Gestión estratégica y gestión integrada

Presentado Por:

Alexis Iván Rivero Mendoza

Diana Valentina González Herrera
Leidy Johanna Ramírez Delgado

Presentado A:

Rubiela Rincón Gómez

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras
Administración de Empresas
Gerencia y Sistemas Integrados de Gestión
Bogotá, D.C.
2019
 1

Tabla de contenido.

1. Introducción. 2

2. Estrategia. 3

3. Objetivos Estratégicos. 3

4. Diagnóstico del proceso de Ejecución de Obras y Servicios. 4

4.1 Diagnóstico ISO 9001:2015 5

4.2 Diagnostico ISO 14001:2015 8

4.3 Diagnóstico OSHA 18001 12

5. Cronograma de Trabajo. 16

6. Objetivo ISO 14001:2015 21

7. Conclusión 23

8. Referencias 23
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1. Introducción.

En el presente trabajo se podrá observar la implementación de herramientas de análisis

las cuales nos permitirán realizar un trabajo en equipo que permita identificar los cambios que

se deben hacer en el proceso operativo de la empresa para cumplir con los requisitos aplicables

de las normas de sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud

ocupacional, y a su vez desarrollar un diagnóstico y posteriormente un plan de trabajo enfocado

a las estrategias y los objetivos alineados en la matriz L, teniendo en cuenta cada área de la

empresa, con el fin de alcanzar los requisitos exigidos por las normas y mitigar esos vacíos o

falencias que se detecten en los procesos organizacionales, logrando la calidad total.

 3

2. Estrategia.

La empresa lleva 5 años en el mercado y la gerencia decidió fortalecer su posicionamiento en

el mercado. Por tal motivo se diseñó la siguiente estrategia: “Posicionamiento en el mercado

con bajos costos y calidad en los servicios”

3. Objetivos Estratégicos.

● Atraer más clientes al precio y cantidades suficientes con el fin de mantener la

utilidad para la empresa.

● Ser reconocido en el sector por la calidad integral del servicio desde la atención al

cliente hasta la entrega y post-venta.

● Contar con proveedores de entrega inmediata y horarios flexibles (disminuir tiempos

inicio de trabajos), calidad y costos bajos.

● Reestructurar procesos para que sean más eficientes y se bajen costos de operación.
 4

4. Diagnóstico del proceso de Ejecución de Obras y Servicios.

Imagen 1: Mapa Estratégico realización del diagnostico

Fuente: Propia

Imagen 2: Mapa Estratégico realización del diagnostico

Fuente: Propia
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4.1 Diagnóstico ISO 9001:2015

Requisito Actividad Lo que Lo que hace falta Lo que

tenemos debemos hacer

Calcular Se está Ser más preciso en el Adquirir un

presupuestos calculando de cálculo del software para

necesario para los manera manual. presupuesto y poder calcular de

servicios. cuantificar de manera más

manera exacta, fin eficiente los

minimizar costos. presupuestos.

Apoyo
Reducir Personal Tenemos 3 Con 02 ingenieros y Colocar a

ingenieros 03 jefes de obras contrato

mecánicos, 4 podemos acaparar modalidad

jefes de obras. los trabajos actuales prestación de

y el aumento de servicio 01

trabajos. ingeniero y 1

jefe de obra.

Bajar costos de Actualmente Reducir más los Realizar una

mercancía contamos con costos de la subasta con los

proveedores. mercancía. proveedores que

tenemos y

contratar por un

determinado

tiempo.
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Reestructuración Esta sobrando Controlar y Adquirir las

proceso entrega material al mantener el herramientas

de Pedidos término de a principio de eficacia necesarias para

Material prestación de en el despacho de que el calculista

servicios y se pedidos para la y el personal que

Operación está prestación de realiza la

reintegrando servicios fin evitar cotización

material que pérdidas, daño de realice calculen

sobra en los material sobrante. material exacto

servicios. para el servicio.

