Organización de Archivos

Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la

información de los archivos, así como las diferentes maneras en que ésta
puede ser accedida. Dado que hay 2 niveles de visión de los archivos (físico y
lógico), se puede hablar también de 2 aspectos de organización de
archivos: Organización de archivos lógicos y de archivos físicos.

El sistema de archivos está relacionado especialmente con la administración

del espacio de almacenamiento secundario, fundamentalmente con el
almacenamiento de disco.

Una forma de organización de un sistema de archivos puede ser la siguiente:

- Se utiliza una “raíz” para indicar en qué parte del disco comienza
el “directorio raíz” .
- El “directorio raíz” apunta a los “directorios de usuarios”.
- Un “directorio de usuario” contiene una entrada para cada uno de los
archivos del usuario.
- Cada entrada de archivo apunta al lugar del disco donde está
almacenado el archivo referenciado.
- Los nombres de archivos solo necesitan ser únicos dentro de un
directorio de usuario dado.
- El nombre del sistema para un archivo dado debe ser único para el
sistema de archivos.

En sistemas de archivo “jerárquicos” el nombre del sistema para un archivo

suele estar formado como el “nombre de la trayectoria” del directorio raíz al
archivo.

La organización de archivos es una labor fundamental para mantener

unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada.

Objetivos de la Organización

- Constituir un centro de información disponible en todo momento. La

documentación de una empresa frecuentemente es consultada como
base de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar
 determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier
información que se requiera.
- Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda
documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de
seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego,
aire,... y evitar su pérdida.
- Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los
documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el
documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.
- Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos
legales como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y
funcionamiento de la empresa.

Características del archivo

- Las necesidades de la empresa determinan el tipo de archivo que debe

adaptarse a sus objetivos o fines. Por ejemplo si la actividad principal de
una empresa es la construcción, la parte más importante será lo
relacionado con planos, contratos. Si la empresa es pequeña, el archivo
debe adaptarse a las posibilidades económicas de ésta.
- La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla y simple
posible. El sistema de organización utilizado en el archivo debe ser tan
comprensible, que facilite su consulta inmediata y agilice el trabajo.
- Que permita efectuar con rapidez las operaciones de consultar y
archivar eficazmente.
- El archivo no puede depender de la memoria de quien lo maneja. Los
documentos deben guardarse en forma técnica, de manera que puedan
ser encontrados por toda persona autorizada. Las normas establecidas
para el archivo deben quedar escritas, con el fin de facilitar su manejo,
ya que la organización del archivo no debe ser de exclusivo
conocimiento del archivista.
- Debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y de quipo sencillo.

Importancia
 - Cada una de las dependencias de la empresa requiere conservar sus
respectivos documentos en forma ordenada.
- Así, si usted trabaja en el Departamento de Contabilidad, los
documentos que tramita deben ser archivados técnicamente para
facilitar su consulta.

Organización lógica

La mayoría de las computadoras organizan los archivos

en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos. (El concepto es el
mismo independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede
contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras
carpetas. Las otras carpetas pueden contener todavía más archivos y carpetas,
y así sucesivamente, construyéndose un estructura en árbol en la que una
«carpeta raíz» (el nombre varía de una computadora a otra) puede contener
cualquier número de niveles de otras carpetas y archivos. A las carpetas se les
puede dar nombre exactamente igual que a los archivos (excepto para la
carpeta raíz, que a menudo no tiene nombre). El uso de carpetas hace más
fácil organizar los archivos de una manera lógica.

La mayor parte de las estructuras de organizaciones alternativas de archivos se

encuentran dentro de estas cuatro categorías:

Pilas

Archivo de pilas: Registro de longitud variable. Conjunto variable de

campos. Orden cronologico

Es la forma más fácil de organizar un archivo. Los datos se recogen en el orden

en que llegan.

Su objetivo es simplemente acumular una masa de datos y guardarla.

Los registros pueden tener campos diferentes o similares en un orden distinto.

