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Incidencias de los procesos en las empresas

Rodrigo Cárdenas Barbosa.

Agosto 2019.

SENA
Controles y seguridad informática
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INCIDENCIAS DE LOS PROCESOS EN LAS EMPRESAS

Frecuentemente se ha utilizado el término informatización como sinónimo de sistemas de

información. Y aunque la mayoría de los autores están de acuerdo en asumir que un
sistema de información requiere un adecuado proceso de informatización, lo que también
está claro es que no en todos los casos la construcción de un sistema de información lleva
aparejado el uso de tecnologías de la información.

Sin embargo, asumimos que hoy en día cualquier sistema de información, por pequeño
que sea requiere de unos mínimos procesos de automatización para evitar sus fallos

Problemas más comunes con los Sistemas de información y que se traducen en

frustraciones para los empresarios y un obstáculo para llevar a cabo la automatización de
procesos.

Comprar el Sistema sin saber a ciencia cierta qué es lo que hace (pedir una demostración)
En varias ocasiones, nos encontramos que un cliente adquiere un Sistema de Información
Administrativo, porque le fue recomendado por un amigo, o porque vio el anuncio en una
Revista, o porque lo escucho en la radio, etc.

Los sistemas de información. No deben adquirirse de esta forma. No es lo correcto. Es

necesario hacer, aunque sea un pequeño análisis, ver alguna demostración de los alcances
que promete. el que le haya funcionado a un amigo, no quiere decir que me funcione.
Podemos tener requerimientos distintos en la organización. Problemas propios del
Sistema (tiene errores) Cuando un S.I. es de fabricación reciente, y no ha estado un
tiempo suficiente en el mercado, es posible que tenga errores de operación que no haya
detectado el propio fabricante. Así mismo las versiones apresuradas que son liberadas al
mercado son otro ejemplo de esta situación.

A veces el usuario NO cree que el S.I. pueda tener errores y cree que algo está haciendo
mal. Esto se traduce en una frustración de no poder echar a andar el Sistema. Mayores
costos, para detectar el problema y por el retraso de la implantación. Esta mala
experiencia puede ser suficiente para dejar en la Mente de un Empresario, que los S.I. no
sirven, o bien, solo vienen a complicar más las cosas. Instalación sin leer el Manual de
Usuario (o de plano que el Sistema no tenga Manual de Usuario) Es muy importante que
el S.I. cuente con un Manual de Usuario, un Manual de Operación.

Existen algunas personas, que quieren ser ellos mismos de manera autodidacta quienes
instalen el Sistema. Esto está bien, solo que puede llevar un poco más de tiempo. Y para
ello, el Manual debe ser muy preciso y muy claro. Además, recordemos que el manual de
usuario puede ser muy útil para cuando el asesor no se encuentre cerca de nosotros para
resolvernos una duda. Si el S.I. que va a adquirir no cuenta con un Manual de Usuario,
comience a dudar respecto a su compra. Pues adquirirlo puede traerle mayores
problemas. Personal con Resistencia al Cambio (saboteadores) Es increíble, pero sucede.
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Los S.I. se hacen para facilitare el trabajo a todos dentro de la empresa. Sin embargo, de
vez en cuando, nos topamos con empleados que no solo no colaboran, sino que se
oponen, ofrecen resistencia y hasta se las ingenian para impedir que los S.I. se implanten.
A veces llevados por los miedos de poder dominar el sistema, otras veces, porque tienen
intereses personales para que al S.I. le vaya mal. Capacitación apropiada del personal
(Teoría, conocer cómo se deben hacer las cosas, …) Es muy importante que todo el
personal de la empresa se involucre cuando vayamos a instalar un nuevo S.I. Enterarlo de
que es lo que se espera de cada uno de ellos.

Habrá gente que tal vez, ni va a interactuar directamente con una PC, pero seguramente
también será parte del Proceso de Flujo de Información. La gente que va a trabajar
directamente con el S.I. debe recibir una capacitación adecuada, sino de todo el sistema,
sí de las partes que a él le tocan dentro de su trabajo. Con la capacitación, el personal
trabajará más seguro, conocerá los momentos en los que hay que capturar la información
y emitir reportes. En fin, tendrá conciencia de lo que se espera de él, respecto al S.I.
durante todo el proceso.

