente se transforman.
De allí nace el concepto de la ecuación fundamental de la contabilidad,
en la que se igualan los usos a las fuentes de recursos de una empresa, de la
siguiente manera:

42
 Ecuación fundamental

Activo + Costos y Gastos = Pasivo + Patrimonio + Ingresos

Esta ecuación siempre, en cualquier organización, deberá permanecer en

equilibrio. Aquí aparece el concepto de partida doble en la contabilidad. Todo
uso de recursos tendrá una o más fuentes correspondientes. Igualmente, toda
fuente de recursos tendrá uno o más usos correspondientes, sean ellos activos
o gastos.
Para entender el funcionamiento de la ecuación fundamental se hace nece-
sario desarrollar un ejemplo práctico que permita ver su aplicación; pero antes
de ello es bueno agregar la siguiente aclaración: además de los usos menciona-
dos anteriormente, como usos naturales de recursos, se pueden presentar otro
tipo de usos de recursos en una empresa. El hecho de cancelar obligaciones
con terceros o con los accionistas, mediante el pago de dividendos, implica la
utilización de recursos de la empresa. Igualmente, además de las fuentes men-
cionadas anteriormente como fuentes naturales de recursos, se pueden presen-
tar otro tipo de fuentes de recursos en una empresa. El hecho de vender un
activo tangible o de cobrar una cartera implica la consecución de recursos para
la empresa.
Para el desarrollo del ejemplo se va a suponer que durante el mes de mayo
del año pasado, Juanita Mejía, estudiante universitaria de filosofía, descubrió que
a sus compañeras de curso y en general a todas las universitarias les preocupa
sobremanera el cuidado de su cuerpo. Por ello, identificando una oportunidad
de negocio, decidió arrendar un local en el Centro Comercial Antártis Plaza, a
partir del mes de junio, para comercializar productos de belleza y estética.
Luego de haber trabajado todo junio en su empresa tuvo una gran duda
sobre las utilidades de su negocio, pues no sabía absolutamente nada de fi-
nanzas. Para ayudarle a Juanita con su problema se utilizará la ecuación fun-
damental.
Primera operación: debido a los fuertes requerimientos de recursos para la
puesta en marcha del negocio, Juanita decidió pedirle a su padre un adelanto de
su herencia por $10.000.000, y un préstamo al banco por $5.000.000. Con
ello realizó un aporte de capital de $15.000.000 y constituyó su empresa “Body

43
Contabilidad financiera

Care”. ¿Cómo registraríamos lo anterior en la ecuación fundamental? El registro

que se presenta a continuación se hace en cifras de miles de pesos ($000):

Activo + Costos y Gastos = Pasivo + Patrimonio + Ingresos

Efectivo 15.000 Capital 15.000

Nótese que para la empresa es indiferente el endeudamiento de la pro-

pietaria. Es decir, si para Juanita fue necesario pedir un préstamo al banco por
$5.000.000, esto implica una deuda para Juanita y no para la empresa. La
empresa nace con un aporte de capital de $15.000.000, como una fuente de
recursos que se traduce en un efectivo para la organización.
Segunda operación: posteriormente, Juanita canceló dos millones de pe-
sos por el arriendo del local para cubrir los meses de junio y julio. Aunque nor-
malmente se debe pagar un sólo mes de arriendo, el dueño del local le solicitó
a Juanita dos meses de arriendo para entregar el local. El registro correspon-
diente sería el siguiente:

Costos
Activo + = Pasivo + Patrimonio + Ingresos
y Gastos
Efectivo -2.000 Gasto de arriendo 1.000

Arriendo pagado
por anticipado 1.000

Se puede ver cómo el efectivo se constituye en una fuente de recursos que

se utiliza en la cancelación del arriendo del mes que se registra como gasto, y
en la cancelación del arriendo del mes siguiente, que se registra como un pago
por anticipado. Un activo intangible de la organización.
Es necesario entonces aclarar que en Colombia la contabilidad se basa en
el sistema de causación y no en un sistema de flujo de caja. Se debe enten-
der por causación el principio utilizado en la contabilidad bajo el cual el hecho
económico se reconoce en el periodo de su realización, independientemente
del momento en el cual ocurra el pago (movimiento de efectivo). En este caso
específico de la empresa Body Care, a pesar de haber cancelado el arriendo del

