Guía esencial

de reuniones:
Cómo dirigir una reunión como un
profesional
 Guía esencial de reuniones 2

Introducción
Sin duda, las reuniones siguen siendo una parte esencial CONSIDERADO ME JOR QUE
de los negocios. Entre muchas otras ventajas, garantizan L AS REUNIONES

que los equipos tengan la información que necesitan Ver cómo se seca la pintura
para ser productivos. Pero tienen mala fama por hacer 17 %
uso de tiempo y recursos (y, en última instancia, resultan
Someterse a una endodoncia
en costes para su empresa).
8 %

Según las encuestas, puede afirmarse que los Mudarse a la Antártida

empleados odian las reuniones. Tanto, que casi la 6%

mitad de los encuestados por Harris for Clarizen (el

46 %)afirmó que prefería hacer casi cualquier cosa
antes que asistir a las reuniones de estado. Mudarse
a la Antártida era mucho más favorable para el 6 %
de los encuestados, el 8 % prefiere someterse a una
endodoncia y el 17 % preferiría ver cómo se seca la
pintura antes que estar en una reunión.

Entonces, ¿por qué tienen tan mala fama las

reuniones?
En su mayoría, porque la gran diferencia entre el
aumento de volumen de las reuniones y su valor se
deriva del tiempo invertido.

“El 15 % del tiempo colectivo de una organización se

invierte en las reuniones”, según Bain & Company,
de acuerdo a Harvard Business Review. Como todo
el mundo sabe, el tiempo es dinero en cualquier
organización.

Entonces, ¿qué puede hacer una empresa?

La respuesta breve es: realizar reuniones sencillas y
directas centradas en acciones claras para que el tiempo
invertido resulte adecuado y útil para los empleados.
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Tabla de contenido

CAPÍTULO 1
¿Realmente es necesario reunirse? ..................................................................................04


CAPÍTULO 2
Las reuniones sencillas y directas tienen muchas ventajas .......................................06

CAPÍTULO 3
Reunirse como un profesional ............................................................................................11

CAPÍTULO 4
Administrar las reuniones de Internet fácilmente .........................................................16

CAPÍTULO 5
La solución de tecnología de reuniones adecuada ......................................................19
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Capítulo 1

¿Realmente es
necesario reunirse?

¿Realmente es
necesario reunirse?
¿Cuándo es necesaria una reunión? ¿Tienen que
celebrarse las reuniones? Son preguntas útiles y
pueden ahorrarte una gran cantidad de tiempo
y dinero.
Las reuniones sin un programa claro suelen
producir comportamientos improductivos por
parte de los asistentes. Según una encuesta
realizada por Bain & Company, en una
muestra de 10 000 empleados en empresas se
derrocharon 60 millones de dólares (el 20 %
del coste total de las reuniones) en actividades
improductivas.
Protege los resultados de la compañía y valora
el tiempo de los empleados al determinar
primero si es necesario realizar una reunión.
Si lo es, sigue algunos procedimientos
recomendados para que sea un éxito.
Estos son algunos criterios sencillos
que tienes que tener en cuenta antes de
convocar o asistir a una reunión:
• ¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Es
para tomar decisiones o informativa?
• ¿Cuál es el tamaño de la reunión? Si el
número de personas que asiste a la reunión
es superior a 10, es una presentación más
que una reunión.
Guía esencial de reuniones 5
• ¿Se usará la reunión solo para informar
a unas pocas personas? Si el tiempo se
usará para discutir sobre el estado o analizar
información, es probable que solo necesite
enviar un memorando o un correo electrónico,
o bien publicar un documento en la intranet o
el sitio web de la compañía.
• ¿Se solucionará un problema con la
reunión? ¿Le ayudará a usted y a sus
compañeros a tomar una decisión importante,
o servirá para convencer a un grupo de
personas de que apoyen una propuesta?
¿Es necesario realizar una sesión de lluvia de
ideas para recopilar nueva información sobre
un producto o servicio? Si respondió “no” a
alguna de estas preguntas, no es necesario
realizar una reunión.
• ¿Hay una alternativa mejor, como usar una
herramienta con chat en tiempo real o
características de anuncios para grupos de
trabajo? En ese caso, explore los beneficios
de esa herramienta antes de obligar a los
empleados a dejar de hacer lo que estén
haciendo para asistir a una reunión.
• Si suspende o cancelas una reunión,
¿tendrá un impacto negativo en las
habilidades de los empleados para
completar las tareas asignadas a ellos? En
ese caso, siga adelante y convoque la reunión.
 Guía esencial de reuniones 6

Capítulo 2

Las reuniones sencillas

y directas tienen
muchas ventajas
 Guía esencial de reuniones 7

Las reuniones sencillas y directas

tienen muchas ventajas
Una reunión productiva termina a tiempo o incluso antes, y aun
así se cubren todos los puntos. No se repiten los mismos puntos
continuamente, ni hace que los empleados se pregunten por qué
asistieron. Después de todo, cuanto más eficiente seas con el
tiempo de la reunión, más tiempo tendrás para realizar tu trabajo.
En pocas palabras: una experiencia de reunión positiva produce
resultados satisfactorios para usted y para la organización.

