Documentar los resultados que soportan el plan de formación

Plan de formación: El camino que debe ser trazado en cuanto a formación, para la asignación de
recursos y el logro de los objetivos estratégicos.

Se basa en: El diagnóstico de necesidades de formación de la organización.

Sus objetivos son: Identificar necesidades de capacitación

Determinar metas en desarrollo de Recursos humanos

Se divide en: • Diagnóstico • Análisis • Informe de resultados

Contextualización: En una organización, el marco de su formación es un camino que debe ser

trazado de manera clara, metódica y precisa, ya que de ello depende la asignación de recursos y el
logro de los objetivos estratégicos.

Para establecer un buen plan de capacitación, es necesario contar con un diagnóstico de

necesidades de formación que le permita a la organización cumplir con el logro de sus objetivos
estratégicos y ser así más efectiva y productiva. Al finalizar esta Actividad de Aprendizaje usted,
Aprendiz- Consultor, estará en capacidad de:
• Documentar los resultados que soportan el plan de formación para un grupo crítico de la
organización.

1. Desarrollo de Recursos Humanos

Una organización que aprende, es una organización que está sembrando su permanencia en el
tiempo. Es importante que se señalen los objetivos desde la alta dirección. ¿Para dónde se dirigen
todos los esfuerzos de la capacitación? Diferentes autores señalan el término Desarrollo de
Recursos Humanos, DRH, para enmarcar todos los esfuerzos que se generan para que el equipo
humano de todos los niveles alcance las metas, tanto del negocio, como las personales.

Por DRH se entiende un esfuerzo continuo y planeado de la alta dirección para mejorar los niveles
de competencia de los empleados y por ende, elevar el desempeño organizacional por medio de
programas de capacitación y desarrollo. Las organizaciones de este siglo compiten por el
posicionamiento, mejores ingresos, menores costos, mejores clientes y mayor capacidad de sus
trabajadores. Esto se logra, en gran medida, adquiriendo mejores prácticas por la vía del
aprendizaje y mejorando la calidad de los productos y servicios para incrementar su productividad.

Para lograrlo, se establece un diagnóstico de necesidades de formación que debe contener todos
los requerimientos de la organización en todos sus niveles. En ese orden de ideas, el análisis debe
ser un proceso sistemático y ordenado que permita sustentar un plan robusto y objetivo para que
la organización alcance sus metas estratégicas y a la vez, cumpla con las expectativas de sus
colaboradores.

Beneficios del DRH

Prevenir la obsolescencia.

Mantener actualizadas las competencias del equipo humano.

Incrementar la productividad de la empresa.

Reducir costos e incrementar utilidades.

Atraer, retener y motivar al personal.

Fortalecer la cultura de aprendizaje de la organización. Facilitar el logro de las metas estratégicas

del negocio. En este punto es importante aclarar qué diferencias hay entre capacitación,
formación y educación.
Diferencias entre Capacitación, Formación y Educación

Capacitación hace alusión a la adquisición de conocimientos teóricos y prácticos mediante cursos

presenciales y virtuales, que generan mayor nivel de conocimiento sobre el puesto de trabajo,
facilitando su mejor desempeño. En este caso podemos hablar de la capacitación en el puesto de
trabajo, que le permite al colaborador adquirir los conceptos básicos del cargo y facilitar su dominio.

Formación se entiende un programa para la adquisición de nuevas competencias y actualización de

las ya adquiridas. Pueden obtenerse de manera formal (en una institución educativa) o informal (a
nivel de la empresa u otras organizaciones no educativas, pero que brindan programas de
formación). De hecho, con el desarrollo de nuevas tecnologías, en especial Internet, se ha creado
una nueva modalidad de formación, en la que los formandos participan en procesos educativos sin
acudir presencialmente a las clases. Se utiliza el término en inglés e-learnig. Existen diferentes tipos
de formación a distancia en función de distintas variables como los recursos, la metodología de
trabajo, los contenidos, los alumnos o el modelo de evaluación. Se utiliza también el concepto de
formación semipresencial o b-learning, en el que se combinan actividades presenciales con otras a
distancia. Sin embargo, en el mundo empresarial se homologa el término capacitación con el de
formación.

