Contabilidad

y finanzas
Aplíquelas
en su pyme

Sepa qué son El flujo de caja

n Costos y precios. n ¿Para qué sirve?
n Registros de control. n ¿Cómo se prepara?
n Estados financieros. n ¿Qué datos incluye?
Claves para el
éxito empresarial
Términos como contabilidad, finanzas, costos, flujo de caja, Contabilidad, brazo
estados financieros, presupuesto, entre otros, engloban
mucho más de lo que se lee: manejarlos es esencial en el derecho de todo
mundo de los negocios. negocio

C
uando se experiencia nos dice del Instituto Nacional Es el registro de todas las actividades
habla de con- que esta es una de las de Aprendizaje financieras, ordenado por fechas y
ceptos como principales áreas de (INA) presenta este documentos.
finanzas y contabili- mejora en la gestión documento, que
dad, se debe entender de las PYMES, pues la contiene información, La contabilidad se con el fin de servir en
que son herramientas mayoría trabaja más conceptos generales y encarga de estudiar, la toma de decisiones
indispensables para por intuición que por herramientas básicas medir y analizar el y en el control. La
la buena marcha de planificación. del área financiero- patrimonio de las información se
cualquier empresa. contable. organizaciones, presenta de manera
Tanto es así que de su No desatienda Su propósito es empresas e individuos, sistemática para
correcto manejo de- lo importante sensibilizar al las distintas partes
penderá buena parte Especialmente cuando empresariado interesadas.
del desarrollo, conso- inician, es común costarricense sobre Cada movimiento
lidación y crecimiento que las personas la importancia de tiene su nombre y se
del negocio. empresarias se implementar este le asigna una sección
Además, a partir desgasten atendiendo tema en sus negocios. o página especial
de una adecuada lo urgente y descuiden para anotar todos los
interpretación de sus lo importante. eventos ocurridos.
resultados, se pueden Por eso, la Unidad de Esto se lleva ordenado
tomar decisiones Pequeñas y Medianas en dos columnas para
acertadas y guiar las Empresas (PYMES) los movimientos, y se
acciones hacia un usa otra columna para
mejor desempeño. el saldo.
En Costa Rica, la

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Tipos de contabilidad ¿Qué finalidad Todo bajo control
tiene el registro En el área contable, además de llevar registros
n Contabilidad de costos financiero- ordenados y adecuados de todas las operacio-
Clasifica, contabiliza, distribuye y recopila contable? nes de la empresa, es importante considerar
información de los costos. los llamados controles contables.
n Suministra infor- Estos contribuyen a asegurar la efectividad
n Contabilidad financiera mación de la empresa de las funciones administrativas y también a
Presenta estados contables para terceros en determinado darle seguimiento a la rentabilidad, la liquidez
(accionistas, inversores, entes reguladores momento. y el crecimiento de la empresa.
públicos, etc.). Para el control contable se deben llevar ciertos
n Expresa resultados libros y registros. Los principales son los tres
n Contabilidad fiscal en un período de libros legales:
Registro y preparación de informes relaciona- tiempo (año fiscal).
dos con la declaración y el pago de impuestos. 1. Libro de diario: se anotan los asientos con-
n Es un insumo para tables.
n Contabilidad administrativa la toma de decisiones 2. Libro mayor: se anotan los movimientos de
Estrictamente para uso interno. Es utilizada de las personas usua- cada cuenta.
por personas administradoras y propietarias rias (socios, p. ej.). 3. Libro de inventarios y balances: se anotan
para juzgar el cumplimiento de las políticas, los balances de la empresa.
metas u objetivos preestablecidos por la ge- n Contribuye a
rencia o dirección de la empresa. medir la gestión de la A cargo de una persona experta
empresa. Estos tres libros deben ser llevados por una
persona profesional en contabilidad. Aparte de
Por ejemplo, la cuenta Caja: n Aporta informa- estos, se recomienda que la persona empresa-
ción que se brinda a ria lleve los siguientes registros de control:
Entrada Salida
diferentes institu-
SALDO
(Ingreso) (Gasto) ciones. n Libro de bancos: se anotan los ingresos y
salidas de efectivo de las diferentes cuentas
n Brinda seguridad a bancarias de la empresa.
¿Qué son las Dineros entes bancarios que
finanzas? separados podrían financiar n Libro de inventarios: registro mensual de
Es una rama de la Los dineros algún proyecto de su existencia de materia prima, insumos, produc-
economía que estudia particulares y los de empresa. to en proceso (a partir de órdenes de produc-
las transacciones y la propia empresa ción) y producto terminado.
la administración del deben separarse; si
dinero. Dentro de sus no, a fin de mes, no n Cuentas por cobrar: se anotan, de manera
campos de interés se sabrá con claridad ordenada, las sumas que adeudan las entidades
están la obtención si el negocio produjo o clientes a la empresa. En la mayoría de las
y la gestión de los ganancias, y se corre organizaciones comerciales, las cuentas por
fondos necesarios el riesgo de confundir cobrar normalmente se generan al emitir una
para cumplir los el pago recibido como factura y entregarla al cliente.
objetivos individuales, persona propietaria y
empresariales o la ganancia real por la Otros controles importantes son las cuentas
estatales. venta de productos o por pagar y los registros de activos y de accio-
servicios. nistas.
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Medir los costos
es trascendental
Son todo el dinero que su empresa emplea en la fabricación y venta de sus productos o servicios
(salarios, electricidad, materias primas, entre otros).

