Ciclo De Conversión

De acuerdo en su trabajo de TESIS denominado “AUDITORIA OPERACIONAL POR

CICLO DE TRANSACCIONES EN UNA ENVASADORA DE GAS LICUADO DE

PETROLEO (GLP). Hernadez, (2009) menciona que Este ciclo analiza los pasos o

procedimientos de todas las transacciones que se manejan en operaciones como por ejemplo: Los

inventarios, seguros, equipos depreciables, o bien en los recursos que se procesan es decir que

hay una transformación de materias primas como lo es el costo de producción, y otros como los

activos fijos.

A continuación se conocerán Sus funciones:

Proteger los productos o artículos en el proceso terminado; y registrar adecuadamente el costo

de producción de los productos para presentar los costos reales de producción de los productos

registrando todos los procesos adecuadamente. Resguardar los activos de la empresa, y así

mismo los seguros, etc. Las Cuentas más utilizadas son: Inventarios, Depreciaciones

acumuladas, Propiedad, planta y equipo. (p.17).

Según Basquez., (2015) “La Auditoria por ciclo de conversión de existencias Según el PGC

(Plan General Contable). las existencias son los activos corrientes poseídos para ser vendidos

durante el ciclo de explotación, o que se vayan a ser utilizados en el proceso de producción o en

la presentación de servicios” p. (7).

Según Perdomo, (2017) Muchos de los recursos adquiridos por una entidad en

“agrupaciones” en las que se retienen, se convierten, se procesan, se montan o ensamblan, o se

utilizan en otra forma. Las Funciones del ciclo de conversión manejan agrupaciones de recursos

tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes,

seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el

negocio.

En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importante del ciclo de

conversión es la producción de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos

con ese propósito: materiales, mano de obra directa, elementos de costos indirectos. El ciclo de

conversión de una entidad de esa clase incluirá el movimiento de todos los recursos relacionados

con el Inventario hasta que los productos terminados se depositen en el lugar final de

almacenamiento dentro de la entidad. Los embarques a clientes serían parte del ciclo de ingresos

de la entidad.

Las actividades en los ciclos de conversión de otras industrias no son tan extensas como en

las industrias de manufacturas. Sin embargo, en cierto grado, las empresas de servicios públicos,

las instituciones de asistencia a la salud, las empresas de servicios públicos, las instituciones de

asistencia a la salud, las compañías inmobiliarias y los detallistas manejan inventario u otras

agrupaciones de Recursos. p. (110-112).

De acuerdo a Vielman, (2009) la siguientes son las funciones típicas, objetivos de control

interno y los errores potenciales del ciclo de conversión.

Funciones Típicas

 Funciones de ejecución: Expedición de órdenes de producción, Requisición de materias

primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para

almacenamiento, Depreciación y amortización de activos.

 Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado),

Aplicación de costo de mano de obra, Aplicación de cuota de gastos de fabricación,

 Depreciación y amortización de activos fijos, Determinación de variaciones en precios y

calidad.

 Funciones de Custodia: Proteger productos en proceso y terminados, Guardar

adecuadamente registros de manufactura.

 Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de

propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricación.

 Formas y Documentos Vitales: Orden de producción, requisición de materiales, boletas

de ruta, informes de producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos

de fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra)

Objetivos de Control Interno:

 Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de

Documentación.

 Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación de

Funciones, Registros Contables y Procedimientos.

 Custodia de Inventarios

Errores Potenciales:

 Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada;

cantidades anotadas incorrectamente.

 Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas.

 Producción en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrecto, Gastos clasificados

incorrectamente, Producción terminada, NO descargada. p. (31-34).

Según (Martinez, Fernandez, & Montoya, 2009) en su Tema Auditoría de Cuentas 4to LADE

Tema 10 Auditoria del Ciclo de Conversión –Existencias- de la Universidad de Caniabra da a

conocer lo siguiente:

Auditoria del ciclo de conversión –Existencias-

 Elementos del área de existencia

 Objetivos de Auditoria

 Consideraciones de control Interno

 Procedimientos de Auditoría

 Información en las cuentas anuales

 Principales problemas del área

Elementos del área de existencia:

Descripción de las áreas

Mercaderías, Materias Primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, Productos

semiterminados, productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados

Grupo 3 PGC (Plan General Contable)

