Perodo de Presentacin de las solicitudes de Matrcula.

Persona Natural
Perodo para presentar la solicitud por Primera Vez: con base al Art. 86 de la Ley del Registro de Comercio, todo Comerciante Individual, que conforme al Cdigo de Comercio deba obtener matrcula para su empresa mercantil estar obligado a solicitarla dentro de los treinta das siguientes a la fecha en que el Ministerio de Hacienda le haya asignado su Nmero de Registro de Contribuyente del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestacin de Servicios.

Persona Jurdica (Sociedades)

Perodo para presentar la solicitud por Primera Vez: A partir de las Reformas a las Leyes Mercantiles que entraron en vigencia en junio del 2008, toda Sociedad Mercantil deber presentar su solicitud de Matrcula de Primera Vez juntamente con la Escritura de Constitucin de dicha Sociedad.

Requisitos de presentacin de las solicitudes de Matrcula y Requisitos para el retiro de Documentos en general.
Persona Natural

Solicitud que contenga el nombre, fecha de nacimiento, profesin u oficio, nacionalidad, direccin personal y Balance inicial (original) o copia del mismo inscrito. Recibo original de derechos de registro debidamente cancelado.

del local, agencia o sucursal, si lo hubiere; nmero de DUI o carnet de residente del titular.

Persona Jurdica (Sociedades)

Solicitud que contenga la denominacin o razn social, nacionalidad, domicilio, capital social y plazo de la

sociedad y manifestacin de su nmero de inscripcin en el Registro de Comercio; y nombre, profesin u oficio, nacionalidad del representante legal o apoderado de la sociedad titular de la empresa y que suscribe la solicitud. Balance inicial (original) o copia del inscrito. Recibo original de derechos de registro debidamente cancelado.

Derechos de Registro a pagar por Matrcula de empresa.

Derechos de registro a pagar por Matrcula de Primera Vez: El Arancel del Art. 63 de la Ley del Registro de Comercio establece que por el Registro de Matrcula de Empresa se deber pagar de acuerdo al Activo de la empresa, el cual se ver reflejado en el Balance Inicial. Adicionalmente, se deber pagar por el Registro de cada local, agencia o sucursal, de acuerdo a lo que establece el Arancel antes mencionado. Multa por no inscribir la empresa en tiempo: La multa referida es equivalente al valor de la matrcula que le corresponde pagar, y es exigida cuando la presentacin de la solicitud se haga, para el caso de los comerciantes individuales (personas naturales) despus de los 30 das que establece el Art. 86 de la Ley del Registro de Comercio.

Procedimiento para Renovacin de Matrcula de Empresa y multa por presentacin extempornea.

Tanto la Presentacin como el Pago de Derecho de Registro por Renovacin de Matrcula de Empresa debern hacerse as:

Personas Naturales
A ms tardar durante el mes del cumpleaos del comerciante que solicita la Renovacin de la Matrcula. Lo anterior no es bice, sin embargo, para que, si lo desean, puedan realizar el pago y la presentacin antes de esa fecha lmite; nunca despus a la misma, pues eso le acarreara la multa respectiva.

Personas Jurdicas (Sociedades)

A ms tardar en el mes en el que qued inscrita la Escritura de Constitucin de la Sociedad que est solicitando la Renovacin de Matrcula de Empresa. Lo anterior no es bice, sin embargo, para que, si lo desean, puedan realizar el pago y la presentacin antes de esa fecha lmite; nunca despus a la misma, pues eso le acarreara la multa respectiva. Si la solicitud de renovacin o el pago de los derechos no se efectuare en los perodos antes indicados, podr realizarse sta dentro de los noventa das siguientes a partir del vencimiento de los plazos estipulados pagando recargos calculados sobre el derecho de la respectiva matrcula, de la siguiente manera:

si la presentacin o pago se realizare durante los primeros 30 das el 25%, dentro de los segundos treinta das el 50%; y dentro de los ltimos das del plazo de prrroga el 100%.

Documentacin a presentar para la Renovacin de Matrcula de Empresa

La documentacin a presentar es la siguiente:

Persona Natural

Solicitud que contenga:

Nombre completo, Fecha de nacimiento, Profesin u oficio, Nacionalidad, Direccin personal y, si lo hubiere, la direccin del local, agencia o sucursal.

