Contenidos 

Introducción 

Crea una rutina diaria de trabajo 

Establece un cronograma para cada proyecto 

Planifica la estrategia para conseguir nuevos clientes / proyectos y proyectar tu presupuesto   

Cómo organizar tu día de trabajo ­ Herramientas útiles 

Cronograma tu agenda, ¿cómo lograrlo? 

Conclusión 

   

 
  
 
 
 
Introducción 

Para  un  profesional  freelance,  el  mayor  reto  es  la  inestabilidad  de  trabajos   (y 
consecuentemente  ganancias)   que  tiene  cada  mes.  Para  esto  es  fundamental  saber  cómo 
organizarse  y  planificar  las  acciones  futuras  a  fin  de  mantener  un  caudal  constante  de 
trabajo que permita ​
una mayor tranquilidad en los ingresos​
. 

Mantener  un  caudal  de  proyectos  interesante,  y  mantener  a  tus  clientes  satisfechos 
demanda  una minuciosa  organización de tu dia, semana y mes de trabajo. Cualquier retraso  
afectará  negativamente  tanto  el proyecto que se retrasa como tambien los demas proyectos 
que  tengas  en ejecucion. No saber organizar tu trabajo, trae acarreado otros inconvenientes 
que  repercuten   directamente  en   todos  tus  clientes.  Un  retraso  en  un  proyecto  implica  que, 
para  poder  cumplir  con  otras  entregas,  deberás  superponer  tareas,  trabajar  más  horas  de 
las  previstas  y  acortar  el  margen  de tiempo para cambios y alteraciones. Impactando así no 
solo  en  el  tiempo  de  entrega  final,   sino  también  en  la  calidad  del trabajo  y en tu calidad de 
vida.  

Ten  presente  que  una  mala  organización  puede  tener  innumeras  desventajas:  No  solo 
corres  el  riesgo  de  que  tu  proyecto  no   finalice  correctamente  generando  un incumplimiento 
en  el  perfil,   sino  que  también,  puede  complicar  tus  otros proyectos y causar inconvenientes 
con tus otros clientes.  

Siempre  ten  en  mente  que,  no  solo  se  debe  entregar  un  trabajo  finalizado,  sino  que  lo que 
se  ofrece  es  un  servicio  integral,  donde  se  debe  acompañar  y  asesorar  a  los  clientes 
durante  todo  el  proceso,  hasta  la  entrega  final.  Comprometer  la  calidad  del  servicio  que 
prestas, es comprometer tu relación con este cliente y  con tu perfil, involucrando también las 
oportunidades de nuevos negocios.  

En  este  manual  te  mostramos  algunos  métodos  para  que  puedas  establecer  tu  estrategia 
laboral, que te permita esa estabilidad y tranquilidad que necesitas. 

   
  
 
 
 
Crea una rutina de trabajo 

Puede  parecer  extraño,  pero  el  hecho  de  trabajar  desde  tu  casa o con modalidad freelance  
no  significa  (exclusivamente)  no  tener  horarios.  Seguramente  tendrás  mayor  flexibilidad 
pero  ​
mantener  una  rutina  y  separar  horas  al  día   para  esto,  ayudará a optimizar tu tiempo,  
entregar  un  trabajo  de  calidad  en  tiempo  y  forma,  y  también  planificar  qué  pasará  cuando 
los proyectos actuales terminen. 

Como  en  cualquier  otra  modalidad es indispensable que reserves  x cantidad de horas al dia 

para  el  trabajo  y  que  cumplas  con   ese  horario.  Esto  ayudará  a que puedas organizar tu dia 
de  y  planificar  las  semanas  que  siguen  a fin de mantener ​
siempre constante tu caudal de 
trabajo e ingresos. 

Responde estas preguntas para establecer tu rutina: 

● Cuántas horas al dia vas a dedicar a tu trabajo? 

● Cual  es  el  mejor  horario  para  trabajar  y  estar  en   contacto  con  mis  clientes  caso 
surjan dudas o necesite su feedback para poder avanzar? 

● Cuántas horas al dia quieres disponer para otras actividades? 

● Cuanto tiempo quieres reservar para conseguir nuevos proyectos? 

Con  estos  datos  puedes  armar  tu  agenda  diaria,  definiendo cuántas horas serán dedicadas 

a  trabajar  en  proyectos actuales, cuántas horas dedicarás a la búsqueda de nuevos clientes 
y  cuánto  tiempo  libre  tendrás para tus otras actividades. Intenta mantener  siempre la misma 
rutina,  así  irás  adaptándote  a  los  horarios  (luego  será  lo  más  normal  del  mundo)  y  notarás 
que  mejoraras  la  concentración  y  enfoque  durante  tu   día  laboral  ayudando  a  optimizar  tu 
trabajo. 