Cada campo debe ser autodescriptivo, incluyendo tanto un campo de nombre
como el valor. La longitud de cada campo debe indicarse implícitamente con
delimitadores, explícitamente incluidos como un subcampo más.
El acceso a los registros se hace por búsquedas exhaustiva y son fáciles de
actualizar. Si se quiere encontrar un registro que contiene un campo particular
y un valor determinado, es necesario examinar cada registro de la pila hasta
encontrar el registro deseado. Si se quieren encontrar todos los registros que
contienen un campo particular o que tienen un valor determinado para ese
campo, debe buscarse el archivo entero.

Se aplica cuando los datos se recogen o almacenan antes de procesarlos o

cuando no son fáciles de organizar. Esta clase de archivo aprovecha bien el
espacio cuando los datos almacenados varían en tamaño y estructura. Fuera
de estos usos limitados, este tipo de archivos no se adapta a la mayoría de las
aplicaciones.

Archivos secuenciales

Archivo secuencial: Registro de longitud fija. Conjunto fijo de campos en orden

constante.Orden secuencial por el campo clave.

Es la forma más común de estructura de archivos.

Se emplea un formato fijo para los registros, son de la misma longitud y

constan del mismo número de campos de tamaño fijo con un orden
determinado.

Se necesita almacenar los valores de cada campo; el nombre del campo y la

longitud de cada uno son atributos de la estructura del archivo. Cada registro
tiene un campo clave que lo identifica (generalmente es el primero de cada
registro). Los registros se almacenan en secuencia por la clave.

Se utilizan normalmente en aplicaciones de procesos por lotes, ya que es la

única organización de archivos que se puede guardar tanto en cintas como en
discos.

Para las aplicaciones interactivas que incluyen peticiones o actualizaciones de

registros individuales, los archivos secuenciales no son óptimos. El acceso
requiere una búsqueda secuencial de correspondencias con la clave. Si el
archivo entero o gran parte de él pueden traerse a la memoria principal de una
sola vez, se podrán aplicar técnicas de búsquedas más eficientes. Al acceder
un registro de un archivo secuencial grande, se produce un procesamiento
extra y un retardo considerable.

La organización física del archivo en una cinta o disco se corresponde

exactamente con la organización lógica del archivo, por lo tanto el
procedimiento habitual es ubicar los nuevos registros en un archivo de pila
separado, es llamado archivo de registro o archivo de transacciones.

Una alternativa es organizar físicamente el archivo secuencial como una lista

enlazada, en cada bloque físico se almacena uno o más registros y cada
bloque del disco contiene un puntero al bloque siguiente. La inserción de un
nuevo registro implica la manipulación de puntero, pero no requiere que el
nuevo registro ocupe una posición particular del bloque físico.

Archivos secuenciales indexados

Los registros se organizan en una secuencia basada en un campo clave

presentando dos características, un índice del archivo para soportar los
accesos aleatorios y un archivo de desbordamiento. El índice proporciona una
capacidad de búsqueda para llagar rápidamente al registro deseado y el
archivo de desbordamiento es similar al archivo de registros usado en un
archivo secuencial, pero está integrado de forma que los archivos de
desbordamiento se ubiquen siguiendo un puntero desde su registro
predecesor.

La estructura más simple tiene como índice un archivo secuencial simple, cada
registro del archivo índice tiene dos campos, un campo clave igual al del
archivo principal y un puntero al archivo principal. Para encontrar un campo
especifico se busca en el índice hasta encontrar el valor mayor de la clave que
es iguale o precede al valor deseado de la clave, la búsqueda continua en el
archivo principal a partir de la posición que indique el puntero.

Cada registro del archivo principal tiene un campo adicional que es un puntero
al archivo de desbordamiento. Cuando se inserta un nuevo registro al archivo,
también se añade al archivo de desbordamiento. El registro del archivo
principal que precede inmediatamente al nuevo registro según la secuencia
lógica se actualiza con un puntero del registro nuevo en el archivo de
desbordamiento, si el registro inmediatamente anterior está también en el
archivo de desbordamiento se actualizará el puntero en el registro.

Para procesar secuencialmente un archivo completo los registros del archivo

principal se procesarán en secuencia hasta encontrar un puntero al archivo de
desbordamiento, el acceso continua en el archivo de desbordamiento hasta
que encuentra un puntero nulo, entonces renueva el acceso donde se
abandonó en el archivo principal.