Reducir reclamos Se están Reducir los reclamos Crear un proceso

de Garantías presentando de garantía a 1 de 10 de inspecciones

muchos servicios prestados. de obras durante

reclamos de la prestación y

Mejora garantía. post-servicio,

además Crear un

expediente de

lecciones

aprendidas y

comunicarlas a

todos los

trabajadores, con

un solo fin

conseguir la no
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repetición del

evento

Evaluación Nada Estudiar el impacto Implementar un

impacto en ventas de la reducción en indicador para

costos en las ventas. verificar el

Evaluación impacto en las

del ventas.

Desempeño
Plan de Existe un plan Efectuar auditorias Modificar el plan

Auditorias de auditorías. teniendo en cuenta la de auditorías

reestructuración de incluyendo los

los procesos. nuevos procesos

y la

reestructuración

de algunos.
 8

4.2 Diagnostico ISO 14001:2015

Requisito Actividad Lo que tenemos Lo que hace Lo que debemos

falta hacer

Se determinó las Conocemos tanto Manejamos los Por medio del

diferentes los clientes como diferentes análisis del DOFA

cuestiones tanto nuestros departamentos de realizaremos la

internas como proveedores sin nuestra compañía planeación

externas con el embargo no hay y qué expectativas estratégica con el

fin de ver los requisitos de desempeño fin de enfatizarse

resultados en el ambientales para ambiental estas en los diferentes

sistema de estos que afecten tienen frente a los aspectos de

gestión nuestro proceso diferentes desempeño

Comprensión ambiental procesos ambiental

de la
El área Se realizó el Se realiza un Se crea una
organización
administrativa y manual de las análisis en el que política ambiental
y de su
de gerencia diferentes podemos ver el con el fin de
contexto
establece e directrices donde impacto de la proponer unos