   
  
 
 
 
Establecer un cronograma para cada trabajo que estés realizando o vayas a realizar 

Como  recomendamos  en  el  manual  anterior,  es  indispensable  que  armes  un  ​
cronograma 
para  el  proyecto  que  vas  a realizar (esto debes armarlo junto a tu cliente para poder estar 
alineados y evitar demoras y trabajos innecesarios). 

1.  Analiza   el  proyecto  y  estipula  cada  meta:  Conversa  con  tu  cliente  sobre  el  proyecto, 
analiza  sus  necesidades   y  propón  que  hacer  para  que  el  resultado  sea  el más satisfactorio 
posible.   Puede  suceder  que  algunos  clientes   no  conozcan  la  manera  de  desarrollar  ciertos 
proyectos, y las etapas que se deben atravesar para concretarlos. 

Tómate  el  tiempo  de  recorrer  el  proyecto  junto  con  tu  cliente,  de  explicarle  los  pasos  a 
seguir  y  los  tiempos  que  toma  cada  uno.  Es  tu  deber  como  profesional  experto  en  tu  área, 
indicarle  todos  los  ítems  que  necesitarás  realizar,   y cual seria  el mejor camino a tomar para 
poder entregar lo que él necesita. 

2.  Acuerda  con  el  cliente  cómo  y  cuándo  se  hará  cada  entrega:  Una  vez  que  hayan  
combinado  todos   los  puntos  a ser realizados, estipula (en orden lógico) que irás entregando 
primero  y  cuando  lo  vas  a  entregar.  Recuerda  que,  necesitas  que  el  cliente  avale  cada 
punto  para  poder  continuar  con  el  siguiente  (así  evitaras  realizas  puntos  que  no   son 
necesarios o que luego tengas que rehacer). 

3.  Establece  un  canal  para  la  comunicación  con  tu  cliente:  Acuerda  con tu cliente cada 
cuánto  estarás  entrando  en  contacto  con  él  para  darle  feedback  sobre  el  avance  del 
proyecto  y   acuerden  también  el  plazo  que dispones para su respuesta  a fin de no dilatar los 
puntos  que  siguen  (por  ejemplo:  combina   que  entrarás  en  contacto  cada  2  dias  y  que 
necesitarás  que  responda   en  no  más  de  4  días  a  fin  de  poder  avanzar   con  el  punto 
siguiente  y  no  retrasar  todo  el  proyecto).  Si  han  combinado  contacto  por  otro  medio, 
además  de  los  mensajes  dentro  de  la  plataforma,  recuerda  actualizar  en  Workana  el 
progreso del trabajo a fin de mantener completo el contrato. 

4.  Propón   una  fecha  de  entrega  (anterior  al  plazo  final  del  proyecto)  para  enviar  al 
cliente  el  trabajo  realizado  a  fin  de  que  pueda  revisarlo  y pedir  cambios antes de la entrega 
final:  Al  organizar  tu  cronograma,  establece  una  fecha  de  entrega  del  proyecto  unos  días 
  
 
 
 
antes  del  plazo  establecido  dentro  del  proyecto.  Por  qué?  Porque  así  podrás  enviar  el 
trabajo  completo  al  cliente  para  que  analice  y  verifique  que  todo  esté  acorde   (  o   sugiera 
algún  cambio)  y  que  puedas  realizar  cualquier  ajuste  y  entregar  el  trabajo  finalizado  y 
revisado en la fecha propuesta en el proyecto. 

5.  Establece  la  fecha  de  la  entrega  final:​

  De  acuerdo  al  punto  anterior,  establece  la 
entrega  del  trabajo  completo   (para  verificación  y  pedido  de  cambios)  y  la  fecha  de  entrega 
final ya con los cambios realizados. 

Si  ya  estás   trabajando,  ten  en cuenta las horas disponibles que tienes en tu dia laboral para 

organizar  y  establecer  el  cronograma  del  próximo  proyecto.​
  Luego,  con  los  cronogramas 
de  cada  proyecto  armado,  podrás  sumarlos  a  tu  agenda  laboral  diaria  para  estipular  que 
harás de cada proyecto ese dia.  