Educación, por otra parte, es un proceso continuo que se inicia desde la infancia y transcurre a lo
largo de la vida del individuo. Requiere de un sistema formal de enseñanza o aprendizaje, el cual, al
ser culminado, conduce a título que habilita a quien lo cursa como una persona apta en un área
específica del conocimiento (Contador, Abogado, Bachiller, Tecnólogo, entre otros títulos obtenidos)
Para lograrlo el interesado debe estar registrado en una institución de índole formal, acreditada
como tal por el ente competente en cada país para generar tales cursos o programas de formación.
Sin embargo, algunos autores homologan el término capacitación con el de formación y desarrollo.

2. Diagnóstico de necesidades de formación

El levantamiento de la información debe ser un proceso metódico, organizado y estructurado, que

facilite la recolección de los datos obtenidos entre la población. Para ello se deben recorrer los
siguientes pasos:

Niveles de análisis de la información --En esta etapa del proceso,(Chiavenato,I. 1999.PP. 562 a
567), menciona tres niveles en los que se debe hacer el análisis para el entrenamiento:
 Análisis de la organización total: sistema organizacional.
 Análisis de los recursos humanos: sistemas de entrenamiento.
 Análisis de las operaciones y tareas: sistema de adquisición de habilidades.

Análisis total de la organización

Se refiere a los objetivos trazados por la entidad a largo plazo, que conforman una filosofía de la
formación. El autor se refiere en este sentido al estudio detallado de la Misión, Visión y Valores, sus
recursos, la distribución de estos en la consecución de los Objetivos Estratégicos, así como el
estudio del ambiente socioeconómico y tecnológico.
Este análisis orienta la pregunta ¿Qué debe enseñarse en términos de un plan de formación para
establecer la filosofía para toda la organización?

La respuesta permite ver en qué puntos se debe hacer énfasis. En este sentido se deberán estudiar
todos los factores que intervienen en la formación: planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional,
clima, cultura y otros, que orientarán el plan de formación. De esta forma se podrán establecer las
prioridades y recursos para colmar tal expectativa.

Podemos decir que de este nivel surge la Política General del plan de formación, ya que se
estructura a qué debe responder y cómo se verá revertida la inversión hecha en la sostenibilidad de
la organización y en su capital humano. En la medida en que la organización crece, sus necesidades
de formación cambian y se deberá responder a ellas con nuevas habilidades, conocimientos y
actitudes.

Análisis de los recursos humanos

En este nivel se busca identificar si las personas tienen las competencias técnicas (de conocimiento
específico para el cargo) y personales (habilidades blandas para gestionar el cargo) para llevar a
cabo las actividades actuales y futuras de la organización. Visto de otro modo, las personas son
gestores de conocimiento.

(Rafael,E.2011) “son ellas quienes generan desarrollos superiores, logrando el avance de la

organización”. Para conseguir un buen análisis, revisar variables como:

 ·· Número de empleados necesarios en cada cargo.

 ·· Nivel de calificación exigida para cada puesto de trabajo.
 ·· Nivel de conocimiento exigido por el trabajo.
 ·· Actitud de cada empleado para la gestión de su cargo.
 ·· Nivel de desempeño cualitativo y cuantitativo por empleado.
 ·· Habilidades y conocimientos específicos y genéricos.
 ·· Potencial de cada empleado dentro de la organización.
 ·· Tiempo de entrenamiento para alcanzar el nivel esperado.
 ·· Índice de ausentismo y rotación (Turnover) del personal.

Analizar estos aspectos, permitirá a la organización cerrar las brechas entre lo que las personas hoy
son capaces de ofrecer y lo que deben dar en el escenario competitivo, dentro de un periodo
definido y con unos recursos previstos.

Análisis de las operaciones y tareas

En este nivel se analizan los requisitos (Descripción y perfil del cargo) que pide la posición (cargo)
para ser gestionada de forma exitosa. Este análisis servirá para determinar las habilidades,
conocimientos, actitudes, aptitudes y experiencia, necesarios para desempeñarse en un cargo.

Aspectos por evaluar:

 ·· Patrones de desempeño para la tarea.

