República de Colombia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE XXXX

DISEÑO DETALLADO DEL SUBPROCESO

“J03.01 REALIZAR PROCESOS CONTABLES”

PERTENECIENTE AL MACROPROCESO
“J. GESTIÓN FINANCIERA”
Y PROCESO
“J03.CONTABILIDAD”

Enero de 2010
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Elaborado por: Razón de la actualización

[dd/mm/yy]

1.0 10/03/05 Edwin Linares – Luis Elaboración del Entregable

Eduardo Melo B.

2.0 12/01/10 Ana Lucía Castro Líder  Cambio de portada y pie de página
funcional SGCF –
 Se actualiza el listado de documentos
Andrés Ortega
externos
Profesional de Apoyo
Proyecto de
Modernización de SE –
MEN

Revisado por:

Nombre:
Cargo:
Fecha: ___________
[dd/mm/yy]

2
 CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN............................................................................4
2. OBJETIVO........................................................................................5
3. ALCANCE........................................................................................5
4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO J03.01
REALIZAR PROCESOS CONTABLES.......................................6
5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE
CADA UNA.....................................................................................11
5.1. ÁREA / DEPENDENCIAS INTERNAS.......................................................................11
5.2. ENTES EXTERNOS (EN CASO QUE APLIQUE).........................................................11
6. REGISTROS...................................................................................11
7. DOCUMENTOS EXTERNOS......................................................12
8. ANEXO (DIAGRAMA DE FLUJO)................................................15

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 1. INTRODUCCIÓN
El presente documento describe el subproceso J03.01 Realizar procesos contables,
indicando su objetivo, alcance, explicación detallada de cada una de las actividades que lo
conforman, las áreas involucradas en el mismo, los entes externos con los cuales tiene
relación en caso de aplicar, los registros que proporcionan evidencia de las actividades
desempeñadas y los documentos de origen externo que pueden afectar o rigen dicho
subproceso.
Este diseño detallado se complementa con un flujograma, que describe gráficamente las
actividades que conforman el subproceso; así mismo, instructivos de los formatos para
describir las instrucciones de diligenciamiento de cada uno de sus campos.

4
2. OBJETIVO
Realizar un registro sistemático de los hechos contables de la Secretaría de Educación con
el fin de suministrar resultados operacionales reales, permitiendo conocer y demostrar los
recursos controlados, las obligaciones pendientes y los cambios que hubieren
experimentado tales recursos.

3. ALCANCE
El subproceso inicia con el suministro de la información de parametrización y procesos
contables al ET, contiene la revisión y definición de las cuentas y parámetros, la
verificación de los documentos con soportes y la validación de los registros. Finaliza con
los registros contabilizados que dan inicio al proceso de cierre.

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4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO J03.01
REALIZAR PROCESOS CONTABLES
1. Suministrar información de parametrización y procesos contables: El Funcionario
de Gestión Administrativa y Financiera de la SE debe recopilar la información de
parametrización, en los casos en que aplique, y procesos contables y enviarla al Ente
Territorial de acuerdo a las fechas establecidas para la realización de los procesos contables,
esta información debe ser enviada a través de correspondencia. La solicitud de
parametrización contable se debe realizar en el formato solicitud de ingresos, ver anexo
instructivo J03.01.F01 Solicitud de ingresos a terceros, se debe anexar a ésta los
documentos soporte.
Si es persona Jurídica:
 Certificado de Cámara de Comercio con vigencia no mayor a 3 meses.
 Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
 Fotocopia de la Resolución de Gran Contribuyente.
 Fotocopia de la Resolución de Auto retenedor.
Persona Natural y/o Régimen Simplificado:
 Certificado de Cámara de Comercio con vigencia no mayor a 3 meses.
 Fotocopia de Cédula de Ciudadanía.
 Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
Terceros Extranjeros
 Formulario Diligenciado.
Para ingresar información con el fin de realizar procesos contables, se debe enviar:
En caso que sea un Contrato con único pago, se debe adjuntar:
 Orden de pago de acuerdo con la delegación.
 Fotocopia contrato u orden de trabajo con o sin formalidades debidamente radicado por
la Secretaría Jurídica.
 Fotocopia de la obligación presupuestal.
 Factura original (con requisitos legales) o formato para personas naturales que
pertenecen al régimen simplificado.
 Constancia de recibo del bien o servicio, actas de obra, acta de ingreso y salida de
bienes de almacén.
 Certificación por parte de los interventores u ordenadores del gasto (cumplimiento del
art. 50 de la Ley 789/02).
 Fotocopia del RUT (según Ley 863/03 y Decreto 2788/04).
Para anticipos:
 Orden de pago y acta de pago de anticipo de acuerdo con la delegación.