Archivos indexados

Archivo Indexado

A los registros se accede solo a través de sus índices. No hay resticción en la

ubicación de los registros, al menos un índice contiene un puntero a cada
registro y pueden emplearse registros de longitud variable.

Se suelen utilizar dos tipos de índices, uno exhaustivo que contiene una
entrada para cada registro del archivo principal y se organiza como un archivo
secuencial para facilitar la búsqueda, el otro índice es parcial que contiene
entrada a los registros donde esté el campo de interés.

Con registro de longitud variable, algunos registros no contendrán todos los

campos y cuando se añade un registro al archivo principal, todos los archivos
de índices deben actualizarse.

Archivos directos o de dispersión

Explotan la capacidad de los discos para acceder directamente a cualquier

bloque de dirección conocida.

Se requiere un campo clave en cada registro.

Los archivos directos son muy usados donde se necesita un acceso muy
rápido, donde se usan registros de longitud fija y donde siempre se accede a
los registros de una vez.

Organización Física
En la organización física los datos son arreglados por su adyacencia física, es
decir, de acuerdo con el dispositivo de almacenamiento secundario. Los
registros son de tamaño fijo o de tamaño variable y pueden organizarse de
varias formas para constituir archivos físicos.

Se utilizan:

Cinta Magnética

En este dispositivo el archivo físico está formado por un conjunto de registros

físicos, y los bloques están organizados en forma consecutiva, ya que se
asigna en igual forma.

Además tales registros puede contener etiquetas que permitan un mayor

control sobre los datos almacenados, y son las siguientes:

Etiqueta de volumen: Contiene información que permite identificar la cinta, el

nombre del propietario y cualquier información general requerida.

Etiqueta de archivo: Se utilizan por pares para indicar el inicio y fin del archivo,
contiene información acerca del nombre del archivo, fecha de creación.

Etiqueta de usuario: Sirven para guardar información adicional de importancia

para el usuario; no son procesados por el sistema operativo

Discos magnéticos

El archivo físico en un disco es una colección de registros físicos de igual

tamaño, los cuales pueden estar organizados en forma consecutiva, ligada o
con una tabla de mapeo.

En la organización contigua, el archivo utiliza registros físicos contiguos,

siguiendo la secuencia normal de direcciones.

La organización encadenada consiste un conjunto de bloques, cada uno de los

cuales tiene un campo destinado para indicar la dirección del siguiente registro,
o sea, para lo que se ha llamado enlace o liga.

Otra forma de organización es la tabla de mapeo que consiste en una tabla de

apuntadores a los registros físicos que forman el archivo.
La organización física de un archivo en el almacenamiento secundario depende
de la estrategia de agrupación y de la estrategia de asignación de archivos.

Para elegir una organización de archivos se deben tener en cuenta ciertos

criterios:

Si un archivo va a procesar solamente por lotes, accediendo cada vez a todos

los registros, entonces el acceso rápido para la recuperación de un único
registro es una preocupación mínima. Un archivo almacenado en CD-ROM
nunca será actualizado, por lo que la facilidad de actualización no se considera.
Para la economía de almacenamiento, debería existir una mínima redundancia
de los datos, ésta redundancia es el medio fundamental para incrementar la
velocidad de acceso a los datos. Este tipo de organización muestra a su vez, 2
aspectos importantes: Métodos De Asignación De Espacio Libre y Asignación
De Espacio De Almacenamiento Del Archivo.

Métodos De Asignación De Espacio Libre

Un método de asignación de espacio libre determina la manera en que un

Sistema Operativo controla los lugares del disco que no están siendo
ocupados.

Para el control del espacio libre se puede utilizar como base alguno de los
métodos teóricos: Vector de Bits, Lista Ligada, Por Agrupacion y por Contador.

Vector de Bits

Se tiene un arreglo de bits, el número de bits que tiene, representa cada sector
del disco, o sea que si los sectores 10 y 11 están ocupados su representación
sera:

Representacion De Vector De Bits

Lista Ligada

Existe una cabeceraen la que se tiene la direccion del primer sector vacio, ese
sector a su vez, tiene un apuntador al siguiente bloque, y así sucesivamente
hasta que se encuentre una marca indicando que ya no hay espacio libre, tal y
como se muestra en la siguiente figura:
Ejemplo de lista ligada

Por agrupación

Es similar a la lista ligada, solo que en este se tiene por cada sector, un grupo
de apuntadores a varios espacios vacios, al final de cada bloque se tiene un
apuntador a otro grupo de apuntadores, observe la figura.