1. La mejor colaboración en grupo

Según estudios realizados por Harvard Business Review, hasta un

35 % de las colaboraciones de valor agregado provienen de un
mero 3-5 % de los empleados. Incluso los empleados productivos
tienen tiempo y energía limitados, y todas las solicitudes para que
estos participen en procesos de toma de decisiones les resta tiempo
para trabajar en sus propias tareas. Por lo tanto, el reto es animar
a realizar colaboraciones significativas más allá de un grupo de
personas reducido.

La comunicación es esencial para la colaboración en grupo y las

reuniones ofrecen medios para que los miembros transmitan sus
puntos al resto del equipo. En los casos donde pueden producirse
desacuerdos que dificulten el progreso y afecten de forma negativa
a la moral del equipo, seguir un programa planeado claramente
minimiza las distracciones de la finalidad principal y mantiene la
reunión según lo previsto, con menos probabilidades (o ninguna) de
que se produzcan errores de comunicación.
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2. Instrucciones claras y procesables

Según los sorprendentes resultados de un estudio de Gallup, solo

la mitad de los empleados encuestados creen firmemente que
saben y comprenden lo que se espera de ellos (una estadística
aleccionadora si se tienen en cuenta los esfuerzos continuados de
las empresas para contratar a los principales talentos y desarrollar
objetivos de empleados que se alineen con los objetivos de
la compañía). Una forma de solucionar esto es conseguir que
sus expectativas sean lo más claras posibles, lo que incluye las
expectativas de las reuniones.

Solo el 50 % de los empleados

encuestados por Gallup saben lo que
se espera de ellos en su trabajo.

Pero un uso adecuado de las reuniones puede aclarar esa

confusión. Solo tiene que recordar un viejo tópico: “menos es
más”. Las reuniones dirigidas de forma precisa siguen una ruta
marcada y transmiten un mensaje directo. Cuando las reuniones
se pueden seguir fácilmente, los participantes abandonan la sala
con respuestas claras a sus preguntas importantes. Incluso si llegan
a la reunión con solo unas nociones básicas sobre el programa,
las reuniones dirigidas de manera eficiente ofrecen instrucciones
procesables que los empleados pueden implementar de forma
inmediata en sus tareas diarias.
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3. Mayor voluntad de asistir

Las reuniones breves con programas claros pueden mejorar la forma

en que los empleados realizan su trabajo y ayudan a los moderadores
a redirigir sabiamente las discusiones tangenciales al punto original.
Con frecuencia, los empleados abandonan esas reuniones con una
mayor voluntad de volver a asistir, ya que consideran que fue un uso
útil de su tiempo y atención.

Siga el ejemplo de las charlas de TED

Duración máxima: 18 minutos

Con charlas traducidas en 90 idiomas y celebradas en 145 países,

las charlas de TED consiguen que los espectadores tengan ganas de
más. Los ponentes exponen charlas breves de 18 minutos sobre una
amplia variedad de temas, desde grandes ideas a demostraciones
de productos. Carmine Gallo, autor del libro Hablar como TED: 9
secretos para hablar en público de las mejores mentes del mundo, cita
la explicación del experto de TED Chris Anderson para el breve límite
de tiempo:

“Son lo suficientemente largas para considerarse

serias y lo suficientemente cortas para mantener
la atención de los asistentes. […] Tienen un
efecto aclaratorio. Ofrecen disciplina”.
—Chris Anderson | Experto de TED
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4. Una mayor responsabilidad

El 60 % de los
La microgestión es menos eficaz de lo que podría pensar. Forbes empleados
informó sobre un estudio de Robert Half en el que se afirmaba
que más de la mitad de los 450 empleados encuestados habían
encuestados han
trabajado para microgestores, con resultados desastrosos. trabajado con un
microgestor.
¿Qué tiene que hacer un supervisor? Aumentar la responsabilidad
de los empleados mantiene a los empleados en sus tareas sin una
supervisión constante y las reuniones productivas pueden ayudar. El 68 % sintió que la experien-
cia era desmoralizadora.
Las reuniones eficientes y bien estructuradas garantizan que todos
los miembros conozcan su rol en lo que se discuta, lo que permite
a los instructores mantener la responsabilidad de los miembros
El 55 % afirmó que redujo su
del equipo durante todo un proyecto. Con un planeamiento
productividad.
previo y una discusión simplificada, las reuniones pueden ser una
herramienta de administración de proyectos ideal, en lugar de ser
una pesadilla de administración del tiempo.