6
 Fotocopia de la obligación presupuestal.
 Fotocopia contrato u orden de trabajo con o sin formalidades, debidamente radicado por
la Secretaría Jurídica.
 Apertura de cuenta conjunta con el interventor, cuando sea del caso.
Cuando el pago conlleve varios pagos:
 Acta de pago de acuerdo con la delegación.
 Fotocopia de la obligación presupuestal.
 Factura original (con requisitos legales) o formato para personas naturales o del
régimen simplificado (debe coincidir su valor con el acta).
 Constancia del recibo del bien o servicio, actas de obra y acta de alta del bien, si es el
caso.
 Certificación por parte de los interventores o del ordenador del gasto (cumplimiento del
artículo 50 de la Ley 789 de 2002). De igual forma se debe enviar del subproceso
J01.02 Ejecutar presupuesto la ejecución del presupuesto y soportes de las cuentas.
2. Recibir y definir cuentas y parámetros contables según solicitudes: El Funcionario
designado de Contabilidad del Ente Territorial recibe solicitud de las áreas del Ente
Territorial y Secretaría de Educación (Presupuesto, Tesorería, Rentas, Tránsito, SGP,
Pasaportes, etc.), para modificar las cuentas auxiliares que corresponden al manejo de
información propia del Ente Territorial, o solicitud de modificación o creación de terceros,
lo cual corresponde a datos básicos de proveedores o deudores como NIT, razón social,
Régimen, dirección, teléfono, e-mail, contactos. Esta solicitud se hace en el formato
Solicitud de ingreso de terceros, ver anexo instructivo J03.01.F01 Solicitud de ingreso a
terceros, se debe anexar a ésta los documentos soporte. Si las cuentas son del Plan de la
Contaduría General de la Nación se ejecuta la actividad 3 de lo contrario se realiza de la
actividad 4.
3. Ingresar cuentas y parámetros contables: El Funcionario designado de Contabilidad
del Ente Territorial ingresa las cuentas y parámetros contables definidos que luego van a ser
respectivamente contabilizadas, realizando una actualización periódica según las
actualizaciones enviadas por la Contaduría General de la Nación, normatividad y Plan
general de contabilidad pública, luego se ejecuta la actividad 5.
4. Elaborar requerimiento solicitando creación en la CGN: El Funcionario designado
de Contabilidad del Ente Territorial, realiza una solicitud mediante oficio a la Contaduría
General de la Nación solicitando la creación de la nueva cuenta para ingresar al Plan Único
de Cuentas, si el requerimiento es aprobado se ejecuta la actividad 5 de lo contrario se
ejecuta la actividad 7.
5. Actualizar y divulgar el plan de cuentas: El Funcionario designado de Contabilidad
del Ente Territorial se encarga de notificar por medio de oficio al solicitante y/o afectados,
ya sea del Ente Territorial o de la Secretaría de Educación, por el cambio la creación o
modificación respectiva de las cuentas.
6. Revisar si la información se registra manual o por medio de interfase: El
Funcionario designado de Contabilidad del Ente Territorial verifica si la información