  ·· Identificación de procesos, procedimientos y tareas que hace el cargo.
 ·· Cómo desempeñar cada tarea para cumplir estándares del cargo.
 ·· Habilidades, conocimientos, actitudes para el desempeño del cargo.

Este análisis nos permite identificar las brechas que hay entre las cualidades y capacidades de las
personas y los requerimientos del cargo, que se pueden complementar con un proceso de formación
o entrenamiento.

3. Objetivos específicos de la capacitación

Hay dos preguntas esenciales que se deben formular los líderes de gestión humana: ¿Cuáles son
nuestras necesidades de capacitación? y ¿Qué deseamos lograr por medio de nuestros esfuerzos
en el DRH?

Los objetivos pueden ser muy estrechos si están limitados a la capacidad de supervisión del gerente.
O pueden ser lo suficientemente amplios para incluir la capacidad de todos los supervisores de línea
y las demás fuentes revisadas (evaluación de desempeño, metas estratégicas del negocio, cambios
en tareas, entre otros). Saber lo que la organización necesita requiere de un estudio serio y
confiable, liderado por el área de Gestión del Talento Humano, haciendo uso de diferentes métodos
y técnicas.

4. Técnicas para inventariar necesidades de formación

(Chiavenato, I.1999, p. 567) dice al respecto: “El inventario de necesidades de entrenamiento es una
responsabilidad de línea y una función de staff: corresponde al administrador de línea detectar los
problemas provocados por la carencia de entrenamiento. A él le competen todas las decisiones
referentes al entrenamiento, bien sea que utilice o no, los servicios de asesoría prestados por
especialistas en entrenamiento”.

La responsabilidad de entrenar al personal y convertirlo en apto para el cargo a desempeñar, es una

función del líder funcional, cuyo apoyo recae en el área de gestión del Talento humano.

Necesidades de entrenamiento y formación

 ·· Observación directa del trabajo y sus ejecutores.

 ·· Aplicación de cuestionarios.
 ·· Solicitud de supervisores y líderes.
 ·· Entrevistas estructuradas o semiestructuradas con líderes y supervisores.
 ·· Reuniones interdepartamentales.

Otras fuentes de información de necesidades de formación

 ·· Informe de resultados de evaluación en periodo de prueba.

 ·· Evaluación de desempeño.
 ·· Cambios en procesos y procedimientos por ocasión del trabajo.
 ·· Resultados generales en función de los objetivos estratégicos.
 ·· Análisis de las descripciones y perfiles de cargos.
Informe general de resultados corporativos

Además se deben tener en cuenta las necesidades futuras, por esto es indispensable que Gestión
del Talento Humano esté alineada con la estrategia del negocio, de tal forma que pueda anticipar los
nuevos entrenamientos para dar respuesta a nuevas necesidades tanto de productos como de
servicios. Ente ellos, (Chiavenato, I.1999. P. 569), cita aspectos tales como:

 ·· Expansión o reducción de la empresa

 ·· Reducción en el número de empleados
 ·· Cambios y métodos de trabajo
 ·· Sustituciones o movimientos de personal
 ·· Ausencias o licencias de personal
 ·· Expansión de los negocios
 ·· Modernización de métodos y técnicas de trabajo
 ·· Problemas presentados en las diferentes líneas de producción
 ·· Baja productividad
 ·· Devoluciones y quejas de los clientes (internos o externos)
 ·· Problemas de comunicación o relacionamiento
 ·· Gastos excesivos
 ·· Desperdicios de tiempo o materia prima

Forma, método y plan de capacitación o entrenamiento

Se definen una vez realizado el diagnóstico de las necesidades de formación. Esto implica el análisis
sistemático de la información recogida y la planeación para atender dichas necesidades, en tal
sentido se debe preguntar:

¿Cuál es la necesidad?
¿En dónde ocurre?
¿Qué tipo de entrenamiento se debe brindar?
¿A cuántas personas está dirigido?
¿Es común a un área o cargo?
¿Cuál es la prioridad para iniciar el proceso?
¿La necesidad es permanente o coyuntural?
¿Cuál es el tiempo disponible para tal entrenamiento?
¿Cuál es el costo de tal entrenamiento?
¿Cuáles son los recursos (internos y externos) disponibles para suplir la necesidad?
¿Quién o quiénes pueden impartir la formación?