44
 Ecuación fundamental

mes de julio, la empresa aún no lo debe, no lo ha disfrutado, y por tanto no lo

ha gastado o consumido.
En junio sólo aparecerán los costos y gastos necesarios para generar los
ingresos del mes. Esto obedece igualmente a la norma contable básica de aso-
ciación.
Tercera operación: Juanita compró mercancías por $8.000.000, que in-
cluían los productos que ella consideraba necesarios para tener un buen surtido
y satisfacer la demanda de sus clientes. De estos canceló la mitad de contado y
consideró prudente aprovechar el plazo que su proveedor le dio de noventa días
con un interés mensual de 3%, pagaderos al final de los tres meses. Esto suce-
dió el primero de junio. El registro se debería llevar de la siguiente manera:

Costos
Activo + = Pasivo + Patrimonio + Ingresos
y Gastos
Cuentas por
Efectivo -4.000
pagar 4.000

Inventario 8.000

Gastos de Intereses por

Intereses 120 pagar 120

Es claro que el inventario se obtiene parcialmente gracias a la utilización

del efectivo y parcialmente por el préstamo otorgado por el proveedor. Por pri-
mera vez se genera un pasivo para la empresa: la obligación con el tercero, el
proveedor, que otorga plazo para el pago de la mercancía.
Ahora, no se debe olvidar que desde el pasado mes de junio la empresa de-
be un mes de intereses a su proveedor, sin importar que el pago se deba realizar
cumplidos tres meses (al finalizar el mes de agosto). El sistema de causación
lleva a reconocer el gasto de $120.000 de intereses que, aunque no se habían
pagado, ya se debían. Durante junio no se canceló la deuda con el proveedor y
por tanto se generó la obligación de cancelar los intereses por el mes.
Cuarta operación: igualmente, comenzando el mes de junio, Juanita compró
muebles y enseres necesarios para la adecuación del local por $10.000.000. De
estos canceló $6.000.000 de contado y firmó una letra por pagar a seis meses
a la empresa de muebles, por $4.600.000 ($4.000.000 de capital y $600.000

45
Contabilidad financiera

de intereses), con un interés mensual de 2.5%, pagaderos al final de seis meses

de plazo junto con el capital. El registro que corresponde a esta operación es:

Costos
Activo + = Pasivo + Patrimonio + Ingresos
y Gastos
Documento por
Efectivo -6.000
pag. 4.000
Muebles y
enseres 10.000
Gastos de Intereses por
Intereses 100 pagar 100

Nuevamente se adquieren activos, esta vez muebles para la empresa por

$10.000.000, girando una parte de contado por $6.000.000, y otra parte res-
paldada por una letra que se firma, incluidos los intereses de seis meses por
$4.600.000.
Cuando se firma un documento y se compromete la empresa en un pago
de intereses, estos sólo se convertirán en una obligación real en la medida en
que se causen. Por tanto, esto implica únicamente un compromiso económico
a futuro que no afecta la realidad económica de la empresa en el presente. Por
ende, el documento por pagar debe ser registrado por el valor que se debe de
capital, es decir, por los $4.000.000.
Pasado un mes, el mes de junio, se debe registrar como gasto el equiva-
lente de intereses a dicho mes, y reconocer que dichos intereses no se habían
cancelado aún al finalizar el mes, afectando el pasivo de la empresa.
Quinta operación: durante el mes, Juanita logra vender mercancías que le
costaron $6.000.000 en $18.000.000. Esto hizo inmensamente feliz a Juanita,
pues piensa que el margen de utilidad es bien representativo. De estas ventas
otorgó crédito a clientes especiales, compañeras de su universidad que quiere
mucho, por $4.000.000; lo demás lo recaudó en efectivo. El registro sería el
siguiente:

46
 Ecuación fundamental

Costos
Activo + = Pasivo + Patrimonio + Ingresos
y Gastos
Costo de
Inventario -6.000
ventas 6.000

Efectivo 14.000 Ventas 18.000

Cuentas por
cobrar 4.000

Juanita logró vender mercancías que le costaron $6.000.000 en

$18.000.000. Toda venta conlleva doble registro, uno a costo y otro a precio.
El registro a costo implica una disminución del inventario por el costo de la mer-
cancía que se vende, y como contrapartida lleva el registro del costo de ventas
por el mismo valor. El registro a precio implica el reconocimiento en la conta-
bilidad de la venta y como contrapartida la forma de pago de este ingreso.
Sexta operación: como al 15 de junio las ventas iban muy bien, y en efecti-
vo se contaba con un buen monto de dinero, Juanita decidió invertir $5.000.000
a tres meses en un fondo de inversión que le recomendó su tía y que reconoce
un interés de 3% mensual. El registro correspondiente a esta operación sería
el descrito a continuación:

Costos
Activo + = Pasivo + Patrimonio + Ingresos
y Gastos
Efectivo -5.000

Fondo de
inverción 5.000
Intereses por
Intereses 75
cobrar 75

Séptima operación: al finalizar el mes, Juanita cancela la nómina de la

empresa. El negocio es atendido por Juanita y Diana, una joven que contrató
para que estuviera al frente del local cuando ella debía ausentarse por sus cla-
ses. Entre las dos devengaron salarios por $2.500.000, a los que se les debía
retener $100.000 de aporte de los empleados a EPS, $84.000 de aporte de los
empleados a Fondo de Pensiones y $200.000 de retención en la fuente. La
ecuación contable se afecta de la siguiente manera:

47
Contabilidad financiera

Costos
Activo + = Pasivo + Patrimonio + Ingresos
y Gastos
Gasto por Aportes por
Efectivo -2.116
sueldos 2.500 pagar 184
Retefuente por
pag. 200

Cuando se contrata a un empleado por un salario determinado, el gasto

de sueldos es equivalente al valor por el que se le contrató. Cuando se realizan
descuentos por los aportes que deben asumir los empleados a su EPS (Entidades
Prestadoras de Servicios de Salud), a su Fondo de Pensiones, o por la retención
en la fuente que deben pagar al gobierno, dichos rubros constituyen pasivos
para la empresa y, a la vez, un menor valor del efectivo girado en el momento
de cancelar la nómina.
Octava operación: por último, Juanita canceló el recibo de la administración
del local por $500.000, y estimó los servicios de agua, luz y teléfono en
$500.000 para el mes, de los cuales no habían llegado los recibos. El registro
de esta última operación es el siguiente:

Costos
Activo + = Pasivo + Patrimonio + Ingresos
y Gastos
Efectivo -500 Gasto de admón 500

Gasto de Servicios por

servicios 500 pagar 500

Es claro que se toma parte del efectivo de la empresa y se destina para el

pago de la administración. Sin embargo, a pesar de no tener los recibos de los
servicios públicos, ¿pueden ser registrados? Se pueden registrar y es lo mejor,
pues implica asociar el gasto al mes en el que se disfrutó de la prestación del
servicio. Este registro, que se basa en un estimativo del monto real de los ser-
vicios, se asocia a una provisión estimada que será explicada en el capítulo de
balance general.
Al final del mes, la ecuación fundamental del negocio “Body Care” sería
la siguiente:

48
 Ecuación fundamental

Costos
Activo + = Pasivo + Patrimonio + Ingresos
y Gastos
Gasto de Cuentas por
Efectivo 9.384 Capital 15.000 Ventas 18.000
arriendo 1.000 pagar 4.000
Fondo de Gastos de Intereses por
Intereses 75
inverción 5.000 Intereses 220 pagar 220
Cuentas por Costo de Documento por
cobrar 4.000 ventas 6.000 pag. 4.000
Intereses por Gasto por Aportes por
cobrar 75 sueldos 2.500 pagar 184
Retefuente por
Inventario 2.000 Gasto de admón 500
pag. 200
Arriendo pag. por Gasto de Servicios por
ant. 1.000 servicios 500 pagar 500
Muebles y
enseres 10.000
10.720 9.104
Total 31.459 Total Total Total 15.000 Total 18.075
42.179 42.179

Como conclusión, esta empresa, que empezó con $15.000.000, al finali-

zar el mes de junio tenía activos por $31.459.000 y obligaciones con terceros
o pasivos por $9.104.000. Había generado ingresos por $18.075.000 y asu-
mió costos y gastos en el mes por $10.720.000, lo que implica que alcanzó
una utilidad de $7.355.000 (la diferencia entre los ingresos y los costos y los
gastos).

Fin
7. Ejercicios de ecuación fundamental

7.1. Clasificación de cuentas

Determine a qué grupo de la ecuación fundamental pertenecen las siguientes

cuentas. Consulte fuentes secundarias si lo considera necesario:

1. Documentos por pagar.

2. Cuentas por cobrar.
3. Efectivo.
4. Depreciación acumulada de activos.
5. Mercancías.

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