7
contable a registrar en el sistema transaccional se debe ingresar manual o por medio de
interfase con otros módulos o sistemas de las dependencias de la SE y del Ente Territorial.
Si la información se registra manualmente sigue a la Actividad 8, de lo contrario sigue a la
Actividad 10.
7. Informar a involucrados no autorización de creación o modificación: El
Funcionario designado de Contabilidad del Ente Territorial notifica por medio de oficio al
solicitante de las diferentes dependencias del Ente Territorial (Presupuesto, Tesorería,
Rentas, Tránsito, Pasaportes, etc.) la no autorización de la creación o modificación de las
cuentas (En caso que se requiera, se recomienda otra cuenta por la cual se puede manejar),
en este caso finaliza el subproceso.
8. Recibir documentos soporte de las operaciones a registrar: El Funcionario
designado de Contabilidad del Ente Territorial recibe todos los documentos que soportan
las operaciones que se van a registrar en el sistema provenientes de las dependencias de la
SE y del Ente Territorial.
En caso que sea un Contrato con único pago, se debe adjuntar:
 Orden de pago de acuerdo con la delegación.
 Fotocopia contrato u orden de trabajo con o sin formalidades debidamente radicado por
la Secretaría Jurídica.
 Fotocopia de la obligación presupuestal.
 Factura original (con requisitos legales) o formato para personas naturales que
pertenecen al régimen simplificado.
 Constancia de recibo del bien o servicio, actas de obra, acta de ingreso y salida de
bienes de almacén.
 Certificación por parte de los interventores u ordenadores del gasto (cumplimiento del
art. 50 de la Ley 789/02).
 Fotocopia del RUT (según Ley 863/03 y Decreto 2788/04).
Para anticipos:
 Orden de pago y acta de pago de anticipo de acuerdo con la delegación.
 Fotocopia de la obligación presupuestal.
 Fotocopia contrato u orden de trabajo con o sin formalidades, debidamente radicado por
la Secretaría Jurídica.
 Apertura de cuenta conjunta con el interventor, cuando sea del caso.
Cuando el pago conlleve varios pagos:
 Acta de pago de acuerdo con la delegación.
 Fotocopia de la obligación presupuestal.
 Factura original (con requisitos legales) o formato para personas naturales o del
régimen simplificado (debe coincidir su valor con el acta).
 Constancia del recibo del bien o servicio, actas de obra y acta de alta del bien, si es el
caso.

8
 Certificación por parte de los interventores o del ordenador del gasto (cumplimiento del
artículo 50 de la Ley 789 de 2002).
El proceso encargado de enviar esta información es J01.02 Ejecutar presupuesto.
9. Verificar que los documentos estén completos: El Funcionario designado de
Contabilidad del Ente Territorial verifica que se encuentren todos los documentos que
soportan las operaciones a registrar en el sistema. A su vez revisa que los documentos se
encuentren con los datos requeridos y correctamente calculados.
Si los documentos no están completos pasa a la Actividad 11, de lo contrario pasa a la
Actividad 12.
10. Recibir información de las interfases: El Funcionario designado de Contabilidad del
Ente Territorial recibe los archivos planos de las interfaces de responsabilidad de
contabilidad y a través del menú de cargue de interfaces sube la información al sistema.
Esta actividad consiste en recibir en el sistema los movimientos del periodo por parte de las
dependencias involucradas: Talento Humano (Nómina), Presupuesto, Tesorería. Se ejecuta
posteriormente la actividad 13.
11. Devolver documentos para ajustes: El Funcionario designado de Contabilidad del
Ente Territorial en caso de haber encontrado algún tipo de inconsistencia en la información
recibida o que falte algún documento que soporte la operación a registrar, realiza la
devolución de los documentos a la dependencia correspondiente y se reinicia el subproceso.
12. Realizar registro manual en el sistema: El Funcionario designado de Contabilidad
del Ente Territorial realiza los registros manuales de la información contable. Cuando se
realicen contabilizaciones manuales de documentos como depreciaciones y ajustes
generales, el Funcionario designado del ET puede registrarlos en forma preliminar, pues
este registro no tiene efectos contables, hasta no registrar completamente el documento.
13. Validar registros: El Funcionario designado de Contabilidad del Ente Territorial
verifica la ejecución de los registros contables con base en la información del sistema, estos
registros se validan contra los documentos físicos entregados al inicio del subproceso.
Si la validación de los registros es incorrecta se sigue a la Actividad 14, de lo contrario pasa
a la Actividad 15.
14. Realizar ajustes: El Funcionario designado de Contabilidad del Ente Territorial realiza
en el sistema los ajustes correspondientes. Verificando debidamente con la fuente del
registro con el fin de identificar la razón de la inconsistencia, dicha corrección debe ser
ejecutada y enviada por la fuente que generó dicha inconsistencia para que esta no se
vuelva a presentar en el futuro, cuando una partida no se compensa automáticamente, se
evalúa si se realiza manualmente la compensación analizando si hay criterios de
homogeneidad en las partidas a compensar.
15. Contabilizar: El Funcionario designado de Contabilidad del Ente Territorial genera la
contabilización en el sistema de los movimientos de nómina, pagos, consignaciones, notas
débito y crédito, gastos de viaje, depreciaciones, amortizaciones y provisiones.

