VALORACION DOCUEMTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
TIPOS VALORACION DOCUMENTAL
DOCUMENTALES
Son unidades documentales complejas, en su interior hay afiliaciones a
HISTORIAS seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, entre otros. Por
LABORALES ello tienen valores administrativos, fiscales, técnicos, legales y/o
contables.
Estas se conservan porque allí se plasman las principales decisiones
ACTAS DE que cambian el rumbo de la compañía. Por eso tienen valor
JUNTAS administrativo, fiscal, legal y contable.
DIRECTIVAS
Tienen valor contable, administrativo, técnico, legal y fiscal, se
LIBROS conservan porque son un requerimiento de las entidades de control.
CONTABLES
Es un documento original de carácter administrativo, legal, fiscal y
CONTRATOS contable, ya que sirve como testimonio ante la ley por que justifica el
gasto público, además de comprobar que se recibió o proporciono un
bien o servicio.
Contiene información de valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y
INFORMES contable, por cuanto informan los estados de la empresa.
La información laboral relacionada con la nómina, son todos los
NOMINAS documentos que se generan durante la relación laboral e identifican
pagos realizados al trabajador o entidades a las cuales se encuentra
afiliado.
DISPOSICION FINAL
Luego de su última consulta se puede conservar hasta
90 años
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
de gestión se transfiere al archivo central, se digitaliza
con fines de consulta, cumplido su tiempo en el
archivo central se transfiere al archivo histórico
El Código de Comercio dispone que
los empresarios deben conservar sus libros de
contabilidad, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente
ordenados, durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros.
La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre,
recomienda guardarla durante 10 años.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
de gestión y central se transfiere al archivo histórico en
su soporte original, la conservación obedece al
cumplimiento de la Circular 003 de 2015 de AGN.
Tiempo de retención documental recomendado: 80
años. Los primeros dos años en el archivo de gestión y
78 años en el archivo central de la empresa.