MODELO DE "DOCUMENTO EQUIVALENTE A FACTURA"

(Art.3 Dec.522 marzo de 2.003)

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Instrucciones generales:

En vista de que las personas naturales, responsables del IVA en el Régimen Simplificado, no se hallan en la obligación de expedir factura de
venta al momento de vender sus bienes o prestar sus servicios (ver art.616-2 del ET), quienes terminen adquiriendo dichos bienes y servicios
necesitan de alguna forma soportar la operación de compra que les están haciendo.

De otra parte, las normas vigentes indican que si una persona natural o juridica, es responsable del IVA en el Régimen Común, va a suceder
que si adquiere bienes o servicios gravados con el IVA pero vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen
Simplificado, en ese caso el adquirente debe proceder a actuar como agente de retención del IVA, pero con el mecanismo de la "retención
asumida" pues es claro que el vendedor (en estos casos una persona natural del régimen simplificado) no agrega ningún valor por concepto
de IVA en sus ventas de bienes o servicios (ver art.437-2, numeral 4)

Como resultado de lo anterior, la norma contenida en el art.3 del dec, 522 de marzo 7 de 2003 dispuso lo siguiente:

Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no
comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de
personas naturales no comerciantes o inscritas en el ré gimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura
con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
d. Fecha de la operación.
e. Concepto.
f. Valor de la operación.
g. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.
h. Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento. Derogado este literal h) por el artículo 2º del Decreto 3228 de
nov. 2003.

Por tal motivo, se hace necesario llegar a las siguientes conclusiones :

1. Cuando se adquieran bienes y servicios gravados vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen
Simplificado (algunas de las cuales pueden ser "comerciantes" y otras "no comerciantes" como es el caso de los agricultores y gananderos,
quienes "no son comerciantes" pero sí pueden llegar a ser "responsables del IVA-Regimen Simplificado" cuando alguno de los bienes que
vende esté gravado con IVA), en tales casos va a suceder que si el adquirente es un "responsable del IVA" en el régimen
simplificado, tal adquirente NO ELABORA el documento equivalente de que habla el decreto 522 de marzo de 2003.

2. Cuando se adquieran bienes y servicios gravados vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen
Simplificado, pero el adquirente es una persona natural o juridica NO RESPONSABLE DEL IVA (por que ninguno de los bienes que
vende o servicios que presta está gravado con el IVA), tal adquirente NO ELABORA el documento equivalente de que habla el decreto 522
de marzo de 2.003. Lo que se dejará como soporte de la compra es el documento que expida el vendedor (conocido comunmente como
"cuenta de cobro"),o el que decida expedir el adquirente (llamelo como lo quiera llamar) pero en el cual se cumplan con los requisitos
minimos exigidos por el art.3 del dec.3050 de 1997 a saber: Identificación del vendedor, fecha de la transacción, concepto, valor de la
operación.

3. Cuando se adquieran bienes y servicios gravados vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen
Simplificado, pero el adquirente es una persona natural o juridica QUE SÍ ES RESPONSABLE DEL IVA Y EN EL REGIMEN
COMUN , tal adquirente SÍ ELABORA el documento equivalente de que habla el decreto 522 de marzo de 2.003. Este documento se
elaborará SIN IMPORTAR EL MONTO DE LA TRANSACCION, y sin importar si el vendedor optó por expedir, de forma voluntaria, una
"factura de venta" o una "cuenta de cobro" (nota: tener cuiado con las "compras de caja menor", pues casi nunca las soportan con este
documento equivalente). Si no se elabora este documento, el costo o gasto en que se incurre no sería aceptado fiscalmente. (art.771-2 del
ET)

A continuación, esbosamos un modelo sobre la forma en que ha de diseñarse el "documento equivalente a factura" de que trata
el art.3 del dec.522 de 2.003. En cuanto a cifras, usamos un ejemplo muy genérico.

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MODELO DE "DOCUMENTO EQUIVALENTE A FACTURA"

(Art.3 Dec.522 marzo de 2.003)
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Comentario de actualicese.com:
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Persona natural de quien se adquieren en el Régimen Simplificado del IVA, tal persona debe
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Por otro lado, si la em
los bienes y/o servicios : entregar, solo en la primera compra que se le haga, la
o sitios de operación,
prueba de su inscripción en el RUT (lo anterior no aplica a
de costos y gastos pa
los arrendadores ni a los agricultores o gananaderos; ver
Nit art.177-2 del ET y dec.2788 de 2004 art.20). Por tanto, al
la sede principal, se h
empresa exista la ins
momento de diligenciar este espacio debe hacerse
ante la DIAN que cad
Ciudad y Fecha de la operación confrontación con la copia del RUT que se debe exigir al
consecutivo, este doc
vendedor.

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Tarifa del IVA a la
Iva teórico Tarifa de "impuesto
Valor de la que se halla
Descripción de la operación generado en Retención de asumido" Comentario de ac
misma gravado el bien o
la operación Iva vigente (retención de Iva Recuerde que a part
servicio adquirido
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dec. 2502 de julio de

Compra de 10 materas a $100.000 cada

$ 1,000,000 16% $ 160,000 50% $ 80,000
una
$ - $ -
$ - $ -
$ - $ -
$ - $ -
$ - $ -
$ - $ -
$ - $ -
$ - $ -
Totales $ 1,000,000 $ 160,000 $ 80,000

Contabilizaciones Comentario de actualicese.com:

Esta no es una sección obligatoria dentro del documento. Es
Codigo PUC Nombre cuenta Db CR solo opcional, y la incluimos para ilustrar los efectos que
tiene la contabilización de la Retención de IVA asumida
140501 Inventarios-materas $ 1,000,000
240802 Iva Descontable $ 80,000
236540 Retención Renta-Compras $ 35,000
236801 Retencion indus y ccio $ 7,700
236702 Retención IVA-Reg.Simpl $ 80,000
220101 Proveedores nacionales $ 957,300

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