Planifica la estrategia para conseguir nuevos clientes y proyectos 

planificar  tu  próximo  mes​

Para  poder  ​ ,  es  necesario  que  hayas establecido algunas horas 
al dia para el envío de propuestas y para las conversaciones con posibles nuevos clientes. 

Con  tu  agenda  armada  y  el  cronograma  de  los  proyectos  en   curso  alineado  en  tu  agenda, 
sabrás  exactamente  cuando  (y  cuanto  tiempo)  tendras  ​
disponible  para  tomar  nuevos 
proyectos.  De  esta  manera  sabrás  qué  tipo  de  proyecto  podrás  tomar  y  establecer  una  
fecha  de  entrega  real  para  tu  nuevo  cliente.  Este  paso  es  muy   importante  para  no 
superponer tareas, poder trabajar tranquilo y cumplir con las expectativas de cada proyecto.  

Ten  siempre  presente  que  la  idea  principal  de  toda  esta  planificación,  es  que  puedas 
enfocarte  en  cada  proyecto,  trabajar  tranquilo,  no  retrasarte,   no  saturarte  y  mantener  un 
caudal  equilibrado  de  proyectos.  En  este  punto,  algo  muy  importante  a  tener  en  cuenta es: 
La proyección de tu presupuesto 

Es  imprescindible  que  puedas  realizar  un  listado de gastos  mensuales y así entender mejor 

cuál  es  el  ​
valor  que  necesitas  mes  a   mes,  y  separar  cuál  es  el  ​
valor  que  realmente 
deseas​
 obtener.  
  
 
 
 
● Realiza un listado de gastos fijos  

● Realiza un listado de gastos variables 

● Estima un promedio de presupuesto mensual en base a los dos puntos anteriores 

Si tienes proyectos por finalizar este mes, podrías proyectar estos valores en tu presupuesto 
del mes próximo.  

Ej:  Tienes  dos  proyectos  de  250USD  y  350USD  respectivamente  para  finalizar  durante  el 
mes  en  curso.  Sabemos  que,  para  el  primer  ciclo  del  mes  siguiente,  contaremos  con 
600USD de ingresos.  

Si tu presupuesto mensual fuera de $1000 USD, estarías necesitando cerrar 1 o  2 proyectos 
extras,  y  de  corto  plazo,  que  sumen  400  USD.  Para  ello  deberías  estimar  tu  promedio  de 
propuestas   que  envías  mes  a  mes,  y  el  promedio  de  proyectos  que  ganas  de  acuerdo  a 
estos envíos, como para saber cuántas propuestas necesitas enviar.  

Teniendo  en  cuenta  que,  en  promedio  general,  el  15%  a  20%   de  propuestas  enviadas  son 
las  que  resultan  en  proyectos  ganados,  estarías  necesitando  enviar  a  razón  de  15 
propuestas para asegurarte el ingreso extra esperado.  

Deberás  evaluar  en  las   propuestas  que  envíes,  que  los  plazos  de  entrega  sean  cortos  y 
que,   puedas  desarrollarlos  en  los  tiempos  esperados  (siempre  teniendo  en  cuenta  tu 
agenda laboral​
) 

Una  buena  opción  para  no desestimar proyectos, dar respuesta a todos clientes y aumentar 

armar  un  equipo.​
el  caudal  de  trabajo  es  ​   Puedes  seleccionar  otros  profesionales  
freelancers   dentro  de  tu  área  (o  de  otra   área  donde  quieras  desarrollarte)  para  trabajar 
juntos,  tanto  en  proyectos  grandes  donde  compartan  el  trabajo,  o bien en otros proyectos a 
los  cuales  no  puedas  dar  atención  en  el  momento.  Así  podrás  ampliar  tu  espectro  laboral,  
atendiendo las demandas de actuales y futuros clientes. 

Aca te dejamos un link con más tips para ​
Aumentar tu equipo de trabajo 

No  dejes  de  tener  en  cuenta  también,  el  tiempo  de  demora  que  existe  entre   el  envío  de 
propuestas   y  la  aceptación  de  las  mismas.  Recomendamos  siempre  estar  muy atento a los 
  
 
 
 
nuevos  proyectos  publicados  y  enviar  propuestas  lo  más  rápido  posible,​
  encontrarás   al 
cliente aún en línea, y podrás sorprenderlo gratamente con tu contacto.  

Recuerda   que  tu  reputación  siempre  se  verá  afectada  si  tomaras   compromisos  que  no 
puedes cumplir, lo que disminuye a futuro tus posibilidades de crecer.  