implementa los se establece los política ambiental objetivos

diferentes diferentes en la compañía ambientales con el

procesos de requisitos legales fin de introducirlos

política de política en los diferentes

ambiental en la ambiental que se procesos de la

compañía compañía
 9

deben cumplir en

la compañía

Se consideran No se realiza Se realiza los Se imparte las

los diferentes análisis de los diferentes diferentes

riesgos riesgos estudios acciones con el fin

validando los de fortalecer la

diferentes riesgos gestión y los

que pueden haber riesgos que puedan

en la aplicación de existir en la

la política compañía

ambiental

Se determinó las Se superviso los Se ajustó los Se ajustó los

personas con el diferentes cargos perfiles de cada perfiles de cada

fin de medir la y los perfiles de empleado empleado según

competencia cada empleado midiendo las las competencias

entre estos con el competencias y

fin de mirar el cuales influyen en

desempeño y la el proceso

capacidad de ambiental
 10

cumplir los

Operación diferentes

requisitos

legales

Nos aseguramos Se analizó el Se realizó el

de que cada Se realizaron impacto ambiental proceso de

empleado realice diferentes de los diferentes selección y control

su proceso para controles de trabajos con el fin de medir

el que fue calidad para el desempeño

contratado algunos ambiental

suministros de la

compañía

Se estableció los Se definió el Se presentó el

procesos Se manejaron los impacto ambiental control de

necesarios con el diferentes y el control de este procesos del

fin de responder procesos por desempeño

a las situaciones medio una ambiental a los

auditoría de proveedores

calidad con el fin

de obtener los
 11

resultados

propuestos

Se implementó No se realizó Se identificó los Se realizó una

los procesos estudio de las diferentes preparación con l

necesarios con el situaciones de métodos con el fin fin de dar

Mejora fin de estar emergencia con de cumplir y respuesta a las

preparados en el fin de evitarlas suplir las diferentes

caso de a largo y corto diferentes tipos de emergencias

cualquier tipo de plazo emergencias ambientales que

emergencia ambientales puedan ocurrir

ambiental

Se estableció los Se generaron No se realizó Se definió las

diferentes informes análisis ni estadísticas de

procesos con el mensuales según estadísticas con el cada proceso con

fin de cumplir cada que se pudiera el fin de presentar

con los departamento de medir logros los informes de

Evaluación diferentes la compañía ambientales cada área

del requisitos

Desempeño legales
 12

Se evaluó las Se tomaron las Se analizaron las Se realizó un

diferentes diferentes diferentes causas método de análisis

acciones con el correcciones de con el fin que no con el fin de

fin de eliminar los problemas o vuelvan a ocurrir identificar las

las causas las no inconformidades en las mismas causas y el mal

conformidades que pueden o faltas desempeño

con el fin de que pudieron llegar a ambiental

no vuelvan a pasar

suceder

4.3 Diagnóstico OSHA 18001

Requisito Actividad Lo que tenemos Lo que hace Lo que debemos

falta hacer

Realizar un plan Tenemos un plan Este año se creó Actualizar el plan

Requisitos, de prevención de de prevención que una nueva área de prevención de

Políticas, accidentes y no ha sido con nuevas acuerdo a la

Programas y riesgos laborales, modificado de funciones, el norma y a los

Planificación para cada una de acuerdo a la plan de cambios

las áreas y las norma prevención de organizacionales.

funciones de los riesgos debe ser

trabajadores. actualizado
 13

Generar Las Apoyar al Exigir o liderar

participación capacitaciones y personal con espacios de

activa, los simulacros se tiempo para capacitaciones y

conocimiento de realizan actividades de realización de

las políticas y la trimestral, concientización pausas activas.

finalidad de la olvidando tener y realización de

norma y el plan más control con pausas activas.

de prevención, a las pausas activas

través de

actividades y

capacitaciones

Operación
Creación del El Copaso se Nada Nada

COPASO cumple como lo

(Comité Paritario dice la norma

de Seguridad conformado por 8

Ocupacional) personas que son

cambiadas cada

dos años.

Evaluar los Las Se deben Hacer el análisis

riesgos y sellar señalizaciones rediseñar la de riesgo e

las salidas de están diseñadas y ubicación de implementar el

emergencia, puestas en lugares riesgos y plan de acción

como los lugares no visibles señalizaciones con las

 14

de extintores y para su señalizaciones

demás acciones prevención

que cuiden la

salud y

prevengan

accidentes

laborales.

Realización de Se están Realizar la Aplicar el control

simulacros y realizando, pero retroalimentació en cada actividad

capacitaciones de no se están n de cada uno de de prevención

prevención de corrigiendo la los simulacros y

enfermedades fallas capacitaciones

dejando

evidencia de lo

que se concluyó

Indicadores de Estos se miden a Se mide a través

riesgos laborales través de la de las historias

por año. cantidad de laborales

trabajadores que

están en control

con la Arl
 15

Planes e Existe el plan de Seguir Actualizar el plan

implementación auditoría y las modificando los de auditoría

de Auditorías respectivas fechas alcances de las

de auditorías

implementación logrando siempre

una mayor

Evaluación del exigencia y el

Desempeño mejoramiento de

los sistemas de

seguridad

Reuniones Se está realizando Controlar las Realizar un plan

periódicas la reunión de alta decisiones y de acción de

gerencia y del mejoras que se acuerdo a las

área de seguridad acuerden en cada decisiones

y salud en el reunión tomadas

trabajo para

verificar, evaluar

y mejorar el SG-

SST

Realizar el Tiene un plan de Nada Realizar las

debido plan de acción y toman modificaciones

Mejoramiento acción a las fallas decisiones de pertinentes a cada

encontradas acuerdo a lo una de las fallas

 16

analizado presentadas en la

trimestralmente empresa con

respecto al

cumplimiento de

la norma de

seguridad y salud

ocupacional.

5. Cronograma de Trabajo.

Que? Quien? Donde? Porque? Cuando? Como?