5. Toma de decisiones de calidad

Las reuniones eficaces también facilitan mejores resultados de toma

de decisiones, ya que ofrecen un espacio y un tiempo designados para
tener en cuenta los aportes de las partes relevantes. Es una técnica de
flujo de trabajo muy demandada, si se tienen en cuenta las estadísticas
de varios sectores que resaltan las carencias de colaboración y
comunicación.

Por ejemplo, según un informe de Digital Trends de 2016 realizado

por Econsultancy y Adobe, casi todos los trabajadores del sector
de marketing creativo (el 91 %) afirman que su principal objetivo
empresarial es “mejorar la colaboración entre los equipos creativos
y de marketing”. Los equipos del panorama empresarial moderno
actual necesitan conservar esa alineación, especialmente en funciones
esenciales de la toma de decisiones. El uso de técnicas de colaboración
eficaces ayuda a garantizar que todos tengan la misma información.
 Guía esencial de reuniones 11

Capítulo 3

Reunirse como
un profesional
 Guía esencial de reuniones 12

Reunirse como un profesional

El auge de las reuniones tradicionales en una sala de juntas ha llegado a su fin,
dejando un rastro de liderazgo ineficaz y sin objetivos. Pero, cuando se aplica en
las reuniones actuales, donde se usan funciones de tecnología más modernas
para una inclusión más amplia (como el teléfono y videoconferencia), las
lecciones del pasado pueden ayudar a mejorar la empresa actual para alcanzar
un mayor éxito.

Con la llegada de las reuniones de Internet, se producen nuevos problemas,

además de las dificultades asociadas a las reuniones tradicionales. Pero hay
esperanza para el mundo empresarial entre los responsables de equipo que
enfocan sus reuniones con atención y estrategia.

Estas son algunas sugerencias para lidiar con estas frustraciones directamente.

1. Ofrezca un programa claro.

Las reuniones sin un programa establecido pueden parecer inútiles y una
pérdida de tiempo colectiva. Si no tienen un sentido de dirección, los
participantes de la reunión pueden hablar durante horas sin conseguir nada
útil. Siga centrado en la tarea con un programa que guíe la discusión y
donde se describan de forma detallada las responsabilidades de cada parte.
Distribuya el programa antes de que empiece la reunión para comunicar
los temas y los resultados esperados con antelación; esto establece el nivel
de conocimientos base del grupo y ayuda a conseguir que el tiempo de la
reunión sea más procesable, en lugar de ser puramente informativo. Después,
haga que los miembros del equipo vayan conociendo exactamente lo que
necesitan hacer y cómo, y observe como vuelven preparados para hacer más.
Reunirse como un profesional Guía esencial de reuniones 13

2. Controle el tiempo. 3. Facilite la toma de notas.

El tiempo es nuestro recurso más preciado
y, desafortunadamente, es el que más fácil
desaprovechamos. Según un informe de
Harvard Business Review, una reunión ejecutiva
semanal en una de las principales compañías
costó 300 000 horas de trabajo al año, sin
incluir el tiempo de preparación. Si el tiempo
es en realidad oro, eso fue sin duda una gran
cantidad de oro que se invirtió en una reunión
semanal.
La toma de notas individual puede producir
errores de comunicación y llevar a la ineficaz
multitarea, ya que los participantes cambian
continuamente entre la comprensión del
mensaje y una discusión significativa. Para
permitir que otros interactúen mejor en la
reunión, determine el rol del organizador desde
el principio y decida quién enviará notas de
seguimiento al grupo al final.

