Caso Carbón

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Cardo Carbón
Caso Carbón

En esta unidad usted va a comprender la manera mediante la cual un auditor de sistemas de

gestión lleva a cabo su trabajo.

Una auditoria es una valoración del grado de cumplimiento del sistema de gestión integral con
base en las normas ISO9001, ISO14001, OHSAS18001 (ISO45001). Para ello el auditor lleva a
cabo la comparación de los requisitos de las normas denominadas “criterios de auditoría” con
los documentos de la empresa, el grado de cumplimiento aplicativo en los sitios de trabajo. De
esta manera se establece una conclusión: cumple o no posee desviaciones que deben ser
corregidas y se denominan “no conformidades”.

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Formatos Iniciales

Para poder realizar el trabajo el auditor emplea dos formatos:

 Notas de campo: que registra lo visto en el sistema, las posibles desviaciones. Este es el
testimonio de que la empresa cumple o posee deficiencias.
 Informe a la dirección: es un resumen ejecutivo para la alta dirección que se entrega en la
reunión de cierre.

Contenido de un Sistema de Gestión

Para poder realizar el trabajo usted debe de tener a la mano las tres normas que son el criterio
de auditoría. Luego debe de contar con el formato de notas de campo para diligenciarlo en
tiempo real, es decir mientras va observando y sucediendo la auditoría. Recuerde que en la vida
profesional no hay tiempo de “pasar a limpio” las notas de campo o volver a realizar una
entrevista, pues el personal de la organización no va a estar disponible.

La auditoría se compone de dos fases o etapas:

Fase 1 de estudio documental

 Un contexto.
 Un manual integral.
 Un grupo de documentos complementarios que se derivan del manual integral y de
los procedimientos obligatorios exigidos por las normas.

Fase 2 de cumplimiento en los sitios de trabajo

 Las entrevistas.

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Fase 1

Contexto

Esta es parte de la información del contexto de la organización, pero no puede reportarla hasta
haber analizado la totalidad y llegar a mirar la documentación de la empresa.

En este momento solo es importante comprender localización, actividad económica y principales

procesos que hace este tipo de empresas.

Un auditor no puede conocer todos los sectores económicos y por ello debe aprender sus
principales características en corto tiempo.

El contexto establecido por la empresa

es de obligatorio cumplimiento en el
esquema de las normas de sistemas de
gestión. Revise toda la información
relacionada con este numeral antes de
redactar sus conclusiones en sus notas
de campo y no olvide colocar en detalle
los documentos observados.

Europa es el principal comprador de carbón para

poder mantener sus sistemas de calefacción y
supervivencia en invierno.

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Año Millones/toneladas Millones de US $

1895 02.0 0079

1986 04.7 0168
1987 08.3 0234
1988 09.1 0275
1989 11.0 0103
1990 11.8 0484
1991 13.4 0513
1992 11.7 0444
1993 13.9 0428
1994 12.9 0382
1995 13.3 0443
1996 17.2 656
1997 19.3 708
1998 19.9 653
1999 18.8 514
2000 22.1 573
2001 20.8 671
2002 18.5 541
2003 22.7 601
2004 24.9 1018
2005 25.5 1164
2006 27.5 1236
2007 29.8 1490
2008 31.3 2539

El país exporta carbón lavado para fines

energéticos primordialmente.

Los compradores exigen OSHAS18001 para

asegurar que la empresa proveedora cumpla
con los requisitos de ley laboral, cumpla
ISO14001 para mitigar el impacto ambiental
y asegurar el cumplimiento del plan de
manejo ambiental que forma parte del
contrato.

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Finalmente solicitan ISO9001 para poder garantizar la calidad del proceso y su producto final en
sus equipos de generación de electricidad.

El diagrama presentado, permite comprender en forma sencilla las diversas etapas del proceso
de manejo del carbón para poderlo exportar:

 Mover la tierra estéril.

 Extracción del carbón.
 Lavarlo para quitar impurezas.
 Transpórtalo al puerto.
 Embarcarlo.

La industria del carbón es una de las más importantes en Colombia y emplea un poco más de
7000 personas y se exportan un poco más de 70 millones de toneladas anuales, generando más
de 5000 empleos directos, ver detalles en las estadísticas adjuntas. Ver presentación

Proceso

El proceso se puede visualizar en las siguientes fotos en orden:

 Extracción del estéril.

 Extracción del carbón.
 Ferrocarril.
 Manejo de inventarios en puerto.
 Barcazas que lo suben a los barcos de exportación.

Movimiento de estéril para crear terrazas de siembra en el plan de

manejo ambiental original de la empresa y llegar hasta el carbón.

Como es arena en gran parte, es empleada en el sector construcción

para mezclar con el concreto y construir ciudades. Con el alto precio
de ese producto, cada día se vende en mayor proporción.

Se extrae el carbón en grandes camiones de 250 toneladas hasta

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agotar las minas, para luego nuevamente mover estéril y llegar a la siguiente veta que es
explotada varios meses.

AL finalizar la explotación va a quedar un lago de agua dulce artificial. Y forma parte del
programa de manejo ambiental.