 Comerciales

 Materias Primas

 Otros aprovisionamientos

 Productos en curso

 Productos semiterminados

 Productos terminados
  Subproductos, residuos, y materiales recuperados

 Deterioro de valor de las existencias

Variación de Existencias

 Variación de existencias de Mercaderías

 Variación de existencias de Materias Primas

 Variación de Existencias de Otros Aprovisionamientos

Variación de Existencias

 Variación de Existencias de productos en curso

 Variación de existencia de productos semiterminados

 Variación de Existencias de productos terminados

 Variación de Existencias de Subproductos, residuos y materiales recuperados

Objetivos de Auditoría

 Los Saldos mostrados en el grupo de existencias representan productos que se esperan

vender o utilizar dentro del ciclo normal del negocio

 Los productos están valorados a su coste o valor neto de realización, el que sea más bajo,

de acuerdo con método generalmente aceptados y aplicados uniformemente

 Existe una política de deterioros adecuada por:

o Partidas de lento movimiento, obsoletas y dañadas

o Valor de mercado inferior al coste

o Contratos de largo plazo

Consideraciones de Control Interno

  Las medidas del control interno están íntimamente relacionadas con todo el proceso de

compras, de producción y de ventas

 En general, asegurarse de que:

o Toda la actividad de compras y producción, está autorizada

o Las adquisiciones a terceros se reciben en condiciones pactadas

o Las existencias se mantienen en los niveles establecidos, adecuadamente

almacenadas, físicamente protegidas y contablemente controladas y,

o Las salidas de los bienes se efectúa en base a documentos de envió debidamente

autorizados

Consideraciones de Control Interno

 Puntos fundamentales del SCI de existencias son:

o Adecuada segregación de funciones entre departamentos de compras, recepciones,

producción y contabilidad.

o Las compras y órdenes de producción deben estar soportadas por documentos

formales debidamente autorizados.

o Las entradas y salidas físicas de materiales deben estar complementadas en

albaranes prenunerados, donde se indiquen las unidades y productos recibidos o

expedidos

o Las existencias deben estar adecuadamente protegidas, en lugar cerrado,

convenientemente aseguradas y bajo el control de personas responsables

o Sistemas de Contabilidad analítica que permitan una adecuada imputación de

costes

o Sistemas que permitan determinar los niveles mínimos y óptimos de cada material
Consideraciones de control Interno

 Registro de Inventario permanente con recuentos periódicos de existencias y contraste

con los saldos contables

Inventario Permanente: Toda entidad debidamente organizada debe tener un fichero de

existencias en el que baya recogiendo las entradas, salidas y las existencias de cada uno de los

artículos, de tal forma que no sea necesario recurrir al recuento físico para conocer en un

momento determinado las existencias disponibles

Sin embargo, que una ficha exprese un saldo determinado no quiere decir que responda a la

realidad en cuanto que se pueden producir mermas, robos, pérdidas, etc. En las existencias, lo

que hace necesario constatar con una cierta periodicidad, los datos del inventario permanente con

las unidades físicas existentes en el almacén

 Adecuada consideración de las partidas de lenta rotación y obsoletas

Procedimientos de Auditoria

Inventario Físico:

 Asistencia del Auditor al recuento físico realizado por la empresa, a cierre del ejercicio

o El Auditor no hace recuento de todas las existencias es tarea de la empresa

o El Auditor Observa y enjuicia; recuenta algunas partidas para ver si concuerdan

 Recuentos cíclicos y parciales a lo largo del año

o El Auditor analiza y enjuicia si las instrucciones dictadas a estos efectos fueron

correctas
 o El Auditor debe tener en cuenta personas que han participado en recuentos,

diferencias surgidas

o Seleccionara una muestra de partidas de los registros del inventario permanente y

otra del almacén. Si surgen diferencias significativas debe solicitar inventario

físico completo

 Aunque los procedimientos para hacer el recuento deben ser establecidos por la empresa

el auditor debe enjuiciarlos para lo que debe tener en cuenta que:

o Las instrucciones deben incluir fecha y hora de iniciación del inventario, así como

la composición de los equipos de conteo y las tareas y responsabilidades

asignadas a cada uno de ellos

o Las personas encargadas de efectuar el recuento deben ser ajenas a las tareas de

almacenamiento

o Antes de comenzar el recuento el almacén debe encontrarse ordenado, destinado

un área concreta perfectamente identificada para almacén de artículos que no sean

propiedad de la empresa.

