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Normas GTC 185
Normas GTC 185
INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene como propósito aplicar la NORMA GTC 185 para la gestión de documentos
formales en nuestra compañía, en esta se establecen los lineamientos para la gestión de
documentos organizacionales, basados en normas ICONTEC; la cual contiene diferentes
herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto
con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas en Trabajando Juntos SAS
optimizando así los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los
procesos internos en las áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y
comprensión de la información que se transmite en la compañía, de una manera organizada
y completa.
Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden para las
partes de cada tipo de documentos , con base en el estilo y la presentación que demanda los
protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimiento de cada
organización , para la producción de documentos.
REFERENCIA NORMATIVA
Las siguientes son las normas que están involucran en la guía GTC185:
NTC1001, Papel formatos
NTC1075, Guía de numeración
NTC4436, Presentación de tesis, trabajos de grados y otros proyectos de investigación
NTC5613, Referencias bibliográfica. Contenido forma y estructura.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Anexos
Abreviatura
Acta
Asuntos
Bibliográfica
Carta
Certificado
Circular
Cita
Código
MARGENES
Los márgenes de Word son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una
página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión situada
entre los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes: por
ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página.
Carta
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio.
Ejemplo
DC-4-05
Calle 34 45-80
Bogotá D.C
El estilo bloque consiste en que las líneas del código, la fecha, la firma y el cargo se ubica partiendo del centro
del escrito hacia el margen derecho.
Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las líneas especiales se
ubican contra los márgenes izquierdos.
Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales,
nacionales, o internacionales.
Ejemplo
DC – 6 – 0156
Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que utiliza para transcribir
información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las
líneas de coordinación jerárquica de una organización.
Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo usadas en la comunicación y se tengan en
cuenta los parámetros anteriores
Atentamente,
Firmante,
Circular tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a aquello perteneciente o relativo al
círculo. Como adjetivo, se utiliza para hacer referencia a cualquier objeto que tenga forma redondeada, incluso
aquellos que no sean perfectamente circulares, ya que principalmente sirve para hacer alusión a la falta de
esquinas o ángulos.
Ejemplo
DG- 1 059
Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos que la edición actualizada sobre documentación
organizacional será publicada en el presente año. Así mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo
pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las librerías autorizadas.
El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas es presentar recomendaciones para la elaboración de
diferentes tipos de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen
corporativa.
Su actualización se hace periódicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisición de:
plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.
ACTAS
Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a
través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o
acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.
Ejemplo
REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO
ACTA 01
ASISTENTES:
Julio Cubillos Gómez, Presidente
Raúl Benítez Flórez, Vicepresidente
Hernando Tobón Hoyos, Tesorero
Graciela Urrea Jara, Secretaria
Vocales:
Jorge Sepúlveda Ospina
Carlos Meneses Luján
DESARROLLO
El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar
La secretaria leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de abril de 2009, la cual fue aprobada sin modificaciones.
Acta 011
Reunión ordinaria Consejo de Administración
La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier
Martínez Mejía, por quince mil pesos ($15.000).
4. Proposiciones y varios
El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las
cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia
de la acción de informar (difundir, anoticiar).
Ejemplo
1. OBJETIVOS
1.1cumplir con requisito exigido para la terminación del contrato como facilitador de acompañamiento.
1.2elaborar resumen sobre el proceso, desdé su inicio hasta el final.
1.3 presentar conclusiones
1.4hacer las recomendaciones
2. RESUMEN
Después de firmar el contrato por presentación de servicios como facilitadores y siguiendo instrucciones del
director ejecutivo de cendal, se desarrollaron las siguientes actividades:
·Julio 18 del 2009: inicio del contrato, se concertó reunión para el 22 de enero y confirmar las fechas de las
capacitaciones en cada ciudad.
·Julio 22 de 2009:reuion de gestión humana con el psicólogo Juan Pérez Ruiz para enviar convocatorias el 25 de
enero reconfirmando fechas y horarios
·Cada entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del primero de julio.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
Ejemplo
HACE CONSTAR:
Esta constancia se expide para trámite de visa en el consulado de los Estados Unidos de
América.