Es importante calcular

de manera exacta el Se comprará un

material que se va a 01 agosto - software para que

Calcular el Lugar Obra -
Calculista - necesitar en las Implementaci los cálculos
presupuesto para las Oficinas
Jefe de Obra órdenes de servicio ón arrojados sean
órdenes de servicios empresa
con el fin de minimizar permanente cálculos más

costos y retrasos en exactos.

obras.

Despedir o cambiar

Reducir Gastos a modalidad

Jefe Talento Tenemos una T.O.E contrato por

Reducir personal Sala de Juntas 30 Junio
Humano elevada en relación a prestación de

las metas propuestas servicio 01

ingeniero y 01
 17

maestro de obra.

Convocar a
Es una variable que
Jefe de 15 de junio y proveedores para
Reducir Costos de impacta en la
Abastecimien Sala de Juntas se realizará realizar una subasta
materiales. reducción total de los
to anual. y firmar contrato
servicios.
por un año.

Después de adquirir

el software ,se

exigirá copia de los

Esta sobrando mucha
cálculos al
mercancía al culminar
Reestructurar Jefe 15 de junio y solicitante de
Almacén los servicios y de vital
proceso entrega Abastecimien será material, fin llevar
General importancia evitar
material to permanente un mejor control de
desperdicios y pérdida
la entrega de
de material
elementos y

quedará anexo a la

salida de almacén

Evitar reclamos de Se utilizará

01
garantía nos ayuda mercancía de
Reducir Reclamos Obras - lugar Septiembre y
Jefe de Obra reducir costos e calidad para las
de Garantía Servicio será
impacta en la obras y se verificará
permanente
percepción de calidad. con el personal
 18

operario y jefe de

obra, además se

realizará

inspecciones

periódicas e

informes de

supervisión por

parte del jefe de

obra con registro

fotográfico con el

avance de los

servicios y será

comparado con el

cronograma.

Se necesita monitorear

trimestralmente cómo
01 junio Diferencia en
Implementación Gestor Oficina Sistemas impacta en las ventas
Durante 2 ventas con el
Impacto en Ventas Calidad Integrado la reducción en costo y
años periodo anterior.
el nivel de calidad en

los servicios.
 19

Cumplir con el Gerencia Oficina de Con el fin de cumplir Junio y Modificar el plan

Plan de Auditorias General Gerencia con el mejoramiento Diciembre de auditorías

General y cada continuo de todos los es decir cada teniendo en cuenta

departamento procesos. seis meses. la capacidad, las

de la actualizaciones de

organización las normas y las

nuevas exigencias

y alcances con el

fin de evidenciar

una auditoria que

ayude al cambio

positivo y al

mejoramiento

continuo.

Actualizar el plan Departamen Oficina del Con el fin de cumplir Junio y Realizar las

de prevención de to de departamento con las necesidades Diciembre modificaciones

acuerdo a la norma Seguridad y de Seguridad y de prevención de anuales a cada uno

y a los cambios Salud en el Salud riesgo y el de los planes de

organizacionales, trabajo Ocupacional cumplimiento de la prevención,

evidenciando las norma OHSAS teniendo en cuenta

modificaciones de 18001 los cambios que se

acuerdo a las fallas realizaron en el

presentadas y el año en las áreas o

procesos.
 20

plan de acción

correspondiente.

Exigir o liderar Departamen Oficina de Hacer capacitaciones Junio, los Generar el control

espacios de to de Talento que permitan simulacros de cada una de las

capacitaciones y Talento Humano comunicar al se harán pausas activas, al

realización de Humano personal de las trimestralme igual que archivar

pausas activas. decisiones y riesgos nte y las las listas de

con respecto a la pausas asistencia a las

prevención de activas capacitaciones,

accidentes diarias. como forma de

evidencia.

Realizar la Departamen Oficina del Al finalizar cada Septiembre Hacer las actas de

retroalimentación to de departamento capacitación dejar cada una de las

de cada uno de los Seguridad y de Seguridad y acta con firmas de capacitaciones y

simulacros y Salud en el Salud cada uno de los los simulacros

capacitaciones trabajo Ocupacional y puntos que se realizados

dejando evidencia personal de trataron, además de evidenciando las

de lo que se rescate retroalimentar con la falencias y

concluyo finalidad de saber si oportunidades y

el personal capto el mejorar en cada

 21

objetivo de dicha uno de los planes

actividad de capacitación.