Balance General al 31 de diciembre del ao anterior al que se renovar. Constancia extendida por la DIGESTYC Mandamiento de pago con los Derechos de Registro debidamente cancelados de acuerdo al Arancel correspondiente.

Persona Jurdica (Sociedades)

Solicitud que contenga:

Denominacin o razn Social, Nacionalidad Domicilio de la sociedad Capital social Plazo de la sociedad Manifestacin del nmero de Inscripcin en el Registro de Comercio, y Nombre, profesin u oficio, edad y nacionalidad del Representante Legal o Apoderado de la Sociedad titular de la Empresa. El Representante Legal es quien suscribe la solicitud.

Trmite para el Registro de nuevos locales, agencias o sucursales de la empresa y sancin falta de cumplimiento:
Tanto para los comerciantes individuales, como para los comerciantes que sean sociedades mercantiles, debern declarar los nuevos locales, agencias o sucursales dentro de los 60 das que sigan a la fecha de su apertura, para lo cual debern presentar

Declaracin Jurada que exprese la direccin exacta de la nueva sucursal, agencia o local y pagar el derecho de registro correspondiente de acuerdo al Art. 63 de la Ley del Registro de Comercio. De no hacerlo en el tiempo establecido har incurrir al infractor en una multa equivalente al valor de los derechos de registro de cada una de sus sucursales, agencias o locales comerciales o industriales no registrados.

Otros requisitos especiales

Para aquellas empresas que por razn de su actividad econmica requieran algn tipo de autorizacin de funcionamiento emitida por la autoridad reguladora respectiva, para que le sea otorgada su renovacin anual, debern presentar junto con su solicitud la Constancia de autorizacin para el ejercicio de dicha actividad econmica extendida por la Oficina correspondiente. Por ejemplo: si es una Farmacia, deber presentar autorizacin del Consejo Superior de Salud Pblica.

Requisitos para la presentacin de Balances

Requisitos para presentacin de Balances Generales practicados hasta el 31/12/2007 y para Balances Iniciales practicados hasta el 31/12/2008:

Documentos Balance original en papel bond tamao carta u oficio base 20 Fotocopia reducida a un 74% centrada en papel bond tamao oficio base 20 Comprobante de pago en original Fotocopia de NIT

Persona Natural SI SI SI SI

Persona Jurdica SI SI SI SI

Sucursal Extranjera SI SI SI SI

Requisitos para presentacin de Rectificacin de Balances Generales practicados hasta el 31/12/2007 y para Rectificacin de Balances Iniciales practicados hasta el 31/12/2008:

Documentos Solicitud exponiendo el motivo de la rectificacin firmada por el propietario o representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente Balance original rectificado en papel bond tamao carta u o oficio base 20 Fotocopia reducida a un 74% centrada en papel bond tamao oficio base 20 Balance original inscrito a rectificar Comprobante de pago en original

Persona Natural

Persona Jurdica

Sucursal Extranjera SI SI SI SI SI

SI SI SI SI SI

SI SI SI SI SI

Requisitos para presentacin de Balances Generales de comerciantes sociales practicados a partir del 31/12/2008:

Documentos Balance original en papel bond tamao carta u oficio base 20 Estado de Resultados original Estado de Cambios en el Patrimonio original Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas sin anillar ni perforar) Certificacin del punto de acta de junta general de socios o accionistas en que conste la aprobacin de los estados financieros Comprobante de pago en original Fotocopia de NIT

Persona Jurdica SI SI SI SI SI SI SI

Sucursal Extranjera SI SI SI SI No SI SI

Requisitos para presentacin de Rectificacin de Balances Generales de comerciantes sociales practicados a partir del 31/12/2008:

Documentos Solicitud exponiendo el motivo de la rectificacin firmada por el representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente Balance original en papel bond tamao carta u oficio base 20 Estado de Resultados original Estado de Cambios en el Patrimonio original

Persona Jurdica SI SI SI SI

Sucursal Extranjera SI SI SI SI

Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas sin anillar ni perforar) Certificacin del punto de acta de junta general de socios o accionistas en que conste la aprobacin de los estados financieros Balance original inscrito a rectificar Comprobante de pago en original