o Las existencias deben ser contadas dos veces por distintos equipos de conteo

o Se Utilizan tarjetas renumeradas para anotar las cantidades contadas

o Cuando el producto, estante, contenedor o cualquier otra unidad de identificación

sea contada se debe dejar evidencia visible de que se ha realizado el conteo

o Las personas que realizan el conteo deben poner sus iniciales en las tarjetas

o La persona encargada de supervisar el recuento debe controlar la numeración de

las tarjetas, entregadas a los equipos y las tarjetas que posteriormente recibe de

estos al finalizar el inventario físico

 o Antes de dar por finalizado el Inventario, el encargado de la supervisión debe

inspeccionar el almacén para asegurarse de que todas las unidades están marcadas

como evidencia de su recuento

o Las diferencias significativas deben ser investigadas, si es posible antes de dar por

terminado el Inventario

Corte de Operaciones:

La presentación de los estados financieros a una fecha determinada supone un corte de

operaciones. El Auditor debe asegurarse de que las transacciones se han contabilizado en el

periodo correcto.

Independientemente de cuándo se realice el inventario físico se deben controlar los últimos

movimientos de almacén contabilizados

o Inmediatamente antes de comenzar el inventario físico el auditor debe anotar la

numeración y concepto de los últimos (por ejemplo 3) vales de movimiento de

mercancías (albaranes de entrada y salida de mercancías, partes de producción o

cualquier documento que la empresa utilice para anotar movimientos), obteniendo

evidencia de que dichos movimientos se han producido

o Durante la realización del inventario el auditor debe asegurarse de que no existen

movimientos en el almacén y que no se recibe ni se expide mercancía

o Si se siguiera recibiendo y expidiendo mercancía durante el inventario para evitar errores

en el recuento, de deben establecer cautelas. Por ejemplo: las recepciones separarlas en

un espacio independiente, no recontarlas y considerarlas compras del ejercicio siguiente;

 y las expediciones del día como estarán preparadas del día anterior recontarlas antes de

que salgan del almacén y considera las ventas del ejercicio siguiente

o Después el auditor deberá comprobar que las transacciones de las que obtuvo

información el día del inventario fueron reflejadas en el inventario permanente y en el

balance cerrado a la fecha del recuento. Y que los tres albaranes siguientes, que estaban

en blanco ese día han sido contabilizados en el ejercicio siguiente

Valoración de existencias

o Las pruebas para valorar las existencias consistirán en analizar facturas de terceros de

materias primas y existencias son proceso de fabricación propios, vales de materias

primas y hojas de imputación de mano de obra y de otros costes, para los productos en

curso y terminados.

o Es frecuente utilizar costes estándares para la valoración de existencias. El Auditor debe

examinar las diferencias entre los costes estándares y los reales porque si son

significativas, debe modificarse la valoración dada a las existencias finales.

o Hacer especial hincapié en la provisión para obsolescencia, analizando tanto la rotación

de los almacenes y de cada uno de los productos más importantes como su valor neto de

realización

Información en las cuentas anuales

 Presentación en balance

 Presentación en la cuenta de PYG

 Información en la memoria

o Bases de presentación de las cuentas anuales

 o Normas de registro y valoración

o Existencias

o Ingresos y gastos.

Principales problemas del área

 El auditor debe poner especial énfasis en la obtención de evidencia relativa a la

determinación del valor de adquisición de las existencias compradas y el coste de

producción de los productos elaborados

 La contabilización y auditoria del inventario son dos de los aspectos más importantes en

la determinación del resultado económico

 Hay que tener en cuenta la relación de esta área con otras como: Derechos de cobro y

obligaciones de pago por operaciones de tráfico, cuentas de compras, ventas y similares.

 La periodificación de resultados se relaciona con las operaciones de corte entre

ejercicios.

 Deben vigilarse situaciones especiales que afectan a las existencias como:

o Las que se originan por imputación de intereses

o Existencias en situaciones especiales: mercancías en depósito, pendientes de

recepción o valoradas a un valor fijo

o Existencias adquiridas por donación, permuta, donación en pago o aportaciones

de capital no dinerarias

o Problemas relacionados con bienes de especial naturaleza, como residuos y

subproductos, piezas de recambio, en bases o embalajes

o Contratos de suministro o a largo plazo

o Contratos de futuros sobre existencias. p. (1-9)