Las reuniones que empiezan y terminan fuera

del horario pueden enviar la señal de que no
le importa realizar un uso eficiente del tiempo,
y terminar tarde tiene un efecto dominó en la
productividad para el resto de las tareas del día,
así como para el del resto de los participantes.
Las reuniones apresuradas pueden perder
fácilmente el enfoque y terminar rápidamente
sin directivas claras. Especifique las expectativas
de asistencia e informa sobre la participación
durante los tiempos asignados y, después,
predique con el ejemplo.
Reunirse como un profesional Guía esencial de reuniones 14

4. Ofrezca elementos
visuales que seguir.
Como se nos enseñó en la escuela hace años,
recordamos mejor con elementos visuales. Las
guías de la presentación permiten retener mejor
la atención colectiva de los asistentes al discutir
detalles complejos o al cambiar de un tema al
siguiente (para que los miembros del equipo
no dejen vagar sus pensamientos y se pierdan
información importante). Sin mencionar que
muchas personas comprenden mejor un tema
cuando también pueden ver lo que se discute
(lo que lleva la conversación de la teoría a la
realidad).

Según un estudio de la Universidad de

Iowa realizado con más de 100 estudiantes
universitarios, el cerebro humano retiene mejor
la información visual y táctil que los estímulos
auditivos. Aunque los retrasos causaron
que la retención descendiera, los resultados
revelaron que los alumnos recordaban con
menos frecuencia lo que oían (con unos
índices de precisión del 78,3 %, 78,8 % y 61,8 %
para mensajes visuales, táctiles y auditivos,
respectivamente).

Ayudas de aprendizaje para la retención

Visual Táctil Auditivo

Reunirse como un profesional Guía esencial de reuniones 15

5. Envíe un resumen después de la 6. Defina acciones o resultados

reunión.
Es muy fácil olvidarse de todo lo que se discutió en
una reunión al continuar con tu nueva tarea. Según
un concepto clásico donde se muestra el descenso
en la retención de la memoria, la curva del olvido
del psicólogo alemán Hermann Ebbinghaus muestra
la dificultad del cerebro para retener información
sin ayudas para la memoria. En un plazo de un
mes, el cerebro solo retiene de 2 a 4 minutos de
información de una conferencia de una hora de
duración. ¿Qué cantidad de información retendrán
los asistentes después de la última reunión?
claros.
Sin acciones definidas claramente, no espere
resultados favorables en las reuniones. Todos
los asistentes necesitan sentirse incluidos y
percibir que fue un tiempo bien empleado. Y, si
las expectativas posteriores a la reunión no son
claras, es probable que esté decepcionado con
los resultados de la reunión.

CURVA DEL OLVIDO

La curva del olvido describe cómo retenemos o nos deshacemos de la
información aprendida en una conferencia de una hora de duración.

100 % 10 minutos 5 minutos 2-4 minutos

Día 1 Día 2 Día 7 Día 30

Los resúmenes posteriores a la reunión pueden

ayudar a mantener un registro de todos los puntos
principales de discusión para futuras referencias. Lo
mejor es enviarlo como un correo electrónico de
seguimiento lo antes posible después de la reunión.
Los resúmenes posteriores a la reunión ayudan a los
empleados a mejorar la retención de la información
debatida, ofrecen una oportunidad para resaltar los
puntos de referencia más importantes y garantizan
que todos tengan la misma información.
 Guía esencial de reuniones 16

Capítulo 5

Administrar las
reuniones online
fácilmente
 Guía esencial de reuniones 17

Administrar las reuniones

online fácilmente
Como se describió anteriormente, las reuniones tradicionales en
persona presentan una gran cantidad de dificultades para el éxito de la
productividad. Realizar reuniones online presenta un gran número de
nuevas posibilidades, como implicar a los usuarios externos, grabar las
discusiones para futuras referencias y muchas más oportunidades que
no están presentes en las reuniones tradicionales. Aun así, a pesar del
gran número de ventajas de las reuniones online, también presentan un
conjunto de dificultades adicionales, pero con algo de planeamiento se
puede conseguir un resultado final productivo.

PREPARACIÓN. No deje que los problemas de preparación acorten el

tiempo de la reunión. Para evitar retrasos técnicos, asegúrese de que todos los
asistentes tengan la tecnología adecuada, las invitaciones y la información de
acceso telefónico local.

Compruebe la tecnología y el hardware: No espere hasta el último minuto;

comprueb que todos los vínculos de direcciones URL, las líneas de acceso
telefónico local, los micrófonos y el vídeo funcionan correctamente antes de
iniciar la reunión.
• ¿Se une una persona? Use auriculares para obtener la mejor calidad.

• ¿Dos o más personas? Busque un dispositivo certificado para su software

de reuniones.
EFICIENCIA. La eficiencia es especialmente importante al administrar las
reuniones de Internet con asistentes externos, pero puede mejorar la eficiencia
con una administración adecuada de las reuniones. El tamaño de la reunión
puede dictar el ambiente general y el flujo de un tema a otro. Tenga preparada
una estrategia que especifique cómo interactuarán los asistentes, cuándo
hablarán los ponentes y cómo se organizará la reunión. Mientras que las
reuniones con menos asistentes pueden beneficiarse de una colaboración
libre entre todos, las reuniones con más participantes puede que necesiten
una supervisión de administración para mantener las conversaciones según lo
previsto.