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Al contabilizar las depreciaciones considera como activos depreciables los siguientes:
Edificios, plantas, maquinaria y equipo, muebles, enseres y equipo de oficina, equipo
comunicación y de computación, equipo de transporte.
En la contabilización de las depreciaciones o amortizaciones incluye diferidos, bienes
entregados a terceros, intangibles, obras y mejoras en propiedad ajena, puentes y vías de
comunicación.
Cuando se ha realizado la contabilización de los registros se da inicio al subproceso J03.02
Efectuar cierre contable, los compromisos de pago causados deben ser enviados al
subproceso J01.02 Ejecutar presupuesto para su cancelación.

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5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES
DE CADA UNA

5.1. Área / dependencias internas

Área / Dependencia Rol

Gestión Administrativa y Suministrar soportes y generar archivo plano para ser

Financiera registrado en contabilidad del ET.

5.2. Entes externos (en caso que aplique)

Nombre del ente externo Rol

Ente Territorial Ejecutar las operaciones contables que se generan en el

Ente Territorial.
Ingresar movimientos en el sistema, en el módulo de
tesorería para ser contabilizados.
Ingresar movimientos en el sistema, en el módulo de
presupuestos para ser contabilizados.

Contaduría General de la Creación o modificación de cuentas contables.

Nación

6. REGISTROS
Registro Responsable Como Donde Tiempo de Que se hace
conservarlo conservarlo conservación después

Registro Profesional Documento Archivo de Según tabla de Archivo central

contable (1) Universitario físico en gestión de retención y/o backup en
de Financiera carpeta de Financiera documental del servidor
registros ET
contables y/o
medio
magnético en el
equipo del
Profesional
Universitario
de Financiera

J03.01.F01 Profesional Documento Archivo de Según tabla de Archivo central

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Solicitud de Universitario físico en gestión de retención y/o backup en
ingreso de de Financiera carpeta de Financiera documental del servidor
terceros registros ET
contables y/o
medio
magnético en el
equipo del
Profesional
Universitario
de Financiera

(1) El instructivo para generar este registro se debe consultar en el manual del Sistema de Información del
Ente Territorial.

7. DOCUMENTOS EXTERNOS

Documentos externos Fuente de los datos Versión o fecha de emisión

según aplique

LEYES

Ley 789. Por la cual se dictan normas Congreso de Colombia 27 de diciembre del 2002
para apoyar el empleo y ampliar la
protección social y se modifican
algunos artículos del Código
Sustantivo de Trabajo. Art. 50 Control
a la evasión de los recursos
parafiscales.

Ley 863. Por la cual se establecen Congreso de Colombia 29 de diciembre del 2003
normas tributarias, aduaneras, fiscales
y de control para estimular el
crecimiento económico y el
saneamiento de las finanzas públicas.
Ley 1314. Por la cual se regulan los
Congreso de Colombia 13 de julio de 2009
principios y normas de contabilidad e
información financiera y de
aseguramiento de información
aceptados en Colombia, se señalan las
autoridades competentes, el
procedimiento para su expedición y se
determinan las entidades responsables
de vigilar su cumplimiento”.
DECRETOS

Decreto 2788. Por el cual se Ministerio de Hacienda y 31 de agosto del 2004

reglamenta el Registro Único Crédito Público
Tributario de que trata el artículo 555-
2 del Estatuto Tributario.