Ejemplo de asignación por agrupación

Por contador

Aquí, por cada conjunto de bloques contiguos que estén vacios, se tiene por
cada apuntador, un número de inicio y el tamaño del grupo de sectores vacios.

Ejemplo de asignación por contador

Métodos De Asignación De Espacio De Almacenamiento Del Archivo.

Un método de asignación de espacio en disco determina la manera en que un

Sistema Operativo controla los lugares del disco ocupados por cada archivo de
datos. Se debe controlar básicamente la identificación del archivo, sector de
inicio y sector final.

Para el control del espacio ocupado en disco se puede utilizar como base
alguno de los métodos teóricos: Asignación Contigua, Asignación Ligada,
Asignación Indexada.

Asignacion Contigua

Este método consiste en asignar el espacio en disco de tal manera que las
direcciones de todos los bloques correspondientes a un archivo definen un
orden lineal. Por ejemplo:

Ejemplo de Asignación Contigua

VENTAJAS DESVENTAJAS

La cabeza de lectura no se mueve demasiado en la Produce fragmentación

lectura de un archivo. externa.
Asignacion Ligada

En este método, cada archivo es una lista ligada de bloques de disco. En el

directorio hay un apuntador al bloque de inicio y un apuntador al bloque final
para cada archivo. En cada uno de los bloques donde se encuentra un archivo
hay un apuntador al siguiente bloque de la lista. Por ejemplo:

Ejemplo de Asignación Ligada

VENTAJAS DESVENTAJAS

La cabeza de lectura se puede mover demasiado

en la lectura de un archivo.

- Si una liga se pierde, se perderá el archivo

No produce completo.
fragmentación externa.
Es ineficiente para la implementación de archivos
directos.

Se necesita un campo extra para el apuntador.

Asignación Indexada

Como ya se vio, la asignación ligada resuelve problemas de fragmentación

externa, sin embargo, la asignación ligada no soporta eficientemente el acceso
directo a los archivos. La asignación indexada resuelve este problema
poniendo todos los apuntadores en una sola localidad: El bloque índice.

Cada archivo tiene su bloque índice, El cual es un arreglo de direcciones de

bloques de disco.

Ejemplo de asignación indexada

VENTAJAS DESVENTAJAS

No produce fragmentación externa. Existe desperdicio cuando hay

archivos muy chicos.
Eficiente para la implementación de
archivos directos. Desbordamiento de bloque índice.

Tipos de archivo

Un archivo de empresa es, por definición, privado. Dependiendo del tamaño de

la empresa, nos podemos encontrar con los siguientes tipos:

Centrales: toda la documentación está bajo la responsabilidad de una sola

dependencia, la cual posee personal especializado que se encarga de todos
los proyectos archivísticos.

Descentralizados: en este archivo, cada dependencia de la empresa tiene su

propio centro de documentación, presentándose en ocasiones carencias en
lenguajes y vocabularios comunes, normalización y sobrescostos. Por ello, es
de vital importancia que se reciba una consultoría en gestión archivística, con
las normas ISO pertinentes y que se cuadren los procesos documentales, a
través de una empresa especializada en este tipo de tareas, si es que se quiere
organizar la información con un formato similar para que sea recuperable por
cualquier persona de la organización, independientemente del departamento
que sea.

Descentralizados con control central: cuando existe una unidad de archivo

central que recoge periódicamente todos los documentos (a través de las
llamadas "transferencias") y se encarga de diseñar e implementar políticas
archivísticas.

Clasificación de los archivos.

Tomando en consideración la clasificación de la profesora María Magdalena

Polanco, quien es una de las especialistas en la cátedra de planeamiento
archivístico de la escuela de bibliotecología y archivología de la Universidad
Central de Venezuela, los archivos son clasificados de la siguiente manera:

Por su origen.

Archivos Públicos: Son propiedad de las instituciones públicas

gubernamentales de carácter imprescindible, e inalienables y no pueden ser
destruidos, por lo general custodian documentos públicos accesibles al público
en general.