El carbón se apila, se lava y se tritura para asegurar que las partículas

queden de dimensiones manejables por sistemas automáticos para
ser fácilmente quemados como producto energético en Europa y
como sistema de producción de energía en el Asia.

El tren de 100 vagones lleva el carbón a los puertos marítimos para

ser embarcado hacia los destinos en los cuales están los clientes:
Europa para consumo energético y Asia para consumo en sus
empresas de manufactura.

Un sistema de tolvas y de bandas transportadoras muy protegidas

permite embarcar el producto en barcos muy grandes de las
dimensiones de los buques denominados post panamax. Cada buque
lleva entre 100.000 y 300.000 toneladas de carbón de exportación.

Cuando el barco sella sus bodegas y se colocan los candados, se

termina toda responsabilidad para la empresa y el producto inicia su
largo viaje a los puertos de los países compradores de carbón.

La responsabilidad del producto en ese momento es de la empresa

naviera y ya la organización que nos interesa analizar no tiene
responsabilidad.

Puede complementar la información consultando en Internet más datos del sector, su proceso o
cualquier otra información que el auditor considere necesaria para poder comprender el
contexto de la empresa.

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Manual Integral

El manual integral es el documento principal que describe todo el sistema de gestión de una
organización y en las notas de campo se debe relacionar su existencia, versión y demás
información de referencia.

El manual fue establecido siguiendo el esquema de la guía 83 de la organización ISO, presentado

en el anexo SL.

Usted puede reportar esto como una fortaleza en el informe a la dirección y se puede consignar
esta información en el “control documental” de sus notas de campo.

El manual consta de los siguientes documentos:

 Alcance.
 Compatibilidad.
 Vocabulario.
 Contexto.
 Liderazgo.
 Gestión del Riesgo.
 Apoyo.
 Control Operacional.
 Medición y Monitoreo.
 Mejora Continua.

Cada página del manual de la empresa que va a auditar debe:

 Ser analizada, comparada con los requisitos que solicitan las tres normas y se debe
reportar los resultados alcanzados.
 Ser reportada en el formato denominado notas de campo.

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Documentos del Sistema

Se presentan los documentos correspondientes al conjunto de procedimientos obligatorios,

caracterizaciones de proceso conforme al mapa de procesos que complementan la información
suministrada en el manual integral de la empresa.

Este consta de los siguientes documentos:

 Proceso: mercadeo y ventas.

 Proceso de geología.
 Proceso de minería.

El auditor debe analizar todos esos documentos y realizar su reporte.

Fase 2

La fase 2 es una auditoria en sitio que requiere:

1. Entrevistar a los directivos y personal operativo

2. Observar instalaciones y cumplimiento de normas
3. Revisar la calidad de los registros mediante la visualización de la calidad del
diligenciamiento en muestras seleccionadas.

Todas estas actividades deben quedar registradas en las notas de campo, para poder demostrar
que el sistema funciona, pues la auditoría es positiva.

Dirección

La primera entrevista es con la gerencia que se ha desplazado de Barranquilla a la mina en la

Guajira para simplificar los desplazamientos del auditor. Por esa razón en sus “notas de campo”
usted debe dejar constancia en la sección de “compromiso de la dirección” sobre este evento
que es muy diciente y habla por sí solo.

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Aspectos Legales

Mientras llega a la siguiente reunión, el auditor puede en el wifi consultar el procedimiento de

identificación de aspectos legales y la matriz legal de la organización.

Gestión de Talento Humano

El auditor es llevado a la oficina de talento humano debido a que la directora tiene reunión de
comité paritario (COPASST) y por eso se hizo necesario realizar esta entrevista más temprano de
lo programado, pues en el plan original de auditoria de contaba con la auditoria de HSEQ en
esta franja.

Para esta entrevista el auditor y el auditado trabajaron con los siguientes documentos:

 Proceso de gestión de talento humano.

 Programa anual de formación.
 Epidemiologia dela empresa.
 Perfil cargo.
 Hoja de vida trabajador.

Gestión HSEQ

Ahora el auditor es llevado a la oficina de HSEQ que es la responsable de establecer,

implementar, mantener, mejorar el sistema de gestión integral basado en las normas objeto del
criterio de auditoría.

Auditoría

La directora activa en su computador el procedimiento de auditoria interna integral basado en la

norma ISO19001 y voltea la pantalla para que el auditor lo pueda visualizar. El auditor tiene
unos minutos para visualizar el documento, compararlo con los requisitos de las normas objeto

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de la auditoría y registrar en sus notas de campo lo observado y el grado de cumplimiento.

Transportes Terrestres

El auditor es llevado a la zona de producción en una camioneta para la auditoria del proceso de
transporte. Es atendido por el jefe de turno debido a que la empresa en ese momento no tiene
una persona en el cargo de director de transporte y está buscando personal para cubrir esa
vacante. EL jefe de turno arregla las entrevistas en la ruta y le entrega una cámara de fotos al
auditor

Finalización

El auditor entrega las notas de campo que es el testimonio de que el sistema de gestión está
funcionando y está acompañado de los soportes como fotos y fotocopias.

El auditor entrega el informe a la dirección que es un resumen ejecutivo de una página para la
gerencia de la organización con el objeto de poder explicar las oportunidades de mejora a los
directivos y reforzar las fortalezas.

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