En suma, (Chiavenato, I. 1999 p. 573) menciona que este inventario debe suministrar la siguiente
información
¿Qué debe enseñarse?
¿Quién debe aprender?
¿Cuándo debe enseñarse?
¿Dónde debe enseñarse?
¿Cómo debe enseñarse?
¿Quién debe enseñar?
Informe de resultados

El informe general de resultados busca mostrar de forma clara, medible y certera, la necesidad que
tiene la organización de hacer una inversión en su capital humano, con base en el levantamiento de
las necesidades de formación.

Es necesario tener en cuenta los indicadores más relevantes para presentarlo a la alta dirección y
obtener así su aprobación.

Este informe ejecutivo, debe contener:

Justificación: explica el para qué del levantamiento de necesidades del plan de formación. Debe
orientar a quienes lo avalarán, sobre el valor que éste agrega a la organización, ya que apunta al
cumplimiento de las metas en la perspectiva de Formación, Aprendizaje y Desarrollo, tanto como en
las de los clientes y en las financieras.

Metodología utilizada: se enuncian las diferentes formas, instrumentos, etapas y técnicas de

medición utilizadas.

Plan de formación: se presenta de lo general a lo particular. Quien lo hace puede optar por áreas de
la organización, equipos o personas. También por niveles jerárquicos o por procesos.

Estadísticas, anexos y graficas: el informe debe apoyarse en información confiable, que dé cuenta
del ejercicio realizado.

Plan de acción: este determinará cómo se llevará acabo el plan de formación, mostrando los
recursos financieros, logísticos y humanos necesarios.

5. Habilidades del Gestor

Resulta vital que, una vez levantado el diagnóstico de necesidades de formación, su presentación
sea convincente ante la línea directiva, para que su aprobación sea inmediata y total. Es importante
que el gestor de talento humano cuente con habilidades de comunicación para:

 ·· Escuchar cerrando las brechas que se presentan en la interpretación de la información

que reciba.
 ·· Presentar información verídica, apoyada en las evidencias (cuestionarios,grabaciones,
requerimientos)
 ·· Concretar los asuntos que sean negociados dentro del informe de necesidades de
formación.
 ·· Establecer presupuestos, plazos y responsables para la ejecución.
 ·· Organización de eventos y control, tanto de la logística como del proceso administrativo
que implica el desarrollo de un plan de formación.
 ·· Capacidad para definir indicadores que le permitan evaluar, de forma permanente, el
avance del plan de formación.
  ·· Claridad para definir las acciones de mejora en el corto, mediano y largo plazo, que
beneficien el DRH.

Conclusiones

El plan de formación es la herramienta con que cuenta la organización para motivar, retener, formar
y catapultar el desempeño de los colaboradores. Es necesario contar con una metodología objetiva,
unos instrumentos flexibles y un análisis profundo de las necesidades de formación y entrenamiento
de los colaboradores a todo nivel en la organización. Es necesario establecer los indicadores de
gestión del plan de formación, toda vez que es la única forma de controlar, medir y evaluar la
estrategia.

Referencias

Chiavenato, I. (1999). Administración de Recursos Humanos. (5ª Ed.). Buenos Aires, Argentina: Mc
Graw Hill.

Mondy, R., Wayne & Noé, Robert, M. (1997). Administración de Recursos Humanos. México D.F.
México: Pearson Educación.

Echeverría, R. La Crisis Actual del Modelo de Gestión. (28/07/2011) Tomado de:

https://www.youtube.com/watch?v=OCqWrsyz_Ok.

Glosario

Aprendizaje experiencial: Método de enseñanza basado en la aprehensión del conocimiento a

través de la experiencia. El objetivo de éste método es transformar las estructuras mentales
incluyendo nuevas experiencias.
Evaluación de la formación: Análisis del valor del proceso de formación que permite identificar el
aporte que el plan de entrenamiento dio al personal y cómo se comportó frente a las expectativas de
la organización.
Plan de formación: Programa estructurado que busca alinear las competencias personales y
técnicas de todos los colaboradores de la organización.
ROI: (retorno sobre la inversión) Instrumento para analizar el rendimiento financiero de una
organización. Aquí se compara la ganancia con la inversión hecha.