Archivos Privados: Preservan la historia de una compañía, institución, familia o

grupo social, además garantizan la efectividad de sus negocios para conservar
la evidencia de sus funciones y procedimientos administrativos.

Archivos Semiprivados: Son aquellos que perteneces a empresas mixtas, es

decir, parte de su capital es proporcionado por el estado y los otros, por
inversionistas privados, nacionales o extranjeros.

Por su consulta.

Activos: Preservan documentación vigente, las cuales son consultadas

frecuentemente por los usuarios.

Semiactivos: Son aquellos donde se custodia la documentación de poca

consulta, cuyo valor administrativo a expirado, su consulta es exporadica u
ocasional.

Inactivo: Comprende el traspaso decisivo de los documentos permanentes de

acuerdo a disposiciones legales, fiscales y comerciales. También recogen
documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional
conservan valores históricos, políticos o documental.

Por su contenido.

Administrativo: Conserva toda clase de documentos referidos a la

administración de determinada empresa e institución.

Generales: Es aquel donde se conserva toda la documentación generada y

recibida por una institución.

Especializados: Estos contienen solo documentos referidos a un área

específica del documento.

Por su ubicación dentro de la empresa.

Centralizados: Son los que se encuentran en un lugar o local específicos para

facilitar un servicio de consulta diaria al personal que labora en dicha empresa.
Descentralizados: Son aquellos que trabajan por su cuenta sin tener que ver
con archivos de otras oficinas.

Por la edad de los documentos.

Archivos de Oficina o de Gestión: Son los encargados de conservar y

administrar la documentación en etapa prearchivística dentro de la
administración y debe ser transferida a los archivos centrales en un plazo
superior o igual a cinco (5) años de haber cumplido el fin por el cual fue creado.

Administrativos: Es la etapa de la concentración de los documentos cuyo uso

para la gestión es hipotético, pero no es seguro, es decir las tramitaciones
están conclusas pero en un momento determinado pueden ser solicitados para
solucionar un asunto en particular para la toma de decisiones.

Históricos: Son aquellos, que se encargan de resguardar, preservar y

conservar la documentación de carácter permanente, seleccionada por la junta
evaluadora de las instituciones, ya sea, por su valor informativo, histórico y
cultural, por cuanto constituyen el patrimonio histórico de las naciones y, por
ende, de la humanidad.

Por su valor.

Administrativos: Son los que conservan toda la documentación generada en

actos administrativos y constituyen un medio consultivo para la toma de
decisiones en el ejercicio de la misma.

Legales: Son los que tienen documentos, que por su valor están señalados en
alguna Ley y tienen vigencia en el tiempo que lo señalan.

Históricos: Son aquellos que están relacionados con la vida de la empresa o

nación, son importantes para los investigadores, historiadores, sociólogos,
políticos que desean conocer el origen y evolución de determinadas
instituciones.

Fiscales: Son los que necesita un Ministro para indicar el origen de las sumas
recibidas, como se distribuyeron controlaron y gastaron los presupuestos
públicos del Estado.
Archivo Intermedio, en la Administración Española es el Archivo General de la
Administración (AGA)creado en 1969. Allí los documentos de archivo pasarán
25 años más hasta que les llegue la transferencia definitiva al archivo histórico,
en el caso que nos ocupa, al Archivo Histórico Nacional (AHN). Aunque la
transferencia definitiva no siempre se produce debido a la falta de espacio que
tiene el AHN, pues actualmente se encuentra saturado a pesar de las últimas
reformas y ampliaciones de las instalaciones. Por eso el AGA simultanea sus
funciones de Archivo Intermedio, recibiendo anualmente documentación con
más de 15 años de antigüedad, con las de Archivo Histórico, conservando la
documentación de carácter histórico.

