PROGRAMACIÒN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE

ARTE FORJA

LAMBIS GARZON VANESSA

GUAZAQUILLO OME YOLANDA

GUERRERO RUBIANO ANDRES JUAN

MENDOZA BELTRAN JHON ESTEBAN

CENTRO DE BIOTECNOLOGIA INDUSTRIAL – SENA- PALMIRA

REGIONAL VALLE DEL CAUCA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

TÉCNICOS Y TECNOLOGÍAS DE LA MODALIDAD TITULADA VIRTUAL.

TECNOLOGO EN GESTION DE MERCADOS

NEIVA-HUILA

2019
Contenido

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 Introducción

ARTE FORJA S.A.S (cuadros decorativos), ha decidido hacerse participe de una feria
empresarial en donde haremos el lanzamiento oficial de la nueva línea de productos; lugar
en donde se podrá disfrutar de actividades comerciales, y artísticas.

ARTE FORJA S.A.S es una empresa que recién se está introduciendo en el mercado y que
cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer nuestros productos, es por
eso que hemos decidido participar de esta feria y evento de nuevos emprendedores, con
muchas satisfacciones a nivel comercial; este evento semestral tiene gran acogida en el
público, al cual asiste un gran número de personas de diferentes perfiles, a los cuales
podemos realizar sondeos de opinión de nuestro producto, intercambiar opiniones y darnos
a conocer en el mundo empresarial, para así poder cumplir con los objetivos propuestos.
Por tanto, hemos dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho
evento.

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 Objetivos

Objetivo general

Promover la participación activa de nuestra empresa ARTE FORJA dentro del sector
empresarial de la ciudad de Neiva.

Objetivos específicos

a. 1. Programar un evento comercial y diseño de su campaña de difusión.

 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.

 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.

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 1. Tipo de evento

El evento comediado es una feria de emprendimiento empresarial, en donde

Microempresas de la ciudad de Neiva exponen sus productos. A continuación las ventajas

que ofrecerá este tipo de evento será:

 Posibilidad de hacer contactos

Participar de una feria, ya sea como expositor o visitante, permite al empresario

contactarte con posibles compradores o proveedores en un solo lugar y de manera

segura.

 Conocer las tendencias del mercado

Participar en una feria de negocios también le permite al emprendedor actualizarse,

pues sabrá qué está pasando en su mercado, qué hay de nuevo o hacia dónde podría

ir el sector. También facilita la posibilidad de hacer innovaciones en su producto y

aplicar avances tecnológicos.

 “Crear” una vitrina para tus productos

Si tienes un stand propio en una feria de negocios internacional podrás exponer tu

producto frente a potenciales clientes. Si cuentas con muestras de tu producto será

mucho mejor pues así evaluarás en directo la opinión de las personas interesadas.

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  Posibilidad de conseguir nuevos clientes e internacionalizarse

Las ferias de negocios permiten que el emprendedor se contacte con empresarios de

otros países, que podrían convertirse en futuros clientes. Además, esto podría ser el

trampolín para vender al exterior.

2. Requerimientos del evento

 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los stand, la ubicación
que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u objetivos)
 Los productos a exhibir
 elementos decorativos y mobiliarios.
 hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo directo,
anuncios en revistas, periódicos y radios.
 promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis, etc.
 venta directa con ofertas
 música y/o videos

 Funcionalidad del Stand

Panel de exposición

45 imágenes aprox.
4 paneles simples (60 cm de ancho x 190 cm de alto)
4 panel doble (120 cm de ancho x 190 cm de alto)
4 caballetes negros para exponer dos pinturas por caballete

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 3. Presupuesto y financiación

Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía, formaremos un
equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas tareas específicas:

.
Como presupuesto se tiene estimado:

RUBROS ESTIMADOS TOTAL

Alquiler de stand $250.000 $750.000

Equipos $300.000 $300.000

Adecuaciones $200.000 $200.000

Publicidad

Impresiones $200.00 $200.000

Fotocopiado $ 50.000 $ 50.000

Piezas publicitarias, revistas y periódicos $300.000 $300.000

Cuñas radiales $500.000 $500.000

Otros $100.000 $100.000

Servicios de transporte $200.000 $200.000

Souvenir $500.000 $500.000

Decoraciones $100.000 $100.000

Iluminación $ 40.000 $ 40.000

TOTAL $3.240.000

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 4. Contratar Insumos, Materiales y equipos

Como ya tenemos definido el tipo de evento que vamos a desarrollar, un Stand de

promoción y lanzamiento en la Feria semestral universitaria de emprendimiento en la
ciudad de Neiva del 30 de Mayo al 2 de Junio del presente año, necesitamos:

cantidad Materiales, insumos o equipos

300 Suvenires

2 pendones

500 pasabocas

2 Portafolios de servicio

1000 Volantes y folletos

5. Protocolo

 Protocolos antes del evento

 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento

 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación, y se habrá llevada a cabo la publicidad y
promoción por los medios de comunicación de la ciudad.
 Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el
personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.

 protocolos durante el evento

 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.

 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas invitadas.