Entrenamiento del Personal (enfrentarlo a escenarios, practicar, …) No solo hay que

capacitar al personal, sino también hay que entrenarlo. Esto se puede hacer ligado al
momento de capacitar. Consiste en dejar que el usuario practique la captura de datos y
simular escenarios probables que se le puedan presentar, y observar, cómo él daría
solución. Se acumulan los documentos que hay que capturar Uno de los errores en que
caen los usuarios, es en confiarse en que luego realizarán la captura del día, por ejemplo,
las entradas o salidas de almacén. Lo ideal es realizar un trabajo diario y constante, de lo
contrario, puede ser que, al mirar a ver el escritorio, encuentres una pila enorme de
papeles esperando a ser capturados.

Lo mejor es hacer la captura en el momento en que están sucediendo los hechos. Se

capturan mal los datos (falta de concentración, claridad en los documentos, personal que
pueda discernir la información, …) Esto obedece a que si capturas basura a un S.I.,
entonces recibirás basura como relatado. No puede ser de otra manera. A veces, cuando
se va a instalar un S.I. el empresario piensa que debe contratar gente especializada para
capturar los datos. Porque ellos no saben de computadoras. Yo les recomiendo que no
hagan eso. Lo más importante es que la gente que va a capturar sea gente que conoce el
negocio, así al momento de estar trabajando con el S.I., si se encuentra con algún dato a
capturar que le sea extraño, seguramente lo cuestionará. Y esto forma parte del proceso
de validación de la información. En cambio, una gente nueva, que no conoce el negocio,
quizás capture la información como viene, sin analizarla.

No contratar gente profesional para que nos asesore. Yo les recomiendo a los
empresarios, que cuando vayan a adquirir un S.I. para su negocio, se acerquen a gente
profesional en el área. No se automediquen. No hagan lo que les aconsejó el vecino o el
compadre. Consulten, acérquense a gente que pueda escuchar sus requerimientos y los
pueda traducir en soluciones y alternativas viables para obtener un buen S.I. Resistencia a
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adquirir Pólizas de Servicio o Asesorías por Evento Empresas como la nuestra, ofrecen
sus servicios de asesoría en Sistemas, por evento o a través de Pólizas de servicio.
También pregunten por las alternativas, no hay nada mejor que, cuando se instala un
nuevo Sistema de Información en la empresa, sepamos que contamos con un respaldo
externo que estará allí dispuesto a asesorarnos y ayudarnos en el momento en que lo
necesitemos.

El éxito en una instalación de un nuevo Sistema de Información se da cuando éste viene

con un acompañamiento por parte del Proveedor del Sistema.
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CONCLUSIONES

Básicamente se pueden resumir las incidencias o errores mas comunes que se encuentran
en la materia de empresas incluyendo en la que trabajaba (Ejército Nacional)

1. Tener un área de sistemas que no tiene las competencias adecuadas para satisfacer
las necesidades del negocio.
2. Comprar un sistema de información para un área que finalmente no se termina de
instalar o no se usa.
3. Recortar todos los años el presupuesto del área de sistemas.
4. No saber cuál es la ventaja que se puede obtener de los sistemas para la operación
eficiente del negocio.
5. Decidir la compra de un sistema de información principalmente por el precio.
6. Contar con un área de sistemas que no está integrada con el resto de la
organización y el negocio.
7. Especular frente a una problemática en la empresa, aludiendo a que la culpa es de
los sistemas.
8. Expectativas no realistas.
9. Cambios en los sistemas en plazos arbitrarios y sin considerar pruebas rigurosas
antes de pasar el cambio a disponibilidad del usuario.
10. Desdén por la disciplina que traen las metodologías informáticas que van desde
los requerimientos, la ejecución de proyectos, el control operativo, las pruebas de
calidad y el soporte.
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Lista de referencias

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9491398-dt-content-rid-
14554755_1/institution/SENA/Tecnologia/21730025/Contenido/DocArtic/anexos_aa1/Si
stemas_de_informaci%C3%B3n_en_las_empresas.pdf

http://www.formulaenlosnegocios.com.mx/problemas-mas-comunes-con-los-sistemas-
de-informacion/