Y así llegamos al final de nuestro viaje. Hemos seguido el periplo de un

documento de archivo que se formó en un archivo de oficina y que fue
sirviendo en diferentes fases para dar testimonio de una actividad. Hemos
hablado de un documento con suerte. Ha conseguido pasar de un archivo a
otro, transferencia tras transferencia hasta llegar a su destino definitivo en un
archivo histórico. Deberíamos señalar que no todos los documentos corren la
misma suerte. Muchos de ellos son expurgados por su bajo valor
secundario (valor cultural e histórico). Y aunque las características y posterior
tratamiento de un documento del ámbito público puedan diferir a la del ámbito
privado, todos ellos tienen en común la información. No olvidemos que todos
son información registrada producida o recibida durante la iniciación, desarrollo
o terminación de una actividad. Con suerte, nuestro documento acabará en las
instalaciones de un archivo histórico pudiendo ser consultado por historiadores
e investigadores. Todo dependerá de la relevancia y el valor de la actividad que
refleje el documento. Y nuestra pobre multa no parece ser la mejor candidata
para ser custodiada de manera definitiva

Sistema Archivistico

Fase activa: archivo de oficina

Dependiendo de la etapa vital en la que se encuentre un documento lo

podremos encontrar en un archivo diferente, ya que cada archivo trata y
custodia la documentación de manera distinta. Hablemos de un documento
administrativo cualquiera. Al nacer tendrá que ser custodiado durante 5 años
aproximadamente en un archivo de oficina porque será habitual presentarlo o
disponer de él para dar constancia de un acto administrativo o como parte para
completar un expediente. Por seguir con el ejemplo anterior, imaginad una
multa de tráfico. Al principio será consultada de manera habitual por múltiples
motivos: para saber si ha sido pagada, si conlleva una sanción administrativa
además de la económica, por si tiene que ser presentada en un juicio o para
otras circunstancias.
Pero con el tiempo y una vez cumplido su cometido, será cada vez menos
habitual consultar o disponer de dicha multa. Nuestra pobre multa quedará
relegada y tendrá que pasar a su siguiente ciclo de vida documental: el archivo
central.

Fase semiactiva: archivo central

El archivo central es un archivo donde pasan todos aquellos documentos de

archivo que se encuentran en una fase semiactiva, es decir, que ya no se
consultan habitualmente pero que pueden ser requeridos en un momento dado
y volver así a su fase activa. Este archivo suele nutrirse de la documentación
aportada por los archivos de oficina. Custodia la documentación unos 15 años,
aunque esto varía dependiendo de la capacidad de espacio que tenga. Estos
archivos centrales sirven para la recogida, ordenación, clasificación y custodia
de la documentación producida por las diferentes unidades administrativas, de
los ministerios por ejemplo.

Transcurrido el tiempo debido, la documentación de estos archivos entrará en

una fase inactiva y deberá proseguir su viaje

Digitalización de documentos

La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato

digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de
documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque
este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una
ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. Pero, ¿qué hay
que considerar antes de digitalizar documentos? ¿Y después? ¿Qué ventajas
reales aporta este proceso?
Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital
puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero. Es cierto que la actividad
diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea
se posponga año tras año.

Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de

la información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera entre la
solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta.

Formas de digitalizar la información

Cuando se piensa en digitalizar sus documentos, es posible que la primera idea

que nos venga a la mente sea la cantidad de tiempo que se necesita
para escanear a mano múltiples documentos. Pero afortunadamente, este
proceso ha cambiado en cuanto a la forma: existen escáneres con una gran
potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el
proceso se puede subcontratar.

Al comenzar con el proceso, será necesario determinar si es mejor adquirir los

medios necesarios para realizarlo con recursos propios (compra de escáneres
y otros materiales necesarios) o subcontratar el servicio. Esto dependerá de las
necesidades de la empresa: la cantidad de documentación a digitalizar, la
disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su
realización o no, etc.

Si se hace de forma manual, es decir, la propia empresa escanea los

documentos, existen softwares específicos que permiten la digitalización de
documentos. Hay programas gratuitos si la información a digitalizar es muy
baja; o de pago, si se busca realizar de forma más profesional. Por otro lado,
también está la opción de implementar un gestor documental con el módulo de
captura o digitalización de documentos. Existen dos tipos de gestores, por un
lado, los específicos para digitalizar documentos y por otro, los gestores
documentales más generales.

Los gestores documentales centrados en digitalizar documentos suelen

proceder de empresas fabricantes de maquinaria de impresión o digitalización
como Canon o Kodak. Hay ocasiones en las que el software se ofrece al
comprar la máquina o, por otro lado, se puede comprar el software al tener la
máquina con anterioridad.