12
 Documentos externos Fuente de los datos Versión o fecha de emisión
según aplique

Decreto de salarios para Directivos Ministerio de Educación Vigente

Docentes, Docentes y Administrativos. Nacional

RESOLUCIONES

Resolución 400. Por la cual se adopta Contaduría General de la 01 de diciembre de 2000

el nuevo plan general de contabilidad Nación
pública y se dictan otras disposiciones.
Modificada por la Resolución de la
Contaduría General de la Nación 365
de 2001, 63 de 2002, 178 de 2004, 235
de 2004, 236 de 2004, 328 de 2004 y
337 de 2004

Resolución 276. Por medio de la cual Contaduría General de la 18 de octubre del 2001
se modifica el Plan General de Nación
Contabilidad Pública – PGCP
adoptado mediante la Resolución 400
de 2000, en lo relativo a los métodos
de valuación, la estructura del
Catálogo General de Cuentas en lo
referente a las valorizaciones de las
propiedades planta y equipo y, el
ajuste por inflación de los mismos.

Resolución 001. Por medio de la cual Contaduría General de la 04 de enero del 2002
se modifica el Plan General de Nación
Contabilidad Pública - PGCP adoptado
mediante la Resolución 400 de 2000,
en lo relativo a la estructura del
Catálogo General de Cuentas en lo
referente a las valorizaciones de las
propiedades planta y equipo.

Resolución 063. Por medio de la cual Contaduría General de la 22 de febrero del 2002
se modifica la Resolución 400 de Nación
2000, en lo relativo al reconocimiento
y revelación de los recursos que la
Nación transfiere a las entidades
territoriales.

Resolución 116. Por la cual se Contaduría General de la 26 de abril del 2002

modifica la Resolución Nº 063 del 22 Nación
de febrero de 2002.

Resolución 049. Por medio de la cual Contaduría General de la 12 de septiembre del 2002
se modifica el Catálogo General de Nación
Cuentas del Plan General de
Contabilidad Pública - PGCP adoptado

13
 Documentos externos Fuente de los datos Versión o fecha de emisión
según aplique

mediante la Resolución 400 de 2000,

en lo relativo al reconocimiento y
revelación de los hechos financieros,
económicos y sociales de las
Entidades descentralizadas de fomento
y desarrollo regional.

Resolución 328. Por medio de la cual Contaduría General de la 24 de septiembre del 2002
se modifica el Catálogo General de Nación
Cuentas del Plan General de
Contabilidad Pública – PGCP
adoptado mediante la Resolución 400
de 2000, en lo relativo al
reconocimiento y revelación del
impuesto para preservar la seguridad
democrática.

Resolución 226. Por medio de la cual Contaduría General de la 22 de mayo del 2003
se modifica el Catálogo General de Nación
Cuentas del Plan General de
Contabilidad Pública – PGCP
adoptado mediante la Resolución 400
de 2000.

Resolución 476. Por medio de la cual Contaduría General de la 17 de noviembre del 2004
se modifica el Plan General de Nación
Contabilidad Pública – PGCP
adoptado mediante la Resolución 400
de 2000.

Resolución 012. Por medio de la cual Contaduría General de la 20 de enero del 2005
se modifica el Catálogo General de Nación
Cuentas del Plan General de
Contabilidad Pública adoptado
mediante la Resolución 400 de 2000.

CIRCULARES

Circular externa 045. Instrucciones Contaduría General de la 19 de octubre del 2001

para la realización de avalúos para Nación
efectos contables, de los bienes
inmuebles de los entes públicos en los
niveles nacional y territorial de los
sectores central y descentralizado.

Circular externa 050. Actualización Contaduría General de la 23 de agosto del 2002

del Proceso de identificación y Nación
reclasificación de saldos por depurar, e
incorporación de partidas no

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 Documentos externos Fuente de los datos Versión o fecha de emisión
según aplique

reconocidas para dar cumplimiento a

la Ley 716 de 200 y Decreto
Reglamentario 1282 de 2002.

Plan General de Contabilidad Pública. Contaduría General de la 2005

Nación

8. ANEXO (DIAGRAMA DE FLUJO)

Ver Anexo Diagrama de Flujo J03.01 Realizar Procesos Contables.
Este anexo se compone de 2 páginas.

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