Se dará a conocer y Departamen Oficina de Al final todos los Junio- Se publicara

se difundirá la to de comunicacione empleados estarán Diciembre mensualmente en

política del SGA a comunicaci s enterados sobre que la cartelera de la

todo el personal de ón se trata la política empresa todo tipo

la compañía a SGA y sabrán como de información

través de los implementarla en el acerca de cuidado

diferentes medios día a día de la a la vida y al

de comunicación compañía medio ambiente

de la compañía

Se realizara un Comunicaci Oficina de Se hará las diferentes Julio- Se realizara a

programa de ón y comunicacione capacitaciones con el Septiembre través de las

difusión y Difusión s fin de que se carteleras

sensibilización y implemente la informativas o

concientización del política ambiental y videos que

personal por el seguridad y salud permitan

medio ambiente y ocupacional en la comunicar al

la seguridad y salud compañía personal sobre la

ocupacional. política ambiental

y las actividades
 22

que se realizan en

pro del cuidado

como lo es el

manejo de

residuos; reciclar.

6. Estrategia Integrada

La empresa lleva 5 años en el mercado y la gerencia decidió fortalecer su posicionamiento en

el mercado. Por tal motivo se diseñó la siguiente estrategia: “Posicionamiento en el mercado

con bajos costos, teniendo en cuenta impacto en el medio ambiente y calidad en los

servicios minimizando accidentes laborales”

7. Objetivos Estratégicos

● Atraer más clientes al precio y cantidades suficientes con el fin de mantener la

utilidad para la empresa sin tener impactos negativos en el medio ambiente.

● Ser reconocido en el sector por la calidad integral del servicio desde la atención al

cliente hasta la entrega y postventa sin tener accidentes laborales.

● Contar con proveedores de entrega inmediata y horarios flexibles (disminuir tiempos

inicio de trabajos), calidad, seguridad de los trabajadores y costos bajos .

● Reestructurar procesos para que sean más eficientes y se bajen costos de operación

teniendo en cuenta reduccion consumo de servicios públicos y que los trabajadores

utilicen los elementos de protección personal necesarios.

8. Procedimiento Integrado
 23

La implementación del sistema de gestión integrada se debe impartir en cuatro etapas

diferentes

1. La formación previa

Esta determina que los empleados de la organización conozcan las diferentes herramientas que

se implantaran en la compañía a partir de los conocimientos adquiridos los cuales se aplicaran

en la organización, los principales temas que se abarcaran en esta formación serán: las normas

la legislación la identificación el análisis, la documentación de procesos y gestión de estos

procesos.

2. Formación durante el proceso de documentación

Una vez que ha sido diseñado el sistema de gestión integrada, se han identificado los requisitos

y se han integrado los métodos y la organización, comienza el proceso de elaboración de la

documentación. Para ello se proporciona formación a los equipos de trabajo dentro de las

diferentes áreas en que se divide la organización. El objetivo es conseguir que las personas que

elaboran la documentación lo hagan con criterio y método.

3. Formación durante el proceso de implantación

Previamente a la implantación se debe formar a toda la plantilla en los distintos niveles:

Dirección, gestión y operación. El motivo es que la totalidad de la plantilla debe actuar

conforme a los procedimientos que se han elaborado.

4. Formación para la auditoría

Una vez que el sistema ha sido diseñado, se han elaborado los procedimientos, toda la

organización ha sido informada, formado el personal y el sistema está implantado, es necesario

que se audite. La auditoría consiste en comprobar que efectivamente las personas de la

organización actúan conforme al sistema y que éste es adecuado y eficaz. La auditoría debe

llevarse a cabo por personas independientes de la actividad auditada, por lo que puede tratarse
 24

de personas ajenas a la organización o bien de personas que pertenecen a la organización pero

que se inscriben en áreas o departamentos diferentes al auditado.