SI SI SI SI

SI No SI SI

Requisitos para presentacin de Balances Iniciales y para Balances de Liquidacin de comerciantes sociales practicados a partir del 01/01/2009:

Documentos Balance original en papel bond tamao carta u oficio base 20 Comprobante de pago en original Fotocopia de NIT

Persona Jurdica SI SI SI

Sucursal Extranjera SI SI SI

Requisitos para presentacin de Rectificacin de Balances Iniciales y para Rectificacin de Balances de Liquidacin de comerciantes sociales practicados a partir del 01/01/2009:

Documentos Solicitud exponiendo el motivo de la rectificacin firmada por el representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente Balance original en papel bond tamao carta u oficio base 20 Balance original inscrito a rectificar Comprobante de pago en original Notas:

Persona Jurdica SI SI SI SI

Sucursal Extranjera SI SI SI SI

La presentacin de la documentacin anexa al balance general: el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, la certificacin del punto de acta de aprobacin de los estados financieros, el dictamen del auditor externo y los anexos, es requerida de acuerdo a lo establecido en los artculos 286, 411, 441 y 474 del Cdigo de Comercio. No se admitir que el dictamen del auditor y los anexos vengan anillados o perforados, ni en ningn otro medio que dificulte su manipulacin en el proceso de escaneo; la documentacin se deber presentar en hojas sueltas y en una bolsa de Manila. Los Estados Financieros y los documentos que se anexan debern ser originales y su contenido legible. Requisitos para presentacin de Balances Generales de comerciantes individuales practicados a partir del 31/12/2008:

Monto del Activo Documentos Menor a $ 12,000 SI SI SI SI Mayor a $ 12,000 SI SI SI SI Mayor a $ 34,000 SI SI SI SI

Balance original en papel bond tamao carta u oficio base 20 Estado de Resultados original Comprobante de pago en original Fotocopia de NIT

Requisitos para presentacin de Rectificaciones de Balances Generales de comerciantes individuales practicados a partir del 31/12/2008:

Monto del Activo Documentos Menor a $ 12,000 SI SI SI SI SI Mayor a $ 12,000 SI SI SI SI SI Mayor a $ 34,000 SI SI SI SI SI

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificacin firmada por el propietario, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente Balance original en papel bond tamao carta u oficio base 20 Estado de Resultados original Balance original inscrito a rectificar Comprobante de pago en original

Requisitos para presentacin de Balances Iniciales y Balances de Liquidacin de comerciantes individuales practicados a partir del 01/01/2009:

Monto del Activo Documentos Menor a $ 12,000 SI SI SI Mayor a $ 12,000 SI SI SI Mayor a $ 34,000 SI SI SI

Balance original en papel bond tamao carta u oficio base 20 Comprobante de pago en original Fotocopia de NIT

Requisitos para presentacin de Rectificacin de Balances Iniciales y Rectificacin de Balances de Liquidacin de comerciantes individuales practicados a partir del 01/01/2009:

Monto del Activo Documentos Menor a $ 12,000 SI SI SI SI Mayor a $ 12,000 SI SI SI SI Mayor a $ 34,000 SI SI SI SI

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificacin firmada por el propietario, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente Balance original en papel bond tamao carta u oficio base 20 Balance original inscrito a rectificar Comprobante de pago en original Notas:

Los Estados Financieros de los comerciantes individuales con activo igual o superior a $ 34,000.00 debern ser certificados por Auditor Externo, debiendo estampar la leyenda que los estados financieros estn conforme a los libros legales de la empresa y que han sido preparados para propsitos legales. Los Estados Financieros y los documentos que se anexan debern ser originales y su contenido legible. Requisitos para Retiro de Documentos Segn Arts. 12 y 14 de la LEY DE PROCEDIMIENTOS UNIFORMES, TODOS LOS DOCUMENTOS presentados para inscripcin y las NOTIFICACIONES sern entregadas al titular del Derecho; al Representante Legal de ste; Al Apoderado facultado para tal efecto o al autorizado por el Notario o por el titular del Derecho a travs de escrito autenticado.