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 Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.

 Protocolo al finalizar el evento

 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van hacer
llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

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 6. Plan de relaciones publicas

 Antecedentes

ARTE FORJA es una organización nueva, de innovación , creamos cuadros decorativos a

partir de material reciclable, de allí nuestro compromiso social y responsabilidad.
Contribuimos al medio ambiente , al decirle no al fin del ciclo de vida de las latas
metálicas, las cuales son recicladas , procesadas y finalmente materia prima para nuestro
producto.

 Misión
Crear el mejor producto, no causar daños innecesarios, utilizar el negocio para inspirar e
implementar soluciones para el problema ambiental.

 Visión
Ser la empresa reconocida como líder en la contribución ambiental por parte de sus
clientes, empleados, proveedores y todos los grupos de interés relacionados con la actividad
de la compañía.

 Valores
 Trabajo en equipo
 Capacitación permanente
 Flexibilización y adaptación al cambio
 Innovación permanente en procesos y productos
 Compromiso con la calidad
 Orientación hacia el cliente en productos y servicios
 Sustentabilidad ambiental
 Responsabilidad Social Empresarial

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  Target o público objetivo

La segmentación va de la mano con la fragmentación y convergencia de los medios. El

mercado está entrando en una era virtual en la que el consumidor tiene la posibilidad de
seleccionar la información a la que quiere acceder, pero también bloquear la que no es de
su interés.

* Edad: Enfocado en adultos en general entre 25 a 65 años domiciliados en la ciudad

de Neiva
* Género: masculino y femenino
* Estrato: del 2 al 6

 Estrategias del Plan

Estrategia
plan general de acción mediante el cual una organización busca alcanzar sus objetivos.

1. Establecer vínculos de comunicación constante entre los clientes ya habituales y los

clientes potenciales, mediante la exposición de información sobre las acciones que se
realicen en el pub.
2. Mantener una interacción ardua y continua con empresas galerías de arte y/o
distribuidores, o cualquier otro tipo de organización que tenga relación directa con
potenciales clientes.
3. Proyectar, consolidar y fomentar entre los colaboradores de la compañía los objetivos y
la misión de la empresa. De esta manera, se ofrece a los colaboradores una unidad de
sentido que trascienda las necesidades particulares.

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  Cronograma

CRONOGRAMA DEL EVENTO

actividades tiempo
mes OBSERVACIONES
sem sem sem sem
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de ejecución,
designación de responsables y montaje. 8 HORAS

Elaboración de campañas de promoción y comunicación 8 HORAS

Selección de productos a comercializar en la feria 8 HORAS

Definir el número de invitados, delegados, ponentes y
acompañantes. 8 HORAS

Selección de tipos de montajes y tamaños 4 HORAS

Impresión de papelería, invitaciones, folletos, pendones 3 HORAS
Diseño gráfico de publicidad y difusión 10 HORAS
presupuesto 8 HORAS

7. Campaña de Difusión

Slogan: “contribuimos al medio Ambiente”

Logo :

 Difundir el evento comercial

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram y

Google+
 invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.

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 Medios de comunicación ( radio, tv, prensa)
 Plegables

LANZAMIENTO DE LA MICRO EMPRESA DE EVENTOS UNIVERSITARIA MÁS

GRANDE DEL PAIS

CORDIALMENTE INVITADOS

MAYOR INFORMACIÓN

Ciudad de Neiva

3223009883-3045232424

EventoUNIVERSITARIO@gmail.com

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  cuña radial y perifoneo

Porque pensamos en lo mejor para usted, ARTE FORJA tiene el gran gusto de invitarlos a
la XVll FERIA UNIVERSITARIA DE EMPRENDIMIENTO E INNOVACION podrás
encontrar sus mejores productos y muestras. Dándose a conocer en el mundo empresarial.

¡Visítanos!

Estamos ubicados en el stand # 25 , SAN PEDRO PLAZA COMERCIAL

Fecha: 25 de junio – 28 de Junio

Dirección: carrera 37 # 24 -67

Teléfonos: 313 395 5215

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8. Evaluación del evento

15 | P á g i n a
Punto 2. Presentación del Producto

 Objetivo

Promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los diferentes medios de

publicidad como pendones, fichas, audios, realizando descuentos para los clientes

interesados.

 Estrategia de exhibición

La estrategia de exhibición que se utilizara será por medio charlas u conferencias en la cual

los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con los encargados para así puedan

obtener suficiente en formación y puedan llevarse la mejor impresión de la micro empresa.

 Público

El público seleccionado para esta exposición de nuestro producto son los hombres y

mujeres, en edad de los 25 años a los 65, estrato del 1 al 6 de la ciudad de Neiva.

 Estrategia de venta y promoción

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Les enseñamos a nuestros clientes nuestros productos de una forma que se obtenga su

interés, lo cual es la eficacia esperada, seremos claros e innovadores para de esta forma

hacer que el cliente tenga la necesidad, de adquirir nuestros cuadros; se realizara una

excelente presentación de esta forma se verá reflejada la calidad con que trabaja ARTE

FORJA.

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