Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje tratado en la presente

guía, realice un ensayo en el cual exponga su posición frente a la siguiente

pregunta: En el momento de materializarse un riesgo, ¿qué tipo de acción
debe tomar la entidad? Justifique su respuesta y exponga un caso concreto
de alguna entidad pública. No olvide argumentar el escrito con base en las
temáticas vistas.
Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

Cuando en una entidad, sin importar cuál sea su naturaleza, está latente una no
conformidad potencial y esta se materializa, ya sea porque no se tomaron las
medidas necesarias para evitarlo, se debe acudir a la ejecución inmediata de
acciones correctivas, que ayuden a subsanar el. Problema y tomar medidas para
que no se presenten futuros eventos relacionados con la misma causa.
Las acciones correctivas son establecidas luego de realizarse un análisis de las
causas que provocaron la no conformidad y para ello se debe tener claro:

Cuál es el requisito que se está incumpliendo

Evidencia objetiva

Área o proceso donde se incumplió el requisito

Luego de este análisis, se diseña e implementan las medidas pertinentes a través

de un plan de acción, al que debe realizársele un seguimiento según las fechas
establecidas y en la medida en que se avanza, mirar si el impacto de este es
positivo o si debe ser replanteado.

Para mi ejemplo continuaré con el caso de la Secretaría de Educación Municipal

de Magangué, entre las áreas de Atención al Ciudadano SAC y Prestaciones
Económicas y Sociales.

Las No conformidades que más se evidencian en estas áreas, es al momento de

recibir solicitudes de retiro parcial de cesantías, puesto que según los hallazgos
encontrados, se han evidenciado malos procedimientos que entorpecen el normal
transcurrir de la solicitud.
Este proceso tiene dos etapas y en todas ellas se presentan inconvenientes que
pueden ser corregibles si se toman los correctivos necesarios.

*1ra etapa: Recepción de documentación.

No conformidades halladas:

1. La no revisión detallada y exhaustiva de los documentos aportada por los

docentes. Esta omisión muchas veces permite que se reciban documentos que no
cumplen con las características exigidas y cuando son enviadas al Fondo de
Prestaciones del Magisterio, estos son devueltos o rechazados por estos detalles
que debieron ser detectados en el primer contacto.

2. Los expedientes deben ser radicas en dos plataformas, en la de Secretaría de

Educación y en la del Fondo, ambos radicados deben salir con la misma fecha,
pero por motivos de un sistema de Internet lento e intermitente, muchas veces se
hace imposible radicarlos en las dos plataformas.

*2da etapa: Veredicto de las solicitudes por parte del Fondo, ellos proceden a
enviar los expedientes con sus respectivas hojas de revisión, donde manifiestan si
son aprobadas o no, si son aprobadas se procede a elaborar las
resoluciones para que los docentes se notifiquen y así continuar con el proceso,
pero si son desaprobadas, se mira el motivo y se busca la manera de subsanar el
problema para continuar con el proceso.

No conformidades halladas en la redacción de resoluciones y en notificación de

las mismas:

1. Errores de digitación en datos importantes como nombres, apellidos, Número de

cédula, lugar y fecha de expedición, valor a retirar de las cesantías. Estos errores
equivalen a la devolución del expediente, lo que provoca un atraso en el proceso.
2. Error en la notificación del docente, la cual se realiza manualmente y en algunos
casos, quien notifica comete algún error en la escritura, ya sea del nombre,
apellido, cédula etc. Y por este motivo el fondo también hace devolución del
expediente.
3. También sucede que los docentes no se dan por enterados de que ya están las
resoluciones de sus cesantías listas para notificación, cuando el deber ser es que
se les llame para darlos por enterados y no anulen el proceso por vencimiento de
términos.
Acciones correctivas

*1ra etapa

1. Que las operadoras del SAC se comprometan a que cada vez que se presente
un docente a solicitar retiro de sus cesantías, hacer una revisión minuciosa de
cada documento, con el fin de determinar que cumplan con lo exigido y que el
técnico de Prestaciones Sociales y Económica, una vez reciba los expedientes,
proceda a revisarlos nuevamente y confirme que efectivamente está todo en
orden.
Esto debe realizarse diariamente, cuando se reciban este tipo de solicitudes y si
se detecta algún inconveniente con la documentación, proceder a llamar al
docente para hacérselo saber y que este haga lo pertinente para subsanar el
problema.
Los responsables de esta acción son:

Técnicos de atención al cliente y técnico de prestaciones sociales y económicas.

Esto debe realizarse en el momento en que se reciba el expediente por parte de

los actores implicados.

2. Que se revise la contratación con el servicio de Internet y mirar que opciones

tienen para contratar un mejor servicio, de modo que se eviten los inconvenientes
de no poder radicar los expedientes.

Los responsables de esta acción:

El área de administrativa y financiera

Área de tecnología

2da Etapa

1. Que el técnico de prestaciones sociales y económicas realice cuidadosamente

la digitación de los datos y luego de terminar revisar nuevamente las resoluciones.
Asimismo, los técnicos de atención al ciudadano realicen la revisión antes de
notificar.

2. Que quien notifique, lo haga cuidadosamente y que luego de hacerlo rectifique

los documentos.