Clasificación n Costos varia- Calcúlelo

bles: aumentan Si no conoce todos los costos de su empresa, no
a. Según la o disminuyen de podrá calcular adecuadamente el precio de sus
función que forma proporcio- productos o servicios. El costo total se obtiene de
cumplen nal de acuerdo la siguiente forma:
n Costos de pro- con el nivel de Costo total = Costo fijo + Costo variable unitario
ducción: materias producción de
primas, insumos, la empresa El precio
mano de obra. (materias primas, Es el valor que la persona empresaria fija a los
n Costos de p. ej.). productos o servicios que ofrece a sus clientes.
administración: Para calcularlo, se requiere considerar el total
alquiler, suminis- c. Según su de costos en que incurre su empresa y el precio
tros de oficina, etc. asignación de mercado o de la competencia. Consideran-
n Costos de n Costos direc- do el margen de ganancia sobre el costo total
comercialización: tos: se asignan unitario, el precio se puede obtener por medio
publicidad, p. ej. directamente a de esta fórmula simple:
n Costos de una unidad de
financiamiento: producción (son Costo total Margen de PRECIO
amortización semejantes a los unitario
(CTU)
ganancia

e intereses de costos variables).

créditos. n Costos in-
directos: no se
Producción
b. Según su pueden asignar
variabilidad directamente a FIJOS VARIABLES
(Constantes) (Varían según
n Costos fijos: un producto o la producción)
Comercialización
permanecen servicio, sino que
constantes inde- se distribuyen
pendientemente entre las diver-
Administración
del nivel de activi- sas unidades DIRECTOS INDIRECTOS
(No directamente
dad de la empresa productivas (se (Relacionados con
relacionados)
la producción)
(alquileres, por asemejan a los
ejemplo). costos fijos). Financieros

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 Maneje bien
los estados
financieros
Las personas empresarias pueden utilizarlos
para reportar la situación económica y financiera
de la organización, así como los cambios que
esta experimenta a una fecha determinada.