Evite las distracciones: para limitar las distracciones y mantener la reunión

según lo previsto, asegúrese de que todas las líneas de los participantes remo-
tos estén silenciadas cuando no estén hablando.
Administrar las reuniones de Internet
Guía esencial de reuniones 18
fácilmente

PRIVACIDAD. La colaboración es una parte esencial de cualquier reunión,

tanto en persona como online. Su solución de reuniones tiene que permitirle
compartir fácilmente contenido con los participantes de la reunión.

No se olvide de la seguridad: asegúrese de que la solución ofrece característi-

cas de seguridad y privacidad para mejorar la protección de la información
confidencial.

REFERENCIA. Para reducir la incertidumbre que puede afectar a los

participantes de la reunión, guarde grabaciones de la reunión. Una solución
de reuniones de Internet tiene que ser capaz de grabar la sesión para que
todos los participantes de la reunión puedan usarla como referencia en otro
momento. Asegúrese de anunciarlo a los participantes al principio de la
reunión para que no haya sorpresas.

Comparta la grabación: envíe el vínculo de la grabación a los participantes

de la reunión con las notas de la reunión, para que puedan usarlas como
referencia posteriormente.
 Guía esencial de reuniones 19

Capítulo 6

La solución de
tecnología de
reuniones adecuada
 Guía esencial de reuniones 20

La solución de
tecnología de
reuniones adecuada
Los asistentes a la reunión seguirán su ejemplo,
por lo que es importante que lo que use sea
eficaz. Al perfeccionar de forma continuada
las estrategias de la reunión, supervisar lo que
funciona y lo que no, e intentar de forma activa
convertir decisiones en acciones, sus reuniones
serán más eficaces con el paso del tiempo.

Adoptar la tecnología para simplificar la

forma de dirigir las reuniones es un paso en
la dirección correcta, especialmente para las
sesiones con participantes repartidos por todo
el mundo. Piensa en las soluciones que usa
actualmente. ¿Mejoran la efectividad de las
reuniones? ¿Se adaptan a tus necesidades?
¿Son totalmente rentables?

Si respondó “no” a alguna de estas preguntas,

puede que sea el momento de buscar
herramientas de productividad de reuniones
diseñadas específicamente para solucionar sus
necesidades en expansión. Tener la solución
adecuada adaptada a sus necesidades y que
pueda administrar el ancho de banda de su
negocio es esencial para usar tecnología que
beneficie a sus reuniones.
 Guía esencial de reuniones 18

Hay una forma mejor de dirigir

sus reuniones y está relacionada
directamente con el éxito de su negocio.
¿Y si pudiera eliminar las frustraciones relacionadas con las
reuniones y dirigirlas de manera eficiente y profesional? No
es un sueño idílico de cualquier empresario. Eche un vistazo
a Skype Empresarial en www.skype.com/business.

Fuentes

“Siete pecados capitales de las reuniones de personal”, 2014, Inc. | “Nueve lecciones sobre hablar en público de las mejores charlas

de TED del mundo”, 2014, Forbes | “¿La oreja de Aquiles? Menor memoria de reconocimiento a corto plazo por los humanos en la

modalidad auditiva”, 2014, PLOS ONE | “Los consejeros delegados ocupados invierten casi un día a la semana en administrar las

comunicaciones y dos días en las reuniones”, 2014, Bain & Company | “Sobrecarga colaborativa”, 2016, Harvard Business Review

| “La curva del olvido”, Universidad de Waterloo | “Cómo diseñar un programa para una reunión eficaz”, 2015, Harvard Business

Review | “Revisiones anuales obsoletas: Consejos de Gallup”, 2015, Gallup | “Informes de inteligencia digital trimestral: Digital

Trends de 2016”, 2016, Econsultancy | “La ciencia detrás de la regla de 18 minutos de TED”, 2014, LinkedIn Pulse | “Esta reunión

semanal ocupó 300 000 horas al año”, 2014, Harvard Business Review | “Qué hacer si tu jefe es un microgestor”, 2014, Forbes | “Los

trabajadores consideran las reuniones de estado una pérdida de tiempo que limita la productividad”, 2015, encuesta de Clarizen/

Harris | “Tu recurso más preciado”, 2014, Harvard Business Review