IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

FEDERICO PALACIOS PALACIO

CURSO : ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

25-05-2019
IMPORTANCIA DE LOS ACHIVOS
Para resaltar la importancia de los archivos es importante iniciar definiendo que es
un arhivo y su definicion nos trae a colacion lo siguiente es un conjunto de
documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material son acumulados en
un proceso por una persona natural o entidad publica o privada en el transcurso de
su geation ademas es importante enmarcar su historia y evolucion la cual es
imoortante resaltar ya que consistia en el origen de la escritua y el proceso que inicio
el hombre para poder comunicarse y el surgimiento de las instituciones todo surge
a partir desde los inicios de la humanidad y se manifiesta que se logro reunir
bastante informacion y escritura o las forma de escritura de nusestro ante pasados
estableciendo asi los cimientos de lo que son los archivos en la actualidad es decir
son los origenes y evolucion de nuestra civilizacion.
Ahora es necesario hablar de la importancia de los archivos, estos son importantes
para las entidades porque los documentos que los conforman son imprescindibles
para la toma de decisiones debido a que la informacion contenida en ellos sirve de
testimonio para los tramites que pueda requerir la organización ya sean de tipo leal
u organizacional.
Los archivos se clasifican de la siguiente forma:
Según su organización, es decir que los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo
establecido en cada una de las etapas las cuales son archivo de gestion, central o
historico.

Según su uso el archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en

cada una de las etapas documentales , sujetandose a los requerimientos de la
organización y estos a su vez se subdividen en archivo publico, archivo privado de
interes publico y archivo privado.
Según su ciclo de vida
Los cuales son archivo de gestion , archivo central y archivo historico
Las cualidades de los archivos tienen que ver propiamente con las ventajas que el
sistema de archivado significa para la organización , utilizandolo d emanera correcta
, ya que los archivos a su vez son en fisico y de forma virtual o magentica
almacenados en bases de datos y a su vez son herramientas que sirven como
sustento de la informacion genera a traves del tiempo adquiriendo la calidad d
epatrimonio invaluable e institucional, las caracteristicas de los documentos que
componen un arhivo son los siguientes :
Economicos, funcionales ,tecnicos , simples y exactos.
En la actualidad y conforme a su constante actualizacion los arhivos han aquirido
mayor importancia debido a que en tiempos pasados haciendo mas que todo enfasis
en el inicio de la humanidad no se necesitaba tomar constancia de las actividades
que se realizaban , aun asi quedaron registros donde se establecieron las disitntas
cosas que sucedieron anteriormente , pero conforme a todo que fue cambiando
estos documentos que conforman un archivo ya eran mas necesarios y se buscaba
darles la calidad de soporte para que rindieran testimonio de las actividades d elas
diferentes organizaciones , entidades publicas , estatales o entidades privadas ,
sirviendo asi estos documentos para cualquier tipo de tramite.