L
a informa- ganancias, este 2. Costo de mer- 4. Gastos: incluye
Estado de pérdidas y ganancias
ción que informe ayuda cadería vendida: los costos de la
Empresa:
proporcio- a determinar si es el precio que la mano de obra
Fecha:
nan los estados la empresa está empresa paga por y otros rubros
financieros resulta siendo rentable en la mercadería que operativos de la
útil para la admi- un determinado vende. Se calcula empresa. Ventas
nistración de la lapso. Cuanto más sumando el valor 5. Ganancia neta: Menos devoluciones sobre ventas
empresa. Además frecuentemente de las mercade- es la cantidad Ventas netas 0
del estado de calcule sus pérdi- rías compradas remanente una Costo de la mercadería vendida
resultados –que das y ganancias, durante el período vez que se restan Utilidad bruta 0
se detalla a conti- más rápidamente de inventario los gastos a las Gastos administrativos
nuación– es vital conocerá la situa- inicial y luego res- ganancias brutas. Gastos financieros
realizar el balance ción financiera de tando el valor del Esta cifra indica si Gastos de ventas
general, para co- su empresa. inventario disponi- se está operando Total gastos de operación 0
nocer la liquidez. Hay cinco aspec- ble al final de ese con ganancia o Utilidad de operación
tos concretos que período. pérdida. Más otros ingresos
Estado de re- se deben tener en 3. Ganancia bruta: Menos otros gastos
sultados cuenta: se calcula res- Esta tabla ilustra Utilidad neta antes de impuestos 0
También conoci- tando el costo de cómo se puede Menos impuestos
do como estado 1. Ventas de con- mercaderías ven- construir un esta- Utilidad neta después de impuestos 0
de pérdidas y tado y a crédito. didas a las ventas. do de resultados:

Contabilidad Una producción de la Unidad de Contenidos a la Medida de Grupo Nación para el Instituto Nacional de Aprendizaje.
y finanzas Dirección: Karina Salguero (Grupo Nación) y Lorena Sibaja (INA) * Edición: Silvia Artavia, Eduardo Baldares y Alberto
Calvo * Coordinación: Unidad de Asesoría de Comunicación del Instituto Nacional de Aprendizaje * Contenido: Unidad
Aplíquelas Pyme del Instituto Nacional de Aprendizaje * REDACCIÓN: Laura Suárez Chacón * Edición gráfica: Olga Cajina * Diseño:
en su pyme Silvia Solano * Ilustraciones: Shutterstock.
Impresa en los talleres de GN Impresos de Grupo Nación GN, S. A. © 2015, San José, Costa Rica. Prohibida su reproducción
Mayo 2015 total o parcial sin autorización del editor. Esta revista es reciclable: deséchela adecuadamente.

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Presupuesto, una
herramienta fundamental
Es el plan financiero para la administración de Inversión Departamento de Producción
ingresos y gastos; es decir, la cantidad de dinero
que se requiere –y que estamos dispuestos
a invertir– para financiar lo necesario y hacer Artículo Cantidad Precio Total
realidad el plan del negocio. 0
0
0

P
ara la em- Presupuesto Hay que estimar 0
presa es de inversión tres montos:
importante Ayuda a estimar n Monto de in- Subtotal Departamento de Producción 0
contar con esta los recursos re- versión en activos
herramienta pues queridos para el fijos: terrenos, Inversión Departamento de Mercadeo
contribuye en el desarrollo de un edificios, mobiliario
proceso de planifi- proyecto. En la y equipo, vehículos,
cación estratégica. formulación de etc. Artículo Cantidad Precio Total
este plan inter- n Monto de inver- 0
Tipos vienen aspectos sión en otros ac- 0
legales, fiscales, tivos definidos en 0
a. Presupuesto de ambientales, el estudio técnico: 0
inversión. entre otros. Por costo de ingeniería,
b. Presupuesto de esta razón se diseño de planos, Subtotal Departamento de Mercadeo 0
ingresos. debe considerar la patentes, etc.
c. Presupuesto de normativa vigente n Monto de in- Inversión Departamento Administrativo
gastos y costos. según la región versión en capital
d. Flujo de caja. donde se va a de trabajo: activos
A continuación se llevar a cabo el circulantes necesa- Artículo Cantidad Precio Total
explica con detalle proyecto. rios para el arran- 0
el primero de ellos. que del proyecto. 0
0
0

Subtotal Departamento Administrativo 0

TOTAL INVERSIÓN EN ACTIVOS FIJOS 0

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 Controle el
flujo de caja
Esta herramienta nos permite tener información sobre las
variaciones de entrada y salida de efectivo. Es la acumulación
neta de activos líquidos en un determinado lapso, y constituye un
indicador de la liquidez de la empresa.