Herramientas de ayuda para organizar tu dia de trabajo 

A  lo  hora   de  organizarte  y  de  organizar  a  tu  equipo,  algunas  herramientas  como  asana  y 
trello  pueden  serte  de  gran  ayuda.  Estas   aplicaciones  te  ofrecen la posibilidad de organizar 
y  dar  seguimiento  a todo el proyecto (y a todas las personas involucradas en el mismo) para 
que  puedas   lograr  una  entrega  perfecta.  Puedes  definir  el  proyecto,   las  tareas,  subtareas, 
plazos  de  entrega  de  cada  una,  asignar  tareas  a  diferentes  personas,  acompañar  el 
desarrollo  de  cada  una,  agregar  adjuntos  y  documentos  que   necesites  compartir,  enviar  
mensajes a los involucrados y muchas cosas más.  

Asana  y  Trello   son  aplicaciones  que  funcionan  muy   bien  tanto  para  organizar  y  resolver 
trabajos  individuales  como  también  para  equipos  de  trabajo.  Ambas  son  sencillas  de  usar, 
compartir contenidos/comentarios y visualizar el estado de progreso de cada tarea. 

   
  
 
 
 
Asana: 

La  herramienta  ofrece  un   dashboard  inicial  donde se crea una tarea, se le asigna una fecha  

de  entrega,  se  suman   la/las  personas  involucradas  y  se  agrega  toda  la  descripción  del 
trabajo  a  ser  realizado.  Asimismo,  sobre  esta  tarea  se  pueden  crear  subtareas  (en   este 
punto  también  se  asigna  la  persona  encargada  de  resolverlo  y  la  fecha   de  entrega).  
También  se   puede  visualizar  (en   el  sector  de  notificaciones)  las  actualizaciones  que  se 
hicieron  en  cada  tarea  o  subtarea,  comentar,  agregar  y  compartir  más  informaciones, 
permitiendo un acompañamiento total del trabajo que se está realizando en cada punto. 

 
  
 
 
 

Trello: 

Por  su  parte, Trello ofrece un sistema parecido, donde se crea un tablero de trabajo y  varias 

tarjetas  para  las  subtareas.  Esta  aplicación  también  ofrece  la  posibilidad  de  agregar 
contenido, seguidores, comentarios y plazos de entrega.  

Ambas  permiten  sincronizar  calendarios,   enviar  tareas  desde  tu  email  y  hacer  seguimiento 
de  las  actualizaciones  desde  tu  celular.  Te  invitamos  a  que  revises  las  páginas de ​
Asana y 
  
 
 
 
Trello  para  que  veas  todo  lo  que  pueden  ofrecerte   para  organizar  tu  dia  a  dia  y  el  de  tu 
equipo. 

Arma  una   agenda  laboral  unificando  el  cronograma  de  los  trabajos  actuales  y 
proyectos futuros 

Ya  con  todos  estos  puntos  establecidos  estás en condiciones de armar la agenda  real de tu  

mes  en  curso  y  del  próximo.  Con  esto  en  manos  podrás  enfocarte  en  el  trabajo  específico 
de  cada  proyecto  y  en  establecer   contacto con nuevos clientes  a fin de mantenerte siempre 
activo y con proyectos en curso. 

Es  importante  no organizar ni estipular horarios  muy estrictos. Con esto nos referimos a que 

es  necesario  dejar  siempre  un  margen  de  tiempo  (flexible)  entre  tareas  para  eventuales 
inconvenientes  que  puedan  surgir.  Así  tendrás  tiempo  para  solucionarlos  sin   saturarte  o  
sobreponer tareas.  

   
  
 
 
 
Conclusión: 

organización.​
Como  podrás  ver,  la  base   de  tu  éxito  como  profesional   freelance  está   en  la  ​  
Si  tienes  en  claro  las  tareas  que  debes  desarrollar,  qué  tiempo  te  tomará  realizarlas  y 
cuentas  también  con  una  herramienta  para  poder  acompañar  tanto  tu trabajo  como el de tu 
equipo,  promover  una  estrategia  para  mantenerte  activo y conquistar  varios proyectos se te 
hará mucho más fácil. 

Organizarte  servirá   tanto  para  tu tranquilidad como para la de tus clientes. Podrás enfocarte 

en  cada  trabajo  en  particular,   sin  descuidar  la  atención  y  el  servicio  que   ofrecerás  a  cada  
fidelizando a tus clientes.​
uno, obteniendo más y mejores resultados y ​   

Establece tus cronogramas y horarios y comienza ya mismo! No hay tiempo que perder :) 

Estamos a tu disposición para ayudarte!