ACTIVIDAD UNIDAD 4

ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

TENIENDO EN CUENTA LA LECTURA QUE REALIZO, SE LE INVITA A

IDENTIFICAR UNA EMPRESA EN DONDE SE APLIQUE CORRECTAMENTE EL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, (PUEDE SELECCIONAR LA
EMPRESA EN LA CUAL LABORA) Y ADEMÁS RECONOCIENDO COMO
RELACIONAN LA DOCUMENTACIÓN PARA UN EFICIENTE PROCESO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL.

El grupo interdisciplinario de la Dirección Archivo del JUZGADO, verificará la

entrega física de la documentación contra el inventario documental en las
instalaciones de la entidad remitente, con el objetivo de dar un visto bueno a la
transferencia, en esta visita se hará un cotejo por muestreo aleatorio de las cajas
de acuerdo con la metodología que para tal efecto defina la Subdirección del
Sistema Distrital de Archivos. Previo visto bueno de la Subdirección Técnica
verificando tanto el contenido de las cajas como las condiciones de
almacenamiento y transporte. De detectarse inconsistencias, se cancelará la
respectiva transferencia documental y se notificará por medio de oficio a la oficina
quien deberá tomar las medidas correctivas necesarias. Una vez la transferencia
ha llegado a las instalaciones de la Dirección Archivo del juzgado, la Secretaria de
planeación y el funcionario designado por la Subdirección Técnica de la Dirección
Archivo del juzgado realizará un cotejo puntual según las características de la
documentación el acta de recepción de la transferencia será firmada en este caso
por el juez o la persona designada por la Dirección para tal efecto y contendrá el
detalle de la documentación efectivamente transferida.

ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE

CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE

REALICE UN CUADRO SINÓPTICO EN LA HERRAMIENTA OFIMÁTICA DE SU

PREFERENCIA, EN DONDE SE EVIDENCIE LOS ASPECTOS RELEVANTES
QUE DEBEN TENER EN CUENTA LAS EMPRESAS PÚBLICAS Y PRIVADAS EN
LA CONSERVACIÓN Y PREVENCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL MANEJO
DEL ARCHIVO.
 INTERVENSION DOCUMENTAL

CRITERIOS CRITERIOS DE VALOR DE USO DE CONSERVACIÓN

INTERVENCIÓN LOS DOCUMENTOS INTEGRAL

1. UNIDAD DEL
OBJETO
DOCUMENTAL: La Los criterios de
originalidad del objeto intervención se
Los tratamientos de
y los diversos valores implementan de acuerdo conservación
que posee deben ser con una serie de preventiva,
respetados ya que el principios de actuaciones conservación o
valor documental está que deben considerar los restauración deben
dado por la tratamientos que
impliquen la mínima estar precedidos de
información que la estricta
intervención. Asimismo,
transmite. al ejecutar cualquier
Las intervenciones documentación del
2. UNIDAD DEL proceso sobre el deben ser acordes
bien documental,
SOPORTE Y DE LA documento se deben con la funcionalidad del examen
IMAGEN GRÁFICA:En usar materiales inocuos de la diagnóstico que
los documentos estos y compatibles con documentación
dos elementos se aquellos que componen fundamenta,
su tecnología de tanto en sus valores sustenta y justifica
encuentran ligados, el elaboración. Deben ser primarios como
soporte integra en su el tipo y alcance de
estables en el tiempo y a secundarios. Ésta al las medidas o
estructura los las condiciones prestar un servicio tratamientos a
materiales que ambientales y en lo
forman la imagen, posible reversibles. Por
social y cultural realizar o del
gráfica, uno no existe otro lado no deben como fuente de
establecimiento de
sin el otro. Por lo interferir con investigación, proyectos y
tanto es muy difícil intervenciones futuras y consulta o gestión programas de
separar el soporte de ser legibles. De esta no podrá tratarse
manera la conservación
los elementos
responsabilidad en la como un objeto de integral. Asimismo
sustentados. ejecución de los museo, su valor de
deberán
3. INTEGRIDAD FÍSICA procesos impone una uso siempre se implementarse los
DEL DOCUMENTO: revisión crítica y pondrá de
Todo tipo de constante, máxime seguimientos y
cuando se debe dar
manifiesto. controles necesarios
tratamiento en
tratamiento a una gran para los programas
cualquiera de los
cantidad de unidades
niveles de con variedad de técnicas
o procesos
intervención, debe de elaboración como ejecutados de
responder al respecto manuscritos, impresos, acuerdo con los
de las calidades y fotográficos, niveles que se
cualidades materiales, micrográficos, imágenes plantean alcanzar.
estructurales y análogas o digitales.
plásticas de la
documentación.
ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN
Y TEORIZACIÓN)

Caso N° 2 – EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una
notificación de su jefe inmediato de manera improvista donde es notificado de un
traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un
accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en la
notificación se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo
reemplazará, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo
nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por
falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el
inventario documental.
Según el caso anterior, piense en una posible respuesta para los siguientes
interrogantes:

1. ¿CÓMO DEBE DE COMENZAR HACER EL INVENTARIO DOCUMENTAL?

El inventario debe comenzarlo a hacer con un Instrumento de recuperación de

información que describa de manera exacta y precisa las series o asuntos de un
fondo documental.

2. ¿ES CORRECTO LO QUE LE SUCEDIÓ AL NUEVO FUNCIONARIO DEL

ALMACÉN? JUSTIFIQUE SU RESPUESTA.

No es correcto porque tanto el funcionario que entrega como el que recibe deben
de verificar con los inventarios documentales que todo esté bien y en orden para
evitar cargos legales

3. ¿CUÁLES SON LAS CAUSAS QUE SE PRESENTAN POR LA CARENCIA

DEL INVENTARIO DOCUMENTAL?

Considero que la causa de que Daniel no allá podido entregar el inventario es el

afán con que su jefe le solicita entregar su cargo

4. ARNULFO, ENCUENTRA EN LOS FONDOS ACUMULADOS

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. ¿CÓMO DEBE SER
ARCHIVADO ESOS DOCUMENTOS?

Arnulfo debe Archivar esos documentos en forma magnética de igual manera que
los archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran
cronológicamente, por tipo de consulta o poco frecuentes.
5. ¿CREE USTED CONVENIENTE RECIBIR UN ARCHIVO SIN INVENTARIO
DOCUMENTAL? JUSTIFIQUE SU RESPUESTA.

No porque en el inventario documental es como un balance de verificación entre lo

que se encuentra relacionado en el archivo y la carencia de el indicara un
desorden de archivo y una demora en la búsqueda de documentos

6. DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA

DE LA APLICACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL?

Desde el punto archivístico es muy importante ya que es un registro que sirve para
indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como
principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o
nuevos, de cada UDT, además de que serán los únicos que permitan realizar una
Transferencia Primaria, que es la operación de traslado al Archivo de
Concentración de los expedientes, cuyo trámite ha terminado, o su consulta es
muy esporádica