¿Para qué n Facilita la ges- n Mano de obra Datos realistas

sirve? tión y medición para la produc- Normalmente, el flujo de caja cubre un
n Informa sobre interna de lo real ción, materiales período de 12 meses, que corresponde
el estado de los contra lo presu- (costos directos) y al ejercicio económico. En todos los
ingresos y egre- puestado. gastos indirectos casos, el pronóstico se debe hacer a
sos de efectivo. de fabricación partir de datos realistas. Dicho flujo se
n Proporciona ¿Qué debemos (costos fijos de la actualiza cada mes con los datos de los
información rele- considerar para empresa). registros, a fin de identificar rápida-
vante para perso- su prepara- Una vez obte- flujo de caja, la mente las divergencias.
nas inversionistas ción? nidos todos los cual podría tener Usualmente, cuando se solicita un
y administradoras. n Definir los datos necesarios, un formato similar préstamo en el banco, la entidad pide
n Evalúa la ca- ingresos y sus se tabulan en una al de la siguiente como requisito un flujo para el perío-
pacidad de la características. herramienta para tabla: do que corresponde a dicho crédito.
empresa para n Determinar los
generar flujos de costos variables. Flujo de caja
efectivo positivos. n Establecer los Empresa:
n Determina la costos fijos. Año o período:
capacidad del n Definir las polí-
negocio para ticas de crédito y Meses 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
cumplir con sus de compra. Rubro
obligaciones y Entradas de efectivo
repartir utilidades ¿Qué se inclu- Total de entradas
en efectivo. ye dentro del
n Facilita la informe? Salidas de efectivo
identificación de n Cuánto voy a Total de salidas
necesidades de vender.
financiamiento. n Cantidad por Sobrante o faltante de efectivo
n Identifica las mes y formas de Cantidad de efectivo inicial
partidas que más pago que ofrezco. Caja final
afectan la em- n Costos en que Caja chica
presa. voy a incurrir. Sobrante o faltante de efectivo
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Aproveche el Sistema de
Banca para el Desarrollo
A través de su red nacional de operadores
financieros, el sistema ofrece la colocación
Tome buenas decisiones
de recursos para las micro, pequeñas y, a partir de ahora
excepcionalmente, las medianas empresas.
Hasta aquí usted de contabilidad n Dedíquese
cuenta con herra- y finanzas, pero a establecer la
Los servicios del fundamental para mientas básicas ¿qué hacer con visión estratégica
Sistema de Banca la atención de toda esta informa- de la empresa.
para el Desarrollo las necesidades ción? n Analice y haga
(SBD) se ofre- empresariales y uso estratégico de
cen mediante el técnicas de las n Establezca los datos.
financiamiento personas benefi- reglas claras para Todas las empre-
de operaciones ciarias. ordenar y obtener sas, sin importar
crediticias, avales, Las micro y pe- información con- su tamaño, deben
garantías de pago, queñas personas table. implementar
factoraje financie- empresarias n Contrate a una estas herramien-
ro, arrendamiento interesadas que persona profe- tas. Entre otros
financiero u lideren proyectos sional en contabi- beneficios, les
operativo y micro- económicamente lidad. ayudarán a gene-
créditos. Además, viables y sos- n Tome decisio- rar información
se ponen a dispo- tenibles, y que nes sobre la ad- importante para
sición servicios no califiquen como ministración de su acceso a crédito y,
relacionados con beneficiarias, empresa basadas sobre todo, para la
finanzas y otros pueden dirigirse en la información toma de decisio-
que contribuyen a los operadores contable y finan- nes oportunas y
al desarrollo em- financieros acre- ciera. planificadas.
presarial. En este ditados (consulte
último aspecto, la lista en www.
el rol del INA es sbdcr.com).

El Instituto Nacional de Aprendizaje trabaja de forma articulada con otras instituciones para fortalecer la atención a emprendedores
y a PYMES. Parte de estas instituciones son la Promotora de Comercio Exterior (PROCOMER), el Ministerio de Economía, Industria
y Comercio (MEIC), el Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT) y el SBD.

Para mayor información sobre cursos, puede visitarnos en los sitios electrónicos www.ina.ac.cr y www.
inapymes.com. Además, puede escribir al correo unidadpyme@ina.ac.cr o llamar al teléfono 2210-6000.
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