ENSAYO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con

sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución,
En cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.

 ARCHIVO DE GESTIÓN
 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
 ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización

de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, E histórico de las
entidades. Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24
expresa, Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar. Las respectivas tablas de retención
documental.

La administración Central:
 Presidencia
 Ministerios
 Gobernaciones
 Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

 Establecimientos Públicos
 Empresas Social del Estado
 Industriales y comerciales del Estado
 Empresas de Economía Mixta
 Entidades descentralizadas indirectas
 Unidades administrativas especiales
Los entes descentralizados por administración territorial tales como:
 Comunas
 Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

 Senado de la República
 Cámara de Representantes
 Asambleas Departamentales
 Concejos municipales

Los Organismos de Control:

 Personería
 Contraloría
 Procuraduría
 Veedurías

Los Órganos de administración de Justicia:

 Cortes
 Consejo de la Adjuticatura
 Fiscalía
 Juzgados.

Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora

para identificar
Las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La
presentación, aprobación,
Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la
información.
Racionalizan la producción documental, üPermiten brindar un servicio eficaz y
eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de
documentos históricos.
Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos
administrativos que archivísticamente facilitan todos los procesos.

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación.
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental

se estipulan
En el MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN y TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES.
Directrices básicas e instructivos para su elaboración.