9. Matriz en L para alineación de los sistemas

Matriz L Más clientes al precio Reconocimiento sector Proveedores Reestructurar

y cantidades por la calidad integral entrega inmediata procesos más
suficientes, sin tener del servicio desde la y horarios flexibles eficientes y bajar
impactos negativos en atención al cliente hasta calidad, seguridad costos de operación
el medio ambiente. la entrega y postventa sin de los trabajadores reducción consumo
tener accidentes y costos bajos de servicios públicos
laborales. y utilización de
elementos
proteccion personal..

Adquirir material Asegurar la confiabilidad Verificación Adquisición material

suficiente para satisfacer de los productos Especificaciones necesario para obras y
necesidades a tiempo. comprados con los técnicas del material material de protección
Compras proveedores, los terceros para obras y personal
contratados con altos elementos de
estándares de control y protección personal
seguimiento de las normas de los trabajadores.
de seguridad.

Atención al Capacidad para cotizar y Atención amable a los Compromiso de todo

cliente atender todos clientes clientes y reducir tiempos el personal seguir las
con calidad. en cotización e inicio de normas de seguridad,
obras. cuidando los
elementos de la
empresa, así se
asegurará la calidad,
bajo costos y procesos
efectivos.

Operación Generar ordenes de Realizar trabajos acuerdo Seguir las normas de Energizar maquinaria
pedido acuerdo lo lo procedimientos calidad, seguridad y y herramientas
establecido y evitar establecidos. cuidado a la vida cuando sea necesario.
 25

desperdicio de material con el fin de generar

un ambiente sano y
eficiente

Supervisión Retorno de material Verificar procedimientos Realizar auditorías Verificación que se

Trabajos sobrante al almacén de los trabajadores fin con el fin de utilicen materiales y
evitar accidentes laborales encontrar falencias y retorno de material
y que cumplas con los mejorar procesos sobrante, verificación
establecido. que aporten a la desperdicio de
calidad y cuidado de servicios públicos (luz
los trabajadores y de - agua) y utilización
los servicios de elementos de
prestados. protección personal 0
accidentes

10. Conclusión

El eje planteado nos permite identificar la importancia de las normas de gestión de

calidad en cada uno de los procesos de la compañía al igual que la importancia de elaborar un

diagnóstico y un plan de trabajo enfocado a detectar y mejorar falencias, teniendo en cuenta las

diferentes requisitos de la norma, aceptando que son acciones que facilitan los procesos al

adecuado logro de los objetivos organizacionales, con un solo fin hacer bien las cosas,

protegiendo al trabajador, los clientes, los productos, los costos, la naturaleza y al entorno

interno y externo a la empresa.

Gracias a los conocimientos adquiridos a través de la materia Sistemas integrados de

gestión, se ha puesto en práctica el razonamiento de los estudiantes en los diferentes temas y

áreas reales de una organización, logrando exponer diferentes argumentos sustanciosos y

puntuales teniendo en cuenta los diversos aspectos internos de la empresa en cuanto al

cumplimiento de las normas de gestión de calidad Iso 9001-2015, medio ambiente Iso 14001-

2015 y seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001 y el aporte positivamente que estas
 26

normas dan para proponer alternativas de solución a falencias, el mejoramiento continuo

organizacional y al entendimiento para tomar las mejores decisiones.

7. Referencias

● NC ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

● NC ISO 9001:2001 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

● NC ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental. Especificación con orientación

para su uso

● NC 18001:2005 Seguridad y Salud en el Trabajo. Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo. Requisitos.

● ISO 10006:2003 Gestión de la Calidad. Directrices para la Calidad en la Gestión de

Proyectos.

● ISO 10007:2003 Gestión de la Configuración. Directrices para la Gestión de la

Configuración

● UNE 66177:2005 Sistemas de gestión Guía para la integración de los sistemas de

gestión. Junio 2005.

27