Organización

La organización se define como ordenar y disponer adecuadamente de los

recursos planeados con la finalidad de ejecutar actividades y cumplir los objetivos.
Una organización es la encargada de las siguientes tareas:
 Distribuye los recursos para las actividades de la empresa
 Identifica todas las condiciones estratégicas del medio

La organización es un subsistema del sistema administrativo, la función de

la organización es coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de
manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente los objetivos.
Existe un proceso de retroalimentación donde las entradas son conformadas por recursos
humanos, financieros, tecnológicos o de información. El proceso es el proceso de
organización y las salidas son los planes estratégicos, tácticos u operacionales.

Estructuras organizacionales

Marco de actuación: Se combina funciones, niveles de autoridad y

responsabilidad, canales de comunicación y coordinación. Es una división ordenada de
las unidades de trabajo de la empresa.

Diseño de la estructura
Ejes organizacionales:
 Vertical: Relación con poder de decisión, se definen niveles jerárquicos, se
desarrolla en todos los niveles alto, medio, operativo.
 Horizontal: Composición departamental

Diseño vertical
 Jerarquía
 Control
 Centralización o descentralización

Si la autoridad está por encima de la responsabilidad se caería en tiranía y autocracia.

Si la responsabilidad está por encima de la autoridad los resultados serán fruto de muchos
cados de persuasión y suerte.
Diseño horizontal
 Agrupa actividades en unidades, secciones, equipos, departamentos.
 Enfoque funcional
 Divisional
 Matricial
 De equipos
 De redes

Organigramas
Descripción esquemática de las unidades de la empresa, identifica nexos de
autoridad, coordinación y comunicación. Capaz de comunicar objetiva y claramente la
composición de la empresa.

Gestión por procesos

Se le considera la nueva forma de administrar. Prevalecen los procesos, se

eliminan funciones y el eje principal es el proceso. La agregación de valor se dará durante
todo el proceso, cadena de valor.

Definición de proceso: Cadena de operaciones o actividades intervienen clientes internos

y externos, proveedores para convertir entradas en salidas.

Características de los procesos: Agregar valor en cada actividad y subactividad.

Facilitando la obtención del producto o Servicio de calidad. El valor agregado es un
atractivo para el cliente.

Clasificación de los procesos

 Gerenciales: Cumplir con la visión empresarial, procesos estratégicos.

 Operativos: Cumplimiento de la misión, proceso que se desarrollan y
guarda relación con la existencia de la empresa.
 De soporte o apoyo: Procesos administrativos y financieros para cumplimiento de
operaciones y procesos anteriores.
Reingeniería de procesos

La reingeniería es la revisión fundamental y el cambio radical del diseño de procesos,

para mejorar drásticamente el rendimiento en términos de costo, calidad, servicio y rapidez.
La reingeniería de procesos es una especie de reinvención, más que un mejoramiento gradual.
Se trata de una medicina fuerte que no siempre resulta necesaria o exitosa.

Objetivos generales de una reingeniería

Algunos de los objetivos de una reingeniería son los siguientes:
 Mayores beneficios económicos debidos tantos a la reducción de costes asociados al
proceso como al incremento de rendimiento de los procesos.
 Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de servicio y mejora
de la calidad del producto/servicio.
 Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas
 Mayor conocimiento y control de los procesos.
 Conseguir un mejor flujo de información y materiales.
 Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.
 Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes.

La Reingeniería no es reorganización. La reorganización de una empresa suele

desembocar en el aplanamiento de sus estructuras jerárquicas, algo que sí se puede producir
en la reingeniería. Sin embargo, recordemos que la BPR no se centra en la estructura
organizacional, sino que lo hace en la estructura de sus procesos.

Proceso de reingeniería
1. Identificación de procesos: Definir procesos de la organización y clasificarlos.

2. Mapeo de procesos: O diagramación de procesos a nivel de actividades – Flujo

gramas

3. Levantamiento de información: Determinar características de cada actividad: costos,

tiempos, clientes, proveedores, entradas.
4. Análisis de la información: Determinar cualidades de costos, tiempos, e identificar
las necesidades expectativas y el valor agregado de la actividad del proceso.

5. Identificar posibilidades de mejoramiento: Analizada la información, se tiene bases

para definir cambios o mejoras.
6. Diagramación de los procesos rediseñados: Paso final del rediseño.
Manuales Administrativos
Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y
pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Objetivos de los manuales:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,
políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

d) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas

administrativas.

e) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
f) Interviene en la consulta de todo el personal.
g) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

h) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

Ventajas
 Logra y mantiene un sólido plan de organización.

 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general
y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de organización.

 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.

 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

 La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación
de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
 Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
 Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Desventajas

 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual
que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual

y conservarlo al día.
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

 Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.